Um guia abrangente para contabilidade por partidas dobradas

p Os lançamentos contábeis manuais são os blocos de construção do sistema de contabilidade de cada empresa. Os contadores registram as transações financeiras como entradas de diário que aumentam ou diminuem a quantidade de dinheiro em contas diferentes, dependendo do tipo de transação.

p Com contabilidade de dupla entrada, cada lançamento no diário atualiza pelo menos duas contas no livro razão da empresa, usando um saldo igual de débitos e créditos para essas contas. Como cada entrada de diário usa débitos e créditos, diz-se que tem dois lados - daí o termo "contabilidade por partidas dobradas".

O que é contabilidade de partidas dobradas (ou escrituração)?

p A contabilidade de partidas dobradas é um sistema de contabilidade em que cada transação afeta pelo menos duas contas e mantém um equilíbrio entre débitos e créditos. Essa abordagem reduz a probabilidade de erros contábeis. Empresas de todos os tamanhos usam a contabilidade por partidas dobradas para administrar seus negócios.

p A contabilidade de partidas dobradas é exigida para todas as empresas públicas, e geralmente é uma necessidade para empresas que dependem de financiamento externo.

Equação de entrada dupla

p A equação contábil é uma estrutura que sustenta muitos aspectos da contabilidade empresarial, especialmente a contabilidade por partidas dobradas. A equação contábil é:

Ativos = Passivo + Patrimônio

p Esta equação deve permanecer em equilíbrio. A contabilidade de partidas dobradas mantém esse saldo registrando cada transação como um lançamento contábil manual que equilibra um número igual de débitos e créditos.

p O balanço de uma empresa é a personificação da equação contábil:ele relata o valor dos ativos, em equilíbrio com seu passivo e patrimônio, em um determinado momento. A demonstração de resultados reflete as mudanças nos ativos de uma empresa, passivo e patrimônio líquido de suas operações durante um determinado período.

Quem usa a contabilidade por partidas dobradas?

p Empresas de todos os tamanhos, em todas as indústrias, usar a contabilidade de partidas dobradas. Um dos principais motivos é que é o único método de contabilidade que está em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos nos EUA (GAAP). Todas as empresas públicas dos EUA devem ser compatíveis com os GAAP para fins de relatórios financeiros. Adicionalmente, a maioria dos credores exige demonstrações financeiras em conformidade com o GAAP ao avaliar os pedidos de empréstimo de qualquer empresa pública ou privada.

p A contabilidade por partidas dobradas também é a base para a contabilidade pelo regime de competência. A maioria das empresas adere a esse método contábil porque ele fornece uma imagem mais precisa de sua saúde financeira.

Principais vantagens

• Contabilidade de partidas dobradas significa que cada lançamento contábil manual afeta pelo menos duas contas e mantém um equilíbrio entre débitos e créditos.
• A contabilidade de partidas dobradas mantém a equação contábil de que os ativos devem ser iguais aos passivos mais o patrimônio líquido.
• A contabilidade de partidas dobradas é o sistema padrão para a maioria das empresas porque reduz os erros, permite a contabilidade de regime de competência e está em conformidade com o GAAP.

Contabilidade de partidas dobradas explicada

p Com contabilidade de dupla entrada, os contadores registram cada evento financeiro com uma entrada de diário que atualiza pelo menos duas contas. Os contadores escolhem as contas apropriadas para essas entradas de uma lista de contas da empresa, chamado de plano de contas. O plano de contas inclui nomes de contas e códigos de razão geral para todas as classes de contas no balanço patrimonial e na demonstração de resultados. Os tipos padrão de contas incluem ativos, passivos, capital próprio, receitas e despesas.

p Uma vez que os contadores selecionaram as contas certas, eles criam uma entrada de diário, registrando o valor em dólares do evento com um débito ou crédito em cada conta. Esses valores devem ser iguais e opostos:Por exemplo, em uma transação que envolve duas contas, o débito em uma conta deve ser igual ao crédito na outra conta.

p Em contabilidade, os termos “débito” e “crédito” têm um significado específico que difere do uso coloquial das palavras (como em “cartões de débito” ou “créditos bancários”). A forma como os débitos e créditos funcionam depende do tipo de conta. Em contabilidade, cada tipo de conta tem um equilíbrio normal ou natural, que se refere ao tipo de saldo que se espera que a conta tenha e determina se os débitos ou os créditos aumentam o valor na conta. Por exemplo, contas de ativos têm um saldo devedor, assim, os débitos os aumentam e os créditos os diminuem. Por outro lado, o passivo tem saldo credor; eles são aumentados por créditos e diminuídos por débitos. Cada lançamento contábil manual é mostrado em duas colunas em um sistema de contabilidade, com os débitos à esquerda e os créditos à direita.

p Os lançamentos contábeis manuais são lançados no razão geral e periodicamente “fechados” para criar um balancete. O processo de fechamento inclui acumular todos os débitos e créditos em uma conta e compensá-los uns com os outros. O balancete lista o débito líquido resultante ou valor de crédito para todas as contas. Como as entradas de diário subjacentes, o balancete é mostrado em duas colunas:débitos à esquerda, créditos à direita. As duas colunas devem ser iguais.

p Depois de verificar o balancete e fazer os ajustes necessários, a empresa cria um saldo final ajustado usado para gerar os itens de linha nas principais demonstrações financeiras da empresa:a demonstração de resultados, balanço patrimonial e demonstração dos fluxos de caixa.

Contabilidade de entrada dupla vs. contabilidade de entrada única

p A contabilidade de partidas individuais é o método alternativo à contabilidade de partidas dobradas para registrar atividades financeiras. A contabilidade de entrada única assemelha-se a uma lista de transações em um registro de cheque ou extrato bancário. A contabilidade de entrada única e a contabilidade de dupla entrada são mapeadas de perto para saber se as empresas usam o regime de caixa ou o regime de competência. Como o nome sugere, com contabilidade de caixa, cada entrada consiste em um débito ou crédito em uma única conta.

p Embora a contabilidade de entrada única seja mais simples de implementar, tem deficiências significativas em comparação com a contabilidade por partidas dobradas. É mais sujeito a erros, especialmente omissões e duplicações, porque carece do método de controle de contabilidade de dupla entrada para equilibrar as contas.

p Adicionalmente, entrada única não cria uma imagem financeira completa do negócio, porque registra apenas entradas e saídas de caixa, refletindo quando o dinheiro está em mãos versus quando é realmente ganho. Também não reflete coisas como vendas feitas a crédito. Finalmente, requer trabalho extra no processo de fechamento para produzir demonstrações financeiras equilibradas. As empresas públicas não podem usar a contabilidade de entrada única porque não é aceita pelo GAAP.

Regras de contabilidade por partidas dobradas

p Existem duas regras importantes que regem a maneira como as empresas usam a contabilidade por partidas dobradas. Essas regras garantem que a equação contábil está equilibrada e reduzem a probabilidade de erros:

1. Cada transação deve ser registrada em duas ou mais contas.
2. Para cada transação, o valor total debitado deve ser igual ao valor total creditado.

p Embora todas as transações devam ser registradas em pelo menos duas contas, o número de contas no lado esquerdo (débito) do lançamento contábil manual não precisa ser igual ao número de contas no lado direito (crédito). As entradas de diário com três ou mais contas são chamadas de “entradas compostas”. Por exemplo, quando um pagamento de empréstimo é feito, o lançamento composto debita duas contas:empréstimos a pagar e despesas com juros. Mas credita apenas uma conta:dinheiro.

p Adicionalmente, embora os débitos devam ser iguais aos créditos em cada transação, um lançamento contábil manual pode não resultar em um aumento em uma conta e uma diminuição correspondente em outra devido à maneira como os saldos naturais funcionam. Se uma conta tiver saldo devedor natural, um débito aumentará o valor total da conta. Se a outra conta atualizada na transação tiver um saldo credor natural, o crédito correspondente aumentará essa conta, também. Um único lançamento no diário pode aumentar as duas contas ao mesmo tempo, diminuir ambos ou uma combinação.

p E finalmente, é importante dissipar quaisquer ideias erradas de que os débitos são bons e os créditos são ruins, ou vice-versa. Depende da conta e da situação específica. Os débitos aumentam as contas de ativos, como a conta em dinheiro da empresa. Na maioria dos casos, isso é considerado positivo. Contudo, os débitos também aumentam as despesas, o que pode ser visto como negativo.

Como funciona a contabilidade por partidas dobradas

p O processo de configuração e uso de um sistema de contabilidade por partidas dobradas pode ser dividido em quatro etapas principais. Ele começa com a configuração das contas nas quais os contadores registrarão as transações e termina com o uso das informações da conta para gerar demonstrações financeiras. As etapas são:

1. Crie um plano de contas , que é uma lista completa de todas as contas do razão geral que uma empresa pode usar para registrar transações. Inclui todas as contas para cada um dos cinco tipos:ativos, passivos, capital próprio, receitas e despesas. A maioria dos softwares de contabilidade inclui planos de contas pré-fabricados com espaço para personalização, enquanto outras soluções de contabilidade permitem planos de contas personalizados.
2. Use débitos e créditos para todas as transações em montantes iguais para refletir a substância de uma transação. Os débitos e créditos podem ser em qualquer unidade monetária.
3. Certifique-se de que cada transação tenha dois componentes (débitos e créditos, saldo) de acordo com a equação contábil. O software de contabilidade geralmente facilita isso.
4. Executar demonstrações financeiras direto do sistema de contabilidade por partidas dobradas. Ao fechar os livros no final de cada período contábil, os totais líquidos da conta no sistema de contabilidade de partidas dobradas são usados ​​para criar o teste e o saldo final da empresa. Os saldos ajustados finais fluem para os itens de linha das demonstrações financeiras. O software de contabilidade pode automatizar a integração e o fluxo do processo necessários para fazer isso.

História da Escrituração de Partidas Dobradas

p A contabilidade por partidas dobradas tem uma história interessante. Alguns historiadores atribuem ao matemático italiano Luca Pacioli, conhecido como o pai da contabilidade, com a invenção do sistema de dupla entrada em 1400. Outros sugerem que a contabilidade por partidas dobradas estava sendo usada na Coréia séculos antes ou apontam para os antigos romanos que usavam um sistema semelhante.

p Independentemente de qual versão da história é mais precisa, a contabilidade por partidas dobradas existe há muito tempo e é o alicerce sobre o qual a contabilidade se baseia.

Tipos de contas

p Na contabilidade de partidas dobradas, as empresas podem usar qualquer combinação dos cinco tipos de contas - ativos, passivos, capital próprio, receita, despesa, ganhos e perdas - ao registrar transações. Cada entrada de diário tem dois lados, com débitos à esquerda e créditos à direita. O tipo de conta determina se ela tem um saldo devedor normal ou um saldo credor normal, e, portanto, se débitos ou créditos aumentam o saldo.

p Os cinco tipos de contas são:

• Ativos: Recursos de propriedade de uma empresa que representam valor econômico futuro. Exemplos de contas de ativos incluem dinheiro, contas a receber e equipamentos. Os ativos têm um saldo devedor normal e são aumentados por meio de débitos.
• Responsabilidades: Valores devidos ou comprometidos por uma empresa. Os exemplos incluem contas a pagar, empréstimos e despesas provisionadas. Os passivos têm um saldo credor normal e são aumentados por meio de créditos.
• Capital próprio: Quantidade de fundos investidos em uma empresa por seus proprietários, mais todas as receitas retidas de operações. Os exemplos incluem ações integralizadas (fundos de investidores), lucros retidos e ações ordinárias. O patrimônio líquido tem um saldo de crédito normal e é aumentado por meio de créditos.
• Receita: Dinheiro gerado por quaisquer atividades operacionais. Os exemplos incluem vendas de produtos, taxas de serviço e receita de juros. A receita tem um saldo de crédito normal e é aumentada por meio de créditos.
• Despesas: Custos incorridos na gestão de uma empresa. Exemplos de despesas incluem compras de estoque, salários e depreciação. As despesas têm saldo devedor normal e são aumentadas por meio de débitos.

p O gráfico a seguir resume o impacto de débitos e créditos para cada um dos cinco tipos de contas.

Débito Crédito Ativos + - Passivos - + Patrimônio líquido - + Receita - + Despesas + -

Sistema de contabilidade de dupla entrada

p Na prática, usar um sistema de contabilidade por partidas dobradas rapidamente se torna uma segunda natureza. Os contadores tornam-se fluentes na língua muito rapidamente e começam a pensar em termos de contas T, que são representações visuais de contas que listam débitos à esquerda e créditos à direita. O gráfico acima é configurado para se parecer com uma conta T.

p Como expressões idiomáticas na linguagem, certos pares de contas estão arraigados no sistema de contabilidade de partidas dobradas. Por exemplo, transações muitas vezes debitam contas a receber e vendas a crédito, ou eles debitam dinheiro e contas a receber de crédito.

Exemplos de contabilidade de dupla entrada

p Vamos explorar alguns exemplos do mundo real de contabilidade de dupla entrada para transações comerciais comuns. Cada cenário usa um estilo típico de entrada de diário que lista os nomes das contas, débitos à esquerda, créditos à direita e um memorando abaixo.

Exemplo 1:Compra de um equipamento em troca de dinheiro

Propriedade, Planta e equipamento - trator $ 10, 000 dinheiro $ 10, 000 Compra do trator de série nº 123HAY p Esta entrada de diário coloca o trator nos livros, aumentando o saldo na conta do ativo com um débito representando seu valor e reduzindo o saldo na conta do ativo com um crédito.

Exemplo 2:Compra de matérias-primas a crédito de fornecedor

Estoque - Açúcar $ 1, 500 contas a pagar - Checkers Sugar Supply $ 1, 500 Compras de açúcar para o mês de janeiro p Essa entrada aumenta a conta do ativo de estoque com um débito e estabelece um passivo para o valor devido a crédito com crédito. Quando a empresa paga a conta da Checkers Sugar Supply, o contador reduzirá contas a pagar com débito e reduzirá dinheiro com crédito.

Exemplo 3:Registro da receita do cliente em um escritório de advocacia

Contas a Receber - Cliente # 1776Mary $ 25, 000 Receitas de Serviços de Litígio $ 25, 000 Serviços prestados, por conta, no julgamento de Mary v. John p Essa entrada coloca uma conta a receber nos livros, debitando o ativo e registra a receita obtida com um crédito. Ambos os lados da entrada aumentam as respectivas contas.

Como usar a contabilidade por partidas dobradas

p Como mostra o exemplo acima, A contabilidade de partidas dobradas precisa ser bem organizada para registrar com precisão o impacto total das transações da empresa e refletir esse impacto em suas demonstrações financeiras. Conforme o volume de transações aumenta, isso se torna mais difícil.

p Como resultado, poucas empresas hoje usam métodos de registro manual para escrituração de partidas dobradas. No mínimo, a contabilidade moderna depende de planilhas que podem automatizar alguns cálculos. Mais frequente, as empresas usam software de contabilidade para simplificar e automatizar o processo e evitar erros que levam a demonstrações financeiras imprecisas e outros problemas.

Como decidir se a entrada dupla é a certa para o meu negócio

p A contabilidade por partidas dobradas é a abordagem padrão para a maioria das empresas devido à necessidade de gerar demonstrações financeiras em conformidade com o GAAP para proprietários e credores. As empresas públicas são obrigadas a usar a contabilidade de partidas dobradas para atender aos requisitos do GAAP. Mas alguns proprietários de empresas privadas relativamente simples podem ter que decidir se usam a contabilidade por partidas dobradas ou por partidas simples. As perguntas que podem ajudar os proprietários a decidir incluem:

• A empresa possui ou mantém estoque?
• A empresa tem vários funcionários?
• A empresa possui um plano de contas robusto?
• A empresa deve dinheiro a pessoas de fora da empresa ou pretende solicitar empréstimos?
• A empresa planeja usar um sistema de contabilidade automatizado?

p Se a resposta for sim para qualquer uma das perguntas acima, a contabilidade por partidas dobradas é provavelmente a melhor abordagem para o seu negócio. A contabilidade de dupla entrada lida mais apropriadamente com contas de balanço que são normalmente necessárias para atividades como a manutenção de estoque, pagamento de funcionários e cumprimento de contratos de empréstimo. Interfaces de usuário bem projetadas podem simplificar a contabilidade de partidas dobradas para empresas que possuem uma longa lista de contas do razão geral.

Software de entrada dupla e contabilidade

p Já se foram os dias dos livros-razão com capa de couro guardados em um cofre. Empresas de todos os tamanhos mantêm seus livros usando um software de contabilidade projetado para contabilidade de partidas dobradas. Mesmo as pequenas empresas podem se beneficiar da economia de tempo e precisão que as principais soluções de contabilidade trazem, especialmente à medida que crescem. Alguns sistemas simplificam a entrada de dados rastreando recibos digitais e permitindo que os usuários façam upload de fotos físicas, uma alternativa muito melhor do que manter caixas de sapatos cheias de documentação em papel. O software de contabilidade também pode se integrar a contas bancárias e de cartão de crédito para obter informações automaticamente dessas fontes. E para proprietários de empresas que usam profissionais fiscais, carregar dados para sistemas fiscais quando chega a hora de arquivar declarações de impostos é muito mais fácil e menos demorado do que métodos manuais para ambas as partes.

p As empresas maiores têm aproveitado o software de contabilidade de dupla entrada há décadas. É uma necessidade dada a complexidade e o volume de seus negócios. Ao escolher o software de contabilidade, as empresas devem procurar recursos como acesso a dados em tempo real, ferramentas analíticas avançadas e processos de fechamento acelerado.

p A contabilidade por partidas dobradas é a base da gestão financeira na maioria das empresas. Ajuda as empresas em crescimento a rastrear operações cada vez mais complexas, e é essencial para empresas públicas e privadas que dependem de financiamento externo. O software pode automatizar e simplificar muito o processo de estabelecer e manter um método de contabilidade de dupla entrada e usá-lo para gerar demonstrações financeiras.

Perguntas frequentes sobre contabilidade de dupla entrada

O que significa contabilidade por partidas dobradas?

p A contabilidade de partidas dobradas é um método para registrar lançamentos contábeis manuais para refletir a atividade financeira, atualizando duas ou mais contas com débitos e créditos iguais e opostos.

Quais são as duas regras da contabilidade por partidas dobradas?

p As duas regras deste tipo de contabilidade são todas as transações devem ser registradas em duas ou mais contas, e o valor total debitado deve ser igual ao valor total creditado. Essas regras mantêm a equação contábil em equilíbrio.

O que é o sistema de dupla entrada com um exemplo?

p Abaixo está um exemplo de contabilidade de partidas dobradas para comprar um equipamento à vista. O lançamento contábil manual coloca a van nos livros, aumentando o saldo na conta do ativo. Reduz o saldo da conta à vista com um crédito no mesmo valor.

Propriedade, Planta e equipamento - Van $ 20, 000 dinheiro $ 25, 000 Compra de van de série nº 456VAN

A contabilidade por partidas dobradas é necessária?

p Depende do negócio, mas muitos exigem contabilidade por partidas dobradas. Este sistema é necessário para qualquer empresa que precise gerar demonstrações financeiras em conformidade com o GAAP para proprietários ou credores, que inclui empresas públicas. As empresas menores que operam usando a contabilidade de caixa podem achar que a contabilidade de entrada única é mais simples e adequada para suas necessidades.