Um guia para despesas acumuladas para pequenas empresas

Uma despesa acumulada é aquela que foi reconhecida, mas ainda não foi paga. Para relatar despesas no período contábil correto, talvez seja necessário acumular certas despesas e usar o método de acumulação.
As despesas acumuladas são despesas incorridas que ainda não foram pagas. Para garantir que os relatórios de encerramento do período sejam precisos, as despesas acumuladas precisam ser registradas antes da execução das demonstrações financeiras.

Para acumular despesas, você deve usar o método de contabilidade de competência, que registra receitas e despesas quando ocorrem. Tanto o princípio de correspondência quanto o princípio de reconhecimento de despesas são componentes essenciais do método contábil de competência.

Visão geral:o que é uma despesa acumulada?

Como proprietário de uma pequena empresa, você precisa contabilizar todas as despesas incorridas que ainda não foram faturadas ou pagas, e você faz isso acumulando despesas. Para entender melhor as despesas acumuladas, pode ser útil se familiarizar com os seguintes termos contábeis:

• Período contábil: Um período específico de tempo que é coberto pelas demonstrações financeiras. Um período contábil pode ser de um mês, um trimestre ou um ano, dependendo do seu negócio.
• Contas a pagar: Contas a pagar é o dinheiro que você deve a fornecedores e fornecedores por bens e serviços adquiridos a crédito.
• Contabilidade de competência: A contabilidade de competência registra as transações quando elas ocorrem, e não quando o dinheiro muda de mãos.
• Despesas: As despesas são o custo de fazer negócios e são necessárias para gerar receita.
• Demonstrações financeiras : As demonstrações financeiras relatam o desempenho financeiro do seu negócio e são usadas interna e externamente. Existem três demonstrações financeiras básicas que devem ser executadas após cada período contábil:balanço patrimonial, demonstração de resultados (declaração de lucros e perdas) e demonstração de fluxo de caixa.
• Entrada de diário : As entradas de diário registram as transações financeiras de sua empresa no razão geral.

Aqui estão algumas despesas que devem ser acumuladas no final de um período contábil:

• Salários e despesas relacionadas para funcionários que ainda não foram pagos
• Comissões de vendas recebidas no mês atual que não serão pagas até o mês seguinte
• Impostos incorridos
• Serviços recebidos antes de receber uma fatura do fornecedor
• Mercadorias recebidas antes de receber uma fatura do fornecedor
• Pagamentos de juros sobre empréstimos

Seu acúmulo deve sempre refletir o valor devido quando possível. Se você não tiver um total exato, precisará estimar a despesa.

Por exemplo, em 1º de maio, você contrata uma empresa de limpeza para limpar seu escritório quatro vezes por mês. Até 31 de maio, você não recebeu uma fatura da empresa para a limpeza do escritório, nem a conta foi paga. Para contabilizar adequadamente essa despesa, você precisará registrar a despesa de limpeza do escritório como um acréscimo.

Se uma despesa acumulada não for registrada no mês apropriado, as despesas em sua demonstração de resultados serão muito baixas, assim como os passivos acumulados que aparecem em seu balanço patrimonial.

Despesas acumuladas x contas a pagar:qual é a diferença?

O gerenciamento das despesas do seu negócio é feito de duas formas:por meio de contas a pagar ou pelo registro de despesas acumuladas. Despesas acumuladas são despesas devidas por bens ou serviços que já foram recebidos, mas ainda não foram inseridos como despesas no livro-razão ou no software de contabilidade.

As contas a pagar, embora semelhantes, representam o custo dos bens e serviços que você comprou a crédito e geralmente vencem em 30 dias da data da fatura. As contas a pagar são consideradas como passivo circulante.

Dê uma olhada no seguinte exemplo de quando você deve acumular uma despesa.

É o último dia de abril, e o computador de Carol trava. Um serviço de conserto de computadores chega e conserta o computador de Carol, dizendo que ele a cobrará na semana seguinte. Para contabilizar adequadamente as despesas de reparo do computador, Carol precisará acumulá-las usando um lançamento no diário.

Quando ela receber a conta no próximo mês, ela precisará reverter a provisão e lançar a despesa corretamente.

Carol não sabe exatamente quanto será a conta, mas ela já usou o serviço de reparo antes, então ela estima quanto acumular com base nas contas anteriores.

Data	Conta	Débito	Crédito
30-04-2020	Despesa de reparos	$ 350
30-04-2020	Despesa acumulada		$ 350

A entrada acima será revertida a partir de 1º de maio. Se uma provisão não for revertida, tanto as despesas quanto os passivos serão superestimados assim que a conta chegar e for registrada. A inversão seria:

Data	Conta	Débito	Crédito
01-05-2020	Despesa acumulada	$ 350
01-05-2020	Despesa de reparos		$ 350

Assim que Carol recebe a conta, ela a paga imediatamente, registrando o lançamento no diário da seguinte forma:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-05-2020	Despesa de reparos	$ 350
31-05-2020	Dinheiro		$ 350

Um dos benefícios do uso de software de contabilidade é que a maioria dos aplicativos de software de contabilidade reverterá automaticamente as despesas acumuladas no início do novo período contábil. Com a entrada acumulada revertida, tudo o que você precisa fazer é inserir a fatura quando ela for recebida.

Veja a seguir um exemplo de uma despesa de contas a pagar.

É o último dia de abril, e o computador de Carol trava. Um serviço de conserto de computadores chega e conserta o computador de Carol, deixando-a com uma fatura no valor de US$ 350. Carol insere a fatura como um item de contas a pagar, que registra a despesa em abril, mesmo que a fatura não seja paga até o mês seguinte.

Data	Conta	Débito	Crédito
30-04-2020	Despesa de reparos	$ 350
30-04-2020	Contas a pagar		$ 350

Uma vez que Carol paga a conta, o lançamento no diário seria:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-05-2020	Contas a pagar	$ 350
31-05-2020	Dinheiro		$ 350

Como você registra as despesas acumuladas?

Para registrar despesas acumuladas, você deve usar o método de contabilidade de competência. Se você estiver usando o método de contabilidade de caixa, não há necessidade de acumular despesas, pois você só registra receitas e despesas quando o dinheiro muda de mãos.

As despesas acumuladas normalmente são inseridas no final de um período contábil e geralmente fazem parte de seus lançamentos de ajuste.

Aqui está outro exemplo de uma despesa acumulada.

É 31 de maio e você percebe que não recebeu uma conta de luz do mês. Se você não contabilizar essa despesa, suas despesas com serviços públicos de maio serão subestimadas, enquanto as despesas com serviços públicos de junho serão superestimadas.

Para ter certeza de que a despesa é registrada para o mês apropriado, você a acumula. Você não sabe quanto será a conta, mas pode fazer um palpite revisando as contas anteriores.

Com base nas contas do ano passado, você estima que essa conta será de $ 650.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-05-2020	Despesas de serviços públicos	$ 650
31-05-2020	Despesa acumulada		$ 650

No início do próximo período contábil, o lançamento acima será estornado:

Data	Conta	Débito	Crédito
01-06-2020	Despesa acumulada	$ 650
01-06-2020	Despesa de Utilidade		$ 650

Sua conta de serviços públicos finalmente chega em 1º de junho, no valor de $ 710, e será registrada em contas a pagar.

Data	Conta	Débito	Crédito
01-06-2020	Despesas de serviços públicos	$ 710
01-06-2020	Contas a pagar		$ 710

Finalmente, quando a conta for paga em 10 de junho, você registrará um último lançamento contábil:

Data	Conta	Débito	Crédito
10-06-2020	Contas a pagar	$ 710
6-10-2020	Dinheiro		$ 710

Enquanto o acúmulo de $ 650 para a despesa com serviços públicos foi próximo da conta final de $ 710, um adicional de $ 60 de despesas com serviços públicos será reconhecido no mês de junho que não foi contabilizado em maio. Você concluirá esse mesmo processo ao registrar salários acumulados ou salários a pagar para funcionários.

Acumulação de despesas significa contabilidade mais precisa

O uso do método de contabilidade de competência oferece a oportunidade de apresentar uma imagem mais precisa do seu negócio e sua saúde financeira.

Ao registrar despesas acumuladas, você está impactando diretamente os totais do lucro líquido e, posteriormente, os lucros acumulados e o patrimônio líquido. Se as despesas não forem acumuladas, as despesas serão muito baixas em um mês e muito altas no mês seguinte.

Uma das melhores ferramentas para gerenciar provisões é o software de contabilidade, que pode simplificar todo o processo de provisões, desde a consolidação de lançamentos contábeis até a reversão automática de provisões. Se você está no mercado de software de contabilidade para o seu negócio, não deixe de conferir as análises de software de contabilidade do The Ascent.