Departamento de Contas a Pagar:Por que é importante e como estruturá-lo

O que são contas a pagar?

As contas a pagar são passivos de curto prazo de uma empresa. As empresas que usam o regime de competência têm contas a pagar, ou dinheiro que a empresa deve a seus vendedores e fornecedores, e contas a receber (AR), ou dinheiro que é devido por seus clientes.

As contas a pagar são representadas no balanço da empresa, o instantâneo da saúde financeira de uma empresa. Eles estão listados no lado direito em "passivos circulantes". Os passivos são listados de acordo com a data de vencimento. As contas a pagar são listadas primeiro porque normalmente precisam ser pagas em 30 dias.

Importância do Departamento de Contas a Pagar

Na segunda semana de outubro, o Instituto de Operações Financeiras celebra a Semana de Reconhecimento da AP. Todos fariam bem em reconhecer aquela semana dando ao funcionário do AP uma dessas canecas - porque nenhum negócio pode existir sem a função do AP.

O departamento de contas a pagar é responsável por rastrear com precisão o que é devido aos fornecedores, garantir que os pagamentos sejam devidamente aprovados e processar os pagamentos. Informações precisas sobre contas a pagar são essenciais para produzir um balanço patrimonial preciso.

Este trabalho também é fundamental para o negócio porque:

• Os departamentos de AP garantem um bom relacionamento com os fornecedores, garantindo que as informações dos fornecedores sejam precisas e atualizadas nos sistemas da empresa. Eles garantem que os fornecedores sejam pagos em dia e aumentam os relacionamentos para obter descontos e condições de pagamento favoráveis.
• Os departamentos de AP mantêm registros precisos para garantir que as previsões de caixa sejam precisas e o capital de giro possa ser otimizado.
• Os departamentos de AP ajudam a prevenir erros e fraudes.

O que o Departamento de AP faz?

As empresas rastreiam contas a pagar em seus planos de contas. Dependendo do tamanho da organização, as responsabilidades por contas a pagar e contas a receber podem ser combinadas. Mas em empresas maiores, são funções separadas. Aqui está um exemplo de uma descrição de trabalho de secretário AP:

Funções Responsabilidades Rever e registrar as faturas

• Organizar e priorizar as faturas a pagar
• Código de faturas
• Resolva discrepâncias
• Revise as declarações do fornecedor
• Processar notas de crédito
• Combine a fatura, pedido de compra e guia de remessa (para mercadorias físicas)

Encaminhar faturas para aprovação

• Assegure os controles tendo as faturas aprovadas por uma pessoa diferente da pessoa que paga a fatura
• Garantir a aprovação oportuna para o processamento de faturas
• Documente quaisquer problemas

Pagamento endereçado

• Análise, código e verificações manuais de processo, transferências eletrônicas e pagamentos ACH
• Processar pagamentos recorrentes
• Monitore os registros de verificação manual para ajudar no fechamento no final do mês

Relatório

• Ajude a produzir e analisar relatórios mensais

Relacionamento com fornecedores

• Ajude os fornecedores a se configurar no sistema e a manter dados precisos
• Colete W-9s
• Fale com os fornecedores e responda às perguntas
• Manter o arquivo mestre do fornecedor
• Monitore as contas para garantir que os pagamentos estejam em dia

Qual é o processo AP?

O processo básico do AP é assim:O funcionário do AP recebe a fatura. O funcionário insere manualmente os dados e verifica a fatura em relação ao pedido de compra e à conta do Razão (GL) relevante. O funcionário encaminha a fatura para aprovação. Uma vez aprovado, o funcionário programa o pagamento com base na fatura.

No processo AP, é importante entender a contabilidade por partidas dobradas e o conceito de débitos e créditos. A contabilidade por partidas dobradas ajuda a eliminar erros contábeis, registrando todas as transações financeiras duas vezes:como um débito em uma conta e um crédito em outra.

Por exemplo, digamos que Bob’s Balloons adquira $ 500 em estoque de balões em agosto de seu fornecedor Balloonys, que envia a fatura em agosto com vencimento líquido 30 dias em setembro. O contador criará um lançamento de conta a pagar para Ballooneys e creditará $ 500 nessa conta. Ele debitará $ 500 de sua conta de ativos de estoque.

Em geral, quando uma empresa recebe uma fatura, ele credita contas a pagar e debita uma conta de ativo (ou despesa) no GL. Quando Bob’s Balloons paga a conta da Balloonys, ele debita a conta AP e credita a conta de ativos do estoque.

As contas a pagar são registradas no balanço da empresa como um total resumido de todas as contas a pagar. Na equação do balanço, Ativos =Passivos + Patrimônio. Usando o exemplo acima, os balões são ativos, e a conta para eles é uma responsabilidade.

7 maneiras de organizar seu departamento de contas a pagar

1. Obtenha a documentação certa. Sempre exija um pedido de compra para bens e serviços. Mantenha um arquivo mestre do fornecedor, um centro de todas as informações do fornecedor que inclui W-9s e números de identificação fiscal.
2. Centralize todos os registros. Insira as faturas no sistema imediatamente se estiver usando o software; uma prática recomendada é fazê-lo no dia em que chegarem. Quando processado, incluir um carimbo de data. Registre todas as contas a pagar no diário. Mantenha todos os registros em um só lugar.
3. Reconcilie contas todos os dias. Confirme se as faturas correspondem aos pedidos de compra. Acompanhe as disputas e resoluções.
4. Separe funções. A contabilidade é um dos departamentos em que erros involuntários e fraudes diretas têm mais probabilidade de acontecer. Ter diferentes pessoas encarregadas de aprovar e processar os pagamentos.
5. Inclui métodos de pagamento eletrônico. As transferências da câmara de compensação automatizada (ACH) criptografam os dados de pagamento para garantir a segurança e permitir que a empresa aproveite os descontos decorrentes de pagamentos acelerados.
6. Considere o intercâmbio eletrônico de dados (EDI). Os processos sem papel economizam tempo e garantem um processamento de faturas mais preciso. Isso também pode ajudar uma empresa a aproveitar descontos e condições de pagamento favoráveis. As empresas que adotam sistemas de gerenciamento de relacionamento com fornecedores para funções de compras podem automatizar os pedidos de compra e o recebimento e aprovação de faturas. Eles também podem rastrear e pagar melhor o estoque e os serviços recebidos.
7. Automatize as contas a pagar. A automação do AP pode economizar tempo e dinheiro enquanto protege sua empresa contra erros caros. A automação do AP pode reduzir os dias a pagar pendentes (DPO) em uma média de 5,55 dias, de acordo com o Aberdeen Group.

Como o software de automação AP melhora a eficiência do departamento de AP

Contas a pagar é o “mais demorado, funções financeiras e administrativas trabalhosas e com uso intensivo de papel, ”De acordo com controladores pesquisados ​​pelo Instituto de Finanças e Gestão.

O software de automação AP digitaliza todo o processo para que a maioria das faturas possam ser processadas sem intervenção manual, enquanto o departamento de AP lida com exceções e outliers. Isso economiza tempo e torna todo o processo mais preciso.

Neste sistema, as faturas são digitalizadas ou enviadas por e-mail para um endereço específico e lidas por um software de automação de contabilidade. Por exemplo, a função de gerenciamento de contas a pagar de um software permite que as empresas gerenciem listas de fornecedores, rastrear contas e contas a pagar, e fazer o pagamento sem a necessidade de inserir débitos e créditos detalhados. A fatura é encaminhada para aprovação de acordo com as regras e o fluxo de trabalho embutido no sistema. Postagens de pagamento no razão geral como uma despesa, e o valor do pagamento é automaticamente deduzido do contas a pagar. As faturas são armazenadas em um banco de dados central para garantir a conformidade regulatória e fiscal. O que mais, as empresas têm uma imagem em tempo real das contas a pagar.

Processos automatizados de contas a pagar incorporam controles de pagamento como processos simples e repetíveis. A automação de AP designa funções separadas, criando credenciais de login e painéis separados, bem como autenticação de fator duplo para login. Isso torna difícil forjar aprovações e mantém um registro de todas as aprovações em um local central para facilitar a auditoria. A automação do AP combina as faturas com os pedidos de compra e sinaliza tudo o que não coincide.

A contabilidade se torna mais estratégica para a empresa - e deixa de ser vista estritamente como um centro de custo - quando o departamento toma medidas para garantir maior precisão e processamento de faturas mais rápido, ao mesmo tempo em que oferece percepções de negócios para otimizar o tempo de pagamento e os termos com os fornecedores.