5 melhores softwares de contas a pagar para pequenas empresas

Se você usa contabilidade de competência, precisa ter uma maneira de gerenciar adequadamente as contas a pagar. Confira nossas cinco principais seleções de software para processamento de contas a pagar.
Se você está no negócio, provavelmente tem contas a pagar. O processo de contas a pagar faz parte de qualquer negócio que esteja usando o método de contabilidade de competência.

As contas a pagar não são utilizadas no método de contabilidade de caixa, uma vez que as despesas são reconhecidas quando o dinheiro muda de mãos. No entanto, se você usar o método de contabilidade de competência e comprar produtos, suprimentos ou serviços a crédito, terá contas a pagar que precisarão ser gerenciadas.

Embora existam vários aplicativos de contas a pagar no mercado, a melhor maneira de você ou seu contador gerenciar contas a pagar é usando um software de contabilidade.

O uso de software de contabilidade fornece os meios para gerenciar adequadamente todo o processo de contas a pagar, desde o recebimento da fatura até o pagamento do fornecedor.

Embora pareça um processo fácil, e na maioria dos casos é, o mau gerenciamento de suas contas a pagar pode ter sérias repercussões, incluindo condições de pagamento desfavoráveis ​​de seu fornecedor ou fornecedor, cobranças atrasadas avaliadas e até mesmo uma queda na credibilidade de sua empresa.

Vale a pena ter um bom software de processamento de contas a pagar para gerenciar o processo adequadamente.

Aqui estão nossas principais opções para o melhor software de contas a pagar para pequenas empresas:

• AccountEdge Pro
• QuickBooks Desktop
• Xero

Fatores a serem considerados ao escolher o software de contas a pagar

Há uma variedade de coisas a serem lembradas ao comparar pacotes de software de contas a pagar. Ele ajuda a determinar primeiro como você deseja pagar suas contas. Por exemplo, você se sente à vontade para pagá-los eletronicamente e depois postar o pagamento em seu software?

Você prefere pagar as contas à moda antiga, executando cheques e enviando o pagamento pelo correio? Talvez você prefira inseri-los no sistema e depois pagá-los por transferência ACH no vencimento?

No contas a pagar, como em tudo, é sempre bom ter opções. Talvez você não tenha ideia de como deseja pagar suas contas; você só quer ter certeza de que eles são pagos. Nesse caso, aqui estão algumas coisas para procurar.

1. Acompanhamento de fornecedores

O rastreamento de fornecedores é uma grande parte do processo de contas a pagar. Isso inclui detalhes como gerenciamento de informações de contato, como endereço de correspondência e endereço de e-mail válidos.

Também pode incluir informações bancárias para pagamento eletrônico, uma lista de pagamentos para o ano e um número de identificação fiscal ou CPF para processamento 1099. Um bom rastreamento de fornecedores será capaz de gerenciar todas essas informações e muito mais.

2. 1099 processamento

Qualquer fornecedor que você paga que não seja incorporado deve receber um 1099 no final do ano. Se você costuma pagar um grande número de empreiteiros e consultores, pode ser extremamente útil ter um sistema para processar 1099s no final do ano.

3. Várias maneiras de pagar fornecedores

Enquanto algumas empresas estão relutantes em se afastar do método tradicional de pagamento de fornecedores por cheque, outras estão dispostas a adotar novas opções de pagamento, como pagamentos ACH ou mesmo pagamento com cartão de crédito.

Seja qual for o método escolhido para pagar seus fornecedores, é sempre bom ter várias alternativas disponíveis.

Cinco melhores softwares de contas a pagar para pequenas empresas

Nossas cinco principais escolhas para o melhor software de contas a pagar têm algumas coisas em comum:capacidade de contabilidade de dupla entrada e uma maneira fácil de gerenciar suas contas a pagar. Aqui estão nossas escolhas.

1. AccountEdge Pro

Uma boa opção para pequenas e crescentes empresas, o AccountEdge Pro oferece vários planos que facilitam a escalabilidade para uma versão mais poderosa caso sua empresa cresça.

Todos os planos AccountEdge Pro oferecem boa capacidade de contabilidade, incluindo processamento completo de contas a pagar. O módulo Compras no AccountEdge Pro é onde você gerencia todas as suas compras, bem como suas transações de contas a pagar.



O AccountEdge Pro facilita a criação de um pedido de compra, a conversão de uma fatura em um pedido e a inserção e gerenciamento de todos os seus fornecedores, e inclui uma opção para pagar fornecedores e fornecedores eletronicamente ou por cheque.

Outros recursos de contas a pagar incluem uma opção de retenção de pagamento do fornecedor, o que é ótimo para quem está no setor de construção civil, permitindo reter uma parte de qualquer pagamento devido até que um trabalho seja concluído.

Uma opção de desconto por pagamento antecipado está incluída no aplicativo e você também pode criar um crédito de fornecedor para qualquer pagamento a maior feito.

Outro recurso útil é a opção de conciliação de contas a pagar, que garante que seu saldo de contas a pagar sempre esteja de acordo com o saldo de contas a pagar em seu balanço. O AccountEdge Pro também gerencia todos os pagamentos de fornecedores ao longo do ano e processa 1099s no final do ano.

Juntamente com os relatórios padrão, o AccountEdge Pro também inclui uma boa seleção de relatórios de contas a pagar, incluindo um relatório de fornecedor, um relatório de vencimento, um relatório de exceções, uma lista de contas a pagar e um relatório de reconciliação de contas a pagar.

AccountEdge oferece dois planos no local:Basic, que tem uma taxa única de $ 149; e Pro, que tem uma taxa única de $ 399. Dois planos de nuvem também estão disponíveis:Priority Zoom, que custa US$ 50/mês; e ERP Prioritário, com preços disponíveis diretamente do AccountEdge.

Os usuários do plano Pro também podem adquirir uma assinatura do AccountEdge Connect, que permite executar uma variedade de funções do sistema remotamente, com uma assinatura de US$ 25/mês.

Leia a íntegra de The Ascent Revisão do AccountEdge Pro

2. Área de trabalho do QuickBooks

Seja você um único proprietário ou um negócio em crescimento, o QuickBooks Desktop funcionará para você. Três edições diferentes do QuickBooks Desktop estão disponíveis, juntamente com uma versão para contadores projetada para CPAs e outros profissionais de contabilidade.

O QuickBooks Desktop oferece excelente capacidade de contas a pagar, com a inclusão do Vendor Center, que permite gerenciar facilmente todas as informações de seu fornecedor a partir de um local central.

O Vendor Center permite visualizar todas as transações do fornecedor, adicionar contatos, criar uma lista de tarefas, adicionar notas ao arquivo e até mesmo enviar um e-mail diretamente no aplicativo.



O QuickBooks Desktop inclui um rastreador de contas que fornece um resumo de todos os pedidos de compra criados, contas em aberto e uma lista de contas em atraso (que você não deveria ter).

O aplicativo também fornece uma lista de todas as contas pagas recentemente. O recurso Pagar fatura facilita a escolha das contas que deseja pagar e inclui várias opções de pagamento diferentes, incluindo opção de impressão de cheque, pagamento com cartão de crédito ou transferência ACH. O aplicativo também inclui o processamento 1099 de final de ano.

O QuickBooks Desktop oferece excelentes opções de relatórios, incluindo relatórios de contas a pagar, como um relatório detalhado de vencimento de contas a pagar, um relatório de pagamento em dinheiro não aplicado, um relatório de contas a pagar atuais e um relatório de fornecedor, com modelos de relatório disponíveis também.

O QuickBooks oferece atualmente três planos:

1. Pro: O plano Pro, mais adequado para empresas menores, suporta até três usuários e atualmente custa US$ 299,95 por ano.
2. Primeiro: Mais adequado para empresas que procuram software de contabilidade específico do setor, o plano Premier oferece soluções para empresas em geral, empreiteiros gerais, empresas de manufatura e atacado e organizações sem fins lucrativos. A edição Premier custa US$ 499,95 por ano e suporta até cinco usuários.
3. Empresa: Melhor para empresas em crescimento, o QuickBooks Enterprise oferece mais capacidade de personalização e suporta até 30 usuários. Atualmente, o plano Enterprise custa US$ 849,10 por ano.

Leia a íntegra de The Ascent Revisão do QuickBooks Desktop

3. Contabilidade Sage 50cloud

Uma boa escolha para pequenas e crescentes empresas, o Sage 50cloud Accounting oferece todas as funcionalidades normalmente encontradas em um aplicativo de desktop, juntamente com fácil acessibilidade na nuvem aos principais recursos do programa.

O Sage 50cloud Accounting processa as contas a pagar através do Centro de Compras e Fornecedores, onde são geridos todos os detalhes de compras e fornecedores da empresa. Você também pode gerenciar os detalhes do 1099 no centro, eliminando a necessidade de embaralhar no final do ano para obter as informações necessárias do fornecedor.

Se você está procurando maneiras diferentes de pagar seus fornecedores, o Sage 50cloud Accounting oferece até 10 métodos de pagamento, incluindo PayPal, pagamentos eletrônicos, pagamentos com cartão de crédito e cheques tradicionais.

A atividade de contas a pagar do Sage 50cloud Accounting também é concluída a partir do Centro de Compras e Fornecedores, incluindo a inserção de faturas para pagamento, pagamento de faturas, inserção de créditos de fornecedores e execução de cheques. O centro também exibe uma lista de contas a pagar antigas na tela para você revisar.

As opções de relatórios no Sage 50cloud Accounting são boas e ficam ainda melhores com a disponibilidade dos Relatórios Sage Intelligence, que fornecem uma visão mais analítica das finanças da empresa.

O aplicativo inclui relatórios padrão de contas a pagar, como vencimentos a pagar, um resumo de contas a pagar e uma lista de fornecedores, mas o melhor relatório é o relatório Análise de contas a pagar, que inclui um gráfico Vencimento por idade, uma lista dos cinco principais fornecedores por compra e por montante devido, e um resumo de Vencimento por Idade.



Atualmente, o Sage 50cloud Accounting oferece três planos:

1. Pro: Mais adequado para empresas muito pequenas, o Pro é um sistema de usuário único que atualmente custa US$ 299,95 por ano.
2. Premio: Mais adequado para pequenas empresas, o Premium suporta até 5 usuários e atualmente custa US$ 465,95 por ano.
3. Quantum: Uma boa opção para empresas em crescimento, a Quantum pode suportar até 40 usuários, com preços personalizados disponíveis diretamente da Sage.

Leia a íntegra de The Ascent Revisão da contabilidade do Sage 50cloud

4. Xero

Uma ótima opção para proprietários individuais, freelancers e pequenas empresas, o Xero oferece uma interface de usuário recém-atualizada e de fácil navegação com acessibilidade completa à nuvem.

O Xero oferece um bom recurso de contas a pagar, incluindo a opção de enviar contas por e-mail diretamente para a caixa de entrada de arquivos, enquanto o recurso lado a lado permite que você visualize todos os seus arquivos de contas a pagar junto com o registro do fornecedor armazenado no Xero.

A tela Faturas no Xero permite visualizar todas as faturas inseridas, exibindo detalhes como data da fatura, data de vencimento, se a fatura foi paga e, em caso afirmativo, a data do pagamento.

Você pode inserir contas e agendá-las para pagamento imediatamente ou escolher uma data de pagamento posterior. O Xero também inclui um painel de Compras que permite visualizar todos os pagamentos efetuados, bem como quaisquer contas futuras que possam ser vencidas.

Você também pode configurar contas recorrentes no Xero com a opção de alterar o valor devido quando necessário.

Se você cobrar dos clientes seu reembolso de despesas, apreciará a capacidade do Xero de cobrar a despesa diretamente de seu cliente. Por exemplo, se você gastar US$ 100 na loja de material de escritório para itens comprados para o seu cliente, poderá faturar essa compra de US$ 100 diretamente para o cliente na tela de entrada de contas a pagar.



As opções de relatórios do Xero continuam a melhorar a cada nova versão, com uma variedade de relatórios de contas a pagar disponíveis, incluindo uma lista de fornecedores, relatório de contas a pagar por vencimento, bem como um relatório 1099 projetado para facilitar o processamento 1099 no final do ano.

Atualmente, a Xero oferece três planos:

1. Cedo: O plano Early é ideal para proprietários individuais e freelancers e atualmente custa US$ 9/mês.
2. Crescendo: Ideal para pequenas empresas, o plano Crescente custa US$ 30/mês.
3. Estabelecido: Uma boa opção para empresas em crescimento, o plano estabelecido atualmente custa US$ 60/mês.

Leia a análise completa do Xero do The Ascent

5. QuickBooks Online

O QuickBooks Online percorreu um longo caminho desde seu lançamento em 2001, com mais de 3,2 milhões de assinantes somente nos EUA.

Esse crescimento constante provavelmente pode contribuir para um aumento substancial de recursos e funcionalidades, transformando um aplicativo de contabilidade básico em um aplicativo de contabilidade sólido, adequado para proprietários individuais, freelancers e pequenas empresas.



Para aproveitar os recursos de contas a pagar do QuickBooks Online, você precisará adquirir o plano Plus, um dos cinco planos oferecidos pelo QuickBooks Online.

No plano Plus, você pode inserir contas para pagamento, gerenciar datas de vencimento de pagamento, agendar pagamentos para uma data específica e pagar contas eletronicamente ou imprimindo cheques.

O QuickBooks também rastreará possíveis descontos de pagamento antecipado oferecidos por um fornecedor, para que você não perca a oportunidade de economizar um pouco.

O recurso Despesas no QuickBooks oferece uma maneira fácil de gerenciar despesas, configurar contas que precisam ser pagas e gerenciar detalhes do fornecedor.

Você poderá criar pagamentos recorrentes, imprimir cheques de fornecedores ou pagar seus fornecedores diretamente nesta tela. O QuickBooks Online também inclui um bom aplicativo móvel que permite inserir e pagar uma conta eletronicamente, se necessário.

O aplicativo também inclui uma boa seleção de relatórios de contas a pagar que incluem detalhes de vencimento, uma lista de pagamentos de contas, uma lista de contas não pagas, um resumo de vencimentos e um relatório de detalhes de cheques.

O QuickBooks Online oferece cinco planos:

1. Trabalhador autônomo: Oferece funções básicas do programa e custa US$ 7,50/mês
2. Início simples: Bom para freelancers, o Simple Start custa US$ 12,50/mês
3. Fundamentos: Suporta até 3 usuários e custa US$ 20/mês
4. Além disso: Bom para quem tem estoque. Além disso, custa US$ 35/mês
5. Avançado: Ideal para empresas em crescimento, o Advanced suporta até 25 usuários e custa US$ 75/mês

Todos os preços do QuickBooks Online refletem os preços iniciais, que são bons para os primeiros três meses.

Leia a íntegra de The Ascent Revisão do QuickBooks Online

As contas a pagar são uma parte importante do processo contábil

O processamento de contas a pagar é parte integrante do ciclo contábil. Como proprietário de uma pequena empresa, é importante que você ou seu contador tenham as ferramentas para gerenciar suas contas a pagar corretamente desde o início.

Escolher o software certo pode ajudar bastante a atingir esse objetivo. Para facilitar o processo, dê uma olhada nos sistemas de contas a pagar destacados, baixe algumas demos e encontre o programa de contas a pagar certo para você.