9 Principais benefícios do software de gerenciamento de despesas

Todas as empresas precisam controlar o custo de fazer negócios, parte disso inclui a gestão de despesas. Os funcionários devem enviar relatórios de despesas para serem reembolsados ​​por compras feitas com o bolso. Os gerentes precisam aprovar essas despesas para reembolso, rastrear quanto a empresa está gastando em T&E (viagens e despesas) e documentar tudo para fins fiscais para ajudar a garantir que a empresa possa reivindicar todas as deduções apropriadas.

Embora as empresas maiores tenham normalmente substituído os relatórios em papel, pilhas de recibos e planilhas com software de gerenciamento de despesas, empresas menores são mais propensas a manter processos e sistemas manuais ineficientes. Isso pode ter consequências graves:pequenas empresas sem software de despesas arriscam os funcionários a comprar algo que não é permitido e ficam frustrados com processos complicados e atrasos no reembolso. Eles podem experimentar impactos em seu fluxo de caixa quando relatórios duplicados ou fraudulentos passam pelo sistema, eles não podem faturar em tempo hábil por despesas incorridas em nome de um cliente e erros inadvertidos levam a penalidades fiscais.

Por que o software de gerenciamento de despesas é importante?

O software de relatório de despesas automatizado ajuda as empresas a simplificar as operações de T&E, aumentar a produtividade e impulsionar os resultados, melhorando o processo em cinco áreas:

Funcionários pode enviar relatórios de despesas e documentação correspondente, incluindo fotos ou digitalizações de recibos, diretamente no software de seus computadores, tablets ou smartphones, eliminando a necessidade de preencher formulários em papel e pendurar nos recibos de venda. O reembolso é acelerado, colocar dinheiro de volta nas contas bancárias dos funcionários e eliminar a frustração que vem com atrasos.

Adicionalmente, as empresas têm cada vez mais forças de trabalho geograficamente dispersas, e como novas e melhores ferramentas de colaboração aprimoram a experiência de equipes remotas, espera-se que o número de funcionários trabalhando em casa aumente para as empresas onde esse modelo é uma opção.

Como resultado, as empresas precisam de uma maneira eficiente para os funcionários apresentarem despesas e receberem reembolso a qualquer momento, estejam eles em casa ou viajando.

Os benefícios também se estendem a equipes de finanças .

T&E é geralmente a segunda maior despesa indireta de uma organização, atrás da folha de pagamento, Relatórios Mastercard, com funções de contabilidade - processamento de despesas, auditoria, conformidade e gerenciamento - representando até 23% do custo total do programa. Os esforços para aumentar a eficiência e manter esses custos baixos são uma tendência de gerenciamento de despesas no momento. Aqui estão quatro maneiras pelas quais o software ajuda:

Regras personalizadas aplicar políticas, encaminhe relatórios de despesas para aprovação ou até mesmo aprova automaticamente despesas recorrentes e detecta erros inocentes, bem como fraude total. Um relatório da Association of Certified Fraud Examiners concluiu que, em empresas com mais de 100 funcionários, 11% dos casos de fraude surgiram de relatórios de despesas. Afirmações falsas ou entradas duplicadas desviam dinheiro da empresa para o bolso de um funcionário desonesto.

Conformidade com as diretivas do IRS e de outras agências fiscais, torna o software de gerenciamento de despesas crítico. O uso de software ajuda a rastrear quais despesas as empresas têm direito a deduzir e fornece documentação facilmente acessível caso a empresa seja auditada.

Dashboards fornecer aos gerentes dados de despesas unificados e apresentá-los em um formato visual que torna mais fácil de entender e analisar. As informações em tempo real fornecem uma visão sobre o estado atual das operações de negócios. Também, ter os dados de despesas em um único lugar pode ajudar as equipes financeiras a estabelecer orçamentos de despesas futuras.

Relatórios personalizados mergulhe nos detalhes - quem está gastando, quanto e em quais categorias. Eles também destacam tendências, como quanto tempo leva para aprovar um relatório de despesas, o status dos relatórios e onde eles estão no ciclo de aprovação. Isso ajuda as equipes financeiras a identificar áreas onde podem ganhar eficiência, apertar os controles de gastos para redução de custos e fortalecer os resultados financeiros.

9 benefícios do software de gerenciamento de despesas

Além de fornecer todos os benefícios acima, O software automatizado de gerenciamento de despesas aborda muitos desafios de rastreamento e geração de relatórios de despesas.

Os benefícios dos processos automatizados são numerosos:satisfação do funcionário, produtividade aprimorada, redução de custos e melhor conformidade. Os relatórios aprimorados ajudam no planejamento financeiro e na análise à medida que as empresas avaliam os gastos atuais e encontram maneiras de aumentar a eficiência e cortar custos.

Aqui está o que as empresas podem esperar ao implementar software de gerenciamento de despesas:

1. Mais rápido, processos mais simples.

A velha maneira de enviar despesas envolvia imprimir cópias em papel, anexar recibos e passar relatórios aos gerentes, que então os aprovaria ou os repassaria ao funcionário para ajustes. Mas com o software de gerenciamento de despesas, o fluxo de trabalho é automatizado. Assim que o funcionário clicar em “enviar, ”O relatório é automaticamente encaminhado para a pessoa apropriada para aprovação. Após aprovação, o valor a ser reembolsado pode ser encaminhado automaticamente para folha de pagamento. Se o gerente que normalmente aprova os relatórios desse funcionário está de licença, o relatório pode ser enviado a um aprovador temporário.

O resultado dos processos simplificados é que as empresas:

• Corte os custos de processamento. Existem tangíveis, como papel, que são eliminados. Mas as empresas também eliminam os custos associados a funcionários e gerentes que lutam com cópias impressas, pesquisar recibos ou conciliar manualmente os valores. Muitas empresas nem mesmo controlam quanto custa processar esses relatórios, portanto, a introdução de um software de gerenciamento de despesas pode ajudar as empresas a economizar dinheiro que nem sabiam que estavam desperdiçando.
• Reduza o tempo de processamento. Como o software de gerenciamento de despesas usa automação para enviar relatórios para aprovação, sinalizar despesas potencialmente fora da política e enviar relatórios aprovados para pagamento, as empresas diminuem o tempo que leva para processar relatórios. Os departamentos de contabilidade podem executar relatórios de contas a pagar atempadamente, em vez de esperar que o último relatório de despesas em papel seja encaminhado e aprovado.

2. Reembolso de funcionários mais rápido.

Com reembolso de despesas automatizado, os funcionários podem enviar relatórios de despesas e documentação correspondente sem demora, e os gerentes podem revisar e aprovar reivindicações de maneira rápida e fácil, à medida que as notificações chegam. Assim, essas ferramentas colocam o dinheiro de volta nas contas bancárias dos funcionários mais rapidamente e eliminam a frustração que vem com erros e atrasos, aumentando assim a satisfação dos funcionários.

3. Menos atrasos e erros.

Além de reduzir o tempo de reembolso aos funcionários, os recursos de automação do software de gerenciamento de despesas melhoram a precisão da contabilidade. Por exemplo, com relatórios de despesas manuais, os funcionários podem cometer erros de entrada de dados que podem ser agravados quando a equipe de finanças transcreve as informações para planilhas. O software de gerenciamento de despesas pode sinalizar erros e duplicar entradas e evitar pagamentos excessivos, ou notifique os gerentes se o valor em dólares parecer muito alto. O software também pode enviar alertas se um relatório ou pagamento estiver vencido.

As soluções extraem dados diretamente de contas bancárias e extratos de cartão de crédito e podem ser integradas a sistemas corporativos de gerenciamento de viagens. Os funcionários podem capturar recibos usando seus dispositivos móveis e anexá-los a relatórios usando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) habilitado para aplicativo, eliminando erros potenciais ao tentar digitar em uma tela pequena.

4. Maior eficiência operacional.

Se você faturar despesas diretamente aos clientes, os relatórios dos funcionários devem ser oportunos e precisos para maximizar o fluxo de caixa. Idealmente, o software de gerenciamento de despesas é integrado ao controle de tempo, Gerenciamento de Projetos, software de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP). Quando este processo é simples para os funcionários que estão rastreando e os gerentes que estão aprovando e relatando, sua empresa poderia ter um fluxo de caixa melhorado.

E porque todos os funcionários gastam menos tempo com coisas mundanas, relatórios de despesas manuais sujeitos a erros e demorados, eles não estão focados na parte de "entrada" da relação de entrada:saída. Em vez de, eles podem se concentrar nas tarefas e projetos que agregam valor à organização, seja para visitas de vendas ou preparação de orçamentos estratégicos. Esse é um dos principais motivos pelos quais as startups podem se beneficiar muito com o software de gerenciamento de despesas.

5. Aplicação da política de despesas.

Mesmo o gerente mais meticuloso pode não estar atualizado sobre todas as novas políticas de despesas e alterações fiscais. Ao aplicar regras personalizadas adaptadas ao seu negócio, software de gerenciamento de despesas automatizado sinaliza despesas de viagens fora da política. Por exemplo, as refeições diárias podem ter aumentado de acordo com as diretrizes federais, mas os funcionários estão enviando relatórios de despesas com base no valor antigo. Ou, um funcionário pode estar tentando solicitar reembolso por uma nova adição à política, como um teclado ergonômico, mas está sendo negado.

5 principais dicas de fraude de despesas

Os profissionais de finanças devem ficar atentos a esses sinais reveladores. Receitas alteradas: Uma desvantagem potencial dos recibos eletrônicos é mais potencial para manipulação de arquivos de imagem. Isso é válido para os cartões de crédito emitidos pela empresa, para que o setor financeiro possa fazer referência cruzada dos envios aos extratos de cobrança. Encontro, tags de hora e localização: Uma refeição ou despesas de estacionamento / Uber em um fim de semana, tarde da noite ou em uma cidade diferente da casa do funcionário ou da sede da empresa deve desencadear um acompanhamento, especialmente agora que as viagens são raras. Desvios das normas: Configure seu sistema de gerenciamento de despesas para disparar alertas se uma declaração de despesas for significativamente maior do que a referência histórica. Por exemplo, se a maioria dos trabalhadores domésticos gastam US $ 80 por mês na internet, uma reivindicação de $ 150 deve levantar uma bandeira. Pagamentos em espécie: Estamos agora na era dos pagamentos sem contato. Com exceção das dicas permitidas, pergunta por que uma despesa foi paga em dinheiro. Divida as reivindicações: Se a empresa limitar, por exemplo, o hotel por noite custa $ 200, um funcionário pode reservar um quarto para duas noites por US $ 350 e fazer duas reivindicações separadas para contornar a política.

6. Melhor visibilidade.

A maioria dos softwares de gerenciamento de despesas inclui um painel que compila os dados de despesas dos funcionários e os apresenta em um formato visual fácil de entender usando gráficos e outros gráficos. Os gerentes podem visualizar as métricas, como quanto uma empresa gasta por funcionário ou por categoria ou o tempo médio que leva para aprovar relatórios de despesas.

7. Maior prevenção de fraudes.

Esse relatório da Association of Certified Fraud Examiners afirma que 20% das empresas com menos de 100 funcionários e 13% das organizações maiores relataram reembolsos de despesas fraudulentos. É compreensível que as equipes de finanças e gerentes ocupados possam ignorar entradas falsas bem camufladas de funcionários ou contratados de confiança. Assim que o dinheiro for pago, é difícil recuperá-lo. E, se um auditor detectar uma entrada questionável, isso levanta uma grande bandeira vermelha e estimula mais escavações.

8. Relatórios simplificados.

Relatórios e análises fornecem uma visão em tempo real dos gastos da empresa. As opções para relatar despesas incluem por funcionário, por projeto e por categoria. O software de gerenciamento de despesas torna possível consolidar as despesas em um único relatório. Adicionalmente, as empresas podem implementar as melhores práticas de gestão de despesas:

• Identificar pessoas que gastam muito, violadores crônicos de políticas e as tendências de despesas de cada funcionário ao longo do tempo.
• Sugerindo qual hotel nacional, empresas de aluguel de automóveis e até mesmo redes de restaurantes podem querer se aproximar para obter descontos por volume.
• Incentivar os funcionários a ajudarem a economizar dinheiro ligando os pontos entre a frugalidade e a capacidade de investir no crescimento.

Essas percepções também ajudam as empresas a identificar as áreas em que precisam esclarecer ou aplicar melhor as políticas de gastos.

9. Maior conformidade.

O software de gerenciamento de despesas ajuda as empresas a permanecer no lado certo da conformidade com as normas locais, agências tributárias estaduais e federais. As empresas podem colocar as despesas em categorias, como escritório, viagem e quilometragem, e marcá-los apropriadamente; algumas despesas, como a maioria do entretenimento e taxas para o país, clubes de golfe e atletismo, agora não são dedutíveis de impostos, portanto, incluí-los pode chamar a atenção do IRS. O software de gerenciamento de despesas também oferece cópias eletrônicas de relatórios e recibos facilmente acessíveis, que são inestimáveis ​​se a organização for auditada.

Escolhendo um Sistema de Gerenciamento de Despesas

Como acontece com qualquer projeto de implementação de software, siga as melhores práticas ao comprar uma solução de gerenciamento de despesas, e tenha algumas dicas em mente:

• Comece com uma fase de descoberta e planejamento, que inclui a definição dos requisitos do sistema com base em fluxos de trabalho detalhados de gerenciamento de despesas e, a seguir, a pesquisa e a seleção de um sistema. Você escolherá no local ou software como serviço (SaaS)?
• Pergunte aos fornecedores sobre a estrutura de custos de compra, configuração e personalização, e analise cuidadosamente as taxas contínuas e indiretas para atualizações, suporte ao cliente, renovações de licença de software e muito mais.
• Certifique-se de que a solução possa ser personalizada para atender aos fluxos de trabalho e políticas de sua empresa sem recursos extensivos para desenvolvedores. Uma aposta melhor pode ser ver se seus processos podem ser ajustados para se adequar ao software, lembrando que foi desenvolvido para atender às necessidades de centenas ou milhares de empresas.
• Escolha um sistema que seja fácil de usar para todos os funcionários - aqueles que reportam, aprovar e analisar - com recursos móveis, funcionalidade bem projetada e uma interface intuitiva que agrada às forças de trabalho multigeracionais de hoje.
• Aloque recursos suficientes para fornecer treinamento e suporte técnico para todos os usuários.
• Não migre simplesmente todos os dados históricos para o novo sistema; reserve um tempo para excluir contas de clientes obsoletas e procure por imprecisões.
• Integração profunda com soluções de contabilidade e custeio de projetos.