Contabilidade Definida

Contabilidade é uma disciplina ampla que se concentra no estado atual das atividades financeiras de uma organização. Mas os contadores de hoje estão muito longe do estereótipo "pessoa de números", que se sente mais confortável com uma planilha do que com um plano estratégico de negócios. Na verdade, os insights produzidos por contadores - e equipes financeiras em geral - informam e moldam a estratégia para todos os setores da empresa.

Os contadores trabalham em estreita colaboração com as partes interessadas, incluindo executivos, investidores e conselhos, bem como recursos humanos, TI e equipes de vendas e marketing e atuam como elos entre suas empresas e o governo, fiscais e agências regulatórias.

Iniciantes, organizações sem fins lucrativos e pequenas empresas podem trabalhar com CFOs fracionários - um CFO experiente que trabalha em regime de contrato ou meio período - ou com parceiros de contabilidade, mas seja interno ou terceirizado, a função de contabilidade é vital para o sucesso.

O que é contabilidade?

Contabilidade é o processo de registrar e categorizar as transações de uma empresa, e resumindo, analisar e relatar essas atividades. As informações resultantes - na forma de balanço patrimonial, declaração de renda e fluxo de caixa, previsões e outros relatórios - é usado para informar os líderes de negócios à medida que eles:

• Avalie a equipe e a folha de pagamento
• Equilibre ou avalie os níveis de estoque
• Investigue novas oportunidades de negócios
• Maximize a lucratividade
• Gerenciar fluxo de caixa
• Analise a saúde financeira do negócio

Os relatórios e outras informações que os contadores produzem também são usados ​​fora da empresa, pelos credores, investidores, auditores e, no caso de empresas públicas, investidores.

Principais vantagens

• A contabilidade abrange um amplo conjunto de atividades, da contabilidade básica à análise da saúde financeira da empresa, previsão de receita, preparação de impostos e garantia de conformidade legal.
• As empresas usam cinco tipos principais de contabilidade:gerencial, custo, projeto, contabilidade fiscal e financeira.
• As empresas públicas dos EUA devem usar os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP).

O que um contador faz?

Um contador geralmente executa uma variedade de funções financeiras. O mais comum inclui a revisão de informações financeiras, analisando contas, fornecendo insights sobre as finanças da empresa e preparando orçamentos e relatórios. Os contadores em pequenas empresas também podem ser encarregados da contabilidade, nesse caso, eles podem manter o livro razão geral, pagar contas, lidar com a folha de pagamento e reconciliar contas.

Um contador público certificado (CPA) é um contador licenciado por um conselho estadual de contabilidade. A obtenção de uma licença CPA exige que o candidato conclua a educação adequada, obter experiência do mundo real e passar em um exame CPA. Os CPAs normalmente fornecem consultoria tributária e de negócios e ajudam a criar estratégias financeiras que permitem às empresas maximizar os lucros.

Tipos de contabilidade

Existem muitas especialidades contábeis. As empresas usam cinco tipos principais:gerenciais, custo, projeto, contabilidade fiscal e financeira.

Contabilidade Gerencial

A contabilidade gerencial fornece os relatórios, análise e interpretação de dados financeiros de que os tomadores de decisão precisam para criar e refinar a estratégia de negócios. Contadores gerenciais apoiam o planejamento, realizando análises de custo-volume-lucro, pesar na estrutura organizacional e analisar as variações.

Contabilidade de custos

Contabilidade de custos, uma especialidade em contabilidade gerencial, está focado em quanto uma empresa gasta para criar seus produtos, incluindo custos de mão-de-obra e suprimentos. As informações coletadas da contabilidade de custos são usadas para otimizar as operações - para avaliar o estoque, definir preços de venda para produtos e criar orçamentos para projetos semelhantes.

Contabilidade fiscal

Contabilidade fiscal, que é regido pelo Código da Receita Federal dos EUA, lida com a preparação de declarações de impostos e pagamentos de impostos. Os contadores garantem que as empresas cumpram as leis complexas e variáveis.

Contabilidade do projeto

Profissionais como gerentes de projeto e contadores usam a contabilidade de projeto para integrar as principais tarefas financeiras projeto a projeto e relatar seu progresso e sucesso para a gerência.

Os gerentes de projeto contam com a contabilidade do projeto para informá-los sobre a situação dos custos diretos, despesas gerais e quaisquer receitas em um projeto específico. Os contadores do projeto geram esses números em relatórios financeiros. Um gerente de projeto usa esses relatórios para determinar se eles precisam ajustar o orçamento do projeto e a estrutura analítica do projeto (EAP).

Contabilidade financeira

Essa disciplina se concentra em fornecer informações a terceiros interessados ​​no negócio. Um contador financeiro normalmente prepara balanços, declarações de renda e declarações de fluxo de caixa para ajudar os investidores a entender o desempenho da empresa ou para fazer um caso para um banco emprestar dinheiro para a empresa.

Contabilidade vs. Escrituração

Embora os termos "contabilidade" e "escrituração" sejam às vezes usados ​​indistintamente, a contabilidade é apenas uma função dentro da ampla disciplina de contabilidade. A contabilidade envolve a manutenção de registros sistemáticos de transações financeiras nas contas apropriadas, ou livros. Esses registros são, em última análise, refletidos no livro-razão geral da empresa, um documento contábil mestre contendo um registro completo das transações da empresa.

A contabilidade abrange muito mais do que a contabilidade. Inclui funções avançadas como resumir, analisar e comunicar dados; preparação de impostos; e garantindo o cumprimento legal. Por exemplo, um contador sênior em uma empresa administraria o livro-razão geral, preparar demonstrações financeiras e trabalhar com auditores externos.

Como funciona a contabilidade?

Toda empresa precisa de alguma forma de função contábil. Decidir quando contratar um contador interno é uma decisão importante para os empreendedores. Para pequenas empresas, uma única pessoa pode realizar todas as tarefas de contabilidade e também atuar como CFO. Alternativamente, contratar um contador externo pode fazer sentido, especialmente para fins fiscais. Muitas pequenas empresas usam software para controlar receitas e despesas e, em seguida, enviar essas informações a um contador terceirizado para revisão.

Independentemente de a empresa usar parceiros de contabilidade externos ou funcionários internos, as funções de contabilidade incluem gravação, categorizando, analisar e relatar atividades financeiras. Os relatórios focados internamente ajudam os gerentes a alocar fundos e tomar decisões de negócios, como quanto cobrar pelos produtos. Outros relatórios são usados ​​para conformidade, impostos, atrair investidores e solicitar empréstimos.

Funções e títulos

Vejamos a hierarquia de algumas funções comuns de contabilidade e finanças para fazer tudo isso: DIRETOR FINANCEIRO: Um diretor financeiro se reporta diretamente ao CEO e ao conselho de administração. Os CFOs não estão apenas fechando os livros - eles servem como verificadores da realidade, estrategistas e mitigadores de risco para suas empresas. O CFO normalmente supervisiona uma equipe financeira / contábil diversa e é responsável pela saúde financeira geral da empresa. Os CFOs em empresas de capital aberto atestam formalmente a exatidão das demonstrações financeiras e relatórios dos acionistas. VP de finanças: O vice-presidente de finanças normalmente tem um profundo histórico de contabilidade - essencialmente, um CPA com habilidades de liderança - e entende em profundidade os dados financeiros atuais e históricos da empresa. Geralmente pago menos que um CFO, VPs de finanças também podem ser promovidos à função de CFO. Controlador: O controlador é um CPA e, muitas vezes, possui MBA. Os controladores são especialistas em contabilidade sênior e supervisionam o fluxo de caixa e AR / AP de uma empresa. Em empresas menores, eles podem ajudar no planejamento e análise financeira, embora geralmente FP&A seja uma função de finanças versus contabilidade. Contador: Esses profissionais possuem CPAs e podem ser internos ou contratados que trabalham com várias empresas, às vezes dentro de um setor. Eles preparam demonstrações financeiras auditadas e supervisionam os registros financeiros, como declarações de impostos, planilhas de balanço, despesas do funcionário, e fluxo de caixa e declarações de renda. Escriturário: Esta posição é sua primeira contratação financeira e, novamente, pode ser um empreiteiro ou funcionário interno. Esses profissionais possuem formação em contabilidade e são responsáveis ​​pela elaboração das demonstrações de resultados e balanços mensais da empresa. Outras funções da equipe: Dentro da equipe de finanças, as empresas podem ter especialistas que se concentram em auditoria, FP&A, recursos Humanos, contabilidade, tributação, análise de orçamento, contas a receber / contas a pagar e estoque ou outros aspectos operacionais.

História da Contabilidade

A contabilidade existe desde que as civilizações antigas começaram a comercializar mercadorias. As primeiras evidências de contabilidade são encontradas em tabuletas de argila que datam de 3, 300 aC no Egito e na Mesopotâmia.

Alguns dos conceitos de contabilidade de hoje surgiram na Europa Medieval. O comerciante Benedetto Cotrugli é creditado com a invenção do sistema de contabilidade de débito / crédito em 1458. No entanto, O matemático italiano e monge franciscano Luca Bartolomes Pacioli é comumente conhecido como o pai da contabilidade e da contabilidade. Ele descreveu a contabilidade por partidas dobradas em seu livro de 1494 Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita - “O conhecimento coletado de aritmética, Geometria, Proporção, e proporcionalidade ”- um trabalho que tem influenciado o ensino e a prática da contabilidade até hoje.

Exemplo de contabilidade

Os contadores usam o método de contabilidade por partidas dobradas para registrar as transações. Cada transação é registrada como uma entrada de diário, com um crédito em uma conta e um débito correspondente em outra. Essas entradas devem equilibrar-se. Este método ajuda a garantir que cada transação seja registrada no valor apropriado e que os cinco principais tipos de contas - receita, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido - tudo equilibrado.

Aqui está um exemplo de contabilidade por partidas dobradas:uma empresa envia uma fatura a um cliente. Usando o método de entrada dupla, o contador registra um débito nas contas a receber. O saldo do crédito está registrado na conta de receita de vendas.

Quando o cliente paga a fatura, o contador credita a conta de contas a receber e debita o relatório de caixa.

As entradas de diário da contabilidade para este evento são:

Para registrar a receita de vendas: Débito Crédito Contas a receber $ 1, Receita de 500 $ 1, 500 Para registrar o dinheiro recebido e eliminar o valor devido pelo cliente:Dinheiro $ 1, 500 contas a receber $ 1, 500

Por que a contabilidade é crítica para o seu negócio?

A contabilidade oferece suporte a uma série de funções críticas de negócios. Em um nível básico, permite que a empresa acompanhe a receita, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido, e gerenciar o fluxo de caixa e saber se os clientes pagaram, e se a empresa pagou suas próprias contas.

A contabilidade fornece à empresa insights que podem ajudá-la a planejar o futuro. Por exemplo, os gerentes podem usar métodos de contabilidade de estoque para saber se o custo de produção de um produto aumentou e ajustar o preço ou alterar os fornecedores de acordo. Eles podem examinar os dados de vendas para informar as decisões sobre quais novos produtos adicionar e quais clientes devem receber mais atenção.

Os contadores também ajudam suas empresas a obter financiamento e encontrar investidores. A maioria dos credores, estejam eles emprestando dinheiro para pequenas empresas ou grandes corporações, precisa ver a prova de que o negócio é viável. Os investidores também desejam avaliar o retorno potencial que obterão de seus investimentos.

Finalmente, a contabilidade ajuda com impostos e conformidade. A produção de demonstrações financeiras precisas é necessária para relatar a receita ao IRS para empresas públicas, enquanto as empresas privadas e públicas são obrigadas a fornecer estimativas fiscais trimestrais e uma declaração de impostos anual. Se os relatórios estiverem incorretos, uma empresa pode apresentar relatórios insuficientes e estar sujeita a uma auditoria ou multas do governo ou, por outro lado, excesso de relatórios e pagando mais do que deveria. Outras questões de conformidade incluem relatórios para acordos de empréstimo e para regulamentos de relatórios da Comissão de Valores Mobiliários dos Estados Unidos (SEC) para empresas públicas.

O que é GAAP (princípios contábeis geralmente aceitos)?

Os Princípios de Contabilidade Geralmente Aceitos (GAAP) são diretrizes e padrões de contabilidade dos EUA emitidos pelo Conselho de Padrões de Contabilidade Financeira (FASB).

As empresas públicas devem cumprir os GAAP em suas práticas contábeis, inclusive na preparação de demonstrações financeiras. Isso ajuda os investidores e autoridades a avaliar e comparar as demonstrações financeiras de diferentes empresas. As empresas privadas não precisam cumprir os GAAP, mas essas empresas geralmente optam por fazê-lo - especialmente se planejam abrir o capital no futuro.

Áreas de Especialização em Contabilidade

As finanças corporativas abrangem várias áreas de especialização. Empresas maiores podem contratar contadores especializados em uma ou mais das seguintes áreas:

• Folha de pagamento: Garantir que os funcionários sejam pagos com precisão e dentro do prazo e que as deduções apropriadas, como impostos e prêmios de seguro saúde, são retidos de seus contracheques.
• Custo: Inventário de valor, definir preços de venda para produtos e criar orçamentos usando dados históricos.
• Contas a receber / contas a pagar (AR / AP): Foco no envio de faturas, cobrando pagamentos e pagando contas.
• Escrituração: Registre as transações e equilibre os livros.
• Coleções: Acompanhe se os clientes pagam em dia e tome medidas para obter o pagamento, caso não o façam.
• Imposto: Certifique-se de que a empresa pague os impostos aplicáveis ​​e maximize as deduções a que tem direito.

Etapas do Ciclo de Contabilidade

O ciclo contábil consiste em oito etapas principais durante cada período contábil. O software de contabilidade pode automatizar a maioria dessas tarefas.

1. Identifique e categorize as transações: Por exemplo, um contador classificaria os pedidos de vendas como receita.
2. Registre entradas de diário: As transações individuais são inseridas nas contas apropriadas.
3. Publicar entradas de diário no razão geral: Esta tarefa deve ser executada de acordo com as regras da contabilidade por partidas dobradas.
4. Prepare um balancete não ajustado: Este relatório inclui todas as contas da empresa e seus saldos, comparar débitos e créditos. Débitos e créditos devem ser equilibrados.
5. Ajuste os lançamentos contábeis: No final de um período contábil, um contador adicionará quaisquer entradas que não tenham sido registradas anteriormente, como juros de contas bancárias.
6. Prepare um balancete ajustado: Este relatório inclui os ajustes feitos na etapa anterior.
7. Prepare demonstrações financeiras: Use os saldos das contas da Etapa 6 para criar demonstrações financeiras, incluindo uma declaração de renda, balanço e demonstração de fluxo de caixa.
8. Feche os livros: Prepare-se para o próximo período contábil.

Contabilidade para pequenas empresas vs. empresas

Embora muitos princípios de contabilidade sejam os mesmos para uma pequena empresa e uma grande empresa, existem algumas diferenças práticas importantes - a maior sendo o volume das atividades financeiras. Uma pequena empresa pode ter apenas algumas centenas de transações por mês, enquanto uma empresa pode lidar com muitos milhares ou até milhões.

Outra diferença comum é o método de registro de transações. Existem dois métodos principais:contabilidade de caixa e regime de competência. As pequenas empresas costumam usar a contabilidade de caixa, o que é mais simples. Com este método, receitas e despesas são registradas quando o dinheiro muda de mãos.

Empresas que precisam estar em conformidade com o GAAP, como empresas públicas, deve usar a contabilidade de competência. A contabilidade da base de competência é mais complexa, mas geralmente dá uma imagem mais precisa da posição financeira de uma empresa. Com a contabilidade de regime de competência, uma empresa registra a receita quando ela é ganha e as despesas quando são incorridas, independentemente de quando o dinheiro muda de mãos. Por exemplo, uma empresa que é paga antecipadamente por um contrato plurianual registraria uma parte da receita em cada ano.

Gerenciando um sistema de contabilidade

Usar um sistema de contabilidade ajuda as empresas a automatizar muitas tarefas contábeis de rotina, como pagar contas e gerar relatórios. O software de contabilidade pode eliminar muito trabalho manual, especialmente se o sistema estiver integrado a outros aplicativos de negócios. Essa automação economiza dinheiro para as empresas e reduz os erros. Tipicamente, o departamento financeiro terá um papel fundamental na configuração do sistema, principalmente quando se trata de criar relatórios personalizados e fluxos de trabalho de aprovação.

O trabalho envolvido na manutenção e atualização do software de contabilidade depende do tipo de sistema que você escolher. As empresas geralmente podem escolher entre software de contabilidade local e baseado em nuvem. O software local geralmente requer conhecimento de TI para instalar e gerenciar software e hardware locais. O software baseado em nuvem ou os sistemas de software como serviço são mais fáceis de gerenciar porque o provedor atualiza o software automaticamente e os usuários acessam o sistema pela Internet usando um navegador.

Não importa se sua empresa usa habilidades internas ou contrata um fornecedor independente, contadores fornecem conhecimento que é essencial para gerenciar as atividades financeiras diárias, cumprir os requisitos fiscais e regulatórios e gerar percepções sobre o desempenho da empresa.