Como criar o fluxo de trabalho de software de inventário ideal

Quatro elementos que devem ser incluídos em cada configuração de fluxo de trabalho de software de inventário.

Em um mundo onde o gerenciamento preciso do estoque se tornou um imperativo para todos os negócios centrados no produto, criar o fluxo de trabalho de software de inventário ideal é uma etapa crítica na otimização desse ativo principal.

Um padrão repetível das etapas ou sequência de atividades que são concluídas regularmente, o fluxo de trabalho do software define claramente as tarefas, em formação, dados ou documentos que são passados ​​de um departamento (ou funcionário) para o próximo.

Usando software de inventário, as organizações organizam e rastreiam com eficiência todos os bens que possuem em qualquer momento. Então, uma vez que esses bens são vendidos, esse estoque se torna receita.

Uma empresa de distribuição por atacado especializada em manutenção, produtos de reparo e operações (MRO), por exemplo, depende da operação bem-sucedida de várias áreas funcionais, Incluindo:

• Gerenciamento de armazenagem
• Gestão de inventário
• Envio / recebimento
• Transferências de estoque
• Contagens de ciclo
• Cumprimento
• Pagamento

Ao desenvolver o fluxo de trabalho de software ideal, comece identificando os pontos inicial e final para sua operação específica. Então, determinar o que precisa acontecer para concluir o processo, delinear as tarefas e atividades relacionadas, e identificar a ordem em que essas tarefas devem ser concluídas.

Específico para software de inventário, essas tarefas devem incluir:

1. Defina pontos de reabastecimento, níveis de estoque de segurança, níveis de estoque preferenciais e prazos de entrega para todos os itens de estoque. Estabeleça um ponto de reabastecimento de local de estoque, nível de estoque de segurança, nível de estoque preferido e prazo de entrega para cada item de estoque. Isso elimina as suposições do processo de aquisição e permite que o software de inventário crie automaticamente pedidos de compra (POs) para itens quando os níveis de estoque começarem a diminuir. Se menos de seis meses de histórico de transações estiver disponível, use valores estáticos para definir esses limites. Se você tiver mais de seis meses de histórico de transações, use o cálculo automático para determinar os valores predefinidos para cada item de estoque.

2. Estabeleça ordens de transferência para movimentos de estoque dentro da empresa. Esta etapa trata das mercadorias que são movidas entre locais e não requerem ações de envio e recebimento “oficiais”. Por exemplo, você pode usar ordens de transferência para gerenciar movimentos de produtos dentro de seu depósito para rastrear o movimento de ativos entre os almoxarifados da empresa. Você desejará usar o custo do item para todos os pedidos de transferência (quando possível) e definir os preços em sua plataforma de software de inventário. Se o processo de pedido de transferência da sua empresa requer que algum nível de critério seja autorizado e / ou se você deseja ser capaz de diferenciar responsabilidades entre diferentes usuários (ou seja, a pessoa que insere a ordem de transferência versus a pessoa que a processa), crie um fluxo de trabalho de aprovação para aplicar sistematicamente esse processo.

3. Use ajustes de estoque para contabilizar o roubo, perda, quebra e erros. Os ajustes de estoque ajudam a combinar os níveis de estoque com a quantidade disponível real de um determinado item. Isso ajuda a aliviar a preocupação sobre se um item está realmente na prateleira do armazém quando é hora de pegá-lo (ou, se foi danificado e jogado em uma pilha no canto). Ao incorporar ajustes de inventário em seu fluxo de trabalho de software, qualquer aumento ou redução de item feito no inventário corresponderá automaticamente ao que você tem em estoque (até o nível de item único).

4. Desenvolva uma estratégia de contagem cíclica para classificar claramente os itens, com base na velocidade do movimento e na frequência com que esses itens devem ser contados. Um processo de auditoria de estoque em que um pequeno subconjunto de estoque - localizado em um local específico - é contado em um determinado dia, a contagem cíclica ajuda a determinar se seus registros de estoque estão alinhados com o que está realmente em estoque. Ao tornar a contagem cíclica parte de seu fluxo de trabalho de software de inventário, você poderá contar com precisão uma pequena quantidade de estoque e com mais frequência. Você pode, por exemplo, dividir esse inventário em grupos (ou seja, por localização ou tipo de produto), definir uma programação para contar um grupo por semana, e aderir a essa programação.

Faça uma abordagem holística

Dentro do seu software de inventário, você pode usar a funcionalidade de planejamento de demanda para gerar planos formais de demanda e fornecimento e para ajudar a impulsionar as atividades de aquisição. Uma torre de controle da cadeia de suprimentos fornece um instantâneo claro dos níveis atuais de estoque de itens específicos, com base nas transações existentes no software de inventário.

Finalmente, estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) e alavancar relatórios para rastrear o desempenho do item, e use painéis de 360 ​​graus para monitorar o desempenho operacional geral e a disponibilidade de itens.

Ao adotar uma abordagem holística para os fluxos de trabalho de software de inventário, as organizações estão se desenvolvendo de forma muito eficiente, abordagens de gerenciamento de estoque personalizadas que atendem às suas necessidades individuais. Em troca, eles estão vendo benefícios reais na forma de melhor visibilidade do negócio, melhor gestão financeira, conclusões de auditoria mais rápidas e custos de TI mais baixos.