Planejamento de fornecimento eficiente:um guia passo a passo

Visão geral

Projetar um plano de fornecimento eficiente envolve um processo de quatro etapas:priorizar o estoque com uma análise ABC, definir uma estratégia de pedidos para cada categoria, definir parâmetros precisos do sistema e concentrar esforços de gerenciamento em itens “A” de alta prioridade para evitar rupturas de estoque e reduzir o excesso de estoque.

Muitos planejadores, compradores e analistas de suprimentos muitas vezes têm dificuldades com o planejamento de suprimentos. Mas o que isso realmente significa e o que envolve?

Neste artigo, fornecemos um guia completo sobre o que é um plano de abastecimento, como gerenciá-lo de forma eficaz, por que é importante e as melhores práticas para fazê-lo corretamente.

O que é um plano de abastecimento?

Em rigor, um plano de abastecimento engloba todas as ações que antecipam a quantidade de stocks, bens ou serviços necessários para gerir (e garantir) a sua disponibilidade, permitindo que o processo de produção ou comercialização decorra sem problemas. No entanto, é muito mais complexo do que isso.

Um plano de fornecimento difere do planejamento de demanda. O primeiro diz respeito aos canais de distribuição, às políticas de inventário e ao ciclo de vida do produto, enquanto o planeamento da procura centra-se principalmente na previsão e em tudo o que isso implica.

Além disso, os horizontes de planeamento para o planeamento da oferta e da procura tendem a diferir significativamente. Geralmente, o planeamento de abastecimento é de natureza mais operacional, abordando necessidades de curto e médio prazo, seja para um centro de distribuição, loja ou sucursal.

O planejamento da demanda, por outro lado, normalmente cobre um período mais longo, muitas vezes determinando planos de vendas para os próximos 12 meses ou mais.

Uma distinção fundamental reside nos seus objectivos:o planeamento da procura visa cumprir um orçamento de vendas, enquanto um plano de fornecimento procura evitar a escassez de stock em todos os locais.

A importância de um plano de abastecimento

Um plano de fornecimento bem estruturado oferece inúmeros benefícios, tornando essencial que as organizações tenham uma estrutura clara em vigor.

Um bom plano de abastecimento permite:

• Melhor comunicação em toda a organização e maior proatividade, proporcionando uma visão estratégica que reduz emergências e compras urgentes dispendiosas.
• Níveis de estoque reduzidos, alcançados por meio de melhor gestão de recursos e capital de giro. Também alinha a estratégia de fornecimento com processos táticos e operacionais.

Desenhar um plano de fornecimento que funcione

Existem várias maneiras de desenvolver um plano de abastecimento, mas diversas táticas comprovadas podem ajudar a garantir o sucesso.

O primeiro passo é analisar o sortimento de produtos e identificar os itens mais importantes para os clientes, priorizando-os para determinar a estratégia adequada. Feito isso, estabeleça regras de negócios claras para garantir que o plano de fornecimento esteja alinhado com os objetivos gerais da organização.

Uma das principais causas da obsolescência, do excesso de estoque e do “combate a incêndios” reativo é que os planejadores muitas vezes se concentram nos produtos errados. Uma análise ABC cuidadosamente executada pode ajudar a superar esse problema.

Com as quatro etapas a seguir, você será capaz de criar um plano de abastecimento de forma correta e eficaz:

Etapa 1:Realize uma análise ABC

Uma análise ABC envolve a classificação de todos os itens de inventário de acordo com a sua contribuição para a receita global:por margem bruta, preço de custo, volume de negócios ou outra métrica relevante.

Normalmente, 80–90% da receita total é gerada por apenas 10–20% do sortimento. Um ponto de partida eficaz é analisar a contribuição pela margem de lucro, por exemplo.

A análise ABC final deve sempre utilizar os critérios mais relevantes para a empresa, aqueles que produzem resultados claros e acionáveis ao determinar quais itens são mais importantes que outros.

Etapa 2:Determine a estratégia apropriada

Uma estratégia de estoque gira em torno de duas questões principais:quando pedir e quanto pedir. Esta estratégia dependerá em grande parte da urgência e/ou importância de cada item.

Para evitar rupturas dispendiosas, os itens A (produtos de alta prioridade) são geralmente pedidos com mais frequência do que os itens C, conforme definido pela classificação ABC. Para cada categoria, deve ser alcançado um equilíbrio entre os níveis de serviço alvo e os custos de inventário.

Etapa 3:Defina os parâmetros

A estratégia escolhida deve ser traduzida nas configurações corretas dos parâmetros do seu sistema de gerenciamento de estoque. As principais questões incluem:

• Como os níveis de serviço devem ser levados em consideração?
• Os ciclos de compra devem seguir intervalos fixos ou variáveis?
• Como as quantidades dos pedidos devem ser calculadas?

Esses parâmetros garantem consistência e precisão nos processos de aquisição.

Etapa 4:Concentre-se nos itens A

Uma vez estabelecidos os parâmetros, os planeadores devem concentrar os seus esforços nos produtos mais críticos.

Dada a importância dos itens A, é vital monitorar de perto as previsões de vendas e acompanhar as flutuações da demanda. Existem picos repentinos? As estimativas devem ser ajustadas à luz de novas informações de mercado ou de promoções futuras?

Uma vez definido o plano de fornecimento, certas ferramentas podem refinar e otimizar ainda mais a estratégia. Abaixo, descrevemos várias maneiras pelas quais sua empresa pode levar suas operações para o próximo nível.

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Como otimizar o plano de abastecimento

Muitas empresas, na busca por propostas de valor exclusivas, desenvolveram extensos sortimentos com milhares de SKUs. Embora isto ofereça aos clientes mais opções de escolha, também introduz desafios de gestão significativos.

Com sortimentos tão extensos, muitas empresas investem recursos consideráveis na gestão de milhares de itens que contribuem pouco para o lucro global, mas que possuem um valor significativo para o cliente final. Com isto em mente, como podem as empresas maximizar o valor do seu sortido sem comprometer a sua capacidade de satisfazer as necessidades dos clientes?

Refinando o plano de abastecimento

Otimizar um plano de fornecimento não envolve apenas gerenciar com eficiência linhas de alto desempenho. Para maximizar a rentabilidade, as decisões de inventário devem ser tomadas com cuidado, especialmente para os itens que agregam menos valor.

No entanto, sem uma compreensão completa da variedade, como você pode ter certeza de que está fazendo as escolhas certas?

Um item de baixa rotatividade pode parecer um espaço de depósito desperdiçado, mas para alguns clientes pode ser o motivo pelo qual escolheram seu negócio. Por outro lado, se um produto produz retornos mínimos, vale realmente a pena o investimento para mantê-lo constantemente disponível?

O gerenciamento de itens de baixo valor exige o equilíbrio dos níveis de serviço com o investimento controlado em estoque. Para fazer isso de forma eficaz, as empresas precisam de uma visibilidade clara sobre como cada item contribui para os objetivos corporativos. Classificar itens por importância estratégica permite uma abordagem de gestão mais personalizada.

Definição de item de cauda longa

A cauda longa refere-se aos itens que contribuem com menor valor para o sortimento, normalmente os 5% mais pobres do faturamento.

Para muitas empresas, identificar esses itens é um desafio. No entanto, uma análise ABC bem concebida fornece a clareza necessária para identificá-los. Embora a realização de uma análise ABC ofereça informações valiosas sobre o sortimento, é essencial que os parâmetros de análise estejam estreitamente alinhados com os objetivos gerais de negócios da organização.

Se a satisfação do cliente for o foco principal, categorizar os itens apenas pela margem pouco ajudará a empresa a atingir seus objetivos. A forma como você define os limites do seu sortimento dependerá em grande parte de quais KPIs são mais críticos para a organização.

Em termos gerais, existem dois objetivos principais que moldam os KPIs:

• Foco nas margens de lucro ou no volume de negócios; ou
• Foco na satisfação do cliente, medida por meio de linhas de pedido ou dados de transações.

Redução dos níveis de estoque para um plano de abastecimento eficaz

Para refinar o sortimento e apoiar uma melhor tomada de decisões, as empresas podem tomar três medidas fundamentais para otimizar o inventário, melhorar o fluxo de caixa e maximizar a rentabilidade de cauda longa.

1. Decisões de estocagem

Certos itens de cauda longa podem não justificar o estoque, pois suas margens não compensam o investimento. No entanto, removê-los pode impedir os clientes de comprar itens com margens elevadas.

Por exemplo, embora seja improvável que parafusos e porcas gerem margens elevadas, os clientes não comprarão componentes mais caros se não conseguirem obter todas as peças que os acompanham. Além disso, alguns itens que não estão atualmente em estoque podem ser melhor mantidos em estoque o tempo todo, especialmente aqueles com prazos de entrega longos ou baixa confiabilidade do fornecedor.

Ao tomar decisões sobre estoque, as empresas devem considerar uma série de fatores:

• Qual margem o produto oferece?
• Isso influencia as vendas de outros itens?
• Existem produtos alternativos disponíveis?
• Isso afeta o relacionamento com os fornecedores?
• É importante para os principais clientes?

2. Reavaliar a política de inventário

Como muitos itens de cauda longa tendem a ter uma demanda volátil ou errática, pode ser difícil determinar os níveis de estoque apropriados. Os requisitos de estoque de segurança variam dependendo da importância de cada item, o que significa que os itens A normalmente exigem estoque de segurança mais alto, pois a ruptura de estoque para esses produtos pode ser muito cara. Por outro lado, determinar o estoque de segurança para itens de cauda longa costuma ser mais desafiador.

A manutenção de stocks de segurança excessivos pode ocupar desnecessariamente capital de giro em inventários de movimentação lenta que correm o risco de se tornarem obsoletos, enquanto stocks insuficientes podem prejudicar as vendas e decepcionar os clientes. Para evitar esses cenários, é essencial garantir que os níveis de estoque sejam adequados. Alcançar isso requer uma consideração cuidadosa de uma série de fatores relevantes.

3. Priorize áreas que requerem atenção

Uma análise ABC bem executada ajuda a identificar quais áreas do sortimento requerem maior foco. Com uma visão clara sobre quais itens impulsionam o desempenho, as empresas podem direcionar seus esforços para onde terão maior impacto.

Por exemplo, a otimização de itens de cauda longa pode envolver a renegociação de quantidades mínimas de pedidos, o ajuste de prazos de entrega ou a contratação de novos fornecedores.

Esta abordagem não só equilibra os inventários, mas também liberta capital de maneio para reafectação noutros locais.

Ao rever continuamente cada categoria revelada pela análise ABC, as empresas obtêm uma imagem mais clara do desempenho global, permitindo-lhes identificar e resolver potenciais áreas problemáticas antes que estas aumentem.

Conclusão final

Um plano de fornecimento bem estruturado e baseado em dados não é apenas uma necessidade operacional, é uma vantagem estratégica. Ao focar nos produtos certos, definir parâmetros inteligentes e refinar continuamente sua abordagem, você pode melhorar a eficiência, aumentar a satisfação do cliente e gerar lucratividade sustentável.