Como acompanhar as despesas de negócios:passo a passo

O acompanhamento das despesas da empresa é uma parte importante da manutenção de uma pequena empresa e, como proprietário de uma pequena empresa, você pode' t dar ao luxo de ignorá-lo. Saiba como começar a controlar as despesas com estas etapas.
Você pode usar uma variedade de métodos para rastrear despesas comerciais, mas para gerenciar seus negócios adequadamente, acompanhar as despesas e garantir que as despesas sejam contabilizadas com precisão, você precisará criar um sistema de rastreamento de despesas que funcione para você.

Veja como você pode acompanhar suas despesas comerciais:

1. Abra uma conta bancária comercial
2. Escolha um sistema de contabilidade apropriado
3. Escolha a contabilidade de caixa ou de competência
4. Conecte instituições financeiras
5. Comece a gerenciar recibos corretamente
6. Registre todas as despesas imediatamente
7. Considere usar um aplicativo de despesas

Visão geral:o que são despesas comerciais?

Parte do processo de contabilidade é rastrear as despesas da empresa corretamente. Qualquer despesa relacionada ao seu negócio é considerada uma despesa comercial.

Aqui estão algumas despesas comerciais comuns que você provavelmente encontrará:

• Publicidade
• Taxas bancárias
• Comissões
• Taxas de consultoria
• Contratar mão de obra
• Cotas e assinaturas
• Milhagem
• Material de escritório
• Envio e entrega
• Impressão e cópia
• Salários
• Software
• Viagem
• Utilitários

Embora essas sejam as categorias de despesas comerciais mais comuns, qualquer compra associada à sua empresa pode ser categorizada como uma despesa comercial legítima.

Como acompanhar as despesas de sua pequena empresa

A melhor forma de acompanhar as despesas da sua empresa é usar um software de contabilidade para pequenas empresas, que facilita muito o acompanhamento de suas despesas, classificá-las corretamente e ter acesso a informações financeiras atualizadas. Isso é especialmente importante na hora do imposto, pois você deve ter certeza de fazer todas as deduções de despesas que puder.

Existem maneiras de rastrear as despesas manualmente, embora isso seja recomendado apenas se você tiver poucas despesas comerciais para rastrear.

Etapa 1:abra uma conta bancária comercial

Como proprietário de uma nova empresa, você precisará abrir uma conta bancária comercial. Uma vez que essa conta esteja operacional, ela deve ser usada exclusivamente para transações comerciais.

Embora possa haver um caso em que você use sua conta bancária pessoal para fins comerciais, ter uma conta comercial separada tornará muito mais fácil rastrear e registrar suas despesas corretamente.

Etapa 2:escolha um sistema de contabilidade apropriado

Você pode escolher que tipo de sistema de contabilidade usar para o seu negócio. Embora a melhor opção seja escolher um aplicativo de software de contabilidade que funcione para o seu negócio, você também pode usar um software de planilha, como o Microsoft Excel, para registrar receitas e despesas do seu negócio.



Se o seu desejo é usar software de contabilidade, mas não está no orçamento do seu negócio, opte por um aplicativo gratuito como GnuCash ou Wave Accounting.

Etapa 3:escolha a contabilidade de caixa ou de competência

Ao configurar seu sistema de contabilidade, você também precisará escolher a contabilidade de caixa ou a contabilidade de competência.

A maioria das pequenas empresas, proprietários individuais e freelancers usam a contabilidade de caixa, pois é muito simples. Ao usar a contabilidade de caixa, você simplesmente registra as transações quando elas ocorrem. Por exemplo, você registra a receita quando ela é recebida e registra os pagamentos quando eles são feitos.

A contabilidade de competência é mais aprofundada e é uma necessidade para empresas em crescimento, empresas com funcionários ou empresas maiores. Com a contabilidade de competência, você registra a receita quando um produto é vendido, não quando recebe o pagamento desse produto. O mesmo vale para as despesas, que são registradas quando você recebe a conta, não quando você paga a conta.

Etapa 4:conecte suas instituições financeiras

O rastreamento de despesas de pequenas empresas pode ser simplificado conectando suas instituições financeiras ao seu software de contabilidade. Embora alguns possam se sentir desconfortáveis ​​com essa opção, ela é realmente muito segura, com proteções integradas para proteger seus dados.

Se você conectar seu banco, poderá baixar automaticamente todas as transações bancárias diretamente para seu software de contabilidade e, em muitos casos, tê-las automaticamente lançadas na conta apropriada.

Esse processo facilita a contabilização de todas as despesas incorridas pelo seu negócio.



Muitos aplicativos populares de software de contabilidade, incluindo QuickBooks Online, Xero e FreshBooks, junto com muitos outros, permitem que você conecte facilmente suas contas bancárias para facilitar o rastreamento de despesas comerciais.

Etapa 5:comece a gerenciar os recibos corretamente

Outra maneira de garantir que você está monitorando suas despesas de negócios corretamente é usar o aplicativo móvel que está disponível com seu aplicativo de software de contabilidade. Se o seu software não oferecer tal aplicativo, você pode optar por usar um aplicativo de gerenciamento de despesas que se integre ao seu software.

Esses aplicativos normalmente permitem o gerenciamento de despesas em movimento, permitindo que você tire uma foto de um recibo e carregue a imagem em seu software, onde será armazenada e posteriormente anexada à despesa apropriada. Se for uma despesa reembolsável, o recibo pode ser usado para criar um relatório de despesas.

Etapa 6:registre todas as despesas imediatamente

Você aprendeu na Contabilidade 101 que todas as receitas e despesas precisam ser contabilizadas. Isso pode ser feito de muitas maneiras. Se você optar por conectar suas instituições financeiras ao seu aplicativo de software, esse processo se tornará bastante automatizado, embora você precise configurar suas contas adequadamente para garantir a alocação adequada das transações carregadas.



Alguns aplicativos oferecem a opção de inserir as despesas manualmente. Essa é uma boa alternativa para quem opta por não importar transações automaticamente. Na maioria dos casos, você também pode optar por importar seu extrato bancário no final do mês e registrar suas despesas nesse momento.

Por fim, completar sua reconciliação bancária mensalmente ajuda a garantir que todas as transações foram devidamente contabilizadas.

Etapa 7:considere usar um aplicativo de despesas

Embora não seja necessário para todos, se você viaja muito a negócios, pode valer a pena investigar alguns dos aplicativos de despesas do mercado. Esses aplicativos são projetados para rastrear despesas de viagem, como quilometragem, despesas de voo, refeições e despesas de entretenimento e quaisquer outras despesas comerciais relacionadas.

Você deve usar um software de contabilidade para rastrear despesas comerciais?

Como você pode ver, você tem muitas maneiras de acompanhar as despesas de sua empresa, tanto manualmente quanto usando um software de contabilidade.

Quando um software de contabilidade é melhor:

Embora o uso de software de contabilidade seja sempre melhor para qualquer tipo de rastreamento de negócios, incluindo receitas e despesas, há momentos em que é obrigatório.

Se alguma das situações a seguir se aplicar a você ou à sua empresa, é altamente recomendável que você use um software de contabilidade, caso ainda não o esteja fazendo:

• Você viaja a negócios com frequência: Convenhamos, todo mundo perde recibos. Se você está cansado de carregar uma pilha de recibos na carteira ou na bolsa, o software de contabilidade é sua melhor aposta. Isso é especialmente importante se sua empresa exigir que você viaje com frequência.
• Você tem vários funcionários que precisam acompanhar as despesas: Se você tiver vários funcionários que precisam acompanhar as despesas comerciais, é imperativo que você use um software de contabilidade. Embora uma planilha possa ser adequada para uma operação de uma única pessoa, ela simplesmente não funcionará se você estiver acompanhando as despesas de vários funcionários.
• Sua empresa está passando por uma fase de crescimento: Você pode ser pequeno agora, mas se estiver planejando ou passando por uma fase de crescimento, convém investir em software de contabilidade e começar a rastrear suas despesas corretamente.
• Você tem várias contas bancárias comerciais: O rastreamento de despesas de uma instituição pode ser demorado se feito manualmente. É quase impossível se você tiver mais de uma conta bancária comercial. Então faça um favor a si mesmo e use um software de contabilidade.

Quando procurar outros métodos:

Embora o software de contabilidade seja a melhor solução de rastreamento de despesas de negócios, há ocasiões em que você pode usar o software de planilha.

Se alguma das situações a seguir se aplicar a você, rastrear manualmente suas despesas de negócios pode ser a escolha certa.

• Você incorre em poucas despesas: Se você está apenas começando e só precisa acompanhar as despesas ocasionais, usar uma planilha pode ser adequado. Mas se as despesas da empresa começarem a aumentar, considere mudar para um aplicativo de software.
• Você é um gênio do Excel: Não é nenhum segredo que o Excel pode realizar muitos cálculos. Se você é um gênio do Excel, é provável que possa configurar uma planilha que funcione para o seu negócio. No entanto, como a maioria de nós não é especialista em Excel, o software de contabilidade ainda pode ser sua melhor aposta.
• Sua empresa é mais um hobby: Se você é um diletante e ainda não se comprometeu totalmente com seus negócios, rastrear as despesas manualmente pode ser bom. Mas para todos os outros, o software de contabilidade deve estar no topo da sua lista.

Acompanhar as despesas da empresa é uma grande parte do seu negócio

Se você está apenas começando, está no processo de construir seu negócio ou é um negócio bem estabelecido, você precisa acompanhar suas despesas comerciais.

Portanto, reserve alguns minutos e coloque em prática um plano que permita acompanhar as despesas do seu negócio com facilidade e precisão.