Entendendo os subcontas e por que você precisa deles

As subcontas fazem parte do seu razão geral e fornecem detalhes sobre contas específicas de alta atividade. Saiba mais sobre subcontas e por que elas são importantes para sua pequena empresa.
Um livro auxiliar ou livro auxiliar fornece os detalhes que compõem o saldo de contas contábeis específicas. Como as contas do razão geral fornecem apenas um saldo final para cada conta específica, um razão auxiliar é usado para fornecer os detalhes que resultam nesse saldo do razão geral. Somente contas de alta atividade em seu razão geral usarão um livro auxiliar.

Visão geral:o que é um livro auxiliar?

Imagine olhar para o seu livro-razão e ver que atualmente você deve $ 4.500 aos seus fornecedores, mas não tem ideia de quanto você deve a cada fornecedor em particular. O mesmo problema também pode afetar o saldo de suas contas a receber. Embora o saldo do razão geral informe que seus clientes devem atualmente US$ 10.000, como você pode coletar esses fundos e acompanhar os pagamentos atrasados ​​se não souber quais clientes devem quanto?

É por isso que os periódicos subsidiários são tão importantes. Eles fornecem os detalhes de contas contábeis de alta atividade, facilitando o pagamento de suas contas e a cobrança de saldos de clientes. As contas contábeis subsidiárias são comuns para contas mestre do razão geral, como caixa, contas a pagar, contas a receber e vendas. Exemplos de subcontas incluem o seguinte:

• Contas de clientes
• Contas de fornecedores
• Contas bancárias
• Contas de vendas
• Contas de ativos fixos

Se sua empresa for muito pequena e você tiver apenas um ou dois fornecedores ou clientes, poderá acompanhar facilmente seus saldos no razão geral. Mas assim que a atividade do fornecedor ou do cliente aumentar, você precisará de uma maneira de rastrear as transações individuais que compõem o saldo dessas contas do razão geral. Somente a contabilidade auxiliar fará isso.

Se você estiver usando um software de contabilidade para gerenciar as finanças de sua empresa, seu software criará automaticamente contas de subconta para você, eliminando a necessidade de rastrear essas transações separadamente. O software de contabilidade tornará irrelevante a questão do livro auxiliar versus o livro razão geral.

3 diferenças entre uma razão geral e uma subconta

Embora projetado para funcionar em conjunto, existem algumas diferenças entre um razão geral e um livro auxiliar. A seguir estão alguns dos mais importantes.

1. A contabilidade faz parte do seu plano de contas

Seu razão geral serve como seu plano de contas, enquanto seu livro auxiliar é a informação que alimenta seu razão geral, mas não tem seu próprio plano de contas. Em outras palavras, a razão geral pode funcionar muito bem sem subcontas, mas uma subconta requer uma razão geral para funcionar corretamente.

2. Razões gerais e subcontas têm diferentes números de contas

Sua conta de razão geral contém apenas uma conta específica para cada categoria, enquanto uma subconta pode ter um número ilimitado de transações de conta.

Por exemplo, seu razão geral tem apenas uma conta de contas a pagar, enquanto seu livro auxiliar pode ter um número ilimitado de transações de subconta que compõem o total de sua conta de contas a pagar.

3. As contas do razão geral fornecem resumos, enquanto as contas do livro auxiliar fornecem detalhes

Seu razão geral foi projetado para fornecer o saldo de cada uma das contas em seu plano de contas, enquanto o livro auxiliar foi projetado para fornecer os detalhes que compõem essa conta específica.

Razão Geral	Subconta
Consideradas contas mestras onde todas as transações e saldos são registrados	Usado para registrar os detalhes da conta do razão geral à qual está vinculada
Exemplos de contas incluem bancos, contas a receber, contas a pagar, vendas e ativos fixos	Exemplos de contas incluem transações bancárias, contas de clientes, contas de vendas, contas de fornecedores e transações de ativos fixos
As informações da transação variam de conta para conta	Cada grupo de transações compartilha características semelhantes
Existe apenas uma conta para cada categoria	Geralmente, há várias contas para cada uma das contas contábeis correspondentes
Contém apenas informações resumidas	Contém informações detalhadas sobre cada transação
Não tem um requisito de balanceamento	Deve totalizar o valor exibido na conta contábil apropriada

Práticas recomendadas ao usar um livro auxiliar

Se você ainda estiver usando um sistema de contabilidade manual, há algumas coisas que você precisa prestar muita atenção ao usar um livro auxiliar.

Certifique-se de que os saldos correspondam

O total da transação em sua conta contábil subsidiária deve sempre corresponder ao total em sua contabilidade geral. Por exemplo, se você tiver várias contas do livro auxiliar de contas a receber que atualmente equivalem a US$ 15.000, o saldo de contas a receber no razão geral também deve ser de US$ 15.000. Se os saldos não corresponderem, você deve reconciliar a conta para determinar o motivo da diferença.

Conta do Razão em 31-12-2020	Débito	Crédito
Contas a receber	$ 15.000

Subcontas de contas a receber em 31-12-2020

Data	Cliente	Débito	Crédito	Saldo
10-12-2020	J. Smith	$  1.200		$  1.200
15-12-2020	M. Jones	$  4.000		$  5.200
18-12-2020	W. Brown	$  5.000		$ 10.200
19-12-2020	C. Johnson	$  1.800		$ 12.000
22-12-2020	S. Smith	$  3.000		$ 15.000
23-12-2020	W. Brown		$ 5.000	$ 10.000
27-12-2020	J. Johnson	$  5.000		$  5.000
31-12-2020	Total	$ 20.000	$ 5.000	$ 15.000

Certifique-se de concluir suas entradas de fechamento após a reconciliação

Depois de reconciliar todas as suas contas do livro auxiliar, certifique-se de concluir corretamente o ciclo contábil inserindo quaisquer lançamentos de fechamento ou ajustes de lançamentos que possa ter, incluindo quaisquer transações ausentes. Você também pode precisar reverter quaisquer entradas duplicadas incorretas.

Considere mudar para um sistema de contabilidade automatizado

Se você está cansado de manter subcontas para suas contas contábeis de alto volume, considere mudar para um software de contabilidade. O uso de um aplicativo de software de contabilidade rastreará os totais do livro auxiliar e transferirá automaticamente o total dessas transações para o livro razão, eliminando a necessidade de rastreá-los manualmente.

O uso de software de contabilidade também elimina a necessidade de acumular os totais da conta do livro auxiliar no razão geral no final do mês. Além disso, ele automatiza todo o processo de lançamento contábil manual, de modo que os únicos lançamentos de final de mês que você precisará concluir são lançamentos de ajuste de juros, depreciação e amortização.

As subcontas são uma parte importante do processo contábil

Embora o razão geral seja a espinha dorsal do seu sistema de contabilidade de dupla entrada, os livros auxiliares também desempenham um papel importante, detalhando as transações que compõem os saldos do razão geral.

O uso de software de contabilidade pode simplificar o processo de manutenção de várias contas do livro auxiliar, eliminando a necessidade de registrar várias transações manualmente. Também pode reduzir a quantidade de tempo que você precisa gastar pesquisando e reconciliando contas desbalanceadas.

Mas, independentemente de você registrar suas contas do livro auxiliar de forma automática ou manual, elas são uma necessidade para gerenciar a contabilidade da sua pequena empresa corretamente, portanto, certifique-se de que sejam feitas corretamente.