Um guia indolor para a contabilidade de comércio eletrônico

Quando você pergunta a um proprietário de uma empresa de comércio eletrônico, qual é a parte menos favorita de seu trabalho - a maioria dirá 'contabilidade'.

(Se você é aquela joia rara que adora contabilidade, cumprimentos virtuais para você!)

E, no entanto, 41% dos proprietários de pequenas empresas lidam com seus livros sem qualquer ajuda.

Fonte:OnPay

Mas aqui está o negócio:à medida que seu negócio de comércio eletrônico cresce, suas finanças ficam mais complicadas. Vendas, devoluções, pagamentos de fornecedores, taxas bancárias – todos os movimentos de entrada e saída de dinheiro precisarão ser devidamente categorizados, analisados ​​e, em seguida, relatados às autoridades fiscais.

Sem sistemas de contabilidade adequados, você pode rapidamente ficar sobrecarregado com todos os dados financeiros que está enfrentando.

Além disso, combine isso com o fato de que:

19% daqueles que se percebem como tendo alta alfabetização financeira são alfabetizados financeiramente.

Não queremos desencorajá-lo a fazer sua própria contabilidade com esses dados.

Mas nós realmente queremos ter toda a sua atenção. Porque a contabilidade é importante. Mas aprender a amar é difícil. Neste guia, explicamos tudo o que você precisa saber sobre contabilidade de comércio eletrônico sem medo.

Contabilidade de comércio eletrônico x contabilidade:qual é a diferença?

Vamos começar com o básico e recapitular quem é quem no campo da contabilidade.

A escrituração contábil é a prática contábil básica de manter um registro limpo de documentos e transações financeiras. O objetivo desta prática é descrever e organizar o estado de suas finanças.

As principais tarefas de contabilidade incluem:

• Categoria da transação.
• Faturamento.
• Reconciliação da conta.
• Preparação de balancetes.
• Gerenciamento da folha de pagamento.
• Gerenciamento de contas a pagar e a receber.

A contabilidade é uma prática de analisar todos os registros financeiros, produzidos pelo contador, para criar relatórios financeiros, modelos e previsões. Para que você possa entender o nível atual de suas finanças e planejar o futuro.

As principais tarefas contábeis incluem:

• Preparação de entradas ajustadas.
• Auditorias de informações financeiras.
• Planejamento e relatórios fiscais.
• Previsão financeira e análise de risco.
• Elaboração de demonstrações financeiras, relatórios e modelos.

O objetivo da contabilidade é equipá-lo com conhecimento financeiro para tomar decisões de negócios mais inteligentes.

Os 2 tipos de contabilidade para sua empresa de comércio eletrônico

A sistematização é essencial na contabilidade. Para manter suas finanças de comércio eletrônico organizadas, você pode usar qualquer um dos dois tipos de sistemas de contabilidade populares.

1. Contabilidade em regime de caixa.

Ao usar o método de contabilidade de caixa, você adiciona um novo registro sempre que o dinheiro entra em sua conta bancária ou sai como uma despesa. Dessa forma, seus livros espelham todas as informações transacionais, armazenadas em seus métodos de pagamento e contas bancárias.

Aqui está um exemplo rápido de registro contábil em regime de caixa:

	Vendas	Despesa
Semana 1	+$555 (vendas de camisetas)	-$75 (custos de envio)
Semana 2	+$200 (vendas de moletom)	-$65 (taxas de embalagem)
Totais	$755	$140

Renda quinzenal: $ 615

A contabilidade em regime de caixa é uma escolha inicial para a maioria das pequenas empresas de comércio eletrônico. Porque é um sistema simples de manter - você apenas relata todos os movimentos de dinheiro à medida que eles acontecem. Além disso, você sempre sabe quanto dinheiro tem à sua disposição agora.

Outra vantagem da contabilidade de caixa é esta:ao declarar seus impostos comerciais no final do ano, você não precisará pagar imposto de renda sobre os pagamentos que ainda não recebeu. Assim, sua conta de imposto pode ser menor.

A contabilidade de caixa funciona para:

• Pequenos vendedores de comércio eletrônico.
• Empresas criadoras.
• Lojas de produtos sob demanda.
• Lojas Amazon FBA.
• Operações de dropshipping.

No entanto, esse método contábil não é a melhor escolha para operações de comércio eletrônico maiores, pois não reconhece contas a receber e contas a pagar futuras.

Devido a isso, evite a contabilidade baseada em caixa se você:

• Administre um negócio de comércio eletrônico com altos níveis de estoque e vários fornecedores.
• Planeje solicitar financiamento ou garantir um empréstimo para sua empresa.
• Quer trazer auditores a bordo e obter demonstrações financeiras auditadas.

2. Método de acumulação.

A contabilidade de competência, pelo contrário, solicita que você registre cada venda ou despesa assim que ela ocorrer, independentemente de quando o dinheiro chegar (ou sair) de sua conta bancária.

Vamos dar uma olhada em seu registro de amostra:

Data	Vendas	Despesas
Semana 1	$2.500 (vendas de móveis online)	$800 (salário do subcontratado, devido em 1º de novembro)
Semana 2	$5.000 (retirada na loja, pagamento na entrega)	$ 100 (custos de envio)
Totais	$7.500	$900

Renda quinzenal: US$ 6.600

A empresa faturou US$ 2.500 em vendas on-line. Esse dinheiro já caiu na conta bancária. Mas esse cheque maior de US $ 5 mil ainda não foi compensado e deve chegar na semana 3. O mesmo com as despesas - os custos de envio foram pagos imediatamente. Mas o pagamento do contratado vence no próximo mês, o que significa que US$ 800 ainda estarão na conta bancária até então.

A contabilidade de competência é frequentemente conhecida como o método contábil tradicional, pois é o sistema que a maioria das instituições financeiras usa. Pense em credores, auditores, investidores, planejadores fiscais ou qualquer outra pessoa interessada em aprender sobre o estado das finanças de sua empresa.

À primeira vista, a contabilidade de competência parece mais confusa do que a contabilidade baseada em caixa. Você precisa pensar no dinheiro que ainda não ganhou (contas a receber) e subtrair os custos que ainda não incorreu (contas a pagar).

Mas depois que você passa disso, esse sistema contábil começa a fazer mais sentido. Uma vez que fornece uma representação mais realista da receita do seu negócio todos os meses. Além disso, permite fazer projeções financeiras mais precisas ao levar em consideração suas obrigações financeiras presentes e futuras.

O contra da contabilidade de competência, no entanto, é que essa maneira de manter registros muda o foco de quanto dinheiro você tem para quanto dinheiro você movimenta. Ao contabilizar pagamentos/despesas futuras, a contabilidade de competência pode fazer com que suas operações pareçam mais lucrativas do que realmente são. Portanto, você precisará manter um controle mais próximo do seu fluxo de caixa.

Você deve mudar para a contabilidade de competência como empresário de comércio eletrônico?

A resposta curta é sim. Você terá que adotar esse sistema de contabilidade conforme sua escala de operações. O método de base de caixa para relatórios fiscais só é permitido para empresas com receita média anual de crescimento de US$ 5 milhões ou menos.

O que você precisa para começar a fazer a contabilidade da sua loja de comércio eletrônico

Não importa qual sistema de contabilidade você use primeiro, você precisará ter três coisas prontas:

1. Número de identificação fiscal da empresa.

Se você opera como uma corporação ou parceria, precisará solicitar um Número de Identificação do Empregador (EIN) do IRS. É um identificador exclusivo de 9 dígitos da sua empresa para usar em todos os seus documentos fiscais. Você pode solicitar on-line e recebê-lo imediatamente por e-mail. Os comerciantes individuais podem usar seu número de segurança social (SSN) para a mesma finalidade.

2. Conta bancária comercial.

Manter o seu negócio e as finanças pessoais separadas é a primeira regra de ouro da contabilidade. Abra uma conta bancária comercial dedicada para sua loja de comércio eletrônico. Configure versões comerciais de aplicativos de pagamento populares (por exemplo, PayPal). E certifique-se de não gastar nenhum dinheiro de sua conta comercial em suas necessidades pessoais (a menos que elas se qualifiquem como despesas comerciais dedutíveis).

Por outro lado, você pode gastar dinheiro de sua conta pessoal para cobrir suas despesas comerciais. Você pode então reivindicá-los como despesas "do bolso". Novamente, isso deve ser um gasto comercial razoável. Ou você correrá o risco de questionamento regulatório.

3. Software de contabilidade.

Aplicativos de contabilidade e serviços online podem economizar muito tempo no registro de vendas, gerenciamento de despesas, geração de relatórios e outras tarefas de contabilidade. É por isso que 50% das pequenas empresas os usam.

Fonte:OnPay 

Os aplicativos de contabilidade populares para pequenas lojas de comércio eletrônico são:

• Livros novos.
• QuickBooks Online.
• Xero.
• Onda.
• Kashoo.
• Sábio.

5 tarefas importantes de contabilidade de comércio eletrônico para começar

Com todas as ferramentas alinhadas, vamos dar uma olhada nas principais tarefas contábeis que você precisará fazer semanalmente/mensalmente:

1. Categorize todas as transações.
2. Mantenha um orçamento empresarial.
3. Mantenha-se atualizado com os impostos.
4. Distinga entre devoluções e estornos.
5. Pratique a manutenção de registros precisos.

Ser diligente com cada um deles ajudará você a entender seu fluxo de caixa e a se preparar para a temporada de impostos.

Categorize todas as suas transações

A categorização de transações é a prática básica da contabilidade de comércio eletrônico. Você deve marcar todas as transações em sua demonstração de fluxo de caixa como receita ou despesa. A maioria dos aplicativos de contabilidade classificará automaticamente as transações para você, portanto, você deve apenas revisá-las e atribuir categorias extras corretas (por exemplo, salário, marketing, devoluções etc.).

Categorizar suas transações ajuda você a estimar seu:

• Despesas regulares e pontuais
• Receitas mensais

Você pode usar esses números para avaliar sua demonstração de resultados de negócios on-line, planejar seus impostos e criar um orçamento comercial.

Mantenha seu orçamento empresarial

Um orçamento de negócios é uma contagem de todos os seus gastos de negócios e outras obrigações financeiras, bem resumidos e empilhados em relação às suas receitas regulares. O número total informa quanto dinheiro você precisa para equilibrar ou obter lucro.

O objetivo de um orçamento é ajudá-lo a:

• Monitore seus padrões de fluxo de caixa.
• Fique por dentro de todas as despesas recorrentes e não planejadas.
• Saiba quando fazer alarde e quando pedalar de volta.
• Reserve alguma renda para o dia chuvoso (e impostos).
• Evite ou reduza a dívida comercial.
• Mantenha o foco nas metas financeiras de longo prazo.

Considerando que 2020 foi um ano difícil para pequenas empresas de comércio eletrônico, o orçamento pode ser uma boa prática a ser seguida. Veja como:

1. Revise seu fluxo de caixa.

Para fazer um orçamento de forma eficaz, você precisa saber quando e para onde vai seu dinheiro e quanto entra regularmente.

Registre seus gastos primeiro, pois a maioria deles será recorrente. Observe quanto você gasta em:

• Compras de inventário.
• Pagamentos de fornecedores.
• Salários/subcontratados de funcionários.
• Embalagem e manuseio.
• Envio e envio.
• Taxas de processamento de pagamento.
• Serviços bancários.
• Software, aplicativos, assinaturas.
• Hospedagem do site.
• Publicidade.
• Impostos.
• Reembolsos/devoluções.

Em seguida, leve em consideração as despesas pontuais (não) planejadas. O número total que você obterá é a linha de base do seu orçamento – uma soma que você precisa para equilibrar todos os meses.

Como os volumes de vendas de comércio eletrônico podem ziguezaguear devido a flutuações de preços, mudanças na demanda, sazonalidade e outras condições de mercado, suas receitas podem flutuar. Então você pode acabar tendo meses de fluxo de caixa negativos – ou seja, quando você ganha menos do que gastou.

Esse é outro motivo para ter um orçamento e reservar uma renda extra.

2. Crie uma calculadora de orçamento semanal.

Para manter um fluxo de caixa positivo, especialmente nos estágios iniciais de crescimento, você precisa estar atento a cada centavo que gasta.

Uma maneira de fazer isso é configurar 'bolsões de dinheiro' separados para diferentes categorias de gastos semanais e atualizá-los regularmente. Dessa forma, você saberá exatamente quanto gastou e poderá reduzir os não essenciais durante a próxima semana.

Você pode manter uma planilha semelhante onde lista todas as suas despesas e receitas semanais para estimar a dinâmica do seu fluxo de caixa:

	Semana 1	Semana 2	Semana 3
Inventário	$1.300	$300	$800
Processamento de pagamento	$55	$55	$55
Envio	$25	$55	$95
Publicidade	$500	$0	$200
Despesas não planejadas	$150 (reembolsos)	$0	$500 (contratante)
Receita (antes dos impostos)	$1.500	$1.800	$3.500
Fluxo de caixa	– $530	+$1.390	+$1.850

Mantenha-se atualizado com os impostos

Os proprietários de empresas de comércio eletrônico têm duas categorias de impostos em mente – imposto de renda comercial e impostos sobre vendas.

Navegar pelos impostos sobre vendas pode ser um desafio, pois você precisa levar em consideração ambos:

• Impostos estaduais sobre vendas (coletados em 45 estados e no Distrito de Columbia).
• Impostos sobre vendas locais (cobrados em 38 estados).

Fonte:Tax Foundation

1. Verifique se suas taxas de imposto estão corretas para os clientes.

Dependendo de qual plataforma de comércio eletrônico você está usando para sua loja, você pode adicionar todos os impostos sobre vendas manualmente ao formulário de checkout ou calculá-los automaticamente, com base no endereço de entrega dos clientes. A segunda opção é menos propensa a erros.

2. Pague impostos comerciais trimestrais estimados.

Espera-se que todas as empresas de comércio eletrônico que possam dever mais de US$ 1.000 em impostos até o final do ano façam pagamentos de impostos estimados trimestralmente. O IRS calcula suas dívidas com base na última declaração e espera o pagamento de acordo com o calendário.

3. Arquive impostos sobre vendas.

Você precisa manter registros claros de que coletou impostos sobre vendas para cada fatura de cliente. Todos esses registros terão que ser preenchidos com sua jurisdição fiscal local de acordo com a data de vencimento. A frequência de preenchimento varia de estado para estado, mas normalmente é no meio ou no final de cada mês.

Distinguir entre devoluções e estornos

Devoluções e estornos de clientes são dois tipos diferentes de despesas que precisam de registro separado.

1. Devolução da loja.

As lojas de comércio eletrônico podem ter uma ou várias políticas de devolução e isso deve refletir na sua contabilidade:

• Crédito da loja: Registre a transação original como uma despesa e adicione-a à lista de contas a pagar.
• Reembolso total: Quando o produto chegar a você, categorize a transação de reembolso em "Devoluções e abatimentos" e subtraia-a diretamente para sua receita.

2. Estorno da loja.

Os estornos acontecem quando um cliente contesta uma transação com o banco alegando que ela era fraudulenta. Infelizmente, essa “fraude amigável” é responsável por 40% a 80% de todas as perdas por fraude entre os varejistas eletrônicos.

Categorize todos os estornos como "Devoluções e Provisões". Além disso, se o estorno incluir uma taxa extra, marque-a como uma despesa comercial.

Pratique a manutenção de registros precisos para sua loja de comércio eletrônico

A contabilidade é a arte de manter registros financeiros que contam uma história financeira completa do seu negócio (para você e qualquer outra pessoa que pergunte).

Como você está informando suas finanças e impostos às autoridades, você precisa manter a prova de todas as suas reivindicações. Isso significa que você deve armazenar os seguintes registros para a contabilidade da sua empresa de comércio eletrônico:

• Recibos, contas e faturas.
• Cheques cancelados e devolvidos.
• Declarações de impostos anteriores.
• Formulários W2 e 1099.
• Conta bancária, extratos de cartão de débito/crédito.
• Extratos de contas de carteiras de pagamento on-line.
• Registros de receita de sua plataforma de comércio eletrônico, como BigCommerce.

Todos esses registros devem ser mantidos por pelo menos 3 anos.

Parece muito? Bem, é melhor pagar um pouco mais pelo armazenamento em nuvem e enfrentar possíveis multas se você não puder fazer backup de suas reivindicações financeiras durante uma auditoria.

3 práticas recomendadas de contabilidade rápida para lembrar

Fazer essas cinco tarefas contábeis para sua loja de comércio eletrônico pode ser cansativo, especialmente quando você está apenas começando.

Lembre-se:você não precisa entrar no modo de guru financeiro e tentar criar projeções sofisticadas de fluxo de caixa ou usar fórmulas de várias etapas para calcular seu índice de lucratividade.

Mantenha sua contabilidade simples e direta:

1. Previsão para grandes despesas.

Mantenha um registro direto de todas as contas a pagar regulares, juntamente com uma planilha Excel de orçamento semanal. Dessa forma, você sempre saberá suas dívidas e poderá contornar a receita restante para acomodar uma despesa maior - um novo prédio de armazém, mais publicidade ou estoque extra.

2. Reserve dinheiro (e tempo) para os impostos.

A temporada de impostos pode ser agitada se você vier de improviso. Um terço dos proprietários de pequenas empresas gasta mais de 80 horas (=duas semanas de trabalho) por ano na preparação de suas declarações de impostos federais. Seu compromisso de manter registros organizados ao longo do ano valerá a pena.

Quanto ao dinheiro, reserve de 30% a 40% da receita da sua empresa para os pagamentos de impostos no final do ano.

3. Supervisione seu gerenciamento de inventário.

O setor de varejo dos EUA enfrenta US$ 50 bilhões em perdas por ano devido ao estoque imóvel. Não some esses números, pois o acúmulo desnecessário de estoque afeta sua liquidez e refletirá negativamente em todos os seus ativos e resultados.

O mesmo vale para as matérias-primas – não fique tentado a comprar em excesso, a menos que você saiba que pode usar todo o estoque. Os custos de armazenamento acabarão superando qualquer tipo de desconto em massa que você esteja recebendo.

Para executar operações enxutas, defina um volume mínimo e máximo de estoque que você pode manter, com base em seus orçamentos e projeções de fluxo de caixa.

Os dois problemas comuns de contabilidade de comércio eletrônico a serem considerados

Para ficar ainda melhor em suas contas, não se deixe enganar pelos seguintes comportamentos:

1. Esperando até o último minuto para revisar as demonstrações financeiras.

Não adie a categorização de despesas até o final do mês, ou pior – final do ano do relatório. Com milhares de registros para filtrar, você perderá algo importante. Isso pode ser algo menor, como uma dedução não reclamada. Ou uma grande omissão que pode exigir correções em suas declarações fiscais.

O que fazer em vez disso: Bloqueie de 2 a 3 horas por mês quando você se sentar e revisar todos os documentos financeiros, organizá-los por categoria e, em seguida, fazer uma reconciliação da conta bancária.

2. Erros ausentes (por falta de tempo).

Quando você faz seus livros com pressa, os erros aparecem. Ter erros em seus registros contábeis pode evitar suas projeções financeiras e resultar em perdas financeiras. Se eles não forem atendidos, eles podem passar para seus preenchimentos de impostos. Em seguida, você precisará apresentar uma declaração de imposto alterada. O que, novamente, não é a coisa mais divertida de se fazer.

O que fazer em vez disso: Automatize sua contabilidade para evitar erros e inconsistências manuais. Depois de ter um orçamento, contrate um diretor financeiro (CFO), CPA (contador público certificado) ou um contador interno de comércio eletrônico para ajudá-lo com relatórios fiscais.

Encerrando

Você não precisa ser um contador certificado para ficar no topo de suas finanças de comércio eletrônico.

Com o sistema de contabilidade correto, um aplicativo de contabilidade de apoio e a devida diligência, você pode ter uma boa noção de sua contabilidade e aprender a amar a prática de analisar suas finanças. Especialmente, quando esses insights se traduzem em maior renda!