Como usar o método de baixa direta em 2022

Se você vender a crédito, provavelmente terá que lidar com dívidas incobráveis. Você deve usar o método de baixa direta para lidar com essas dívidas incobráveis ​​ou existe uma maneira melhor?
O método de baixa direta é uma das maneiras mais fáceis de gerenciar dívidas incobráveis. Embora não seja recomendado para uso regular, se sua empresa raramente tem dívidas incobráveis, pode ser uma maneira rápida e conveniente de remover dívidas incobráveis ​​de seus livros.

No entanto, você encontrará muitas desvantagens em usar o método de baixa direta, que será abordado com mais detalhes posteriormente.

Visão geral:qual é o método de baixa direta?

Não importa quão cuidadosa e minuciosamente você analise seus clientes ou gerencie suas contas a receber, você acabará com dívidas incobráveis. A dívida incobrável é o dinheiro que um cliente ou clientes devem e que você não acredita que poderá cobrar.

Seu contador ou contador de pequenas empresas precisa gerenciar dívidas incobráveis ​​corretamente. Se você não vender para seus clientes a crédito, não terá dívidas incobráveis, mas é provável que também tenha uma base de clientes muito menor.

Se você oferecer condições de crédito aos seus clientes, terá pelo menos algumas contas inadimplentes. Embora a triagem rigorosa do cliente possa ajudar a reduzir a inadimplência, ela não a eliminará.

Você pode usar dois métodos para gerenciar dívidas incobráveis. Um método, o método de baixa direta, deve ser usado apenas ocasionalmente, enquanto o método de provisão exige que você estime a dívida incobrável que você espera antes mesmo de ocorrer.

O método de baixa direta é um processo simples, onde você registraria um lançamento contábil para debitar sua conta de dívidas incobráveis ​​e creditar sua conta de contas a receber pelo mesmo valor.

Por exemplo, Wayne passa meses tentando receber o pagamento de uma fatura de US$ 500 de um de seus clientes. No entanto, todas as faturas e cartas que ele enviou foram devolvidas.

Nesse ponto, os US$ 500 seriam considerados incobráveis, então Wayne precisa removê-los de sua conta de contas a receber. Se ele não cancelar a dívida incobrável, ela permanecerá como um item a receber em aberto, inflando artificialmente seu saldo de contas a receber.

A seguinte entrada de diário é como a venda inicial foi registrada:

Data	Conta	Débito	Crédito
1-1-2020	Contas a receber	$ 500
1-1-2020	Receita de vendas		$ 500

Se Wayne permitir que essa entrada permaneça em seus livros, seu saldo de contas a receber será superestimado em $ 500, já que Wayne sabe que não é cobrável.

O lançamento contábil de baixa para eliminar os $ 500 usando o método de baixa direta é:

Data	Conta	Débito	Crédito
15-05-2020	Provisão para dívidas incobráveis ​​	$ 500
15-05-2020	Contas a receber		$ 500

Esse lançamento no diário elimina o saldo de $ 500 em contas a receber ao criar uma conta para dívidas incobráveis. O saldo da conta de Provisão para Devedores Duvidosos é subtraído de sua conta de receita para reduzir a receita auferida.

Se o cliente de Wayne eventualmente pagar a conta em setembro, ele simplesmente reverterá a entrada acima e lançará o pagamento:

Data	Conta	Débito	Crédito
15-05-2020	Contas a receber	$ 500
15-05-2020	Provisão para dívidas incobráveis ​​		$ 500

Você pode então lançar o pagamento com o seguinte lançamento contábil:

Data	Conta	Débito	Crédito
15-05-2020	Dinheiro	$ 500
15-05-2020	Contas a receber		$ 500

Método de baixa direta versus método de subsídio:qual é a diferença?

O método de baixa direta permite que você debite dívidas incobráveis ​​diretamente em uma despesa, como a conta de Provisão para Inadimplência usada nos lançamentos contábeis acima. De longe, o método de baixa mais fácil, o método de baixa direta deve ser usado apenas para baixas ocasionais de dívidas incobráveis.

Se você tiver mais do que dívidas incobráveis ​​ocasionais, use o método de provisão para dívidas incobráveis, que usa uma estimativa de dívidas incobráveis ​​futuras. O método de provisão inclui três métodos diferentes que podem ser usados ​​para estimar dívidas incobráveis:

1. Método de Porcentagem de Vendas:Este método usa uma porcentagem das vendas do ano anterior para estimar a inadimplência. Por exemplo, se você teve vendas de R$ 75.000 no ano e arrecadou R$ 68.000, pode estimar que a inadimplência do próximo ano pode ser fixada em 10% ou R$ 7.500, muito próximo do valor que você não cobrou no ano passado.
2. Método de vencimento de recebíveis:O método de vencimento de recebíveis permite estimar uma porcentagem do vencimento de suas contas a receber como incobrável, com a premissa de que uma conta com mais de 90 dias terá uma taxa muito maior de incobrabilidade. Esse método provavelmente não será útil se você não tiver muitas dívidas incobráveis.
3. Método de porcentagem de recebíveis:o método de porcentagem de recebíveis calcula dívidas incobráveis ​​com base no saldo atual das contas a receber, fazendo um ajuste para contabilizar com precisão as dívidas incobráveis ​​atuais.

Os proprietários de novos negócios podem achar o método de porcentagem de vendas mais difícil de usar, pois são necessários dados históricos para estimar os totais de dívidas incobráveis ​​para o próximo ano.

Vantagens de usar o método de baixa direta

O método de baixa direta tem vantagens e desvantagens. Algumas das vantagens incluem:

1. Simplicidade

Os contadores iniciantes, em particular, apreciarão a facilidade do método de baixa direta, pois requer apenas uma única entrada no diário. Se uma dívida antiga for paga, o lançamento no diário pode simplesmente ser estornado e o pagamento lançado na conta do cliente.

2. Redução de impostos

Uma empresa que termina o ano com dívidas incobráveis ​​pode anular essa dívida incobrável em sua declaração de imposto de renda. Na verdade, o IRS exige que as empresas com dívidas incobráveis ​​usem o método de baixa direta para seu retorno, mesmo que não cumpra os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP).

3. Ele anula o saldo real, não uma estimativa

O método de baixa direta permite que você anule exatamente a dívida incobrável, não uma estimativa, o que significa que você não precisa se preocupar em subestimar ou superestimar contas incobráveis.

Desvantagens do método de baixa direta

Embora seja ótimo para a baixa ocasional de dívidas incobráveis, o método de baixa direta também tem algumas desvantagens sérias. Alguns incluem:

1. Viola o GAAP

Embora apenas empresas de capital aberto devam cumprir as regras GAAP, ainda vale a pena considerar as implicações de violar conscientemente o GAAP. Como as baixas ocorrem com frequência em um ano diferente da transação original, isso viola o princípio da correspondência; uma das 10 regras GAAP.

O princípio da correspondência afirma que qualquer transação que afete uma conta precisa afetar outra conta durante o mesmo período.

2. Pode exagerar recebíveis

Embora isso não seja um problema para uma empresa que usa o método de baixa direta ocasionalmente, se você empregar esse método regularmente, o saldo de suas contas a receber pode ser superestimado, devido aos saldos incobráveis ​​ainda nos livros.

3. Imprecisão no relatório de lucros

Por exemplo, uma empresa pode estar ciente de dívidas incobráveis, mas pode demorar para anulá-las, resultando em receitas artificialmente infladas. O método de baixa direta também pode causar estragos em sua demonstração de lucros e perdas e na lucratividade percebida, antes e depois da baixa da dívida incobrável.

Use o método de baixa direta com cautela

As baixas afetam as contas do balanço e da demonstração de resultados em sua demonstração financeira, por isso é importante ser preciso ao lidar com baixas de dívidas incobráveis. Embora o método de baixa direta seja a maneira mais fácil de eliminar dívidas incobráveis, ele deve ser usado com pouca frequência e com cautela.

Se você tem contas incobráveis ​​consistentemente, use o método de provisão para anular dívidas incobráveis, pois ele segue as regras GAAP e mantém as demonstrações financeiras precisas. O uso do método de subsídio também pode ajudá-lo a preparar projeções financeiras mais precisas para o seu negócio.

Se você estiver procurando por um software de contabilidade que possa ajudá-lo a gerenciar todo o processo de contas a receber, confira as análises de software de contabilidade do The Ascent.