Contabilidade de caixa:como funciona,

Quando faz sentido e como difere da contabilidade de provisões

Ao decidir como relatar receitas e despesas, os proprietários de empresas podem escolher entre dois métodos de contabilidade:contabilidade de caixa e contabilidade de exercício. Além de impactar como uma empresa mantém seus registros, as diferentes abordagens fornecem perspectivas variadas sobre o desempenho financeiro da empresa.

Como o nome sugere, a contabilidade de caixa tende a fornecer uma imagem clara das reservas de caixa de uma empresa. Também é relativamente fácil de aprender.

Contudo, porque a contabilidade de caixa não mostra pagamentos recebidos ou compromissos a vencer, pode fornecer uma imagem incompleta da saúde de uma empresa. Por exemplo, não mostraria os próximos pagamentos de aluguel ou a receita esperada de pedidos que foram reservados, mas não foram enviados. Também, porque a contabilidade de caixa não combina as despesas com as receitas relacionadas a elas, pode apresentar uma imagem enganosa do desempenho de uma empresa. O desempenho de uma empresa pode parecer flutuar mais na contabilidade de caixa do que na contabilidade de exercício, como depende o momento da receita e das despesas registradas, pelo menos em parte, quando as empresas e seus clientes emitem faturas ou pagam suas contas.

Em contraste, a contabilidade de exercício tende a apresentar uma imagem "mais uniforme" de receitas e despesas porque as registra conforme são ganhas ou incorridas. Por exemplo, sob uma abordagem de contabilidade de exercício, uma empresa registra suas despesas com folha de pagamento à medida que os funcionários trabalham, em vez de quando ele emite contracheques.

A contabilidade de exercício pode fornecer uma imagem mais abrangente da lucratividade de uma empresa. Mostra a receita quando a empresa entrega produtos ou serviços a um cliente, sob a expectativa de pagamento será recebido. Na ocasião - felizmente rara - em que o pagamento não é recebido, a contabilidade de exercício permite dívidas incobráveis.

O que é contabilidade de caixa?

As empresas que usam a contabilidade de caixa registram a receita quando ela é realmente recebida, digamos, quando um cheque é depositado, compensa e o dinheiro é depositado na conta - e despesas quando um pagamento é emitido.

Essas datas podem ser diferentes das datas em que a empresa realmente presta seus serviços ou incorre em uma despesa.

Quem usa a contabilidade de caixa?

Muitos profissionais autônomos e proprietários de pequenas empresas usam a contabilidade de caixa. O motivo? Geralmente é o método de contabilidade mais simples. A contabilidade de caixa também fornece uma visão rápida da quantidade de dinheiro que a empresa realmente tem em mãos. Essa é uma métrica crucial para qualquer empresa.

Embora muitos menores, as empresas mais jovens podem usar a contabilidade de caixa, não é adequado para todos. A maioria das empresas menores que possuem estoque precisará usar a contabilidade de exercício, pois isso permitirá que eles rastreiem as mudanças no estoque. A maioria das empresas que oferecem seus serviços a crédito também precisará usar a contabilidade de exercício.

História da base de caixa e contabilidade de provisão

Desde que as pessoas conduzam negócios, eles provavelmente tentaram registrar suas receitas e despesas. Os pesquisadores encontraram evidências de registros contábeis de milhares de anos atrás na Mesopotâmia.

No século 15, Luca Pacioli, um frade franciscano e matemático, escreveu sobre um sistema de manutenção de registros usado por mercadores venezianos. A escrita de Pacioli ajudou a estabelecer as bases para o que hoje conhecemos como contabilidade de exercício.

Nos séculos seguintes, as empresas cresceram e se tornaram mais sofisticadas. E, portanto, a disciplina de contabilidade seguiu na mesma medida. Durante a Revolução Industrial - aproximadamente nos séculos 18 e 19 - a contabilidade ganhou importância à medida que mais empresas buscavam investidores externos. Antes de colocar seu dinheiro em uma empresa, muitos investidores, não surpreendentemente, queria alguma garantia de que conseguiria um retorno. Durante este tempo, em 1887, o precursor do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) foi lançado.

Para ter certeza, problemas ainda surgiram. A Comissão de Valores Mobiliários dos EUA foi criada na década de 1930 para coibir a manipulação e a fraude no mercado de ações. Os princípios contábeis geralmente aceitos nos EUA (GAAP) foram desenvolvidos, pelo menos em parte, devido ao crash do mercado de ações de 1929 e após a Grande Depressão.

Mesmo com essas mudanças, nenhum método contábil pode impedir completamente todas as empresas de falsificar seus registros financeiros. Contudo, organizações que se envolvem em truques de contabilidade podem enfrentar penalidades significativas. Por exemplo, quando os reguladores descobriram que a gigante da energia Enron estava envolvida em peripécias contábeis como a supervalorização de ativos, a empresa faliu e mais de 20 funcionários foram condenados por crimes.

Mais recentemente, as soluções de software ajudaram a automatizar muitas funções de escrituração e contabilidade. Isso proporcionou aos proprietários de negócios e contadores uma maior capacidade de revisar e analisar as transações.

Contabilidade de base de caixa vs. contabilidade de provisão

Base de caixa Regime de competência Descrição Receita registrada no momento do recebimento do pagamento; despesas registradas no momento do pagamento. Receitas e despesas registradas quando ocorre uma transação. Vantagens Relativamente simples e fácil de aprender; fornece uma boa contabilidade do dinheiro em caixa. Corresponde com mais precisão as receitas e despesas aos períodos em que são incorridas. Fornece controle de estoque. Freqüentemente, fornece melhores informações para o planejamento de longo prazo. Atende aos requisitos de GAAP. Desvantagens Não leva em consideração contas a receber e a pagar, por isso não mostra prontamente o dinheiro entrando ou as contas a vencer. Não fornece rastreamento de inventário, pagamentos parciais, ou contas incobráveis. Mais complicado e demorado de usar. Possível que uma empresa deva impostos sobre a renda que ainda não recebeu. Quais empresas geralmente usam esse método Tipicamente, empresas menores e mais novas. Tipicamente, maior, negócios mais complicados, incluindo empresas públicas que devem seguir os GAAP. O IRS exige contabilidade de exercício para muitas empresas cujas receitas médias anuais excedem US $ 25 milhões. Alguns credores e investidores exigem isso, também.

O que é contabilidade de provisões?

Na contabilidade de exercício, receitas e despesas são registradas quando são ganhas ou incorridas, mesmo que nenhum dinheiro mude de mãos nesse ponto. Com escrituração de partidas dobradas, exigido pelo U.S. GAAP, todas as transações são registradas duas vezes, tanto como débitos e créditos. As entradas de débito aumentam as despesas, mas reduzem a receita, enquanto as entradas de crédito fazem o oposto, diminuindo despesas e aumentando a receita. O total das entradas de débito e crédito compensam-se.

Usando o exemplo acima, a empresa de pintura de casas registraria a venda quando o pintor concluísse o trabalho, mesmo que nenhum dinheiro tenha mudado de mãos. De forma similar, o proprietário da empresa registraria a conta de energia elétrica quando ela fosse incorrida.

Principais diferenças entre a contabilidade de caixa e a contabilidade de acréscimo

A contabilidade de caixa é geralmente mais direta e fácil de administrar, deixando mais tempo para simplesmente administrar o negócio. Para uma pequena empresa ou startup, a contabilidade de caixa geralmente é suficiente.

À medida que as empresas crescem e se tornam mais complexas, a contabilidade de exercício freqüentemente se torna mais apropriada. Permite registrar receitas e despesas nos períodos em que são incorridas, mesmo que nenhum dinheiro mude de mãos nesse ponto. Também permite o rastreamento de estoque, bem como contas a receber e a pagar. Como resultado, pode fornecer uma imagem mais precisa da saúde financeira da empresa.

No lado negativo, o método de competência geralmente consome mais tempo e é mais difícil de entender do que o regime de caixa. Também pode ser mais desafiador determinar a quantidade de dinheiro que a empresa tem em mãos.

Escolha entre base de caixa e contabilidade de provisão

Embora uma empresa não precise obter aprovação da Receita Federal ao escolher inicialmente uma técnica de contabilidade, isso acontecerá se decidir mudar de método. Esta notificação é feita por meio do preenchimento do Formulário 3115, Pedido de Mudança no Método de Contabilidade, com o IRS.

E, se uma empresa usa o método de caixa para receita, também precisa ser usado para despesas.

Vários fatores adicionais podem entrar em jogo ao decidir entre a contabilidade de caixa e de regime de competência:

• Como uma empresa que usa a contabilidade de caixa não registra a receita até receber o dinheiro, é menos provável que tenha de pagar imposto de renda sobre vendas para as quais ainda não recebeu o pagamento. No final do ano, pode ser capaz de acelerar algumas despesas, diminuindo assim sua receita líquida e diminuindo os impostos devidos.
• As empresas públicas nos EUA devem seguir os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP), que requerem o método de contabilidade de exercício.
• Muitos credores e investidores exigem que as empresas com as quais fazem negócios usem o método de competência contábil. Mesmo que uma empresa não esteja buscando financiamento externo, se espera fazê-lo nos próximos anos, pode fazer sentido usar a contabilidade baseada em competência desde o início.
• De forma similar, alguns compradores de negócios exigem demonstrações financeiras auditadas, e as auditorias realizadas de acordo com o US GAAP exigem contabilidade de exercício. Os proprietários de empresas que planejam vender seus negócios dentro de alguns anos provavelmente vão querer começar a usar a contabilidade de exercício, se ainda não o fizeram.

O fator mais importante para decidir qual método de contabilidade escolher é simplesmente:Qual é a melhor opção para sua empresa?

Exemplos de contabilidade de caixa

Considere um serviço de pintura de casa que conclui um projeto e envia uma fatura em abril e recebe um pagamento com cartão de crédito em sua conta comercial do proprietário em maio. De acordo com o método de contabilidade de caixa, a empresa registra a receita quando o pagamento é recebido, mesmo que isso ocorra várias semanas após a conclusão do trabalho. Há uma lacuna entre o momento em que o "evento econômico" ocorreu e foi registrado.

Por outro lado, digamos que o pintor de paredes receba uma conta de energia elétrica de US $ 175 referente ao mês de abril e a pague em maio. Com o método de contabilidade de caixa, que $ 175 são registrados como despesas de maio, embora tenham coberto os serviços prestados em abril.

Prós e contras da contabilidade de caixa

Os dois métodos de contabilidade atraem empresas diferentes por razões diferentes.

Vantagens da contabilidade de caixa

A simplicidade da contabilidade de caixa é atraente para muitos proprietários de pequenas empresas. É um método relativamente fácil de treinar o pessoal de finanças para usar e não requer tanta contabilidade para manter quanto a contabilidade de exercício, mas fornece informações suficientes para que muitas pequenas empresas possam rastrear razoavelmente seu desempenho. E porque não leva em consideração receitas e pagamentos futuros, dá uma visão sólida do caixa da empresa no momento.

Desvantagens da contabilidade de caixa

Por outro lado, porque a contabilidade de caixa não combina as despesas com a receita que ajudam a gerar, pode fornecer uma imagem imprecisa do desempenho do negócio. Digamos que uma empresa compre camisetas no valor de $ 500 em agosto e as venda por $ 700 em setembro. De acordo com o regime de caixa (e não assumindo outras receitas ou despesas), mostraria um prejuízo de $ 500 em agosto e um lucro de $ 700 em setembro. Nenhum número, sozinho, reflete verdadeiramente o desempenho do negócio.

O regime de competência da contabilidade, porque inclui contas a pagar e a receber, pode mostrar com mais precisão o desempenho da empresa. Isso significa que pode oferecer uma base melhor para o planejamento de longo prazo.

Alguns credores exigem que seus clientes empresariais usem a contabilidade de exercício. Esses negócios geralmente incluem:

• Corporações (exceto corporações S) com receita bruta média anual para os três anos fiscais anteriores superior a US $ 25 milhões, indexado pela inflação.
• Parcerias que têm uma empresa (que não seja uma empresa S) como um de seus parceiros, e as receitas brutas médias anuais nos três anos fiscais anteriores excedendo US $ 25 milhões (indexado pela inflação).
• Abrigos fiscais.

Como o software de contabilidade pode ajudar na contabilidade baseada em dinheiro

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