15 benefícios da contabilidade em nuvem

Se sua empresa ainda usa software de desktop ou planilhas para contabilidade, pode ser hora de considerar a atualização para um sistema de contabilidade baseado em nuvem. O software baseado em nuvem oferece muitos benefícios em relação às soluções locais, incluindo permitir que os usuários trabalhem de qualquer lugar, a qualquer momento, automação de processos manuais demorados, melhora a precisão e conformidade e a capacidade de acelerar os processos de fechamento financeiro com menos esforço.

Dependendo do software, as empresas podem obter benefícios adicionais, como custos de software mais previsíveis, menos gastos com hardware, menor sobrecarga de TI, melhor recuperação de desastres, monitoramento sofisticado de ameaças e segurança, níveis mais altos de disponibilidade, maior desempenho e escalabilidade.

15 benefícios da contabilidade em nuvem para saber

Com um sistema de nuvem, o trabalho de hospedagem e atualização de seu software de contabilidade é assumido pelo provedor. Você move seus livros online e, em seguida, acessa o software pela Internet a partir de um navegador, pagar pelo serviço com base em assinatura. Não há necessidade de comprar ou instalar nenhum software nos computadores do seu escritório, e o software em nuvem é mais barato para implementar e implantar em vários locais.

Qualquer sistema baseado em nuvem traz uma série de vantagens, como garantir que usuários autorizados possam acessar atualizações, informações financeiras precisas de casa ou durante a viagem. Alguns sistemas também fornecem recursos mais avançados, como automação sofisticada de processos contábeis.

1. Menos administração: Com software de contabilidade em nuvem, proprietários de empresas eliminam a necessidade de enfrentar a demorada instalação de software, backups e outras tarefas administrativas, porque você está acessando o software pela Internet. Você não precisa comprar ou gerenciar servidores ou outra infraestrutura de TI para executar seu software de contabilidade. Você não precisa fazer backups regulares de dados financeiros importantes, porque seu provedor de contabilidade faz isso automaticamente para você. Menos tempo gasto na administração libera a equipe para dedicar mais tempo às atividades produtivas que fazem seus negócios crescerem.

2. O software está sempre atualizado: Como o software está na nuvem, você sempre tem a versão mais atualizada. O provedor de nuvem atualiza automaticamente o software de contabilidade para incluir alterações nas taxas de impostos e regras de contabilidade e adiciona novos recursos. Você não precisa se preocupar em atualizar seu software para se manter atualizado; sempre que você entrar, você terá acesso imediato à versão mais recente.

3. Automação: Plataformas de contabilidade baseadas em nuvem automatizam muitas tarefas contábeis e bancárias, reduzindo o trabalho manual. Por exemplo, o software pode importar automaticamente transações bancárias e de cartão de crédito, produzir faturas recorrentes, agendar relatórios, pagar assinaturas e lançar transações no razão correto. Ele pode calcular automaticamente descontos e impostos e sinalizar exceções onde as faturas não correspondem aos pedidos de compra. Alguns programas de software de contabilidade em nuvem são particularmente úteis para vendas internacionais, lidar automaticamente com cálculos de impostos para muitos países diferentes.

4. Facilidade de conformidade: Plataformas de contabilidade em nuvem ajudam empresas privadas e públicas com conformidade tributária, produzindo demonstrações financeiras precisas, estimativas de impostos trimestrais e declarações de impostos anuais. Isso ajuda os proprietários de empresas a evitar subnotificação de obrigações fiscais, que poderia resultar em auditorias ou multas, ou excesso de relatórios e pagando muito. Ao automatizar os cálculos de impostos nacionais e internacionais, as plataformas em nuvem também ajudam a garantir a conformidade com todos os regimes fiscais aplicáveis. Algumas soluções líderes de contabilidade em nuvem automatizam o reconhecimento de receita para cumprir os padrões de contabilidade aceitos.

5. Sem papel / ecológico: A contabilidade tradicional geralmente envolve papelada - muita papelada. No mundo digitalizado de hoje, é ineficiente e desnecessário armazenar fisicamente registros em papel arquivados ou distribuir manualmente relatórios em papel aos investidores, credores e outras partes. Peça aos fornecedores que enviem faturas eletronicamente para que possam ser importadas diretamente para o sistema de contabilidade na nuvem. Você pode organizar o escritório digitalizando contas e recibos de papel para processamento. Enviar suas faturas aos clientes por e-mail elimina os custos de impressão e postagem e agiliza os processos de pagamento. A redução do papel também reduz o impacto ambiental:um escritório médio gera 350 libras de resíduos de papel por funcionário anualmente, e 375 milhões de cartuchos de impressora são incinerados ou enviados para aterros sanitários todos os anos - e reduzir o consumo de energia por meio da redução do uso de servidores e hardware tem um impacto ainda maior.

6. Segurança de dados: Você pode estar preocupado com o armazenamento de informações confidenciais na nuvem. Mas os serviços de contabilidade em nuvem, na verdade, aumentam a segurança da maioria das empresas de várias maneiras. Primeiro, provedores de nuvem aplicam vários níveis de segurança, incluindo criptografia avançada e controle de acesso, para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar seus dados. Eles também fazem backup automático de seus dados para que você não corra o risco de perder registros financeiros vitais. Se um funcionário perder um laptop ou um escritório for danificado por incêndio ou inundação, seus dados ainda estão seguros, pois estão armazenados online. Sua equipe de TI pode então se concentrar em proteger os terminais e garantir que os funcionários tenham os direitos de acesso adequados para suas funções.

7. Escalabilidade: Um dos recursos mais atraentes da nuvem é a escalabilidade. Gerenciar finanças com planilhas rapidamente se torna incontrolável conforme a empresa se expande, e os sistemas de contabilidade baseados em desktop geralmente oferecem funcionalidade limitada, o que pode prejudicar o crescimento de um negócio. Se você é uma startup com planos de expansão, por exemplo, você não quer ficar preso a um sistema que vai superar em um ano. Um software de contabilidade abrangente baseado em nuvem pode ser dimensionado e flexível para atender às suas necessidades de negócios; você pode começar com funções básicas de contabilidade e adicionar recursos e usuários à medida que sua empresa cresce.

8. Precisão: O software de contabilidade baseado em nuvem melhora a precisão, eliminando muitas das etapas manuais sujeitas a erros que são necessárias ao usar planilhas. Além de categorizar automaticamente as transações e calcular os impostos, o software em nuvem pode combinar as faturas recebidas com os pagamentos e remessas e até mesmo automatizar os processos de reconciliação, correspondência de transações internas com registros bancários e sinalização de erros.

9. Fonte única da verdade: Os sistemas de contabilidade em nuvem armazenam todas as informações financeiras em um único banco de dados, para que todos na organização trabalhem exatamente com as mesmas informações. Não há mais perda de tempo enquanto as equipes tentam descobrir qual versão de uma planilha é a correta. Um único, central, O conjunto de dados autorizado garante a consistência em todos os processos contábeis e relatórios financeiros.

10. Costumização: Cada negócio é diferente, É por isso que faz sentido escolher um software de contabilidade em nuvem que possa ser personalizado de acordo com as necessidades individuais de sua organização. Algumas soluções de contabilidade na nuvem permitem que você adapte processos e fluxos de trabalho para melhor corresponder à maneira como sua empresa opera. Você pode construir painéis personalizados que fornecem a cada usuário uma visão rápida de suas métricas mais importantes e outras informações. Você também pode adicionar identidade visual corporativa e terminologia específica da empresa.

11. Acessibilidade / disponibilidade: Ao contrário do software de contabilidade de desktop da velha escola, os sistemas baseados em nuvem libertam você dos confins do seu escritório. Com software de contabilidade online, usuários autorizados podem fazer login de qualquer local, 24/7, por meio de um navegador da web ou aplicativo móvel. Eles podem aprovar pagamentos ou enviar faturas sem ter que esperar até que estejam de volta ao escritório. Os membros da equipe de contabilidade estão sempre conectados às informações financeiras e análises em tempo real mais recentes. Como todos os dados são armazenados no mesmo sistema baseado em nuvem, é mais fácil compartilhar documentos eletrônicos entre os funcionários que trabalham em casa ou em trânsito. Você também não precisa comprar software adicional - como Citrix ou VPN - para acessar o verdadeiro software em nuvem.

12. Relatórios e visualização de dados em tempo real: Quando a empresa gerencia a contabilidade usando planilhas ou processos baseados em papel, é difícil conseguir um rápido, preciso, visão atualizada do desempenho empresarial. Como resultado, os líderes podem não identificar os problemas com antecedência suficiente para evitar que se transformem em problemas maiores. Os sistemas de contabilidade em nuvem podem resolver esse problema, fornecendo acesso em tempo real a dados financeiros centralizados. Em vez de esperar por relatórios históricos que estão desatualizados semanas ou meses, os usuários sempre têm uma visão atualizada da posição financeira atual da empresa. Painéis e outras ferramentas analíticas integradas traduzem dados complexos em gráficos fáceis de entender e indicadores-chave de desempenho. A visualização de dados permite que a equipe obtenha novos insights e identifique rapidamente as tendências que impactam os negócios, e custa significativamente menos com software em nuvem.

13. Possibilidades de integração: Alguns provedores de soluções de contabilidade em nuvem oferecem amplos conjuntos de aplicativos de negócios integrados que compartilham o mesmo banco de dados central. Conforme sua empresa cresce, você pode adicionar módulos que lidam com quase todos os aspectos do negócio, da folha de pagamento ao gerenciamento de estoque, marketing e comércio eletrônico. Como todos esses sistemas funcionam a partir do mesmo banco de dados, você terá um preciso, visualização em tempo real dos dados financeiros de toda a empresa. As soluções de nuvem líderes também criaram ecossistemas que incluem centenas de fornecedores que fornecem produtos complementares para adicionar funções de contabilidade especializadas ou fornecer automação adicional. Você também pode se conectar a plataformas de faturamento e pagamento online.

14. Colaboração: Como todos os dados financeiros são armazenados online em um único banco de dados, os membros da equipe podem colaborar com mais facilidade. Não há necessidade de gerenciar várias versões do mesmo arquivo ou copiar dados em pen drives para compartilhá-los com outras pessoas. Os funcionários podem trabalhar juntos em qualquer lugar, desde que tenham acesso à Internet. Isso pode acelerar o processo de fechamento financeiro e simplificar outras tarefas, como a previsão.

15. Eficiência: Processos de contabilidade automatizados, o acesso em tempo real a informações precisas e administração reduzida contribuem para uma função de contabilidade mais eficiente em geral, o que ajuda a aumentar a eficiência de todo o negócio. Sua equipe perderá muito menos tempo inserindo e verificando dados manualmente, e maior precisão e controles integrados significam que eles gastam menos esforço rastreando problemas, como faturas incompatíveis. Dados mais precisos e automação significam que os membros da equipe não precisam se esforçar para consolidar dados de sistemas distintos para cumprir prazos. E porque preciso, dados financeiros atualizados estão disponíveis em toda a organização, todos na empresa podem usá-lo para tomar decisões que melhoram o desempenho dos negócios.

Mude para a contabilidade em nuvem

Quer você seja uma empresa em crescimento ou uma corporação global, mudar para um sistema de software de contabilidade baseado em nuvem pode aumentar a eficiência e fornecer visibilidade em tempo real do desempenho financeiro. O software de gerenciamento financeiro NetSuite automatiza as transações diárias, acelera o processo de fechamento financeiro, e ajuda a garantir a conformidade com as regulamentações fiscais e padrões contábeis. Como o software é baseado em nuvem, você não precisa investir ou gerenciar hardware e software no local. Os membros da equipe podem acessar informações, aprove transações e colabore de qualquer lugar. O software de gerenciamento financeiro NetSuite se integra a todo o gerenciamento de pedidos NetSuite, inventário, CRM e funções de comércio eletrônico, fornecendo um conjunto unificado de aplicativos ERP para executar todo o negócio.

As soluções de contabilidade em nuvem oferecem benefícios significativos sobre produtos de contabilidade baseados em desktop e processos manuais baseados em planilhas. As principais soluções em nuvem automatizam todas as tarefas de contabilidade, reduzindo o esforço manual, melhorando a precisão e acelerando os processos de fechamento financeiro. Os funcionários podem acessar informações financeiras em tempo real e colaborar de qualquer lugar do mundo. Soluções abrangentes baseadas em nuvem se integram a uma ampla gama de outros aplicativos de negócios e são escalonáveis ​​e personalizáveis ​​para se ajustar às necessidades de empresas em crescimento.

Perguntas frequentes sobre os benefícios da contabilidade em nuvem

P:Quais são os benefícios da contabilidade em nuvem?

UMA: A contabilidade em nuvem oferece uma ampla gama de benefícios. Você não precisa comprar licenças de software ou manter hardware nas instalações de sua empresa; em vez de, seu provedor executa o software na nuvem, e você acessa pela internet, pagar pelo software com base em assinatura como um serviço. Os usuários podem trabalhar de qualquer lugar. O provedor atualiza automaticamente o software para adicionar novos recursos e acompanhar as mudanças nas regras fiscais e contábeis. Algumas soluções de finanças em nuvem também automatizam os processos de contabilidade de rotina e ajudam a garantir a precisão.

P:Por que a contabilidade em nuvem é boa para os negócios?

UMA: As soluções líderes de contabilidade em nuvem são extremamente escaláveis, para que possam atender às necessidades de expansão das empresas em crescimento. A contabilidade em nuvem também pode ajudar uma empresa a operar com mais eficiência. Os usuários podem trabalhar de qualquer local, com acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana a informações atualizadas sobre o seu negócio. As soluções modernas de contabilidade na nuvem automatizam processos manuais demorados e sujeitos a erros e economizam o dinheiro da sua empresa em licenças, servidores e tempo da equipe de TI.

P:O que é nuvem e seus benefícios?

UMA: A nuvem disponibiliza os dados online a qualquer hora, em qualquer lugar, a partir de qualquer dispositivo. Seus dados e programas são armazenados em uma rede de servidores conectados operando como um único sistema escalonável. Se o seu escritório for afetado por uma situação de emergência, como uma inundação ou incêndio, não há desaceleração na produtividade, porque você pode fazer login no sistema pela Internet.

P:Quais são os benefícios da contabilidade?

UMA: A contabilidade é uma disciplina ampla que se concentra nas atividades financeiras atuais de uma empresa. Os contadores ajudam os proprietários de empresas a criar orçamentos e controlar despesas, gerenciar o fluxo de caixa e prever receitas. Como resultado, líderes de negócios podem tomar decisões mais informadas sobre grandes despesas, avaliar pessoal e folha de pagamento, rastrear despesas de negócios, mantenha o controle sobre a saúde financeira e o crescimento dos negócios e mantenha registros de negócios precisos.