Contagem de ciclos vs. contagem física:principais diferenças e como escolher

Dados de inventário precisos são cruciais para o sucesso do negócio porque as informações de inventário afetam tudo, desde o atendimento ao cliente até o financiamento. Quando as contagens de estoque estão erradas, serviço, eficiência e lucratividade são prejudicadas. Impede que as empresas façam previsões com precisão, e eles podem fazer pedidos em excesso ou descobrir que não têm estoque suficiente em mãos para cumprir seus compromissos com os clientes.

Contudo, manter informações de estoque precisas pode ser desafiador. Tradicionalmente, muitas empresas contam com contagens periódicas de inventário físico demoradas, o que pode interferir nas operações diárias de negócios. Hoje em dia, muitos estão mudando para uma abordagem mais flexível e ágil:contagem cíclica. Embora algumas regras de contabilidade e regulamentos fiscais exijam uma contagem física, este artigo explora as duas opções, e ajuda você a escolher e implementar a melhor abordagem para sua empresa.

O que é uma contagem física?

Em uma contagem física convencional, uma organização reserva vários dias para contar cada item no estoque, em todos os armazéns, lojas e outros locais. O resultado é uma contagem abrangente que serve como meio de verificações e balanços para garantir que o que você tem nas prateleiras seja representado com precisão em seu sistema de gerenciamento de estoque.

As contagens físicas são normalmente realizadas anualmente, em grande parte porque consomem muito tempo e podem interromper os negócios. Na verdade, As contagens físicas muitas vezes exigem que as empresas suspendam as operações, como envio e recebimento, enquanto a contagem estiver em andamento. Eles podem ser extremamente trabalhosos, mesmo que as empresas usem etiquetas de radiofrequência (RF) ou outros métodos de varredura de inventário.

Tradicionalmente, as empresas valorizam a contagem física anual como uma forma de iniciar um novo exercício financeiro com o conhecimento de seus estoques e ajustar seus livros para tomar decisões de negócios com base em informações precisas. As empresas com menos estoque muitas vezes descobrem que o esforço envolvido nas contagens físicas anuais é administrável e, desde que nenhum regulamento exija uma contagem física, não vejo um motivo convincente para mudar.

O que é uma contagem de ciclo?

Em uma contagem de ciclo, a empresa conta continuamente pequenas amostras de seu estoque, ao mesmo tempo, certificando-se de que tudo eventualmente seja contado em um determinado período de tempo. Usando técnicas de amostragem semelhantes às usadas por pesquisadores, as empresas extrapolam o que encontram para gerar informações cada vez mais precisas sobre todo o seu estoque. Quando as empresas começam a contagem cíclica, eles podem deliberadamente contar o mesmo item repetidamente para ver se indivíduos diferentes obtêm os mesmos resultados. Isso pode ajudar a identificar e corrigir problemas nos métodos de contagem, para que todos usem as melhores práticas e forneçam dados precisos.

A contagem cíclica geralmente ocorre todos os dias. Por exemplo, se uma empresa tem 1, 500 SKUs que precisam ser contados ao longo de seis semanas, ele pode registrar todo o seu estoque contando os itens associados a cerca de quatro ou cinco SKUs por dia. Algumas empresas dedicam funcionários específicos à contagem cíclica e podem torná-la parte das responsabilidades mais amplas do dia a dia dos funcionários.

As empresas normalmente trabalham com seus auditores internos ou externos para garantir que a contagem de um ciclo seja confiável e suficiente - ao longo do tempo, se a contagem cíclica provar ser precisa, os auditores e contadores podem aceitá-los no lugar de uma contagem física completa. Como acontece com qualquer tarefa que envolva o manuseio de itens de valor, é importante segregar funções:os indivíduos que trabalham o ano todo com itens específicos não devem ser responsáveis ​​por contá-los.

As empresas podem escolher entre vários métodos de contagem cíclica diferentes. A escolha do método determina quais itens são priorizados. As empresas podem contar esses itens de alta prioridade com mais frequência do que outros.

• Por classificação de vendas: Às vezes chamada de análise ABC, 80/20 ou o método do Princípio de Pareto, esta abordagem prioriza a contagem dos itens que representam o maior valor em um depósito. Isso reflete o Princípio de Pareto de que 20% dos SKUs em um depósito normalmente respondem por 80% das vendas, porque são os mais caros ou são vendidos com mais frequência. As empresas agrupam itens em categorias com base em seu valor (A, B ou C) e organizar contagens de ciclo de acordo, contando itens A e B com mais freqüência do que itens C. Observe que os itens que você coloca em cada categoria podem mudar à medida que seu negócio evolui.
• Por uso: Isso se concentra em itens de estoque que são usados ​​com mais frequência, ou itens cuja falta de estoque criaria uma grande interrupção nos negócios ou na fabricação.
• Por área física: Outro método óbvio e conveniente para gerenciar a contagem de ciclos é a localização física. Por exemplo, contando todos os itens em um determinado departamento, gabinete, área do piso ou conjunto de prateleiras ou recipientes.
• Contagem aleatória: Este método seleciona aleatoriamente SKUs para amostragem em todo o depósito.
• Abordagens híbridas: As empresas desenvolvem suas próprias melhores práticas combinando métodos para apoiar suas prioridades. Os planos híbridos geralmente combinam a análise ABC com outros métodos; por exemplo, Os itens de valor “A” são contados com mais frequência, mas o software randomiza quais devem ser contados em um determinado dia. Ou eles podem priorizar categorias específicas ou ajustar as contagens de ciclo para refletir os picos sazonais nas vendas de certos itens.

Por que a contagem cíclica é eficaz

Para muitas empresas, a contagem cíclica oferece vantagens significativas sobre as contagens de estoque físico. Primeiro, é menos perturbador. Uma vez que apenas uma pequena porcentagem de seu inventário está sendo contada a qualquer momento, a empresa pode funcionar normalmente. A contagem cíclica requer menos esforço contínuo ao longo do ano, que pode ser mais fácil de gerenciar do que uma única contagem massiva no final do ano.

Como as contagens estão sendo geradas continuamente, a contagem cíclica pode descobrir rapidamente problemas que podem piorar se deixados despercebidos até a próxima contagem completa do inventário físico. Em uma era de constantes pedidos de comércio eletrônico, isso nunca foi tão importante. A empresa também pode monitorar continuamente a precisão de suas contagens de estoque e refinar seus métodos de contagem ou treinamento se essas métricas falharem.

Contagem de ciclos x contagem física:qual é a diferença?

Embora as contagens de ciclo e físicas visem o mesmo objetivo - dados de inventário precisos - eles usam abordagens diferentes para chegar lá. Essas diferenças têm implicações significativas para as operações do dia-a-dia do warehouse. A tabela a seguir compara os dois métodos rapidamente:

Contagem de ciclo Contagem física Cronograma Continuamente (muitas vezes todos os dias) Ocasionalmente (muitas vezes anualmente) Itens contados Selecione SKUs em um determinado período de tempo Todos os SKUs ou itens de uma vez Nível de interrupção Baixo alto Informações oferecidas Uma contagem de itens selecionados em uma base regular Contagens exatas de cada SKU no estoque. Informações confiáveis ​​e abrangentes, anualmente Pessoal Pode ser responsabilidade de uma equipe dedicada de funcionários e incorporada às responsabilidades de outros funcionários. Pode envolver a atenção total de muitos funcionários e alguns trabalhadores temporários Nível de flexibilidade Substancial (por exemplo, conta por valor, quantidade, categoria, sazonalidade ou outras características) Mínima Tipos de empresas Muitas vezes, aqueles com grande, estoques crescentes ou complexos onde a contagem física é difícil. Freqüentemente, aqueles com estoques limitados onde a contagem física é menos perturbadora. Empresas públicas, e alguns auditores ou contadores, podem exigi-los para relatórios financeiros.

Principais diferenças

Como a tabela acima sugere, ambas as técnicas de contagem podem melhorar o gerenciamento de estoque. A contagem física anual é normalmente um esforço em grande escala, com relativamente pouca flexibilidade e interrupções significativas de curto prazo para os negócios. Em contraste, a contagem cíclica é contínua. Raramente impede outras atividades de negócios, mas não pode ser ignorado por longos períodos de tempo ou simplesmente terceirizado no final do ano, enquanto sua equipe está se recuperando da correria do feriado.

Embora as contagens físicas forneçam certeza sobre o estoque no início de um novo ano financeiro, a contagem cíclica está mais alinhada com as necessidades de muitas empresas para maior flexibilidade, agilidade e informações atualizadas que informam a tomada de decisões. Por exemplo, as empresas com contagens de ciclo atuais de SKUs chave ou peças de fabricação podem evitar pedidos desnecessários e distribuir seu dinheiro com mais eficiência.

Uma vez que a contagem cíclica é um processo contínuo, as empresas devem estabelecer a disciplina de fazer isso em cronogramas planejados para que não fiquem para trás. O estabelecimento da contagem cíclica pode envolver a coordenação com contadores para garantir que as contagens sejam precisas, que os contadores sigam processos consistentes e tudo seja contado quando necessário.

Finalmente, quando as contagens de ciclo e as contagens físicas revelam discrepâncias, a empresa tem uma oportunidade oportuna de melhorar antes que os problemas saiam do controle. Mas só funciona se os gerentes estiverem preparados para agir rapidamente, identificando e resolvendo as causas dos problemas que descobrem. Por exemplo, eles podem descobrir que alguns itens são mais suscetíveis à perda, deterioração ou roubo do que o previsto e requerem maior atenção à custódia. A contagem cíclica pode ser vista como um processo de ciclo fechado que desencadeia a melhoria contínua.

Contagem de ciclos vs. contagem física:escolhendo a melhor maneira de gerenciar o estoque

À medida que os armazéns e outras instalações se tornam maiores e mais complexos, as contagens físicas do inventário anual tornam-se mais difíceis, demorado e caro, e o valor comercial relativo da contagem cíclica aumenta.

Algumas empresas contam com uma mistura de contagens de ciclo e físicas. Alguns varejistas realizam ciclos de contagem de estoque o ano todo, com foco especialmente em itens de alta demanda. Então, eles fazem um inventário físico completo após o término da temporada de férias. Outras empresas podem realizar uma contagem física final para estabelecer uma base sólida para uma transição para a contagem cíclica.

Otimizando suas contagens com software de gerenciamento de estoque

A contagem cíclica torna-se muito mais fácil com um moderno gerenciamento de estoque e sistemas WMS. Os principais sistemas de gerenciamento de estoque automatizam o processo de contagem cíclica, fornecendo instruções diárias para contadores e revisores individuais por meio de listas de verificação e painéis intuitivos. Esse software também suporta contagem cíclica usando smartphones e outros dispositivos portáteis, o que pode tornar o processo mais rápido e fácil e atualiza os números do estoque em tempo real.

Finalmente, as soluções de gerenciamento de inventário e WMS facilitam o destaque das discrepâncias entre as contagens esperadas e reais, acionar recontagens conforme necessário e fazer ajustes de estoque para o razão geral. Eles fazem o que pode ser longo, processo árduo, direto e com esforço relativamente baixo.

Contagem inteligente de ciclos, implementado com um sistema de gerenciamento de estoque, pode reduzir despesas, melhorar o atendimento ao cliente, aprimore a eficiência do armazém e elimine muitas das interrupções tradicionais associadas ao estoque. Se você ainda depende inteiramente de inventários físicos anuais, justifica uma consideração séria.

Perguntas frequentes sobre contagem cíclica

O que significa contagem cíclica?

Com a contagem cíclica, uma empresa conta continuamente pequenas amostras de seu estoque ao longo do ano. A contagem de ciclos contrasta com a contagem de inventário físico, que normalmente envolve a contagem de todo o estoque da empresa trimestral ou anualmente. A contagem cíclica espalha a contagem do estoque ao longo do ano, em vez de concentrá-lo em um único período intenso.

Quais são as vantagens da contagem cíclica?

A contagem cíclica pode ser menos perturbadora do que a contagem física porque geralmente não interrompe as operações de negócios, como recebimento e envio. Também pode permitir que as empresas identifiquem problemas emergentes mais cedo, porque a contagem ocorre ao longo do ano. O esforço diário necessário é menor, para que o processo seja mais gerenciável.

A contagem cíclica é melhor do que um inventário físico de final de ano?

À medida que os armazéns se tornam maiores e mais complexos, contagens físicas podem se tornar extremamente demoradas e trabalhosas, assim, a contagem cíclica se torna uma opção cada vez mais atraente. Além disso, a contagem cíclica é menos prejudicial às operações diárias de negócios. Contudo, algumas empresas acham vantajoso combinar a contagem física e cíclica para obter uma imagem completa e precisa dos itens em suas instalações.

Com que freqüência a contagem de ciclos deve ser feita?

A contagem cíclica costuma ser um processo diário, embora a contagem de cada dia envolva apenas uma pequena fração do estoque total. Dependendo do método de contagem cíclica usado, a empresa pode contar alguns tipos de estoque com mais frequência do que outros. Por exemplo, muitas empresas priorizam a contagem dos itens mais valiosos ou mais usados ​​e registram esses itens com mais frequência.