Como fazer DIY sua folha de pagamento de pequenas empresas em 2021

Gerenciar a folha de pagamento é uma tarefa complexa e exigente, e é importante acertar. As pequenas empresas têm muitas opções para processamento de folha de pagamento, incluindo software e soluções online que automatizam a maioria das etapas e ajudam a garantir a precisão. Mas se você tiver apenas alguns funcionários, é possível adotar uma abordagem do tipo faça você mesmo (faça você mesmo) - contanto que você tenha certeza de entender todas as etapas, mantenha-se atualizado com os requisitos fiscais e legais e reserve um tempo para gerenciar todo o processo com cuidado.

Por que você deve cuidar da folha de pagamento sozinho?

Muitos proprietários de empresas começam com um ou alguns funcionários, e não posso prever o quanto o negócio vai crescer. Nessas circunstâncias, pode fazer sentido processar a folha de pagamento manualmente, Pelo menos no começo. Isso significa que a empresa não precisa pesquisar soluções de folha de pagamento ou pagar por essa tecnologia.

Mas processar a folha de pagamento manualmente consome tempo e é difícil evitar erros, especialmente à medida que a empresa adiciona funcionários e sua folha de pagamento se torna mais complexa. Deixar de pagar seus funcionários adequadamente pode levar à perda de funcionários e prejudicar sua reputação no setor. O que mais, se a folha de pagamento for feita de forma incorreta, pode sujeitar a empresa a possíveis multas. É por isso que muitas pequenas empresas optam por usar software de folha de pagamento para automatizar o processo e reduzir erros.

Desafios comuns da folha de pagamento para pequenas empresas

O processamento manual da folha de pagamento pode ser surpreendentemente desafiador, especialmente à medida que o negócio cresce, porque os cálculos de salários e impostos são complexos e existem consequências negativas significativas se você cometer erros ou deixar de cumprir todos os regulamentos.

• Precisão da folha de pagamento. Lidar com o processamento da folha de pagamento por conta própria aumenta a chance de erro humano, que é uma das principais causas de imprecisões na folha de pagamento. Erros no cálculo de salários e impostos podem levar a funcionários insatisfeitos e multas consideráveis ​​das autoridades fiscais por não conformidade.
• Manter-se atualizado com a legislação trabalhista e alterações fiscais. Em geral, é sua responsabilidade como proprietário de uma empresa calcular e reter os impostos sobre os salários com precisão, pagar os impostos em dia e preencher os formulários fiscais comerciais relevantes. Isso é desafiador porque as regras estão em constante evolução no governo federal, nível estadual e local, e o não cumprimento dessas regulamentações variáveis ​​pode resultar novamente em penalidades.
• Manutenção de registros. Manter registros precisos é importante não apenas para fins comerciais, mas também para conformidade. Por exemplo, o Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que as empresas mantenham registros dos ganhos dos funcionários por pelo menos três anos. Muitos proprietários de pequenas empresas acham que não é fácil quando estão tentando gerenciar uma agenda operacional diária agitada com recursos limitados.
• Classificação incorreta de funcionários. Muitas empresas têm uma mistura de funcionários em tempo integral, trabalhadores a tempo parcial e empreiteiros. Cada categoria de trabalhadores tem direito a benefícios diferentes, e classificar erroneamente os trabalhadores pode ter consequências graves. Por exemplo, se você erroneamente categorizar um funcionário em tempo integral como um contratado independente, você pode enfrentar penalidades, bem como responsabilidades por impostos e benefícios não pagos.

Três etapas no processo de folha de pagamento

Em alto nível, o gerenciamento da folha de pagamento pode ser dividido em três fases:Preparação, pagamento de funcionários e atividades de pós-pagamento.

1. Preparação. Você precisará configurar a folha de pagamento antes de começar a pagar aos funcionários. Isso inclui a determinação da frequência de pagamento para funcionários horistas e assalariados e um mecanismo para rastrear seu tempo. Você precisa solicitar formulários W-4 dos funcionários para determinar quanto imposto reter de seus contracheques, bem como formulários I-9 para confirmar sua elegibilidade para trabalhar nos EUA. Sua empresa também precisará de um Número de Identificação do Empregador (EIN) do IRS. Geralmente, vale a pena estabelecer uma conta bancária separada para a folha de pagamento para rastrear e gerenciar a folha de pagamento com mais facilidade. A maioria dos empregadores paga por depósito direto, o que requer a configuração de um recurso de depósito direto em seu banco e a obtenção dos detalhes da conta bancária de seus funcionários, bem como sua autorização de depósito direto.
2. Funcionários pagantes. Para cada execução da folha de pagamento, você calcula o salário bruto de cada funcionário, retenha quaisquer impostos e outras deduções. Em seguida, você distribui o pagamento líquido aos funcionários por meio de depósito direto, cheque ou outros métodos.
3. Após o pagamento. Você precisa pagar impostos e preencher os formulários pertinentes até os prazos do IRS. Você enviará ao IRS os impostos federais que reteve dos contracheques dos funcionários, mais a parcela do empregador dos impostos do Seguro Social e Medicare, normalmente todos os meses. Você também pagará quaisquer impostos estaduais e locais. No final do ano civil, distribuir formulários fiscais aos funcionários.

8 etapas para processar você mesmo a folha de pagamento

Aqui está uma visão mais detalhada das etapas envolvidas no processamento da folha de pagamento faça você mesmo:

1. Coletando formulários W-4. Você precisará de um Formulário W-4 preenchido de cada novo funcionário para determinar quanto de seu pagamento bruto reter. A retenção depende de vários fatores, incluindo se o empregado é casado ou solteiro e quantos dependentes ele tem. W-4s não expiram, mas deve ser atualizado se houver mudanças no status de um funcionário, como se casar, divorciado ou ter um filho.
2. Como obter um número de identificação do empregador (EIN). O IRS usa EINs para identificar empresas, da mesma forma que usa números de previdência social para identificar pessoas. Você precisa de um EIN, mesmo se tiver apenas um funcionário, porque você não pode pagar impostos de funcionários sem ele. A inscrição é grátis e fácil - você pode fazer isso por telefone, correspondência, fax ou online. O IRS prefere inscrições online e obterá um EIN imediatamente, desde que sua inscrição seja aprovada. Você só precisa dizer ao IRS que tipo de negócio você tem - seja uma corporação ou uma LLC, por exemplo:forneça um endereço comercial e diga por que deseja um EIN.
3. Escolha seu cronograma de folha de pagamento. As frequências de pagamento típicas são semanais, a cada duas semanas (quinzenal), duas vezes por mês (quinzenal) ou mensalmente. Alguns estados permitem apenas certas frequências de pagamento, portanto, verifique os requisitos do seu estado antes de fazer essa escolha. Cada opção tem vantagens e desvantagens, e você precisa equilibrar os benefícios para a empresa em relação aos benefícios para os funcionários. Os períodos de pagamento mensal exigem menos trabalho para os empregadores e podem ajudar a melhorar o fluxo de caixa da empresa, mas muitas vezes não são a primeira escolha dos funcionários. Muitas empresas pagam funcionários assalariados duas vezes por mês e funcionários horistas semanalmente.
4. Determinar e reter impostos de renda. Este é um dos aspectos mais complexos do cálculo do pagamento dos funcionários, e é fácil cometer erros. Você precisa deduzir todas as contribuições antes de impostos para seguro saúde (médico, odontológico e oftalmológico) e planos de aposentadoria. Então, para cada funcionário, calcular o valor devido no imposto de renda federal e estadual, bem como nos impostos do Federal Insurance Contributions Act (FICA), que financiam a Previdência Social e o Medicare, junto com quaisquer impostos locais.
5. Execute os números. Subtraia as deduções antes de impostos e impostos do pagamento bruto para obter o pagamento líquido de cada funcionário. Para funcionários assalariados, o pagamento bruto não mudará de contracheque para contracheque, a menos que haja circunstâncias excepcionais, como licença sem vencimento ou pagamentos variáveis, como bônus e comissões. O pagamento bruto para trabalhadores assalariados é calculado dividindo seu salário anual pelo número de períodos de pagamento por ano. Para trabalhadores horistas, você precisará saber as horas trabalhadas na taxa de pagamento por hora normal mais quaisquer horas extras, e levar em consideração qualquer pagamento de férias, licença médica remunerada e dias de férias.
6. Distribua cheques de pagamento ou depósito direto. O depósito direto é de longe o método mais popular de pagamento de funcionários, mas muitas empresas oferecem aos funcionários outras opções, como cheques ou cartões de pagamento, que são cartões de débito recarregáveis ​​especializados. Com cartões de pagamento, você deposita o pagamento de um funcionário em uma conta vinculada ao cartão; o funcionário pode então usar o cartão para compras, como um cartão de débito normal.
7. Pagar impostos. Você precisa pagar os impostos que reteve dos contracheques dos funcionários, mais a parcela de impostos do empregador. Por exemplo, empregadores e funcionários devem, cada um, fazer contribuições fiscais ao FICA de 7,65% dos ganhos de um funcionário. Você também precisa pagar o seguro-desemprego federal e quaisquer impostos estaduais e locais. O prazo para esses pagamentos de impostos varia de acordo com o tamanho de sua empresa e o estado em que você opera. A maioria das empresas precisa pagar impostos federais mensal ou quinzenalmente. Muitos estados exigem pagamentos trimestrais.
8. Arquive formulários fiscais. Os empregadores geralmente precisam preencher alguns formulários de impostos trimestralmente e outros no final do ano. Por exemplo, você precisa relatar os impostos FICA e alguns outros impostos retidos no Formulário 941 do IRS a cada trimestre. No fim do ano, você fornece aos funcionários regulares formulários W-2 resumindo seus salários e impostos retidos, e você também precisa enviar esses formulários para o IRS. Você também é responsável por enviar o Formulário W-3, um formulário de resumo que acompanha os W-2s que você envia, bem como o Formulário 940 para o imposto federal sobre o desemprego. Existem prazos para preencher cada um desses formulários, com multas e juros de mora.

8 etapas para o processamento de folha de pagamento faça você mesmo 1 Verifique a elegibilidade Verifique a identidade do novo funcionário e a autorização de emprego com o formulário I-9. 2 Colete formulários W-4 Obtenha um W-4 de cada novo funcionário para determinar a retenção de imposto. 2 Obtenha um EIN Você precisa de um Número de Identificação do Empregador do IRS para pagar aos funcionários. 3 Escolha um cronograma de folha de pagamento As opções variam de acordo com o estado - as frequências comuns incluem semanais, quinzenal e quinzenalmente. 4 Calcular e reter impostos Calcule os impostos dos funcionários e outras deduções que você reterá de seus contracheques. 5 Execute os números Calcule o salário líquido de cada funcionário subtraindo impostos e outras deduções do salário bruto. 6 Pagar funcionários As opções incluem depósito direto, cheque ou pague o cartão. 7 Pagar impostos Pague a parte do funcionário e do empregador do governo federal, impostos estaduais e locais 8 Formulários fiscais de arquivo Arquive formulários fiscais trimestrais e anuais junto ao governo federal, autoridades estaduais e locais. Fornece W-2s aos funcionários.

Escolhendo software de folha de pagamento para uma pequena empresa

À medida que os negócios crescem, as abordagens DIY tornam-se menos gerenciáveis. O software de folha de pagamento pode simplificar muito o processamento da folha de pagamento, garantindo precisão e conformidade. Dependendo da solução, software também pode automatizar pagamentos de salários e impostos e registros de impostos, contabilização de créditos tributários. Aqui estão cinco coisas a serem consideradas ao selecionar uma solução de folha de pagamento:

1. Quanto você pode gastar? Procure um sistema adequado ao seu orçamento. Você precisa equilibrar o custo contra os benefícios, que pode incluir maior precisão e velocidade, além de liberar tempo da equipe para outras atividades. Muitas soluções de folha de pagamento têm preços por funcionário, portanto, o custo é proporcional ao tamanho do seu negócio. Algumas soluções de folha de pagamento são fornecidas como parte de pacotes de software de negócios maiores, que pode fornecer benefícios adicionais, como contabilidade simplificada e análise de custos. Certifique-se de entender quais recursos de um serviço de folha de pagamento estão incluídos na taxa básica, e qual custo extra. Considere também o crescimento potencial. Embora a migração de um software de folha de pagamento para outro não seja muito complicado, é uma consideração se você espera um crescimento rápido.
2. Quão complicadas são suas necessidades de folha de pagamento? Uma empresa maior, com diferentes categorias de funcionários em várias jurisdições fiscais, precisará de um software mais sofisticado do que uma pequena empresa com funcionários assalariados em um único estado. E quanto menos experiência em folha de pagamento você tiver internamente, quanto maior o valor de um sistema que lida com todos os aspectos do processamento da folha de pagamento, incluindo pagamentos automáticos e registros de impostos.
3. Existem soluções adaptadas ao seu tipo de negócio? Algumas soluções são projetadas para atender às necessidades de tipos específicos de negócios, como escritórios de advocacia ou restaurantes. Se você opera em um segmento de mercado com muitas pequenas empresas, provavelmente há pelo menos uma oferta projetada para uma empresa de seu perfil, e vale a pena ver se essa solução é adequada para sua empresa.
4. Que tipo de relatório você deseja gerar? No seu melhor, O software de folha de pagamento pode oferecer suporte a decisões estratégicas, permitindo que você analise rapidamente os custos e o impacto de potenciais decisões de negócios. Quanto podemos economizar mudando nosso mix de funcionários permanentes e horistas para reduzir as horas extras? Quanto os custos de pessoal aumentarão se abrirmos um novo escritório em Boston em vez de Chicago? O software de folha de pagamento que faz parte de um pacote integrado também pode facilitar a realização de análises e relatórios adicionais que combinam dados da folha de pagamento com outras informações de negócios.
5. Quão satisfeitos estão os outros com os pacotes de software que você está considerando? Ler análises de clientes e estudos de caso online pode ser útil. Mas não pare por aí - entre em contato com fornecedores de seu interesse e peça-lhes clientes de referência.

Perguntas frequentes sobre folha de pagamento para pequenas empresas

• Por que preciso de um sistema de folha de pagamento?

  Teoricamente, qualquer um pode administrar a folha de pagamento por conta própria usando planilhas, mas fazer isso é complicado, demorado e requer experiência. Se você cometer erros, você pode enfrentar penalidades significativas. Para a maioria das empresas, faz sentido usar um sistema de folha de pagamento que automatize o processo e, potencialmente, consulte um contador bem versado nas leis e impostos mais recentes.

• O que é uma calculadora de folha de pagamento?

  Uma calculadora da folha de pagamento é uma ferramenta online que calcula o salário líquido e as retenções na fonte de um funcionário. Você insere dados como taxa de pagamento, jurisdição tributária local e quaisquer isenções. Em seguida, a calculadora executa os números.

• O que é um lançamento contábil da folha de pagamento?

  Contadores e contadores usam lançamentos da folha de pagamento para registrar a remuneração paga aos funcionários. Essas entradas podem então ser incorporadas ao livro-razão geral da empresa. Existem três tipos principais de entrada:registro inicial (salários brutos ganhos pelos funcionários juntamente com retenções na fonte e quaisquer impostos adicionais), salários acumulados (uma entrada registrada no fechamento de cada período contábil para registrar quaisquer salários devidos, mas ainda não pagos), e pagamentos manuais (cobrem cheques de pagamento manuais ocasionais gerados por ajustes de pagamento ou rescisões).

É possível gerenciar a folha de pagamento sozinho, mas é complicado, trabalhoso e sujeito a erros, especialmente para qualquer empresa com mais de um punhado de funcionários. Como o processamento da folha de pagamento é um custo administrativo e não uma atividade geradora de receita, a maioria das empresas deseja minimizar o tempo e o dinheiro que gastam nisso. Para muitas pequenas empresas, usar software de folha de pagamento para automatizar o processo é uma opção muito melhor do que tentar lidar com a folha de pagamento manualmente.