21 principais dicas e métodos de gerenciamento de estoque
Os gerentes de depósito podem esperar lidar com prioridades sobrepostas. Maximizando os lucros, aumentar a velocidade e diminuir o estoque disponível são objetivos comuns para o gerenciamento de estoque. As técnicas e abordagens de gerenciamento de estoque ajudam a priorizar seu trabalho e objetivos e aumentar a receita e a satisfação do cliente.
O que é gerenciamento de estoque?
O gerenciamento de estoque ajuda a entender quanto estoque você tem em seu armazém e quanto mais você precisa. Inclui a compra de todos os bens e matérias-primas e como você os administra até que sejam usados ou vendidos. A gestão de estoque também inclui outros processos, como auditoria dos níveis de estoque, definir níveis par e pedir ou reordenar estoque.
Como você gerencia o estoque de forma eficaz? Não há um único conjunto de regras de gerenciamento de inventário que se adapte a todas as organizações. O tamanho do seu armazém, seus SKUs e o tipo de estoque que você usa influenciam suas práticas de gerenciamento de estoque. Então, se você está começando com o método ABC ou experimentando análises avançadas, o mundo do gerenciamento de estoque é dinâmico e emocionante, especialmente com software avançado e melhores práticas em evolução para ajudá-lo a impulsionar seus resultados financeiros.
21 dicas de gerenciamento de estoque
Mudando a demanda, a complexidade da cadeia de suprimentos e o aumento da concorrência são apenas alguns dos desafios comuns de gerenciamento de estoque. Para superá-los e ter sucesso, você precisa ficar por dentro das últimas tendências do setor. Aqui estão alguns para você começar.
Noções básicas de estoque
O gerenciamento de estoque sólido pode ser uma base sólida para um negócio bem administrado. Garantir que você tenha estoque suficiente disponível para atender à demanda do cliente em um depósito organizado é vital para o sucesso. Aqui estão algumas dicas para refrescar sua memória sobre os fundamentos do inventário.
- Aprenda sobre os quatro tipos de inventário
Diferentes empresas mantêm diferentes quantidades e tipos de estoque. Em geral, o termo inventário descreve as peças, materiais e produtos acabados que sua empresa usa, faz e vende. Quais são os quatro tipos de inventário? Matéria prima, produtos inacabados, produtos acabados e manutenção, suprimentos de reparo e operação são as classificações com as quais você deve estar familiarizado. Os fabricantes podem armazenar todos os quatro tipos. Outros armazéns, como as especializadas em comércio eletrônico, pode conter apenas os dois últimos.
Matéria prima
Isso é o que é usado para fazer os produtos que você vende. Lingotes de ferro, petróleo bruto e madeira em bruto são todos os tipos de matérias-primas. Algumas empresas nunca verão as matérias-primas usadas para fazer seus produtos, e, em vez disso, armazene os produtos acabados em seu depósito. Mas algumas empresas, como refinarias e fabricantes verticalmente integrados, precisarão gerenciar não apenas seus produtos acabados, mas também seus componentes. As matérias-primas devem ser armazenadas com cuidado, pois alguns podem ser voláteis ou sensíveis a mudanças de temperatura.
Produtos não acabados
As empresas mantêm, mas não vendem produtos inacabados porque são usados para criar produtos acabados. Por exemplo, milhares de componentes entram na fabricação de carros - airbags, freios, Volantes, motores e muito mais. Todas essas mercadorias precisam ser armazenadas e gerenciadas em um depósito, mas não serão vendidas individualmente. Eles estão em algum lugar entre as matérias-primas e os produtos acabados.
Bens acabados
Um produto acabado é qualquer coisa que pode ser vendida diretamente a outra empresa ou consumidor. Se estiver listado para venda em seu site ou disponível em uma loja de varejo, é um produto acabado.
Manutenção, suprimentos de reparo e operação (MRO)
Todos os materiais necessários para manter seu armazém funcionando sem problemas, Os suprimentos de MRO não são usados diretamente para fazer produtos, mas ainda são essenciais. Pense em como uma linha de montagem pode causar interrupções devido a uma peça quebrada. Ter os materiais em mãos para manter a produção em pleno funcionamento é uma parte vital do seu negócio e é gerenciada por meio de práticas de estoque semelhantes, como produtos acabados e matérias-primas. Alguns exemplos disso incluem ferramentas, equipamento de segurança e combustível para máquinas.
- Gerenciar relacionamentos com fornecedores e fornecedores
Sem seus fornecedores, seu negócio terá dificuldades. É essencial manter um bom relacionamento com eles. Muitas vezes, você terá que pedir ajuda aos seus fornecedores ou outras considerações, e suas respostas rápidas e positivas podem salvar sua organização de muitas dificuldades.
Aqui estão algumas dicas que podem ajudar a impulsionar seu relacionamento com os fornecedores.
Comunicar: Faça isso com frequência e bem. Mantenha seus fornecedores informados conforme você está tomando decisões ou observando tendências sobre seu estoque. Se você antecipar uma promoção que pode resultar em um giro de estoque maior, informe o fornecedor com antecedência. Não conte a eles sobre uma liquidação de fim de ano em dezembro. Em vez de, avise-os em julho. Também, compartilhe os principais indicadores de desempenho que você está acompanhando, para que possam ajudá-lo a atingir suas metas.
Lembre-se da regra de ouro: Trate seus fornecedores como parceiros valiosos. Dê a eles bastante tempo de espera sempre que possível, pague suas contas em dia e não queime pontes ao encerrar relacionamentos, você nunca sabe quando precisará usar o mesmo fornecedor no futuro.
Conheça-os: Saiba mais sobre seus processos e o que é necessário para produzir os bens ou materiais que você compra deles. Isso cria confiança e ajuda você a entender melhor os desafios que eles podem enfrentar.
- Planeje para o inesperado
Os clientes são inconstantes, e as cadeias de abastecimento globais estão sujeitas a interrupções. Os planos de contingência permitem que você mude quando novos problemas surgem. Alguns para manter em seu radar incluem:
- A demanda do consumidor aumenta drasticamente, causando uma escassez de estoque. Para planejar a escassez de estoque, olhe para o seu tempo de espera. Se você é capaz de produzir seus produtos com rapidez e eficiência, torna mais fácil aumentar a produção em tempos de alta demanda. Também, considere suas habilidades de previsão. O software para gerenciar seu estoque pode ajudá-lo a olhar para o histórico de vendas e prever a demanda futura, ao mesmo tempo em que melhora sua cadeia de suprimentos e recursos de armazenamento.
- Você tem uma demanda do cliente por um produto que você não pode comprar devido a problemas de fluxo de caixa. As preocupações com o fluxo de caixa são comuns, especialmente para pequenas empresas. Mas você pode começar a planejar agora para resolver esse problema, se ele surgir. Algumas das dicas para melhorar seu fluxo de caixa incluem a criação de uma linha de crédito, melhore a eficiência das contas a receber para que você receba dinheiro mais cedo e veja os locais nas contas a pagar onde você pode ajustar as condições de pagamento para 60 líquidos para que possa segurar o dinheiro por mais tempo.
- Sua instalação fica sem espaço inesperadamente. A gestão de armazém é um componente importante do seu inventário. Algumas das etapas a serem tomadas agora para resolver possíveis problemas de armazenamento incluem aumentar o espaço de armazenamento com mais armazenamento vertical ou mezaninos, reduzindo a largura dos corredores e implementando um sistema de leitor de código de barras para melhor classificar, rastrear e armazenar produtos. O ideal é que esse sistema de código de barras se integre com o software que você usa para gerenciar seu estoque.
- Você compra muito estoque, e não vende rápido o suficiente. A melhor maneira de resolver esse problema é evitá-lo totalmente. O software pode ajudá-lo a prever a demanda para que não haja excesso de estoque. Se você acabar com muito estoque, considere empacotar produtos e tenha planos para possíveis promoções e vendas. Também, considere o remarketing dos itens para novos públicos ou com uma abordagem diferente, quando possivel.
Ao olhar para essas e outras questões antes que se tornem um problema, você pode fazer planos para superá-los, para que você não seja pego de surpresa.
Políticas de estoque
O que você faz com seu inventário depois de tê-lo? Definir procedimentos de admissão consistentes e saber quando reabastecer garante que seu armazém possa ser dimensionado para enfrentar os desafios futuros.
- Priorize seu inventário
Inventário de slots que se move mais rápido de maneiras que o tornam mais fácil de mover - e, inversamente, o estoque que se move mais lentamente pode ser armazenado mais longe da doca de carregamento. Também, peça estoque de movimentação mais rápida com mais frequência. Para armazenar e solicitar seu inventário de maneira eficiente, você precisa entender as características do seu inventário - como o custo, tempo de espera, quantidades mínimas e máximas de pedido e tamanho - e então classifique e armazene por prioridade.
- Compreenda a regra de inventário 80/20
Qual é a regra de inventário 80/20? A maioria das empresas descobre que 20% de suas ações geram 80% de seus lucros. A solução não é eliminar os 80% menos lucrativos de seu estoque, mas sim garantir que os 20% mais lucrativos atinjam todo o seu potencial. Em outras palavras, você sempre deve ter o suficiente para vender. E esses produtos devem ser manuseados com cuidado para evitar danos e devem ser de fácil acesso em seu depósito ou instalação.
- Seja consistente na forma como você recebe estoque
Quando você recebe estoque, verifique o número de paletes, caixas e unidade de manutenção de armazenamento (SKU) consiste em inserir essas informações em um sistema de gestão de armazém (WMS) e colocar fisicamente o estoque dentro do armazém. Fazer isso sempre da mesma maneira pode reduzir as discrepâncias entre o que o seu sistema diz que você tem e o que você realmente tem em mãos. E integrar seus SKUs com seu software de gerenciamento de armazém pode ser uma etapa importante que configura seus processos de recebimento para o sucesso, atribuindo um SKU para rastrear a quantidade e localização de seu produto. O gerenciamento de estoque bem-sucedido começa com políticas de consumo precisas e confiáveis para que você possa ter o produto em mãos para atender à demanda do cliente.
- Encomende você mesmo se reabastece
Em vez de ter fornecedores gerenciando seus novos pedidos, controle aqueles você mesmo. Você pode acompanhar melhor a demanda do cliente e prever vendas futuras. Adicionalmente, software para gerenciar seu estoque pode ajudar, definindo pontos de novo pedido automático e fornecendo histórico de vendas atualizado. Embora possa significar mais trabalho para você, supervisionar os pedidos por conta própria pode economizar tempo, certifique-se de ter os produtos em mãos para atender à demanda do cliente e ajude-o a gerenciar melhor o espaço do seu depósito, tendo a quantidade adequada de produtos em suas prateleiras.
Métodos de Inventário
Os métodos de inventário incluem um conjunto de três prioridades:
- Venda estoque para lucro máximo.
- Mantenha a menor quantidade possível de estoque.
- Mantenha seus clientes satisfeitos.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a navegar por essas prioridades.
- Não adote uma abordagem de tamanho único
O controle de estoque sofisticado é um equilíbrio delicado. Você precisa manter um estoque suficiente disponível, sem gastar todo o seu dinheiro em mercadorias e espaço no depósito. Não existe uma abordagem universal para o gerenciamento de estoque que seja bem-sucedida em todas as empresas. O que pode funcionar bem para alguns pode não funcionar bem para você. Afinal, o inventário geralmente reúne uma ampla gama de desafios - de eventos geopolíticos a transformações de tecnologia, tudo isso pode impactar sua cadeia de suprimentos e estoque. E você pode até mesmo precisar tratar alguns estoques dentro de sua própria empresa de maneira diferente de outros, por exemplo., bens perecíveis versus não perecíveis. Para encontrar o melhor método para você, mantenha bons registros enquanto tenta abordagens diferentes e usa software para ajudar a rastrear métricas e gerar relatórios e painéis para descobrir quais abordagens melhor se adaptam ao seu negócio.
- Audite seu inventário
Controlar seu estoque significa contá-lo primeiro, e compreender os níveis de estoque é o primeiro passo para o gerenciamento adequado. Então, como você realiza uma auditoria de estoque e quais os benefícios que advém disso? A auditoria de seu inventário começa observando seu inventário real disponível, versus o que é mostrado em seu software. Você pode realizar a auditoria sozinho ou contratar um terceiro para ajudar. Uma auditoria completa vai além de apenas uma contagem física e analisa outras métricas de desempenho, como sua taxa de giro de estoque e seus custos de estoque em comparação com as tendências históricas. Uma auditoria de inventário ajuda a encontrar áreas onde você pode melhorar, como ineficiências no recebimento, e ajuda a ficar de olho no encolhimento.
- Compreender a quantidade de pedido econômico (EOQ)
EOQ é a quantidade ideal que sua empresa compraria para ter o produto suficiente para atender à demanda do cliente, sem ter muito estoque em mãos. Se você está lidando com um item de venda rápida, você vai querer uma grande quantidade, e você precisará de menos valor, itens de movimento mais lento. Velocidade, ou a rapidez com que os itens são vendidos, não é a única variável, Contudo. O EOQ muda com base em quanto o item custa para produzir, enviar, armazenar e manusear. Aprenda a calibrar EOQ e você poderá comprar menos estoque geral - mantendo os custos de armazenamento e manuseio baixos enquanto otimiza o lucro.
- Saiba como EOQ se relaciona com a quantidade mínima de pedido (MOQ)
EOQ é a quantidade ideal de produto a ser solicitada. E MOQ é o número mínimo de unidades que um fornecedor venderá. Por exemplo, você só poderá pedir um produto específico em incrementos de um palete ou um contêiner. Se o seu MOQ for maior do que o EOQ, você pode precisar selecionar um fornecedor ou produto diferente, ou você pode ter que acomodar uma situação abaixo da ideal. É aqui também que seu relacionamento com os fornecedores pode entrar em jogo, criando pedidos personalizados ou reduzindo o MOQ de outras maneiras.
- Definir níveis parciais
Um nível par é a menor quantidade de inventário que você pode ter antes de fazer um novo pedido.
Ao adotar uma abordagem com foco no par para o inventário, em vez de reordenar seu EOQ, você normalmente só pede o valor de que precisa para voltar acima do valor nominal. Você também vai querer ter certeza de que a quantidade necessária excede o MOQ para esse tipo de estoque. Para calcular o seu nível de paridade, você deve levar em consideração o número médio de unidades usadas durante um período de tempo definido, frequentemente um quarto. Próximo fator em estoque de segurança para picos de demanda. Isso pode mudar de acordo com o setor, mas uma boa regra é 25% do estoque usado durante o mesmo período. Considere como as entregas são frequentes e confiáveis. E finalmente, analisar o MOQ. Seu pedido seria de pelo menos o valor mínimo? Use esta fórmula para calcular seu nível de paridade:
Nível par = (Estoque médio usado em um período de tempo + estoque de segurança) / número de entregas por período de tempo
A vantagem dos níveis de paridade é que, uma vez definidos, não há necessidade de tomar decisões complexas - tudo o que você precisa fazer é controlar seu estoque. Por outro lado, os níveis par não são gravados em pedra. Se seus produtos mudarem de velocidade ou apresentarem sazonalidade, então você pode precisar ajustá-los.
Controle de inventário
Existem algumas técnicas diferentes de gerenciamento de estoque para ajudá-lo a aumentar a eficiência. Então, quais são as três principais técnicas de gerenciamento de estoque? A estratégia de puxar, a estratégia push e a estratégia just-in-time (JIT) são métodos diferentes dos quais você deve estar ciente. A estratégia pull permite que a demanda do cliente dite os níveis de estoque. A estratégia de push é baseada na demanda prevista. E com a estratégia JIT, você gera produtos à medida que são pedidos. Qual estratégia você seleciona mudará por setor, negócio e sua abordagem para gerenciamento de estoque.
- Saiba quando usar a análise ABC
A análise ABC pode ser usada tanto no gerenciamento de custo de estoque quanto na alocação de estoque. Em poucas palavras, seu inventário pode ser dividido em três categorias. Se você está falando sobre gerenciamento de custos, a categoria A representa os 25% principais de seu estoque em termos de lucro, a categoria C tem os 25% mais baixos e a categoria B é tudo o que está no meio. Para usar este princípio na gestão de estoque, substitua "lucro" por "velocidade". Seus itens de movimento mais rápido podem ou não ser os mais lucrativos. Identificando quais produtos estão vendendo mais rapidamente, você pode ajustar sua abordagem de pedido e estoque para encontrar economias com coisas como descontos na compra a granel e gerenciamento de armazém mais eficiente.
O ponto da análise ABC é a maximização. Seu objetivo é tornar seus itens mais lucrativos ainda mais lucrativos ou fazer com que seus itens de movimento mais rápido se movam ainda mais rápido. A análise ABC ajuda você a fazer isso, mas se você tiver uma quantidade significativa de diferentes tipos de inventário e prioridades concorrentes, A análise ABC pode não ser para você.
- Avalie os benefícios do gerenciamento de estoque just-in-time (JIT)
Se você é um fabricante, O JIT é um método excelente para manter os custos de armazenamento baixos, solicitando apenas o que você precisa no processo de produção. Por exemplo, você deve saber que precisa produzir 13, 000 widgets em uma data específica e, para isso, são necessárias 13 toneladas de aço W2. Você sabe que fazer os widgets leva sete dias. Com JIT, você encomenda seu aço para que chegue exatamente sete dias antes do prazo de entrega, você o move para a linha de montagem assim que chega, e você o envia pela porta assim que estiver pronto. Você nunca precisa manter matérias-primas ou produtos acabados em estoque ou incorrer em seus custos de armazenamento. Como uma desvantagem, Contudo, este método pode ser vulnerável a choques na cadeia de abastecimento.
- Preserve os bens perecíveis com o primeiro vencimento, primeiro a sair (FEFO)
Empresas que costumam lidar com produtos perecíveis, como alimentos, deve fazer uso justo do FEFO. FEFO significa que o estoque expira primeiro em seu armazém - muitas vezes, Mas não sempre, o "primeiro a entrar" - deve ser o primeiro item a sair quando um item é vendido. A FEFO ajuda os produtos com uma vida útil limitada a terem uma chance melhor de chegar ao cliente antes que se estraguem.
Os conceitos de FEFO podem ser usados para estoque não perecível, bem como, como o primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO). Quanto mais tempo um item permanece em seu estoque, é mais provável que ele esteja danificado ou se torne obsoleto. Colocar seu estoque antigo no mercado primeiro significa que ele ainda será desejável e relevante.
Com uma abordagem FEFO (e FIFO), organize seus processos de alocação de armazém para obter seu estoque mais antigo mais próximo da doca de carregamento para torná-lo mais fácil de coletar e embalar.
- Use o último a entrar, métodos first-out (LIFO) com moderação
UEPS é uma forma de os armazéns se protegerem contra a alta dos preços. Alguns produtos, como carros, estão sujeitos a constantes aumentos de preço. Isso significa que o estoque que você comprou mais recentemente é sempre mais caro do que seus itens mais antigos.
Vendendo esses caros, Os últimos itens primeiro significa que você gerará um lucro menor sobre eles - o que significa que você será capaz de reportar uma renda tributável menor e, assim, reduzir sua carga tributária. Essa é uma das únicas razões pelas quais o uso de UEPS faz sentido. O único país que usa UEPS são os Estados Unidos e é desencorajado pelos padrões de contabilidade geralmente aceitos (GAAP).
Relatórios e análises de estoque
A otimização avançada do warehouse começa com os dados. Coletando, compartilhar e analisar dados de gerenciamento de inventário em toda a organização - e até mesmo fora do próprio warehouse - permite fazer previsões sobre como preparar seu warehouse para o futuro.
- Comece sua análise com coleta de dados precisa
Os gerentes de estoque otimizam o armazenamento do armazém, custos e velocidades de processamento usando dados de várias fontes. Os exemplos incluem informações do fornecedor, números de lote, SKUs, escolhendo níveis e muito mais. O rastreamento dessas informações pode fornecer um armazenamento de dados inestimável que representa uma base para sua prática analítica. O software que gerencia seu inventário pode ajudá-lo a criar, rastrear e armazenar essas informações com precisão, integração com scanners de código universal de produto (UPC) e outros dispositivos RFID para reduzir a entrada manual de dados. Além disso, esse software pode ajudar a fornecer insights de dados com painéis simples de entender que exibem métricas de gerenciamento de inventário e KPIs.
- Use seus dados para começar a fazer previsões
Depois de coletar informações suficientes, você pode embarcar na próxima etapa de sua jornada analítica - a previsão. O software para gerenciar seu estoque pode fornecer relatórios e painéis que examinam os dados históricos e a velocidade de vendas para itens específicos e projeta a demanda futura. As melhores ferramentas de inteligência de negócios são incorporadas às suas plataformas de gerenciamento de estoque e se adaptam ao crescimento do seu negócio.
Algumas áreas para ajudar a começar a fazer previsões incluem o seguinte.
Calcule sua demanda de lead time: Quanto tempo leva para um fornecedor atender seu pedido? Essas informações o ajudarão a fazer melhores previsões sobre a quantidade de estoque disponível para cobrir a demanda durante esse tempo de espera. Calcule-o com a seguinte fórmula:
Demanda de lead time = Lead time médio em dias X vendas médias diárias
Monitore as tendências de vendas: Observe as tendências de vendas recentes nas últimas semanas - às vezes chamadas de microtendências - bem como as tendências mais históricas em períodos de tempo mais longos - também conhecidas como macrotendências. Procure padrões e sazonalidade.
Crie um ponto de novo pedido: O software o ajudará a automatizar esse processo. Definindo um ponto de reordenamento, principalmente para seus itens mais vendidos e de alto lucro, ajuda a manter o estoque principal disponível. Calcule seu ponto de novo pedido com esta fórmula:
Ponto de novo pedido = (Lead time X vendas médias diárias) + estoque de segurança
O software para ajudá-lo a gerenciar seu estoque é fundamental para uma previsão precisa e pode automatizar muitas das etapas e relatórios importantes.
Tecnologia de gerenciamento de estoque
Com tecnologia de gerenciamento de estoque, os gerentes de warehouse podem dar o passo final em direção à otimização e automação.
- Considere investir em software para gerenciar seu estoque
Provável, sua empresa já evoluiu além da necessidade de pranchetas e planilhas. Se você descobrir que gasta mais tempo gerenciando e auditando seu estoque do que gerenciando seus funcionários, então provavelmente é hora de começar a automatizar. O tipo certo de software de gerenciamento de inventário pode coletar dados automaticamente de entradas, monitorar os níveis de estoque, alerta sobre mudanças de preços e muito mais. As plataformas permitem que você volte a se concentrar em suas competências essenciais.
- Crie integrações estáveis
Enriqueça seus dados, indo além do sistema de gerenciamento de estoque. Por exemplo, você pode usar os dados de vendas para entender quando os itens estão começando a ganhar e perder velocidade. Se houver um item que não é explicitamente sazonal - mas ainda começa a exibir sazonalidade - você pode alterar seus níveis de par de acordo. Se você incorporar dados de marketing, você pode entender como as promoções e campanhas de e-mail se traduzem em maiores volumes de pedidos e otimiza o seu armazém com base nessas informações. O software de planejamento de recursos empresariais (ERP) com recursos de gerenciamento de inventário pode ajudá-lo a integrar os dados dessas fontes díspares para que estejam todos disponíveis em um ecossistema digital.
- Expanda seus horizontes tecnológicos
Para automatizar seu warehouse, investir em ferramentas avançadas de software de gerenciamento de estoque e integrá-las ao restante do negócio. Por exemplo, a gestão de estoque de varejo pode se beneficiar desse tipo de integração, porque assim que um item é vendido na frente da loja, ele deduz automaticamente do estoque no depósito. E conforme os níveis caem abaixo do par, você pode acionar novos pedidos automáticos de seu sistema de gerenciamento de estoque. Existem áreas além do PDV que podem se beneficiar da integração. Combinar seus serviços de negócios em um ERP geral pode ajudá-lo a conectar áreas distintas de sua empresa, como contabilidade, marketing e gestão de inventário.
Gerencie o estoque de maneira eficaz com o NetSuite
Fazer malabarismos com a mudança de prioridades do warehouse pode ser um dos aspectos mais desafiadores da administração de sua empresa - e é algo que o software ajuda a simplificar. Com recursos que incluem rastreamento de inventário em vários locais, reabastecimento automático que leva em consideração o tempo de entrega e a rastreabilidade cobrindo todo o ciclo de vida do produto, NetSuite ERP com gerenciamento de inventário pode ajudá-lo a otimizar melhor cada etapa - de sua cadeia de suprimentos até o armazenamento, vendas e até devoluções e reparos.
Gestão de stocks
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