Os benefícios de integrar seu software de inventário com seus processos de contabilidade e back-office

O gerenciamento de estoque consiste em saber o que você tem em seu depósito e onde seu estoque está localizado. Contudo, a menos que esteja integrado com seus sistemas de back-office, um sistema de gerenciamento de estoque sozinho não consegue otimizar seu estoque de maneira eficaz, nem garantir que o valor do ativo de estoque em seus relatórios financeiros corresponda ao que está fisicamente em estoque - pelo menos não sem intervenção manual e reconciliação.

Para otimizar o gerenciamento de estoque, empresas líderes integram seu software de inventário diretamente com sistemas administrativos e de contabilidade. Essa integração fornece uma vantagem competitiva com habilidades para planejar de forma eficaz, execute de forma previsível com os clientes e minimize os custos de mão de obra e erros associados à reconciliação manual.

Determinar o sistema de gerenciamento de estoque certo para seu negócio e uma estratégia para integração de back-office requer a avaliação de suas necessidades hoje e seus planos de crescimento futuro.

Para obter o máximo de benefícios, sua solução integrada deve ser em tempo real, flexível, transparente para os usuários, reconciliável e escalonável.

Por que integrar o software de inventário ao seu back office?

Os três principais benefícios para integrar seu software de gerenciamento de estoque com seus sistemas de contabilidade e back-office são:

• Otimizando o estoque para atender às metas de disponibilidade de produtos e ROI
• Fornecendo visibilidade de inventário para parceiros da cadeia de suprimentos
• Declaração de estoque com precisão em relatórios financeiros

Embora existam outros benefícios da integração entre o inventário e os sistemas de back-office, esses três podem causar um impacto significativo nos resultados financeiros de sua empresa.

Otimização de estoque: Ter a combinação certa e a quantidade certa de estoque disponível é fundamental para a satisfação do cliente e do investidor. Os clientes querem produtos "frescos" sob demanda, e os investidores prefeririam nenhum capital de giro amarrado em estoque. Equilibrar esses objetivos conflitantes é complicado e carregar estoque extra desperdiça dinheiro além do material inicial e do investimento em mão de obra.

Atividades como armazenamento, contagem e retrabalho de estoque envolvem capital de giro adicional, e potencialmente reduzir a disponibilidade de produtos que seus clientes desejam. O planejamento do nível e da quantidade certa de estoque requer seu pedido de vendas, sistemas de pedido e planejamento de compras para ter visibilidade em tempo real de seu estoque.

Visibilidade da cadeia de suprimentos: Muitas empresas estão usando parceiros da cadeia de suprimentos para gerenciar seus níveis de estoque e remessas de clientes. Para fazer isso de forma eficaz, o sistema de estoque deve ser integrado não apenas com os sistemas de back office da empresa, mas também com o fornecedor e 3PL, ou logística de terceiros, sistemas. Ao ver os níveis de estoque flutuantes de sua empresa, os fornecedores podem garantir que seus produtos estejam disponíveis em seu armazém ou 3PL quando seus clientes precisarem.

Relatórios financeiros precisos: Garantir que seus relatórios anuais e declarações de impostos sejam precisos é crucial para seus investidores e para o governo. O valor do estoque pode ser uma parte significativa de seus ativos declarados e o valor registrado em seus livros deve corresponder ao valor físico em seu depósito. A única maneira eficaz de garantir integridade financeira nos relatórios de sua empresa é integrar as transações em seu sistema de estoque com seu plano de contas de back-office.

O que é importante na integração

A integração do inventário e do sistema de back-office deve ser em tempo real, flexível, transparente para os usuários, reconciliável e escalonável. Estar em tempo real fornece a melhor visibilidade para seus clientes e parceiros da cadeia de suprimentos, e garante que seus relatórios financeiros estejam sempre atualizados e precisos.

Os usuários desejam que a integração seja flexível e transparente, já que mudanças contínuas nos processos de negócios podem exigir ajustes na integração. Os usuários não querem ter que pensar sobre a integração, eles só querem que funcione! A escalabilidade às vezes é esquecida durante o design de integração, mas, se negligenciado, voltará a assombrá-lo quando o sucesso da sua empresa a sobrecarregar com altos volumes de transações.

O caminho para a integração

A maneira mais fácil de atingir os objetivos e critérios de integração que discutimos é encontrar um sistema ERP com um módulo de gerenciamento de estoque que atenda às suas necessidades. Se isso não for viável, a próxima melhor solução é encontrar um sistema de estoque e um sistema ERP que foram projetados desde o início com APIs abertas e flexíveis.

Se os sistemas com APIs abertas que atendem às suas necessidades não estiverem disponíveis, você ainda pode integrar seus sistemas, mas a integração pode não ser em tempo real e exigirá manutenção constante à medida que seus fornecedores de sistema atualizam suas soluções. Mesmo a atualização manual e a reconciliação entre os sistemas podem funcionar para manter os vários sistemas sincronizados, mas no ambiente atual de negócios em rápida mudança e baixa margem, provavelmente não funcionará por muito tempo.