Um guia de modelagem financeira para startups e pequenas empresas

p A incerteza econômica já era uma grande preocupação para as pequenas empresas pesquisadas pelo NFIB, e esses resultados refletem condições pré-pandêmicas. Essa incerteza é um grande motivo pelo qual os líderes financeiros querem entender melhor como e onde seu dinheiro é gasto, e construir modelos financeiros é uma disciplina importante para isso.

O que é modelagem financeira?

p Um modelo financeiro é usado para prever como o negócio pode se sair no futuro. Para pequenas e grandes empresas, os modelos financeiros geralmente são desenvolvidos no Microsoft Excel ou em um software de modelagem financeira mais avançado. Eles vinculam as demonstrações financeiras da empresa a fórmulas para prever o desempenho financeiro futuro com base em certas suposições. A pessoa que está construindo o modelo pode alterar as suposições para ver o efeito que isso tem sobre os planos e o lucro da empresa.

p As suposições são suposições altamente fundamentadas em números históricos, tendências, condições externas, dados da indústria e do mercado.

Por que os modelos financeiros são importantes para startups e pequenas empresas?

p Não importa a condição da economia, as empresas enfrentam desafios ou descobrem oportunidades que não foram previstas. Um fornecedor pode estar tendo dificuldades. Ou a empresa pode estar localizada em uma parte do país suscetível a interrupções relacionadas ao clima. Seus maiores clientes podem mudar para um produto concorrente, ou eles vão dobrar seus negócios com você. Você pode descobrir um novo modelo de negócios que decola inesperadamente. Ao desenvolver um modelo financeiro que permite analisar os resultados de eventos como esses, você pode estar mais bem preparado para lidar com esses cenários e outros semelhantes, caso eles ocorram.

p Ao construir um modelo que considera o impacto comercial de eventos extraordinários, você pode definir como lidaria com eles, caso ocorressem. O desenvolvimento de um modelo que o ajude a entender como você reagiria a mudanças previsíveis lhe dará uma vantagem inicial para lidar com um desafio imprevisto.

p Em seu nível mais alto, seu modelo de negócios deve ajudá-lo a entender o que você faria se:

1. A receita continua exatamente como no ano passado ou mais
2. A demanda aumenta significativamente em comparação com o passado recente
3. A demanda cai significativamente

p As implicações de primeira linha para o fluxo de caixa e demanda de produto em cada um desses cenários terão um efeito em cada área funcional da empresa, das finanças ao marketing. O modelo ajuda a determinar as etapas que você executaria para manter os clientes satisfeitos enquanto gerencia o pico ou a queda na demanda.

p Você não quer ficar contando coletes salva-vidas enquanto o barco está afundando. Da mesma forma, você não quer ficar sem cabines se o cruzeiro tiver um aumento repentino de popularidade.

p Um plano de negócios que leve em conta as prováveis ​​mudanças nas condições de negócios não apenas o deixará mais preparado; também irá demonstrar aos credores, investidores ou adquirentes que você refletiu sobre o que é necessário para que os negócios continuem bem-sucedidos em condições adversas ou inesperadas.

p Construir um modelo financeiro pode ser intimidante para pequenas empresas, mas é absolutamente necessário. Além de se preparar para potenciais resultados futuros, as startups podem usar um modelo financeiro para descobrir quanto cobrar por produtos ou serviços para obter lucro. A modelagem financeira também pode ser fundamental para estabelecer uma boa disciplina financeira, acompanhando o desempenho em relação aos planos.

p O que mais, se uma empresa quiser um empréstimo ou investimento, startups e pequenas empresas precisarão construir um modelo financeiro para criar as projeções financeiras de que os credores e investidores exigem.

Tipos de modelos financeiros

p As pequenas empresas que já existem há algum tempo podem combinar dados financeiros históricos com informações da indústria e relatórios de mercado para construir modelos de dados. Iniciantes, Contudo, muitas vezes se depara com o problema de tentar descobrir quais dados usar para a base de seus modelos financeiros, uma vez que eles têm pouco ou nenhum histórico de vendas ou métricas sobre a satisfação do cliente. Eles podem olhar para a indústria e pesquisas de mercado, como Standard and Poor's (S&P) ou Dun &Bradstreet, para obter médias nacionais para empresas em mercados adjacentes. Os números podem incluir custos padrão de receita em todos os setores, a porcentagem da receita atribuída ao custo direto das vendas ou a porcentagem da receita que vai para despesas gerais. A U.S. Small Business Administration fornece alguns exemplos de suposições financeiras que podem ser um bom lugar para começar.

Modelo de três declarações

p O modelo financeiro mais importante, e aquele em que todos os outros modelos financeiros se baseiam, é o modelo de três afirmações. O modelo de três demonstrações vincula três demonstrações financeiras principais - demonstração de resultados, balanço patrimonial e declaração de fluxo de caixa - com suposições e fórmulas baseadas em Excel e cria uma previsão para um determinado período de tempo. Ele começa com a receita e também pode calcular despesas, os devedores, credores, ativos fixos e muito mais.

p Um funcionário que constrói um modelo financeiro no Excel criará guias para a demonstração de resultados (mostrando receitas e despesas), balanço (detalhando ativos e passivos), demonstração do fluxo de caixa (entrada de dinheiro x saída de dinheiro), despesas de capital e custos de depreciação para estabelecer uma imagem clara de seus negócios existentes. Um profissional de finanças pode então usar esses números históricos para desenvolver suposições-chave - que geram resultados previstos - e aplicar fórmulas baseadas em Excel para ver as projeções. Como uma mudança na demanda por seus produtos afetará o crescimento da receita e o custo dos produtos vendidos (CPV)?

p Na demonstração de resultados, suposições podem incluir projeções de receita (valor médio do pedido menos reembolsos / descontos), valor médio do pedido, reembolsos como uma porcentagem da receita, descontos como porcentagem da receita, CPV como percentual da receita e despesas operacionais como percentual da receita.

p Assim que o modelo financeiro de três demonstrações estiver em vigor, outros modelos financeiros podem ser aplicados para prever os efeitos de várias suposições.

Sensibilidade ou análise de variações hipotéticas

p Este tipo de modelo mostra os efeitos das mudanças nas premissas, como preço de venda, custos da cadeia de suprimentos, custos fixos, vendas previstas, custos de entrega e outros números variáveis. Os modelos de análise de sensibilidade geralmente mudam uma variável de cada vez e, em seguida, demonstram o impacto dessa mudança. Como alterar o preço da embalagem ou o orçamento de publicidade afeta a previsão? A empresa pode atingir o ponto de equilíbrio se alterar o preço médio de venda?

p Por esta razão, a análise de sensibilidade também é chamada de análise "e se". Desafia a pessoa que olha para os números a considerar a confiabilidade das suposições feitas. O que acontecerá se os resultados reais forem muito diferentes das expectativas? Quais fatores têm maior impacto na previsão?

Análise de cenário

p Este modelo financeiro está intimamente relacionado à análise de sensibilidade, mas envolve a alteração de todas ou muitas variáveis ​​ao mesmo tempo. Uma análise de cenário analisa o que aconteceu no passado e o que pode acontecer no futuro, incluindo mudanças importantes que teriam um impacto duradouro na empresa. Normalmente inclui um caso-base, cenário de pior e melhor caso. A análise de cenário pode ser usada, por exemplo, para modelar os efeitos da pandemia de coronavírus, um desastre natural ou a perda de um cliente crítico nas vendas totais de uma empresa.

Modelo de previsão estratégica

p As empresas usam um modelo de previsão estratégica para ver como as várias iniciativas que ele está considerando moveriam a agulha no longo prazo, metas estratégicas. Também chamada de previsão de longo alcance, este modelo ajuda as organizações a avaliar o impacto dos projetos corporativos, iniciativas de tesouraria e planos de marketing e análise de sua estratégia de longo prazo. Por exemplo, uma empresa pode usar o modelo de previsão estratégica para projetar os custos e receitas potenciais de abertura de uma segunda fábrica, construir lojas em outro país ou lançar uma nova linha de produtos. Ele pode então determinar se é do interesse da empresa prosseguir com esses projetos.

Análise de fluxo de caixa descontado

p Um dólar hoje sempre vale mais do que um dólar daqui a dois anos. Se você não fizer nada para o seu negócio e ele gerar uma quantia previsível de dinheiro a cada mês, você conhece seu fluxo de caixa. Se você fizer um investimento agora que irá produzir novos fluxos de receita no futuro, que o dinheiro futuro não vale tanto em dólar por dólar quanto o dinheiro que você está gastando agora.

p Em vez de investir esse dinheiro em seu negócio - abrindo um novo escritório, comprar novos equipamentos ou comprar mais estoque, por exemplo, você pode investi-lo e obter um retorno. Você também pode depositar e ganhar juros. Então, para saber o valor de um investimento agora, você precisa descontar o dinheiro que espera ganhar no futuro, que é onde entra a análise do fluxo de caixa descontado.

p A parte complicada é decidir qual deve ser essa taxa de desconto. Digamos que você tenha um cliente que está pronto para assinar um contrato de cinco anos para comprar alguma quantidade do produto, e essa é a base para seu novo investimento. Contanto que esse cliente tenha um negócio forte, você tem uma coisa certa - você sabe que a empresa receberá uma determinada quantia de receita por cinco anos. Você pode investir e usar a taxa de juros em alguma outra coisa certa (como uma letra do Tesouro de cinco anos) para determinar seu fluxo de caixa descontado.

p Se o seu retorno estimado sobre os investimentos tem sido historicamente 90% do que você esperava inicialmente, então sua taxa de desconto precisa refletir isso. Dessa forma, sua taxa de desconto reflete o que você poderia ganhar se apenas investisse o dinheiro, além de uma medida de risco com base nas tendências de mercado, sua própria história ou ambos. Você usará essa taxa de desconto para calcular o valor presente líquido do seu investimento, e se for positivo, você está fazendo um bom investimento.

p Uma razão pela qual o investimento de capital parou em muitos setores durante a pandemia de COVID-19 é o fator de risco associado a negócios futuros. Na maioria dos casos, é muito difícil estimar uma taxa de desconto adequada porque, no momento, ninguém sabia como seria a pandemia e o quanto ela afetaria os negócios e a economia a longo prazo.

p Calcular o valor presente líquido dos investimentos é a melhor maneira de determinar se um investimento é bom ou não. Mas a qualidade do cálculo depende muito de sua capacidade de definir a taxa de desconto certa.

Modelos financeiros fundamentais para pequenas empresas

p Estes são os modelos que o ajudarão a entender o desempenho de sua empresa:

1. Declarações financeiras: Um modelo financeiro útil que inclui uma previsão das demonstrações financeiras é a melhor maneira de comunicar o desempenho financeiro da empresa entre os bancos, investidores, governos, auditores ou qualquer outra parte.
2. Receita: Isso mostra como os proprietários de empresas serão pagos e quando serão pagos. Essas são as coisas que os proprietários de negócios precisam entender para descobrir como definir o preço, como os clientes vão pagar por ele e com que frequência os clientes vão comprá-lo.
3. Margem de crescimento: Com o dinheiro que você cobra dos clientes na receita, quanto vai ser gasto na entrega do produto ou serviço e o que sobra. Isso vai lhe dizer se você tem dinheiro para apoiar e expandir o negócio e ter lucro.
4. Despesas operacionais: Qual é o custo para realmente operar o negócio? O que é preciso do suporte, marketing, custo administrativo, aos serviços, software etc.?
5. Capital de giro: Muitos empreendedores e proprietários de pequenas empresas não percebem que será necessário capital ou dinheiro para iniciar o negócio ou mesmo expandir para uma nova linha de negócios. Os proprietários de empresas precisam entender quanta receita você precisa gerar dos clientes para, eventualmente, ganhar dinheiro suficiente para sustentar o negócio depois de pagar a margem operacional e bruta.
6. Investimento ou despesas de capital: Geralmente, isso ocorre quando as pequenas empresas precisam levantar dinheiro ou falar com o banco para obter empréstimos ou aumentar as linhas de crédito. Os proprietários de empresas precisam ser capazes de apoiar a rapidez com que os investidores podem obter o retorno de seu investimento.

O que um modelo financeiro diz a uma empresa?

p Ter um modelo financeiro não apenas informa aos investidores ou credores sobre a saúde do negócio - pode melhorar a tomada de decisões e, em última análise, facilitar uma melhor gestão dos negócios. Para pequenas empresas, os modelos financeiros podem responder a algumas perguntas básicas para garantir que o modelo de receita seja sólido.

p O modelo financeiro de três demonstrativos ajuda o orçamento de uma pequena empresa e rastreia os gastos reais em relação a esse orçamento. Isso torna mais fácil ver possíveis desacelerações no fluxo de caixa e saber se e quando cortar custos. E os modelos financeiros ajudam as empresas a planejar e estimar quando e quanto precisarão gastar para atingir certos marcos de receita, clientes totais ou outros KPIs.

p Por exemplo, Slidebean, uma empresa que fornece software para ajudar a construir apresentações para startups, usa duas premissas para seu modelo financeiro:o número de funcionários e o número de usuários ativos. Quando o número de usuários ativos aumenta em um determinado número, o modelo diz à empresa para contratar outro agente de suporte.

p Um modelo financeiro também permite que a empresa faça projeções nas demonstrações financeiras e acompanhe KPIs, como o crescimento da receita, margem bruta, receita operacional, lucro antes da receita e impostos (EBIT), margem de lucro e margem de lucro líquido.

O que um modelo financeiro diz a uma empresa?

p O especialista em finanças Eric Andrews diz que a maioria dos investidores deseja ver um plano de quatro anos para startups. Para pequenas empresas que tentam obter um empréstimo, alguns bancos vão pedir para ver as projeções daqui a cinco anos, com números mais detalhados para o primeiro ano. Para construir um modelo financeiro:

1. Codifique seu modelo por cores. Identifique as premissas em azul (esse é o padrão da indústria para informar às pessoas que o número pode ser alterado). Os números em preto estão vinculados a fórmulas.
2. Comece gerando as informações básicas necessárias para o modelo de receita. Para uma empresa de venda de produtos baseada em assinatura, por exemplo, em um tipo de guia de planilha do Excel em duas premissas principais - gastos com publicidade e custos pagos de aquisição de clientes. Em seguida, calcule o número de novos compradores. Isso é calculado considerando os gastos com publicidade / custos de aquisição de clientes.
3. Em uma guia separada, comece a construir as premissas necessárias para prever a demonstração de resultados. Comece com as suposições sobre receita / vendas, CPV e despesas operacionais.
4. Para prever vendas, coloque suposições sobre o valor médio do pedido (com base no preço do produto), reembolsos como uma porcentagem dos pedidos e descontos como uma porcentagem dos pedidos. Faça isso mês a mês ou ano a ano em toda a linha.
5. Para prever o COGS, suposições de entrada sobre o custo do produto, despesas de cumprimento, serviço ao cliente e taxas do comerciante e inclua tudo isso como uma porcentagem da receita.
6. Para prever despesas operacionais, insira suposições sobre o número de funcionários, salários e benefícios, bem como despesas como publicidade, renda, etc.
7. Acima dessas suposições, construir a demonstração de resultados. Na planilha do Excel, essas premissas agora serão vinculadas a fórmulas na demonstração de resultados para prever a receita, receita liquida, COGS, lucro bruto, despesa operacional, lucro operacional e lucro líquido.
8. Ao alterar uma ou mais suposições, a empresa pode ver o efeito das mudanças em áreas-chave da empresa.

Facilite a modelagem financeira com software

p A maioria das pequenas empresas e startups não automatizou sua modelagem financeira. Na verdade, apenas 11% das pequenas empresas pesquisadas pela Robert Half disseram que automatizaram esse processo. Ainda, um quarto disse que irá automatizá-lo em algum momento no futuro.

p Existem vantagens claras em automatizar a modelagem financeira - ela pode lidar com conjuntos de dados mais complexos e visualizar projeções para torná-los mais digeríveis. A automação pode aumentar a precisão e reduzir o tempo necessário para concluir as previsões. Também permite uma comparação fácil entre os resultados reais e os previstos.

p Mas mesmo sem modelagem financeira automatizada, o uso de tecnologia para automatizar outras partes do processo contábil necessário para criar demonstrações financeiras proporciona economia de tempo e custo graças à maior velocidade e precisão. Por exemplo, quase 40% das empresas com receita inferior a US $ 499 milhões pesquisadas pela Robert Half disseram que automatizaram a geração de relatórios financeiros. A finalização desses relatórios agora leva 10 dias, em comparação com 13 dias em 2018.

p Cada startup e pequena empresa precisa de modelagem financeira. A U.S. Small Business Administration afirma que a gestão financeira inclui contabilidade, declarações financeiras, projeções e financiamento. Todas essas atividades podem oferecer aos proprietários de empresas uma orientação valiosa, permitindo-lhes tomar decisões que ajudarão suas empresas a prosperar e crescer.

p Um estudo do Federal Reserve Banks de Chicago e San Francisco encontrou uma correlação direta entre a gestão financeira e a saúde financeira das pequenas empresas. E quanto melhor uma empresa entende os números em seus relatórios financeiros e mais frequentemente ela os analisa, o mais provável é que tenha sucesso. O estudo descobriu que a maioria das empresas financeiramente saudáveis ​​tinha um forte conhecimento financeiro, experiência em obter financiamento de um banco e um compromisso de desenvolver um orçamento em comparação com pessoas com problemas de saúde financeira.