Um guia para iniciantes em contabilidade de dupla entrada

A contabilidade de dupla entrada e a contabilidade de dupla entrada usam débitos e créditos para registrar e gerenciar transações financeiras.

Em sua essência, a contabilidade de dupla entrada é baseada na equação contábil, que é:

Ativos =Passivos + Patrimônio Líquido

Ao usar a contabilidade de dupla entrada, você pode ter certeza de que todas as suas transações estão seguindo as regras da equação contábil. Usando este sistema é a única maneira de fazer isso.

Ao contrário da contabilidade de entrada única, que exige apenas que você lance uma transação em um livro-razão, a entrada dupla rastreia ambos os lados (débito e crédito) de cada transação inserida.

O uso deste sistema reduz erros e facilita a produção de demonstrações financeiras precisas.

Em resumo:como funciona a contabilidade de dupla entrada

• Etapa 1: Crie um plano de contas para lançar suas transações financeiras.
• Etapa 2 :insira todas as transações usando débitos e créditos.
• Etapa 3: Certifique-se de que cada entrada tenha dois componentes, uma entrada de débito e uma entrada de crédito.
• Etapa 4: Verifique se as demonstrações financeiras estão equilibradas e refletem a equação contábil.

Uma visão geral da contabilidade de dupla entrada

Benedetto Cotrugli, um comerciante italiano, inventou o sistema de contabilidade de dupla entrada em 1458.

O sistema foi posteriormente compartilhado pelo matemático italiano e monge franciscano Luca Pacioli, que escreveu O Conhecimento Coletado de Aritmética, Geometria, Proporção e Proporcionalidade em 1494, que incluía uma descrição detalhada do sistema de contabilidade de dupla entrada.

Se você é um freelancer, empresário individual ou contratado, é provável que esteja usando contabilidade de entrada única, especialmente se não estiver usando software de contabilidade.

Embora isso possa ter sido suficiente no início, se você planeja expandir seus negócios, provavelmente deve passar a usar software de contabilidade e contabilidade de dupla entrada.

Para entender a importância da contabilidade de partidas dobradas, primeiro você precisa entender a contabilidade de partidas simples.

O exemplo mais próximo dessa contabilidade básica é o livro-razão de contas bancárias que você usa para controlar seus gastos.

Ao fazer login em sua conta bancária on-line ou receber seu extrato bancário pelo correio, você verá uma lista de todas as suas atividades do mês. Essa atividade inclui coisas como os US$ 5,50 que você gastou no café durante a reunião do café da manhã, bem como o pagamento do cliente que você depositou.

Embora ter um registro dessas transações seja um bom primeiro passo para gerenciar melhor seu fluxo de caixa, esse tipo de registro não deixa claro o impacto que cada transação tem em seus negócios.

É assim que você registraria suas despesas com café na contabilidade de entrada única.

Embora seu livro-razão lhe dê uma ideia de quanto dinheiro está em sua conta, ele não ajuda em nada para ajudá-lo a controlar suas despesas ou saber quanto dinheiro seus clientes lhe devem.

Na contabilidade de dupla entrada, você ainda registra os US$ 5,50 em sua conta de caixa, mas também registra esses US$ 5,50 como despesa.

Isso mostra a mesma transação registrada usando contabilidade de dupla entrada.

Se você tiver cinco ou menos transações mensais, provavelmente poderá usar a contabilidade de entrada única, mas convém mudar para entrada dupla se:

• Estão em fase de crescimento
• Está procurando investidores
• Planeja solicitar um empréstimo bancário ou outro financiamento para sua empresa

Como funciona a contabilidade de dupla entrada

É possível criar manualmente várias contas contábeis, mas se você estiver migrando para a contabilidade de dupla entrada, provavelmente também desejará mudar para o software de contabilidade.

Os produtos no mercado hoje são projetados tendo em mente os proprietários de empresas, não os contadores. Mesmo que seu conhecimento de contabilidade não se estenda além do Accounting 101, você achará a maioria dos aplicativos de software de contabilidade fáceis de usar.

Se você não tiver certeza de qual aplicativo de software de contabilidade é adequado para sua empresa, verifique as análises detalhadas do software de contabilidade do The Ascent.

Depois de decidir fazer a transição para a contabilidade de dupla entrada, basta seguir estas etapas fáceis.

Etapa 1:configurar um plano de contas

Embora você certamente possa criar um plano de contas manualmente, os aplicativos de software de contabilidade normalmente fazem isso para você. Depois de ter seu plano de contas em vigor, você pode começar a usar a contabilidade de dupla entrada.

Os tipos de conta que você usará em seu plano de contas incluem:

• Recursos :qualquer coisa que você possui
• Responsabilidades :qualquer coisa que você deva
• Receita/receita :quanto sua empresa ganha
• Despesas :O custo de fazer negócios
• Patrimônio do proprietário :reflete seu nível de propriedade atual

Etapa 2:use débitos e créditos para todas as transações

Um débito está sempre no lado esquerdo do livro, enquanto um crédito está sempre no lado direito do livro.

Uma entrada de débito aumentará o saldo das contas de ativos e despesas, enquanto uma entrada de crédito aumentará o saldo das contas de passivo, receita e patrimônio.

Tipos de contas comuns e como eles aumentam ou diminuem.

Etapa 3:certifique-se de que cada transação financeira tenha dois componentes

Uma vez que seu plano de contas esteja configurado e você tenha uma compreensão básica de débitos e créditos, você pode começar a inserir suas transações.

Por exemplo, você pagou a mais na conta de energia elétrica por engano no mês passado e recebe um reembolso de US$ 200,00 da companhia de energia elétrica.

Para inserir essa transação corretamente, você precisaria debitar (aumentar) sua conta de caixa e creditar (diminuir) sua conta de despesas de serviços públicos.

Esta é a maneira correta de inserir um reembolso da companhia elétrica.

Se você tivesse inserido apenas US$ 200 como depósito, o saldo da sua conta bancária estaria correto, mas suas despesas com serviços públicos seriam muito altas.

Isso pode ser particularmente importante ao criar uma fatura ou lançar vários relatórios de despesas para viagens.

Por exemplo, vamos supor que você gastou recentemente US$ 500 em viagens. Se você estivesse usando a contabilidade de entrada única, você simplesmente reduziria o saldo da sua conta bancária em $ 500.

Mas, ao usar a contabilidade de dupla entrada, você lançaria suas despesas de viagem em detalhes, permitindo ver quanto gastou em transporte ou outras despesas de viagem, além de fornecer você com as informações financeiras que você precisa para tomar melhores decisões sobre viagens no futuro.

A contabilidade de dupla entrada permite que você gerencie melhor as despesas relacionadas aos negócios.

Etapa 4:execute seus demonstrativos financeiros

É impossível encontrar investidores ou obter um empréstimo sem demonstrações financeiras precisas, e é impossível produzir demonstrações financeiras precisas sem usar a contabilidade de dupla entrada.

Ao inserir as transações corretamente, suas demonstrações financeiras estarão sempre em equilíbrio.

Como começar com contabilidade de dupla entrada

Se você estiver pronto para usar a contabilidade de dupla entrada em sua empresa, poderá começar com uma planilha ou utilizar um software de contabilidade.

1. Use uma planilha

Se sua empresa for muito pequena, você poderá usar um aplicativo de planilha para postar suas transações financeiras, mas as planilhas só são úteis se você tiver uma empresa muito pequena e estão usando a contabilidade de partida única.

2. Use software de contabilidade

Embora seja possível criar manualmente um livro-razão de negócios adequado para sua empresa, você gastará muito tempo consultando vários livros de contas para fazer lançamentos, calcular totais e mais tarde transferir esses totais para as contas corretas para produzir demonstrações financeiras.

A melhor maneira de começar com a contabilidade de dupla entrada é usando um software de contabilidade. Muitos aplicativos populares de software de contabilidade, como QuickBooks Online, FreshBooks e Xero, oferecem uma demonstração para download que você pode experimentar.

Todos os aplicativos de software de contabilidade populares hoje usam contabilidade de dupla entrada e facilitam o início, permitindo que você coloque seus negócios em funcionamento em uma hora ou menos.

O uso de software também reduzirá erros e eliminará contas desbalanceadas.

Decidir se a contabilidade de dupla entrada é ideal para você

Você:

1. Precisa ser levado a sério?
2. Precisa abrir uma linha de crédito?
3. Precisa abrir um cartão de crédito comercial?
4. Precisa atrair investidores?
5. Precisa solicitar um empréstimo?

Em caso afirmativo, você deve utilizar a contabilidade de dupla entrada. O sistema foi projetado para manter as contas em equilíbrio, reduzir a possibilidade de erro e ajudá-lo a produzir demonstrações financeiras precisas.

Isso dá a você e a seus investidores ou gerente de banco uma boa imagem da saúde financeira do seu negócio. Mesmo a menor empresa pode se beneficiar da contabilidade de dupla entrada.