Guia de análise financeira para pequenas empresas

p Ao procurar um analista financeiro, uma pequena empresa postou uma lista procurando alguém que pudesse trabalhar com a equipe de finanças para criar relatórios financeiros, analisar dados, revisar custos e preparar demonstrações financeiras mensais. Os deveres do trabalho incluem a análise e interpretação dos dados financeiros para observar o desempenho financeiro anterior e influenciar positivamente as "probabilidades financeiras futuras".

p A pessoa compararia os resultados reais aos orçamentos e previsões para determinar o desempenho financeiro. Eles revisariam regularmente os custos e realizariam análises do projeto, desenvolver relatórios de previsão e criar cronogramas financeiros usados ​​nas revisões operacionais mensais e nos processos de orçamento e previsão. E eles combinariam dados financeiros e operacionais históricos com outros dados não estruturados em tudo isso.

p Essa descrição de cargo fornece uma ótima introdução ao que a análise financeira implica para uma pequena empresa.

O que é análise financeira?

p Como a descrição do trabalho sugere, a análise financeira é a prática de revisar o desempenho financeiro anterior, comparar orçamentos com resultados reais e executar previsões financeiras para fornecer às pequenas empresas os dados de que precisam para tomar decisões informadas. Este exercício ajuda a empresa a entender onde está financeiramente, enquanto planeja o futuro de curto e longo prazo.

Noções básicas de análise financeira para pequenas empresas

p Idealmente, as pequenas empresas devem analisar suas finanças todas as semanas. Existe uma forte ligação entre os líderes de negócios que monitoram e compreendem a saúde financeira de seus negócios e o sucesso, empresas em crescimento. Um estudo do Federal Reserve observou 78% e 92% das empresas com saúde financeira excelente e acima da média, respectivamente, teve renda anual de pelo menos US $ 1 milhão. Quarenta por cento das empresas com problemas de saúde financeira, por outro lado, teve receita inferior a $ 100, 000

p Adicionalmente, o estudo descobriu que 90% das organizações com excelente saúde financeira sempre elaboram um orçamento e têm uma conta bancária separada para a folha de pagamento, em comparação com apenas 5% daqueles com problemas de saúde financeira.

O que eu preciso para realizar uma análise financeira?

p Para realizar uma análise financeira, uma empresa precisa de todos os seus dados históricos. Acompanhe todas as receitas, pagamentos, depósitos, faturas e registros de despesas comerciais porque você precisará dessas informações para criar demonstrações financeiras. As demonstrações financeiras mais críticas incluem a demonstração de resultados, balanço patrimonial e demonstração de fluxo de caixa, além de relatórios de contas a receber, relatórios de contas a pagar e relatórios de inventário.

p Inspecione os números nessas declarações cuidadosamente para identificar qualquer coisa que não faça sentido ou seja anômala em comparação com as semanas / meses anteriores. Isso pode sinalizar um problema ou revelar uma mudança que a empresa deve fazer para economizar dinheiro ou impulsionar o crescimento das vendas. Essas informações o ajudarão a avaliar duas dimensões da saúde financeira do negócio - margens e utilização de capital - e fornecerá a base para muitas outras métricas detalhadas.

Por que preciso realizar uma análise financeira?

p O estudo do Federal Reserve diz que pequenas empresas financeiramente saudáveis ​​têm quatro coisas em comum:elas têm um forte conhecimento e experiência com vários tipos de crédito, manter um nível mais alto de saldos de crédito não utilizados, elabore um orçamento com mais regularidade e economize dinheiro especificamente para as obrigações da folha de pagamento.

p Esse estudo mostrou que existe uma “correlação direta entre a gestão financeira e a saúde financeira das pequenas empresas”. Ser capaz de entender uma demonstração financeira - e tomar decisões com base em números - pode fazer a diferença para que uma empresa seja capaz de sobreviver e crescer. Fatores e métricas a serem rastreados em uma análise incluem lucratividade, ciclo de fluxo de caixa, requisitos de capital de giro, ativos líquidos / quase líquidos disponíveis, crédito para financiar operações / expansão e pontuação de crédito pessoal.

Componentes-chave para análise financeira

p Produzir demonstrações financeiras precisas para trabalhar é o primeiro passo para uma análise financeira sólida. Cada declaração fornece informações que podem ser usadas para analisar a situação financeira da empresa. Quatro demonstrativos de que toda empresa precisa são uma demonstração de resultados, balanço patrimonial, demonstração do fluxo de caixa e demonstração dos lucros retidos.

Declaração de renda

p Uma declaração de renda ilustra a receita líquida ou perda líquida do negócio - se as despesas excederem a receita, então você verá uma perda líquida e vice-versa. Isso é medido pelo cálculo das margens de lucro, incluindo a margem de lucro bruto, margem de lucro operacional e margem de lucro líquido. Avaliação da Diretoria, uma consultoria com sede no Reino Unido que ajuda conselhos e diretores a desenvolver as melhores práticas de governança, diz que em uma empresa financeiramente forte, essas métricas não devem mudar muito ano após ano.

p Para encontrar a margem de lucro bruto, uma empresa simplesmente divide o lucro bruto pelas vendas e multiplica esse número por 100.

p Digamos que a confeitaria "Chip Off the Old Block" tenha um lucro bruto de $ 800 e $ 1, 000 em receita; a margem de lucro bruto é de 80%. Isso significa que os custos diretos de produção de suas guloseimas saborosas são de 20% da receita, e sobram 80% para cobrir outras despesas e distribuir o lucro às partes interessadas. Margens de lucro bruto mais altas são boas - indicam que a empresa está convertendo seu produto em lucros de maneira eficiente.

p O segundo número a observar é a margem de lucro operacional, o que é um bom indicador de se a empresa está ganhando dinheiro com seu negócio principal e de como está sendo administrada. A margem de lucro operacional é calculada tomando o lucro antes de juros e impostos ou EBIT (lucro bruto - despesas operacionais), dividindo isso pela receita e multiplicando esse número por 100.

p Se Chip Off the Old Block tiver $ 500 em EBIT de $ 1, 000 em receita, a margem de lucro operacional é de 50%. Isso significa que 50% da receita da empresa está disponível para pagar custos não operacionais. O aumento das margens operacionais pode indicar melhor gerenciamento e controle de custos dentro de uma empresa.

p Finalmente, a margem de lucro líquido é uma indicação do sucesso geral do negócio. Uma margem de lucro líquido mais alta indica que a empresa está convertendo vendas em lucro de maneira eficiente. A margem de lucro deve ser medida dentro do contexto da indústria específica em que a empresa opera.

p Para calcular a margem de lucro líquido, divida o lucro líquido pelas vendas e multiplique o resultado por 100. Se Chip Off the Old Block tiver h $ 400 de lucro líquido e $ 1, 000 em receita, a margem de lucro líquido é de 40%. Isso significa que para cada $ 1 de receita, a empresa ganha 40 centavos de lucro.

Balanço patrimonial

p A análise dos balanços pode indicar o quão bem a empresa está usando seu capital, por que a empresa pode estar pedindo dinheiro emprestado e se esse empréstimo é justificado.

p Dois cálculos concluídos usando informações da demonstração do resultado e do balanço patrimonial são o percentual de retorno sobre os ativos e o índice de capital de giro. O retorno sobre os ativos é obtido dividindo o lucro após os impostos pelo total de ativos e multiplicando esse número por 100.

p Então, se Chip Off the Old Block ganhou $ 400 de lucro líquido e tem $ 10, 000 em ativos, isso faria com que seu retorno sobre os ativos fosse 4%. Para cada dólar em ativos, ganhou quatro centavos de lucro. A empresa pode então comparar essa porcentagem com a de outras padarias com a eficiência com que converte o dinheiro investido em ativos em lucro.

p Outra métrica financeira importante é o índice de capital de giro e qual é esse índice como porcentagem das vendas, por exemplo. O índice de capital de giro e o capital de giro como percentual das métricas de vendas mostram como a empresa está usando seu capital e também sua liquidez.

p Para encontrar o índice de capital de giro, simplesmente divida o ativo circulante pelo passivo circulante. Um índice de menos de um é um sinal de alerta de problemas de fluxo de caixa, enquanto um rácio de cerca de dois indica uma sólida liquidez de curto prazo. Se Chip Off the Old Block tiver $ 10, 000 em ativos e $ 5, 000 em passivos, seu índice de capital de giro é 2.

p A empresa pode medir o quão bem está usando esse capital para gerar vendas, avaliando o giro do capital de giro. Você pode calcular o giro do capital de giro pegando as vendas anuais líquidas e dividindo pelo valor médio do capital de giro do mesmo ano. Uma proporção mais baixa pode sugerir que o negócio não está funcionando de forma eficiente, mas há muitas nuances nesses números e eles devem ser vistos no contexto da indústria.

Demonstração de fluxo de caixa

p Para medir a solvência, use a demonstração do fluxo de caixa. O cálculo do fluxo de caixa operacional indicará a facilidade com que a empresa pode cobrir seu passivo circulante. Para encontrar o índice de fluxo de caixa operacional, pegue o fluxo de caixa total das operações na demonstração do fluxo de caixa e divida-o pelo passivo circulante (contas a pagar, dívida, Outras responsabilidades).

p Se a empresa tiver $ 10, 000 em ativos, mas $ 5, 000 disso é do fluxo de caixa operacional, e $ 5, 000 em passivos, seu índice de caixa operacional é 1. A empresa ganha $ 1 para cada $ 1 em passivos. Em geral, fluxo de caixa positivo é uma coisa boa, claro. A empresa deseja ter caixa suficiente para cobrir suas responsabilidades. Mas dar um mergulho mais profundo na demonstração do fluxo de caixa pode lançar luz sobre algumas nuances importantes. O fluxo de caixa de investimento positivo e o fluxo de caixa operacional negativo podem ser um sinal de problemas - a empresa pode estar vendendo ativos para pagar suas despesas operacionais, que pode rapidamente se tornar insustentável.

p O fluxo de caixa negativo nem sempre é ruim, qualquer. Um fluxo de caixa de investimento negativo pode significar que a empresa está fazendo investimentos em propriedades e equipamentos para produzir mais de seus produtos. A chave é olhar para todo o dinheiro que entra durante o ano - o que está gerando dinheiro disponível, o que está absorvendo dinheiro e a entrada de caixa é maior do que a saída de caixa?

Calcular a previsão de vendas

p Com informações precisas dessas demonstrações financeiras, a empresa pode realizar uma das previsões mais importantes:a previsão de vendas. Ele permite que a empresa faça conexões entre vendas e despesas que informam como tomar decisões de negócios no futuro. Você deve dividir as vendas em unidades e preço por unidade para ver se o preço, volume ou ambos causaram uma lacuna entre os resultados esperados e reais.

p Em uma previsão de vendas simples, Chip Off the Old Block multiplica quantos cookies vendeu pelo preço por cookie e analisa como isso mudou mês após mês. Por exemplo, no dia dos namorados, vendeu três biscoitos como em janeiro. Isso ajuda a empresa a planejar as necessidades de estoque, pessoal e definir preços.

Calcular desembolsos de caixa

p Essas declarações também podem dar às pequenas empresas uma boa ideia de quanto elas precisarão gastar e, então, planejar de acordo. O desembolso de caixa é quando as organizações usam dinheiro ou seus equivalentes para pagar despesas como materiais, trabalho, despesas gerais de fabricação (menos a depreciação porque não é um fluxo de caixa) e outros custos. Os desembolsos de caixa são registrados no razão geral.

p Para pequenas empresas, a análise regular do desembolso de caixa pode mostrar tendências significativas nos pagamentos a fornecedores e pode ajudar a evitar pagamentos em duplicidade ou pagamentos excessivos.

p Por exemplo, Chip Off the Old Block obtém sua farinha de seu fornecedor Girassol. As condições de pagamento antecipado permitiram à empresa economizar 5% em suas faturas mensais. Mas em janeiro, não fez o pagamento antecipado e perdeu os termos de pagamento realmente bons para a farinha adicional que encomendou para a correria do Dia dos Namorados de fevereiro.

Declaração de lucros acumulados

p A declaração de lucros retidos mostra quanto do lucro de uma empresa permanece na empresa e quanto é distribuído às partes interessadas. Uma declaração de lucros retidos mostra o início dos lucros retidos para o ano, Resultado líquido, dividendos pagos às partes interessadas e o saldo final dos lucros retidos.

p Por exemplo, um chip fora do antigo bloco lançado este ano e não rendeu, então começou com um saldo de $ 0. Ganhou $ 1, 000 em receita. Pagou $ 250 ao proprietário e ao avô do proprietário, que lhe emprestou o dinheiro para iniciar o negócio. Isso significa que os lucros retidos no ano são de $ 500.

Balanço financeiro O que está incluído? Por que isso é importante? Exemplo Declaração de renda

• Rendimento total
• Custo dos bens / serviços vendidos (CPV)
• Lucro bruto (receita total - COGS)
• Receita operacional (lucro bruto - despesas operacionais)
• Lucro líquido (receita operacional +/– receitas e despesas não operacionais)

As declarações de renda mostram lucratividade. Os números ajudam a empresa a calcular importantes métricas de lucratividade, como margem de lucro bruto, margem de lucro operacional e margem de lucro líquido.

• Receita =$ 1, 000
• COGS =$ 200
• Despesas operacionais =$ 300
• Despesas não operacionais =$ 100
• Receita não operacional =$ 100

Lucro bruto
$ 1, 000 - $ 200 =$ 800

Renda Operacional
$ 800 - $ 300 =$ 500

Lucro líquido
$ 500 + $ 50 - $ 50 =$ 400 Balanço patrimonial

• Ativos
• Responsabilidades
• Patrimônio líquido

Ao mostrar o que uma empresa possui e o que deve aos outros, o balanço patrimonial fornece um instantâneo da saúde financeira geral de uma empresa. Depois que uma empresa gasta US $ 1, 000 para comprar estoque, tem:

• Um ativo na forma de estoque adicional
• Um passivo de $ 1, 000 (pagamento pendente)

Demonstração de fluxo de caixa

• Entradas de caixa
• Saída de caixa (despesas operacionais)
• Outras saídas de caixa (despesas não operacionais)

A demonstração do fluxo de caixa mostra se a empresa tem caixa suficiente disponível para cobrir suas obrigações financeiras.

• Entradas de caixa: $ 5, 000 em contas a receber
• Saídas de caixa: $ 2, 500 para suprimentos, folha de pagamento, impostos e publicidade

Saldo de caixa final
$ 5, 000 - $ 2, 500 =$ 2, 500 Declaração de lucros acumulados

• Lucros retidos iniciais para o ano
• Resultado líquido, Dividendos pagos às partes interessadas
• Saldo de lucros retidos final

A declaração de lucros retidos mostra quanto do lucro de uma empresa permanece na empresa e quanto é distribuído às partes interessadas.

• Um novo negócio sem ganhos começa com um saldo de $ 0.
• O negócio ganhou $ 1, 000 em receita.
• A empresa pagou US $ 250 cada a dois sócios.

Lucros acumulados
$ 0 + $ 1, 000 - $ 500 =$ 500

Como usar as descobertas da análise financeira

p A análise do Federal Reserve dos indicadores de saúde financeira de pequenas empresas diz que os líderes e investidores não devem dar muito peso ao crescimento da receita como um indicador de saúde financeira. O estudo também mostrou que um melhor planejamento e gestão financeira contribuem para um maior escore de saúde financeira. Disciplina ao pesquisar os números e analisar as métricas que apontam para a lucratividade, a eficiência e a liquidez darão às pequenas empresas as informações de que precisam para tomar decisões de negócios sólidas.

p Automatizar mais processos contábeis também fornece à equipe de finanças acesso fácil aos dados para análise financeira. Empresas de todos os tamanhos aumentaram sua automação contábil com software no último ano, com as funções mais prováveis ​​automatizadas, incluindo faturamento, geração de relatórios financeiros, coleta de dados e armazenamento de documentos e conformidade.

p Ter dados precisos para criar relatórios financeiros e fazer previsões de vendas é a base de uma análise financeira sólida para ajudar a empresa a determinar quando contratar pessoas, compre mais estoque, escala para trás e muito mais.