Contabilidade básica para uma pequena empresa:um guia simples

Como proprietário de uma empresa, especialmente quando você está iniciando um novo negócio, você precisa ter uma visão clara dos vários aspectos do gerenciamento de negócios. A contabilidade é uma das partes mais críticas de um negócio. Portanto, todo proprietário de empresa precisa estar familiarizado com o básico, pois fornece uma imagem clara do estado de suas finanças, permite que ele tome decisões de negócios informadas e reaja a quaisquer mudanças negativas mais rapidamente.

Então, vamos dar uma olhada em como fazer contabilidade básica de negócios, entender o que os livros dizem e gerenciá-los com eficiência.

O que é contabilidade

A contabilidade é um conceito enorme. Mas para uma pequena empresa, basicamente significa registrar transações financeiras, resumi-las e analisá-las por meio de relatórios contábeis e fornecer dados em tempo hábil para fins fiscais e declarações fiscais.

Existem três relatórios principais, também chamados de demonstrações financeiras, que uma empresa precisa criar para cada período contábil, como balanço patrimonial, demonstração de resultados e demonstração de fluxo de caixa. Eles fornecem um resumo das operações financeiras, fluxos de caixa e desempenho financeiro geral de uma empresa nesse período. Um período contábil é um período de acompanhamento definido para o desempenho contábil no qual os registros foram coletados e analisados. Pode ser um calendário ou ano fiscal, mas também uma semana, mês ou trimestre, etc.

Entendendo como configurar um sistema de contabilidade para pequenas empresas, você pode fazê-lo com mais precisão no início. Assim, pode ajudar a evitar muitos problemas que as pequenas empresas enfrentam, como má gestão do fluxo de caixa ou misturar finanças pessoais e empresariais, ou relatar dados errados ao IRS (o que pode custar muito).

Então vamos decompô-lo.

1. Crie sua conta comercial bancária

O primeiro e um dos principais passos da administração de uma pequena empresa é a criação de uma conta bancária comercial. Surpreendentemente, algumas pequenas e médias empresas, especialmente nos estágios iniciais, assim como muitas empresas terceirizadas, muitas vezes ignoram essa etapa, preferindo processar transações comerciais por meio de suas contas bancárias pessoais. Embora possa reduzir inicialmente as taxas de processamento do banco, pode se transformar em perdas e confusão significativas no futuro, incluindo a classificação errada do seu negócio, declaração incorreta de impostos, deduções perdidas etc.

Portanto, abrir uma conta comercial separada é uma obrigação. E aqui está um guia passo a passo simples que você pode usar como uma lista de verificação.

2. Escolha seu método de contabilidade

O próximo passo é decidir como você vai acompanhar as receitas e despesas do seu negócio. Em outras palavras, você precisa escolher o método contábil que irá atender às suas necessidades de negócios. Basicamente, você pode escolher a contabilidade de entrada única ou de dupla entrada.

O método de entrada única supõe entrar em cada transação apenas uma vez. Por exemplo, em uma venda, você registra a soma da compra em sua conta. É um método de contabilidade bastante simples que não fornece seu estoque, por exemplo, ou suprimentos, etc. Assim, pode atender apenas empresas muito pequenas com poucas transações.

O método de partidas dobradas é mais sofisticado, mas oferece uma visão mais clara de suas finanças. Implica registrar duas entradas para uma transação:um débito e um crédito – mantendo assim seus livros equilibrados. O método permite uma detecção mais rápida de erros e fraudes, melhor identificação de lucros e perdas e criação mais fácil de demonstrações financeiras. Para pequenas empresas que buscam uma contabilidade mais precisa, um método de partidas dobradas é a melhor escolha.

3. Configurar contas para registrar transações

Ironicamente, na contabilidade, a palavra “conta” não significa sua conta bancária, mas sim o tipo de certas transações financeiras, como vendas ou folha de pagamento etc.

O conceito por trás de várias contas ajuda a diferenciar diferentes tipos de transações para ajudar a controlar todas as suas receitas e despesas com mais eficiência. Os principais tipos de contas incluem ativos, passivos, receitas, despesas e patrimônio líquido.

• A conta de ativos inclui os dados sobre dinheiro e recursos que pertencem a uma empresa. Inclui dinheiro, contas a receber, equipamentos, estoque, suprimentos, imóveis etc.

• A conta de passivos compreende todas as obrigações ou dívidas que uma empresa possa ter. São contas e juros a pagar, empréstimos, etc.

• A conta de receita significa ganhos comerciais - o dinheiro que uma empresa obtém com a venda de seus produtos ou serviços, incluindo receita de vendas, receita de aluguel, receita de juros etc.

• A conta de despesas reúne todas as transações comerciais resultantes - o dinheiro que a empresa paga por vários recursos e serviços, como serviços públicos, despesas com suprimentos, seguros, salários, juros pagos etc.

• Conta de patrimônio mostra o que resta depois que os passivos são subtraídos dos ativos. Representa a participação do proprietário no negócio, que pode ser o capital do proprietário, dividendos, lucros acumulados etc.

Assim, todas as suas transações comerciais, dependendo do tipo, irão para uma dessas contas que você precisará acompanhar.

4. Registrar transações na contabilidade

Todas as contas comerciais são registradas no razão geral – seus livros contábeis. Claro, livros contábeis não são livros reais, como costumavam ser em anos. Eles são sim um meio de manter e rastrear seus registros contábeis. Normalmente são papéis, planilhas e softwares de contabilidade, e cada um dos meios tem seus prós e contras que você precisará considerar ao fazer sua escolha.

• A contabilidade em papel é surpreendentemente bastante popular entre as pequenas empresas. Em 2018, uma pesquisa da Clutch mostrou que 25% das PMEs ainda registravam suas finanças em papel, em vez de em um computador. Esse método pode ser adequado para uma empresa muito pequena que tenha transações mínimas. Não há necessidade de dizer que é propenso a erros e o risco de perder os dados da transação é muito alto.

• O software de planilha é um meio de manter seus dados contábeis em tabelas eletrônicas, como MS Excel ou Google Spreadsheets. Com eles, você pode registrar, corrigir, manter com segurança seus dados contábeis em seu computador, além de compartilhá-los com um contador quando precisar (já que ambos oferecem opções de compartilhamento e multiusuário). Uma das maiores desvantagens é que você precisa inserir seus dados manualmente, o que leva tempo e ainda corre o risco de erros.

• O software de contabilidade compreende várias ferramentas destinadas a manter os livros contábeis e facilitar sua gestão. Existe uma vasta gama de soluções disponíveis no mercado:das mais simples às mais sofisticadas. Mas em geral, eles podem se conectar à sua conta bancária, permitir a importação de dados de diversas fontes e realizar diversas operações comerciais, como envio e gerenciamento de faturas, por exemplo. Eles podem variar em custo e funcionalidade, bem como funcionar online ou exigir a instalação em seu computador. As soluções mais populares para pequenas empresas são QuickBooks Online, Xero e FreshBooks. Mas há muito mais do que isso, então, dependendo da sua situação e necessidades, você pode decidir qual se encaixa no seu caso.

Portanto, seja qual for o método escolhido, é essencial registrar todas as suas transações comerciais e categorizá-las corretamente nas contas correspondentes. Assim, você terá uma visão clara de suas finanças indo e vindo e poderá analisar seu desempenho geral.

O software de contabilidade melhora drasticamente o gerenciamento de seus livros devido à sua lógica incorporada (como o método de contabilidade de dupla entrada, etc.) que permite entender e categorizar as entradas para você. Portanto, mesmo que você não tenha um contador ou guarda-livros, poderá realizar operações contábeis simples por conta própria.

Dica profissional

Uma das maiores vantagens do software de contabilidade é que ele pode se integrar a aplicativos de terceiros que podem automatizar o registro de transações e, assim, eliminar os riscos associados à entrada manual de dados. Ele também pode economizar tempo que você precisa para importar dados de planilhas para software de contabilidade. Com muitas opções apresentadas no mercado, vou usar o Synder como exemplo para mostrar a facilidade com que isso pode ser feito.

Por natureza, o Synder é um aplicativo de gerenciamento financeiro multifacetado que pode se integrar com sistemas de pagamento online de um lado e software de contabilidade do outro. Portanto, na configuração inicial, ele trará automaticamente os dados de transação do Stripe (por exemplo) para o QuickBooks assim que uma transação aparecer em sua conta do Stripe. Além disso, pode colocar transações nas contas certas em seus livros. Além disso, com o Synder, você pode criar e enviar faturas com facilidade, receber pagamentos com cartão de crédito on-line por meio de um link de pagamento simples e fechar faturas automaticamente na contabilidade no momento do pagamento.

5. Gerar demonstrativos financeiros

Portanto, à medida que seu negócio está funcionando, você precisará garantir que ele esteja na direção certa. As demonstrações financeiras que você fará para cada período contábil o ajudarão a estar sempre atualizado de seu desempenho financeiro. Como foi mencionado no início deste guia, existem três demonstrações principais, como balanço patrimonial, demonstração de resultados e demonstração de fluxo de caixa.

Vamos dar uma olhada mais de perto em cada um.

• O balanço patrimonial é um resumo conciso dos ativos, passivos e patrimônio da sua empresa em um determinado período. Este relatório dá a você uma ideia da saúde financeira da sua empresa e ajuda a entender suas próximas etapas, como expandir ou reservar mais dinheiro etc.

• O lucro e perda, ou demonstração de resultados, este relatório mostra as receitas, custos e despesas de sua empresa em um determinado período. Com base em vendas e despesas, você pode prever seu desempenho futuro e fazer os ajustes necessários no gerenciamento de sua empresa.

• A demonstração do fluxo de caixa fornece dados de informações sobre todas as entradas de caixa que sua empresa recebe de suas operações ou de fontes externas de investimento (caso existam) e saídas de caixa – o dinheiro que uma empresa paga por determinados recursos ou serviços.

Esses relatórios precisam ser feitos regularmente, o que exige um investimento significativo de tempo e esforço. O uso de software de contabilidade pode facilitar o processo de geração de demonstrações financeiras. Mas, independentemente de como você está mantendo seus livros, quanto mais precisamente você registrar suas transações lá, mais fácil será para você criar demonstrativos financeiros.

6. Reconcilie e feche seus livros

A etapa final do ciclo contábil é equilibrar os livros e reconciliá-los com sua conta bancária.

O principal motivo para conciliar é garantir a precisão e validade de suas informações financeiras. Quando você reconcilia transações, quaisquer incompatibilidades, alterações não autorizadas que ocorreram durante o período do relatório são reveladas, o que permite que você reaja e corrija-as em tempo hábil. Isso tornará a declaração de seus impostos muito mais fácil, além de evitar multas do IRS por fornecer declaração de imposto incorreta. Aqui está um guia mais detalhado para a reconciliação.

Conclusão

É claro que este guia não fará de você um contador, mas pode lhe dar uma ideia geral de como fazer a contabilidade de uma pequena empresa. Com certeza, em determinada etapa da gestão do seu negócio, você precisará de um contador para te ajudar na conciliação, nos impostos ou no entendimento melhor das suas finanças. No entanto, sabendo como manter livros, você mesmo pode realizar algumas das operações simples de escrituração, caso enfrente tal necessidade, e se sinta mais confortável com isso.

Você costuma fazer a contabilidade sozinho ou prefere delegar a um profissional? Sinta-se à vontade para compartilhar seus pensamentos nos comentários.