Contabilidade para startups:um guia para iniciantes

Você está pronto para contabilizar sua startup, mas não sabe por onde começar? Explicaremos a importância de rastrear transações financeiras e quando é correto lidar com a contabilidade por conta própria.
Os donos de empresas iniciantes podem ser muitas coisas – um contador, um advogado, um designer, um chef, um padeiro ou um carpinteiro habilidoso. O que eles geralmente não são é um contador ou contador experiente. Mas rastrear adequadamente suas transações financeiras faz parte de ser um empresário, seja você uma startup ou um empresário estabelecido.

A contabilidade de startups pode ser particularmente importante, pois é provável que você esteja operando seu novo negócio com um orçamento apertado. Mas mesmo que você tenha a sorte de ter milhões apoiando seus negócios, seus investidores vão querer saber em que você está gastando seu dinheiro.

Por que a contabilidade é importante para as startups?

Parabéns por abrir seu próprio negócio. Como proprietário de uma empresa, seu principal objetivo é vender seus produtos e serviços. Mas como você saberá quando seus clientes lhe pagam se você não registrar o pagamento deles?

Como você pode fazer deduções fiscais no final do ano se você não estiver acompanhando suas despesas? Uma ligação do banco será a primeira indicação de que sua conta está com saldo negativo? É por isso que a escrituração e a contabilidade são tão importantes, principalmente para as startups.

Antes de começar, há algumas coisas que você precisa fazer:

• Determine sua estrutura de negócios
• Abra uma conta bancária separada para sua empresa
• Encontre um aplicativo de software de contabilidade com o qual você se sinta confortável
• Estabeleça um sistema de contabilidade para sua empresa

Depois que esses itens forem concluídos, você estará pronto para começar a gerenciar transações financeiras para sua pequena empresa.

10 noções básicas de contabilidade que toda startup precisa acompanhar

Embora seja possível gerenciar a contabilidade da sua empresa em um sistema de contabilidade manual, você seria muito mais bem atendido usando um aplicativo de software de contabilidade.

A maioria dos aplicativos de nível básico no mercado hoje são projetados para pessoas como você:proprietários de empresas com conhecimento limitado de contabilidade e noções básicas de contabilidade. Eles também são projetados para facilitar o rastreamento de transações financeiras, e a maioria tem preços acessíveis até mesmo para o orçamento mais ínfimo.

Se você não tem certeza se algo precisa ser rastreado, seja cauteloso e assuma que sim. Em todos os casos, os seguintes itens financeiros precisam ser gerenciados adequadamente.

1. Extratos bancários

Com o advento do banco online, extratos bancários volumosos são coisa do passado. No entanto, reconciliar sua conta bancária ainda é importante. A reconciliação de seus extratos a cada mês permite que você equilibre o saldo do razão geral com o saldo bancário, contabilizar quaisquer taxas bancárias e encontrar possíveis erros bancários que podem passar despercebidos se os extratos não forem reconciliados mensalmente.

2. Extratos de cartão de crédito

É tão importante conciliar os extratos do seu cartão de crédito quanto o seu extrato bancário. A fraude de cartão de crédito é uma coisa real e pode se aproximar de você com muitas pequenas cobranças para ver se você está prestando atenção. Certifique-se de ter um backup para cada cobrança no extrato do seu cartão de crédito. Isso é particularmente importante se você tiver um cartão de crédito da empresa usado por vários funcionários.

3. Folha de pagamento

Se você ainda não tem funcionários, não precisa se preocupar com a folha de pagamento. No entanto, se você tiver pelo menos um funcionário, precisará rastrear adequadamente a folha de pagamento. Isso inclui tudo, desde o gerenciamento de registros de pessoal de funcionários até a retenção de registros de horas de funcionários. Isso também significa que você precisa gerenciar todos os formulários de folha de pagamento relacionados, incluindo 941s, W-2s e 1099s.



A melhor maneira de gerenciar a folha de pagamento é assinar um serviço de folha de pagamento que faz a maior parte do trabalho para você. Mas mesmo que você faça isso sozinho, ainda é responsável por manter os registros da folha de pagamento adequadamente.

4. Faturas

Uma das primeiras coisas que você deve aprender a fazer é criar uma fatura. Afinal, quanto tempo você permanecerá no negócio se seus clientes não forem faturados pelos produtos e serviços que você fornece?

Novamente, qualquer aplicativo de software de contabilidade que você comprar terá um componente de faturamento incluído, o que também significa rastreamento de contas a receber. Se você deseja receber o pagamento, certifique-se de faturar e acompanhar regularmente essas faturas.

5. Comprovante de pagamento

Seu fornecedor liga para informar que não enviará nenhum produto até que você pague sua conta. O problema é que você enviou um cheque para eles três semanas atrás. Embora você não possa mais manter cheques físicos, certifique-se de manter seus extratos bancários à mão para que possa determinar se um cheque foi compensado e, em caso afirmativo, solicite uma cópia do cheque para entregar ao seu fornecedor.

Se você não estiver usando cheques, mantenha o comprovante de pagamento junto com a fatura, caso o pagamento seja perdido.

6. Custos de inicialização

Se o seu negócio for novo, certifique-se de acompanhar todas as suas despesas iniciais porque, de acordo com o IRS, você pode deduzir até US $ 5.000 em custos iniciais e organizacionais no ano em que sua empresa se tornar operacional. Quaisquer custos que excedam a dedução terão de ser amortizados.

7. Pagamentos recebidos

Sempre que um cliente lhe paga é um motivo para comemorar. Certifique-se de que os pagamentos recebidos de seus clientes sejam rastreados adequadamente, sejam eles pagos com cheque, dinheiro, cartão de crédito, PayPal ou via transferência ACH. Sempre que um cliente paga, um registo desse pagamento deve ser anexado à sua fatura e arquivado. Se você estiver à frente da curva e usar um escritório sem papel, basta salvar um registro do pagamento em seu arquivo.

8. Contas

Como um novo negócio, você deve estabelecer um bom crédito com seus fornecedores desde o início. Isso significa pagar suas contas no vencimento. Mas certifique-se de examinar cada conta que chega para ter certeza de que está correta. É mais fácil do que você imagina pagar uma conta incorreta, então não deixe que isso aconteça.

Depois de inserir suas contas em contas a pagar, acompanhe-as semanalmente para garantir que sejam pagas em dia. Se não forem, você provavelmente terá que pagar taxas atrasadas, juros ou ambos.

Você também deseja acompanhar essas despesas menores, como taxas de estacionamento, postagem, impressão e quilometragem. O acompanhamento adequado das despesas comerciais garantirá que suas deduções de fim de ano sejam precisas e que você tenha a documentação para provar isso.

9. Declarações fiscais

Se você é um negócio novo, é provável que ainda não tenha nenhuma declaração de imposto. No entanto, uma vez que você fizer isso, essas declarações devem ser arquivadas e mantidas por pelo menos três anos, embora possa ser uma boa ideia mantê-las por mais tempo.

10. Demonstrativos financeiros

Você deve imprimir um conjunto de demonstrações financeiras mensalmente ou trimestralmente, dependendo do seu negócio. Usando um software de contabilidade, a execução de demonstrações financeiras leva menos de um minuto, mas os detalhes nesses relatórios podem dizer muito sobre seus negócios.

Se você mantiver os demonstrativos financeiros de encerramento do mês, sua reconciliação bancária deve ser incluída nos demonstrativos financeiros para garantir que o saldo do razão geral e o saldo bancário correspondam.

Opções de contabilidade e contabilidade para sua startup

Se você ainda está em dúvida sobre como lidar com a contabilidade básica ou a contabilidade do seu negócio, você não está sozinho. Se o pensamento de fazer seus livros é esmagador, você tem muitas outras opções, incluindo a ajuda de um CPA. Você também pode contratar um contador ou contador experiente para o seu negócio, ou simplesmente terceirizar todo o processo.

Quando você deve fazer a contabilidade da sua startup

Se a palavra “nunca” vier à mente, você pode pular esta parte. No entanto, se você estiver no jogo, há momentos em que provavelmente deve lidar com a contabilidade do seu negócio.

• Quando você está começando: Contar com a ajuda de um especialista para configurar a contabilidade da sua empresa pode ser uma boa ideia. No entanto, se você está apenas começando, provavelmente pode lidar com a contabilidade sem muito trabalho extra.
• Quando você usa software de contabilidade: Os aplicativos de software de hoje são projetados para tornar o processo de contabilidade muito mais fácil. Você pode se surpreender com o quão fácil pode ser.
• Quando você deseja gerenciar todos os aspectos do negócio: Pode ser tentador entregar a contabilidade a uma agência externa, mas acompanhar suas finanças com relatórios como um demonstrativo de fluxo de caixa pode lhe dar uma noção muito melhor do desempenho de sua empresa.

Quando você deve procurar ajuda adicional

Você ainda não sabe a diferença entre um balanço patrimonial e uma demonstração de resultados? Você está começando a calcular números enquanto dorme? Os números em sua demonstração financeira ainda o confundem? Se você não sabe a diferença entre análise de demonstrações financeiras e previsão financeira, considere procurar ajuda.

• Quando as transações do dia a dia aumentam: Se você está gastando mais tempo na contabilidade e menos tempo no seu negócio, é hora de procurar alternativas.
• Quando as transações começam a se acumular: Você tem uma pilha de contas não pagas em sua mesa? Já se passaram semanas ou até meses desde que você postou uma transação, consultou seu extrato bancário ou registrou um pagamento? Em caso afirmativo, é hora de obter ajuda.
• Você tem credores ou investidores a quem responder: Se você tem um empréstimo bancário ou investidores ativos, é ainda mais importante que suas finanças sejam gerenciadas adequadamente. Encontre um contador ou um contador para ajudá-lo o quanto antes.

Inicie sua startup da maneira certa

Como proprietário de uma empresa, cabe a você decidir se deseja fazer o trabalho pesado e lidar com a contabilidade por conta própria ou encontrar ajuda. Como proprietário, você descobrirá que é fácil se envolver nas tarefas diárias de administrar seus negócios, ignorando a crescente pilha de papéis em sua mesa. Mas ignorar essa pilha de papéis pode criar mais trabalho para você no futuro.

Gerenciar sua escrituração e contabilidade desde o início permitirá que você mantenha um melhor controle de suas finanças. Você também saberá quando está gastando demais e quando precisa aumentar as vendas. Portanto, se você faz a contabilidade por conta própria, contrata um contador ou contador ou terceiriza essas tarefas completamente, lembre-se de que quanto melhor sua empresa for gerenciada desde o primeiro dia, maior a probabilidade de sucesso.