Contabilidade com base em caixa e contabilidade com base em acréscimo:qual é a diferença? O que é melhor?

As empresas podem escolher entre dois métodos principais de contabilidade:regime de caixa e regime de competência. O ditado “o momento é tudo” capta a maior diferença entre eles. A contabilidade de caixa reflete as transações comerciais nas demonstrações financeiras de uma empresa quando o caixa entra ou sai do negócio. A contabilidade de exercício reconhece a receita quando é ganha e as despesas quando são incorridas, independentemente de quando o dinheiro realmente muda de mãos. A diferença de tempo repercute nas demonstrações de resultados e no balanço patrimonial da empresa, e, subsequentemente, afeta sua obrigação tributária.

Cada método tem vantagens e desvantagens. Notavelmente, o método de dinheiro é mais direto. Mas apenas o regime de competência é aceito pelos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP), que é um conjunto de regras estabelecidas pelo Financial Accounting Standards Board (FASB). Dependendo das circunstâncias de uma empresa, pode ser fácil escolher o método mais adequado.

Contabilidade com base em caixa vs. contabilidade com base em acréscimo:qual é a diferença?

Contabilidade de caixa é o mais fácil dos dois métodos porque, como o nome indica, toda a contabilidade simplesmente segue o dinheiro. A empresa registra a receita quando os pagamentos do cliente são recebidos. Ele registra despesas quando faz pagamentos a fornecedores. Os impostos são calculados sobre o lucro líquido resultante.

Sob o regime de caixa, não há necessidade de contabilizar as vendas de clientes feitas a crédito (ou seja, contas a receber) até que eles paguem. De forma similar, nenhuma contabilidade é necessária para compras de fornecedores a crédito (ou seja, contas a pagar ou despesas acumuladas) até que a empresa pague por elas. A contabilidade de caixa é uma maneira simples de ver facilmente o status de caixa de uma empresa.

Exemplo: O exemplo a seguir ilustra o momento e a simplicidade da contabilidade de caixa para uma pequena empresa. Também mostra as oscilações no lucro tributável que podem resultar do uso desse método.

ITCHY Inc., uma empresa de pulverização de árvores, oferece um serviço mensal de pulverização para prevenção de insetos aos seus clientes. Um cliente assina um contrato anual e paga $ 1, 200 adiantado em 1º de junho, 2020. A ITCHY paga ao seu fornecedor de produtos químicos US $ 50 por cada tanque de inseticida quando pega o tanque na manhã de cada pulverização mensal.

• ITCHY registra todos US $ 1, 200 de receita em junho.
• ITCHY registra $ 50 em despesas em cada mês, Junho-maio.
• A receita / (perda) da ITCHY para cada um dos 12 meses é mostrada abaixo.
• ITCHY paga imposto de renda sobre $ 850 de renda para 2020 e mostra uma perda para 2021.

Jun-20 Jul-20 20 de agosto Set-20 Out-20 20 de novembro Dez-20 21 de janeiro 21 de fevereiro Mar-21 Abr-21 21 de maio Receita $ 1, 200 $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - Despesa 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 Renda / (Perda) $ 1, 150 $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) Lucro tributável $ 850 Lucro tributável $ (250)

Contabilidade com base na acumulação combina dois princípios contábeis importantes:o princípio de correspondência e o princípio de reconhecimento de receita. Sob esses princípios, a receita é reconhecida quando é ganha, e as despesas são refletidas no período que melhor corresponde à receita que ajudam a criar. A contabilidade de provisões é desacoplada de quando o dinheiro envolvido realmente muda de mãos, desse modo, suavizando o impacto do tempo e produzindo uma imagem geral mais precisa das operações de uma empresa.

Exemplo: Usando o mesmo exemplo acima, o gráfico a seguir mostra os resultados financeiros da ITCHY usando o método de competência.

• ITCHY distribui uniformemente US $ 1, 200 em dinheiro como $ 100 de receita para cada uma das 12 pulverizações obrigatórias.
• ITCHY registra $ 50 em despesas em cada mês, Junho-maio.
• A receita / (perda) da ITCHY é mostrada para cada um dos 12 meses.
• A ITCHY paga imposto de renda sobre $ 350 de receita para 2020 e $ 250 para 2021.

Jun-20 Jul-20 20 de agosto Set-20 Out-20 20 de novembro Dez-20 21 de janeiro 21 de fevereiro Mar-21 Abr-21 21 de maio Receita $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 Despesa 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 Renda / (Perda) $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 Renda tributável $ 350 Renda tributável $ 250

Principais diferenças, Vantagens e desvantagens

A principal diferença entre os métodos de caixa e de acumulação está relacionada ao momento da receita e das despesas:quando são recebidos / pagos e quando são ganhos / incorridos.

Muitas empresas preferem usar a contabilidade de caixa porque as demonstrações financeiras refletem de perto sua posição de caixa, o que é especialmente importante para proprietários de pequenas empresas. A simplicidade também torna a contabilidade mais fácil e barata. E, de acordo com a contabilidade de caixa, uma empresa não precisa pagar impostos sobre o dinheiro que não cobrou.

A principal desvantagem do regime de caixa é que os resultados financeiros em qualquer período podem parecer distorcidos. Essas distorções podem tornar o planejamento e a previsão complicados. Também, contabilidade de caixa não é aceita pelo GAAP, e quaisquer demonstrações financeiras resultantes são consideradas insuficientes pela maioria dos credores e são proibidas para empresas de capital aberto.

O regime de competência da contabilidade é o padrão ouro porque dá uma representação mais precisa das finanças de uma empresa. Com contabilidade de competência, as empresas podem controlar mais facilmente as transações de crédito usando um sistema de contas a receber, que mostra o histórico completo de transações de cada cliente. Um sistema de contas a pagar mostra o histórico de transações entre sua empresa e um fornecedor ou fornecedor. A contabilidade de exercício em conformidade com o GAAP é necessária para empresas de um determinado tamanho, com certas cláusulas de dívida ou que são negociadas publicamente.

Uma desvantagem da contabilidade de exercício é a contabilidade adicional. Em vez de apenas olhar para o dinheiro que entra e sai, empresas que usam contas a receber de monitoramento de contabilidade de exercício, despesas pré-pagas, contas a pagar e outros passivos acumulados. Também exige o fechamento mais frequente dos livros da empresa. Outra desvantagem é que o regime de competência pode obscurecer os problemas de fluxo de caixa de curto prazo em uma empresa que parece lucrativa no papel.

Um resumo das principais diferenças entre os dois métodos, bem como suas vantagens e desvantagens estão no gráfico abaixo.

O que são transações de gravação?

Para as demonstrações financeiras mais precisas e úteis, os contadores registram as transações usando a contabilidade por partidas dobradas. Cada transação é registrada em duas contas:débitos e créditos. Essas duas entradas são iguais e opostas. Listar tudo duas vezes pode ajudar as empresas a detectar erros e evitar fraudes, e pode ser benéfico para auditoria. Tanto a contabilidade de caixa quanto a de competência podem usar a contabilidade por partidas dobradas. Na contabilidade de exercício, os cinco tipos de contas - receita, despesa, de ativos, responsabilidade, e patrimônio líquido - são usados ​​para categorizar as transações.

O sistema de entrada única se parece um pouco mais com uma conta bancária pessoal em que os valores são creditados ou debitados em uma tabela ou razão. Só pode ser usado com contabilidade de caixa, não a contabilidade de exercício.

Escolhendo entre contabilidade de caixa e de competência

Para todas as empresas de capital aberto e a maioria das empresas com investidores ou credores, não há escolha de método contábil. Essas empresas devem cumprir os GAAP e usar o regime de competência de contabilidade para relatórios financeiros e para fins fiscais.

As empresas com menos de US $ 25 milhões em receitas brutas têm uma escolha. Para obter detalhes sobre como aplicar o teste de recebimento bruto, as diretrizes do IRS sobre métodos de contabilidade aceitáveis ​​e como alterar seu método de contabilidade, consulte a publicação 538 do IRS.

A contabilidade de caixa pode ser a certa para o seu negócio se você depender de pagamentos em dinheiro para receitas e despesas. Por outro lado, as empresas que concedem crédito a clientes ou usam crédito com seus fornecedores tendem a descobrir que a contabilidade de exercício oferece uma imagem melhor da saúde financeira geral. As empresas que mantêm grandes quantidades de estoque também se beneficiam da contabilidade de exercício. Em geral, quanto maior o atraso na conversão em dinheiro das vendas, mais forte é o argumento para a contabilidade baseada em competência.

Efeitos da Contabilidade de Caixa e Provisão no Fluxo de Caixa, Impostos e política

O método de contabilidade, dinheiro ou provisão, pode impactar significativamente o fluxo de caixa de uma empresa e obrigações fiscais, conforme ilustrado acima. Também pode impactar as políticas e processos que uma empresa precisa adotar. Alguns exemplos incluem:

• As empresas que usam o método de contabilidade de caixa não terão livros de contas a receber e precisam de processos para manter o controle das contas de clientes pendentes.
• As empresas geralmente usam o método de contabilidade de caixa porque lidam principalmente com transações em dinheiro. Eles precisam de salvaguardas sobre recebimentos e desembolsos de dinheiro para que não seja perdido ou roubado.
• As empresas que usam o método de contabilidade de competência implementam procedimentos para reconciliar contas bancárias e controlam o fluxo de caixa de curto prazo.
• Start-ups e empreendedores que usam contabilidade de caixa para simplificar muitas vezes precisam mudar suas políticas contábeis em estágios posteriores à medida que começam a investir em ativos de longo prazo ou contemplam ofertas públicas iniciais.

Usando software de contabilidade para agilizar sua prática de processo de contabilidade

O software de contabilidade pode automatizar funções, tornam os fluxos de trabalho e processos mais eficientes, reduzir erros e custos de pessoal com contabilidade de caixa e regime de competência. E esses benefícios são especialmente úteis para o método de acumulação mais complexo. Entradas de diário recorrentes, reconciliações bancárias e contas de saldo - todos os componentes principais da contabilidade de exercício - estão incluídos na funcionalidade central da maioria dos softwares de contabilidade.