Como redigir um relatório de despesas de pequenas empresas

O gerenciamento de despesas apresenta muitos desafios para uma pequena empresa. Restringir despesas, manter o controle sobre quem está gastando os fundos da empresa e entender as implicações fiscais afetam diretamente os resultados financeiros. A criação de um relatório de despesas completo ajudará sua empresa a aproveitar as deduções fiscais e garantir que os funcionários sejam reembolsados ​​de forma eficaz.

Adicionalmente, à medida que as empresas permitem que cada vez mais os funcionários trabalhem em casa, muitas empresas estão gerenciando novos e / ou maiores pedidos de reembolso para despesas relacionadas ao trabalho remoto. Para aumentar a liquidez de curto prazo, muitas pequenas empresas estão examinando com atenção onde podem cortar custos e o que devem reembolsar.

O que é um relatório de despesas de pequenas empresas?

Um relatório de despesas rastreia as despesas incorridas pelos funcionários durante o desempenho de funções de negócios. Um dos principais objetivos dos relatórios de despesas é o reembolso de despesas que os funcionários pagaram do próprio bolso ou com cartão de crédito corporativo. Abordaremos esses dois cenários aqui.

Principais vantagens

• Feito corretamente, os relatórios de despesas permitem que as empresas recebam deduções fiscais para reembolsos aos funcionários.
• Os relatórios organizados ajudam os líderes de pequenas empresas a entender onde os funcionários gastam mais dinheiro e podem facilitar a detecção de fraudes.
• As pequenas empresas podem usar um modelo básico do Excel para relatórios de despesas para registrar as informações dos funcionários e os detalhes relevantes para cada despesa em um determinado período.
• À medida que os negócios amadurecem, eles podem obter grandes benefícios com um sistema de gerenciamento de despesas que automatiza grande parte do processo.

Por que os relatórios de despesas são importantes?

Uma empresa que exige que os funcionários apresentem relatórios de despesas pode aproveitar as deduções fiscais. Quando as despesas são reembolsadas sob o que é chamado de plano de prestação de contas, os reembolsos não são tributados como salários do funcionário e a empresa pode deduzir os reembolsos como despesas comerciais. Nos planos não responsabilizáveis, os reembolsos são tratados e tributados como receita bruta aos empregados.

Para ser um plano responsável, o IRS exige que os acordos de reembolso de despesas sigam estas três regras:

1. A despesa deve ter uma conexão comercial. O funcionário deve ter pago ou incorrido em despesas dedutíveis durante a execução de serviços como funcionário.
2. O funcionário deve prestar contas adequadamente ao empregador por essas despesas dentro de um período de tempo razoável. Isso é feito fornecendo ao empregador uma declaração das despesas (geralmente um relatório de despesas) e evidências documentais das despesas, como recibos.
3. O funcionário deve devolver qualquer reembolso ou subsídio em excesso dentro de um período de tempo razoável.

Benefícios de um relatório de despesas para pequenas empresas

Exigir que os funcionários apresentem relatórios de despesas para despesas comerciais reembolsáveis ​​pode oferecer várias vantagens para as pequenas empresas. Aqui estão três benefícios principais:

• Aproveite a economia de impostos. Ao exigir que os funcionários apresentem relatórios de despesas para despesas comerciais reembolsáveis, a empresa pode aproveitar as vantagens dos incentivos fiscais, reembolsando-os de acordo com as regras do plano de prestação de contas. Uma vez que os pagamentos de despesas podem ser deduzidos, que reduz a carga tributária da empresa.
• Compreenda melhor os custos de viagem e outras despesas. Com uma política regular de relatórios de despesas em vigor, as pequenas empresas podem entender melhor as vendas e outras despesas relacionadas aos funcionários. Um aumento nas taxas das companhias aéreas afetará uma pequena empresa que exige que o pessoal de vendas ou serviços faça viagens extensas, por exemplo. De forma similar, algumas empresas gastam muito em refeições para clientes ou clientes em potencial. Relatórios de despesas formalizados fornecem visibilidade desses custos e a administração pode alterar as diretrizes para ajustar os gastos de acordo.
• Refute despesas questionáveis ​​e evita fraude total. Os relatórios de despesas ajudam a empresa a ver as áreas de alto gasto e fazer alterações. Isso é importante, já que 56% dos CFOs em uma pesquisa da Robert Half Management Resources disseram ter visto um aumento no número de “pedidos de reembolso inadequados” dos trabalhadores nos últimos três anos. Alguns são fáceis de detectar e recusar sem discussão - um iate, uma viagem à Itália e um pula-pula são três coisas que os executivos disseram a Robert Half que viram os funcionários tentarem gastar. Outros podem deslizar porque sua validade sob a política é menos clara, como cuidar de crianças, lápis ou remoção de percevejos.

O que um relatório de despesas deve incluir?

As reclamações de despesas inadequadas podem ser o subproduto de uma política de despesas pouco clara ou irrealista ou de uma política mal comunicada. E quando a política não é clara, existem repercussões em cascata, incluindo o tempo gasto na conclusão, rejeitando, reenvio e processamento de pedidos de reembolso e despesas.

Cada relatório de despesas deve incluir:

• O nome do funcionário
• A data de envio do relatório
• Um número para referenciá-lo
• O nome do gerente do funcionário
• O período para o qual eles estão pedindo despesas a serem reembolsadas
• Uma lista detalhada de cada despesa que inclui:
• A data em que a despesa foi incorrida
• A conta de despesas do plano de contas ao qual deve estar vinculada (ou seja, viagens de funcionários, material de escritório)
• O valor da despesa
• Uma descrição detalhada da despesa, incluindo o que era e onde estava, e o objetivo comercial ou relação comercial
• Recibos de todas as despesas, onde possivel

A despesa de milhagem deve incluir informações sobre:

• O endereço do local de início
• O endereço do local de chegada
• A quilometragem exata entre esses pontos
• A taxa de milhagem federal padrão do IRS para calcular o reembolso total de milhas (a taxa para 2020 é de 57,5 ​​centavos por milha).

7 etapas para criar um relatório de despesas para sua pequena empresa

• Se a empresa não tiver software de gerenciamento de despesas, comece a construir um modelo no Microsoft Excel. Existem muitos modelos gratuitos baseados em Excel disponíveis.
• O modelo deve fornecer áreas na parte superior do formulário para inserir informações básicas. Isso inclui o nome do funcionário e / ou número de identificação do funcionário, a data em que o formulário é enviado, um número de referência / número da fatura, o nome de seu gerente e o período para o qual os reembolsos de despesas estão sendo solicitados.
• Crie uma coluna para a data da despesa. É aqui que o funcionário insere a data em que cada despesa foi incorrida.
• Crie uma coluna para a conta de despesas no plano de contas do qual as despesas serão reembolsadas. No Excel, pode ser um menu suspenso no qual a equipe financeira importou as contas de despesas mais relevantes para o reembolso do funcionário.
• Crie uma coluna para o valor da despesa. É aqui que o funcionário irá inserir o valor exato que corresponde ao seu recibo.
• Crie uma coluna para a descrição das despesas. O funcionário descreverá por que o reembolso está sendo solicitado e por que ele é uma despesa comercial legítima.
• Peça aos funcionários que numerem os recibos para corresponder às linhas que detalham cada despesa.

Usando o Excel para criar um relatório de despesas

As etapas acima podem direcionar um funcionário através da criação e inserção manual de despesas em uma planilha do Excel. A Microsoft oferece modelos gratuitos de relatórios de despesas baseados em Excel. O exemplo abaixo é editado ligeiramente para remover colunas sobre entretenimento, que, de acordo com a Lei de redução de impostos e empregos, não se qualifica mais como uma despesa de negócios e não será dedutível de impostos.

O Excel pode ser uma ferramenta útil para gerenciar relatórios de despesas de pequenas empresas, mas uma empresa pode rapidamente superar os processos manuais de que necessita. A Global Business Travel Association (GBTA) estima que leva US $ 58 em média para enviar e processar um relatório de despesas e US $ 52 adicionais para corrigi-lo. Na média, 20% contêm erros, cada um dos quais leva 18 minutos para o pessoal de contas a pagar. Automatizando mais o processo - desde a geração do relatório de despesas, para aprovações, à integração com contas a pagar - traz grandes ganhos de eficiência.

Usando software de contabilidade e gerenciamento de despesas

Technavio diz que os investimentos em automação de gestão de despesas devem crescer a uma taxa composta de crescimento anual de 12% até 2021, com um impulsionador principal sendo a crescente força de trabalho móvel.

Os sistemas de gerenciamento de despesas utilizam tecnologia como o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para usar uma foto de um recibo para preencher automaticamente os campos de um relatório de despesas. Esta tecnologia de coleta de dados simplifica o relatório de despesas para a força de trabalho móvel. Adicionalmente, a integração com dispositivos GPS pode criar uma maneira fácil e precisa de registrar a quilometragem.

O software de gerenciamento de despesas também pode sinalizar automaticamente cobranças fora da política e proibir os funcionários de realizar despesas questionáveis. Ele também encaminha relatórios para as pessoas certas para aprovação, garantindo controles adequados e economizando o tempo da equipe de contas a pagar. E se a solução estiver vinculada ao software de contas a pagar de uma empresa, pode agilizar o processo de pagamento - algo que tanto a equipe de contabilidade quanto os funcionários irão apreciar.

Pegue o Spark MicroGrants, por exemplo, uma startup que dá subsídios iniciais para comunidades na África Oriental para que os residentes possam iniciar seus próprios negócios. Para cada um dos quatro países em que opera, o diretor financeiro levou um dia para reconciliar todos os relatórios de despesas. O diretor financeiro revisaria esses relatórios e voltaria com perguntas, levando a um monte de idas e vindas. Melhor gerenciamento de despesas, ou seja, implementação de software de gerenciamento de despesas - economizou para Spark MicroGrants 64 horas por mês.

À medida que as empresas começam a retomar as viagens de negócios na esteira do COVID-19 e oferecem maior flexibilidade para trabalhar em casa, novas questões certamente surgirão. As empresas podem se preparar simplificando políticas e processos agora, e garantir que o relatório de despesas não seja um estresse adicional para os funcionários que estão simplesmente tentando fazer seu trabalho.