Como rastrear suas despesas de pequenas empresas em 7 etapas fáceis

Muitas pequenas empresas lutam para controlar suas despesas comerciais. De fato, pagar as despesas operacionais foi o desafio financeiro mais comum descoberto pelo Federal Reserve Small Business Credit Survey, e 47% dos proprietários de empresas disseram que seriam forçados a usar seus fundos pessoais se a receita desaparecesse por dois meses.

Monitorando, registrar e analisar despesas é um componente básico da gestão financeira, e quando feito corretamente, pode aumentar drasticamente a chance de uma empresa evitar esses problemas financeiros. Ao rastrear despesas, uma empresa pode planejar melhor, preveja desacelerações no fluxo de caixa e certifique-se de que as despesas de negócios mais importantes - como folha de pagamento - sejam sempre atendidas.

Despesas de negócios são custos "normais e necessários" incorridos para operar seu negócio, como inventário, custos de folha de pagamento e aluguel. Também conhecido como deduções, despesas comerciais são os custos operacionais de uma empresa. Eles são registrados na demonstração do resultado - essas despesas serão subtraídas da receita do negócio para mostrar o lucro líquido ou prejuízo e o lucro tributável de uma empresa.

Por que devo controlar as despesas?

A U.S. Small Business Administration (SBA) afirma que a gestão financeira abrange a contabilidade, projeções, demonstrações financeiras e financiamento. As práticas básicas de gestão financeira incluem a criação de um orçamento, encontrar fontes de crédito (e sempre ter algum crédito disponível) e ter uma conta bancária separada para pagar os funcionários.

Os Bancos da Reserva Federal de Chicago e São Francisco encontraram uma correlação direta entre uma gestão financeira sólida e a saúde financeira das pequenas empresas. As empresas com saúde financeira acima da média ou excelente tinham quatro coisas em comum:conhecimento e experiência com produtos de crédito, um nível mais alto de saldos de crédito não utilizados, orçamentos que eles revisavam regularmente e o dinheiro separava para a folha de pagamento.

Rastrear despesas de negócios ajuda uma empresa:

• Crie um orçamento. Um orçamento é uma lista de todas as despesas mensais ou anuais, organizado por categoria. Para fazer um orçamento adequado, a empresa precisa saber quanto dinheiro ela tem, o que provavelmente gastará e rastreará as despesas orçadas em comparação com as reais.
• Aproveite as deduções fiscais. O IRS diz ser dedutível, despesas de negócios devem ser normais e necessárias. Uma despesa normal é comum e aceita no comércio ou negócio específico. Uma despesa necessária é aquela que é útil e apropriada para o comércio ou negócio. A maioria das despesas de negócios podem ser total ou parcialmente baixadas, desde que sejam comprovadas por evidências documentais (recibos e declarações). Isso reduz a receita tributável de negócios de uma organização.
• Gerenciar e otimizar o fluxo de caixa. Acompanhar e registrar regularmente as despesas de acordo com o método contábil de escolha da empresa garante que haja dinheiro suficiente em mãos para pagá-las. Isso também ajuda o plano de negócios do uso responsável de cartões de crédito, linhas de crédito ou empréstimos para cobrir deficiências. Também ajuda uma empresa a maximizar as condições de pagamento favoráveis ​​com os fornecedores para aproveitar os descontos e manter o caixa por mais tempo.
• Identifique valores discrepantes e identifique economias de custo. O mapeamento e a revisão regular das despesas ajudam os líderes de negócios a identificar rapidamente aumentos não planejados nos custos, determinar se eles são legítimos e tratá-los. Essa é uma maneira simples de cortar custos desnecessários.
• Comparação com outras indústrias. O U.S. Census Bureau fornece dados por setor, estado e região para ajudar as empresas a determinar se suas despesas estão de acordo com outras em seu setor. Se a empresa rastreia despesas, pode regularmente comparar esses dados com outros em seu setor e geografia para garantir que seus custos sejam razoáveis ​​e procurar oportunidades para reduzi-los.
• Garanta o perdão do empréstimo PPP. Muitas pequenas empresas receberam empréstimos do Programa de Proteção de Cheque de Pagamento (PPP) para cobrir desacelerações durante a pandemia de coronavírus, e essa dívida será perdoada pelo governo federal se for usada para cobrir certas despesas comerciais. Despesas de negócios elegíveis incluem folha de pagamento e custos específicos relacionados aos juros hipotecários de negócios, aluguel e locações e utilitários.

Qual é a melhor maneira de controlar as despesas das pequenas empresas?

Para rastrear despesas com precisão, todas as pequenas empresas precisam se envolver na contabilidade, que a SBA define como o método organizado de monitoramento de todas as transações de receita e despesa.

Feito manualmente, rastreamento de despesas para uma pequena empresa pode ser mais ou menos assim:conforme o proprietário da empresa passa durante a semana, ela coleta todos os documentos relacionados às despesas, como faturas, recibos, recibos de crédito, etc. O contador pega todos esses documentos e os insere em um modelo do Excel para garantir que o dinheiro que entra seja contabilizado e as despesas sejam pagas em dia. Esses números são reunidos para produzir vários relatórios concluídos pelo menos uma vez por mês, incluindo a demonstração de resultados, balanço patrimonial, demonstrativo de fluxo de caixa, relatório de contas a pagar, relatório de contas a receber e relatório de inventário. O proprietário da empresa analisa esses relatórios, identifica o que não faz sentido ou pode ser melhorado e faz as alterações de acordo.

Mesmo o software de contabilidade para pequenas empresas de nível básico pode automatizar a maior parte do processo descrito acima. Este software pode tornar esse processo mais fácil, permitindo que os usuários comerciais capturem recibos com a câmera de um smartphone e os correspondam a categorias de despesas predefinidas por meio da tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR).

Dependendo da complexidade do negócio e de quanta receita ele gera, ele pode escolher entre uma variedade de soluções de contabilidade que possuem recursos diferentes que simplificam e automatizam os processos de gerenciamento financeiro e contábil. Mas existem etapas básicas que as pequenas empresas precisam seguir para garantir que os dados que vão para o sistema e os processos em torno deles sejam confiáveis.

7 etapas para controlar despesas de pequenas empresas

Para controlar e gerenciar despesas com eficácia, os líderes de pequenas empresas devem seguir estas etapas:

1. Abra uma conta bancária empresarial. O estudo do Federal Reserve relatou que mais de 60% das empresas com excelente saúde financeira criaram um orçamento e uma conta bancária separada para a folha de pagamento. Enquanto isso, menos de 5% das empresas com problemas de saúde financeira concluíram essas duas etapas básicas.

O estabelecimento de uma conta bancária separada para despesas comerciais torna mais fácil rastreá-las e, posteriormente, reivindicá-las como deduções fiscais. A SBA observa que contas bancárias de negócios também oferecem proteção de responsabilidade pessoal, mantendo fundos de negócios separados de fundos pessoais. Além disso, contas bancárias comerciais geralmente vêm com a opção de uma linha de crédito que pode ser usada para cobrir déficits de fluxo de caixa.

As empresas devem abrir uma conta corrente, conta poupança, conta de cartão de crédito e uma conta de serviços comerciais. Este último permite que a empresa aceite transações de cartão de crédito e débito de clientes. A empresa precisará de seu número de identificação de emprego federal (EIN) para abrir uma conta bancária empresarial. Um único proprietário pode usar seu número de seguro social.

2. Use um cartão de crédito comercial dedicado. Com um cartão de crédito empresarial dedicado, a empresa pode estabelecer um histórico de crédito para receber financiamento (e condições de financiamento ideais) quando for necessário. Ter crédito também dá à empresa uma maneira de fazer grandes compras quando está apenas começando. Não surpreendentemente, o crédito disponível é um indicador da saúde financeira geral - 65% das empresas com saúde financeira ruim relataram que não tinham crédito disponível em seus cartões de crédito, mas 87% e 95% das empresas com saúde financeira acima da média e excelente, respectivamente, tinha crédito disponível, de acordo com o estudo do Federal Reserve. A SBA afirma que os cartões de crédito ajudam as empresas a negociar acordos favoráveis ​​com os fornecedores e podem ajudar a proteger as empresas contra roubo de identidade. Os cartões de crédito oferecem vantagens para a empresa, também, como recompensas de negócios ou recompensas de viagens.

3. Escolha contabilidade de caixa ou de competência. Cada pequena empresa deve escolher um conjunto de regras para determinar quando relatar receitas e despesas. Isso fornece um método de contabilidade consistente para fins fiscais. Em geral, pequenas empresas com US $ 25 milhões ou menos em receitas brutas anuais para os três anos fiscais anteriores podem usar a contabilidade de exercício ou a contabilidade de caixa (o limite anterior era de US $ 5 milhões).

Contudo, porque a contabilidade de exercício é o método de contabilidade reconhecido de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP), a maioria das empresas privadas - com algumas exceções limitadas - exige essa abordagem para relatórios financeiros.

A contabilidade de caixa pode ser uma abordagem mais direta e fácil de gerenciar para pequenas empresas porque registra a transação quando o pagamento é recebido. As despesas são deduzidas no ano fiscal em que são pagas. A contabilidade de base de exercício regista a transação nos livros após a conclusão da venda e permite que as empresas a deduzam no ano fiscal em que foi incorrida, independentemente de quando o pagamento é feito. A contabilidade de provisões requer uma contabilidade de partidas dobradas e traça um quadro financeiro mais preciso e completo, pois oferece uma visão de longo prazo do negócio.

4. Escolha um software de contabilidade para automatizar a manutenção de registros e controlar as despesas em um só lugar. Cinquenta e oito por cento dos entrevistados nos EUA pesquisados ​​pela Robert Half relataram que suas empresas agora usam algumas ou apenas soluções baseadas em nuvem em funções de contabilidade e finanças. Essas soluções simplificam o monitoramento, organizar e pagar despesas, sejam faturas de um fornecedor, um pagamento de aluguel ou folha de pagamento. Eles podem reduzir o trabalho necessário para rastrear despesas e aumentar a precisão dessas informações. Adicionalmente, O software de contabilidade tem ferramentas de relatório que podem revelar o dinheiro gasto em cada categoria ou fornecer comparações ano a ano.

5. Digitalize os recibos com um scanner de recibos. Certos softwares de contabilidade incluem ou oferecem suporte a aplicativos móveis que permitem que funcionários ou proprietários de empresas digitalizem recibos com a câmera de seus smartphones. O software em cada um usa tecnologia OCR, que transforma o texto em código legível por máquina. Mas comprar um scanner de recibo separado permite que as organizações digitalizem um documento, revise-o e categorize-o - mapeando automaticamente o conteúdo para campos definidos no software de contabilidade ou fornecendo a capacidade de fazer isso manualmente. Scanners de recibo de mesa, custando tão pouco quanto $ 100, são um investimento valioso para as empresas, tanto para gerenciamento de despesas quanto para gerenciamento de documentos, e eles se conectam facilmente com a maioria dos sistemas de software de contabilidade.

6. Conecte sua conta bancária ao software de contabilidade para importar transações. Existem diferentes níveis de integração que uma pequena empresa pode permitir com seu banco, dependendo do software que escolher. As empresas podem baixar o cartão de crédito e extratos bancários e importá-los manualmente como arquivos CSV (Excel) para o sistema. A maioria dos softwares de contabilidade oferece um plug-in de conectividade que fornecerá um feed de banco. Este link digital entre a conta bancária e o software de contabilidade importa transações bancárias diariamente, junto com as declarações. A empresa pode definir as regras de correspondência em seu sistema para reconciliar as declarações, o que torna o processo de reconciliação mais eficiente.

Existem alguns softwares de contabilidade que oferecem integração direta com o banco, para que o proprietário da empresa possa gerenciar e concluir todos os serviços bancários no sistema de contabilidade sem também fazer login no portal da conta bancária.

7. Revise e categorize as despesas regularmente. Quanto mais uma pequena empresa analisa seus números com mais frequência, e quanto melhor os entender, é mais provável que sobreviva e cresça. Os líderes de negócios precisam compreender a saúde financeira atual e de curto prazo de sua organização e observar as despesas e métricas relacionadas com frequência é uma parte crucial disso.

As pequenas empresas enfrentam dificuldades difíceis. Mesmo antes da pandemia, apenas cerca de metade dos estabelecimentos de pequenas empresas permaneceram abertos por cinco anos ou mais e apenas cerca de um terço durou 10 anos. Mas seu papel na saúde da economia nacional é enorme e essencial. As empresas com menos de 500 funcionários respondem por quase metade da força de trabalho do setor privado, e o Escritório de Advocacia da SBA os credita com 44% da atividade econômica dos EUA.

Rastrear despesas de negócios é um primeiro passo crítico para ter os dados necessários não apenas para uma melhor gestão diária ou mensal, mas melhorou a tomada de decisões de longo prazo que beneficiará os funcionários, clientes e toda a economia.