10 práticas recomendadas de automação de contas a pagar

Armado com software de automação de contas a pagar (AP) e algumas práticas recomendadas de AP, sua equipe pode recuperar horas gastas na entrada manual de dados. Você perderá menos tempo procurando o status de qualquer transação - está tudo no seu painel, encaminhado automaticamente por regras de fluxo de trabalho.

Como resultado, empresas que adotam software de automação de AP descobrem que seus processos estão se movendo mais rapidamente, com menos erros. Também há melhor visibilidade, o que ajuda na proteção contra fraudes.

O que é automação de AP?

Automação de contas a pagar, ou automação AP, consiste em ferramentas ou processos que automatizam os aspectos manuais do processamento de contas a pagar. Em vez de um membro da equipe financeira inserir dados manualmente, todo o processo acontece digitalmente, começando com faturas e pedidos de compra.

A automação do AP pode economizar tempo e dinheiro enquanto protege sua empresa contra erros caros. Contudo, você precisa emparelhar o software com processos inteligentes.

10 principais práticas recomendadas de automação de AP

A maioria dos líderes financeiros perguntou:“Como nossa equipe de contas a pagar pode se tornar mais eficiente?” Nossa resposta é software de automação de AP mais essas práticas recomendadas.

1. Obtenha adesão. Normalmente, há receio em torno da mudança. Mas para que a automação de AP seja bem-sucedida, cada membro da equipe de finanças precisa estar integrado e comprometido. Os CFOs podem querer sentar-se com os membros da equipe individualmente e conversar com eles sobre a mudança. Compartilhe como a automação de APs tornará seus trabalhos mais fáceis e, ao mesmo tempo, beneficiará os negócios.
   
   Anote qualquer feedback e use-o em suas conversas com os fornecedores. Certifique-se de que qualquer solução proposta cubra os pontos fracos da vida real de sua equipe. Documentar essas discussões pode ajudá-lo a criar um caso de negócios sólido para software de automação de AP.
2. Atribua um gerente de projeto de automação AP. É fundamental ter um ponto de contato para todas as negociações com seu fornecedor de solução de software, especialmente durante a fase de implementação. Essa pessoa supervisionará todos os aspectos dos bastidores da iniciativa e garantirá que os fluxos de automação sejam configurados da maneira ideal. Além disso, essa pessoa atua como ponto de referência para as partes interessadas internas, caso haja algum problema com o software. Enquanto a gestão do dia-a-dia depende das finanças, o gerente de projeto é responsável pelas tarefas de gerenciamento do programa, como monitoramento e otimização, e por fornecer relatórios regulares sobre as formas de melhorar e manter a eficiência.
3. Insira novas faturas o mais rápido possível. A automação do AP pode reduzir drasticamente os dias a pagar pendentes (DPO) - em uma média de 5,55 dias, de acordo com o Aberdeen Group. Mas essa redução depende de quando a fatura é inserida no sistema. Se você ainda está recebendo faturas em papel, você precisará digitalizá-los imediatamente. Dê à sua equipe o hábito de inserir novas faturas no sistema no dia em que chegam. Dessa maneira, você pode rastrear melhor as transações e obter o máximo benefício do DPO.
4. Automatize em fases. Tem muito que posso ser automatizado, mas isso não significa que você tenho para liberar tudo de uma vez. Pode ser melhor implementar processos automatizados gradualmente, com tempo para solucionar problemas entre as fases. Enquanto a automação resolve problemas, configuração inadequada pode causar problemas ainda maiores. Adicionalmente, haverá uma curva de aprendizado. Movendo-se lentamente e dando tempo à sua equipe para adotar novos processos, você pode garantir o máximo de benefícios da automação daqui para frente.
5. Mantenha fornecedores e fornecedores informados. Tão importante quanto ter sua equipe totalmente integrada é se comunicar com seus fornecedores. Muitos sistemas de automação de AP permitem que você configure um portal de acesso do fornecedor. Lá, seus vendedores e fornecedores aprovados podem atualizar suas informações, verifique o status das faturas e encontre respostas para perguntas comuns. Faça uma lista dos fornecedores dos quais você costuma fazer grandes pedidos de compra, bem como dos fornecedores dos quais você é um cliente importante, e comunique-se com eles o quanto antes e com frequência sobre a mudança. Daqui para frente, eles vão gostar de ser mantidos informados, mesmo que você libere seu departamento de AP de chamadas frequentes de atendimento ao cliente.
6. Integre seus sistemas. De quais ferramentas sua equipe financeira já depende? O sistema de automação de AP que você escolher deve ser totalmente integrado, ou capaz de ser integrado, com o que sua equipe usa para administrar contas a pagar. É especialmente importante considerar o fator de planejamento de recursos empresariais (ERP), gerenciamento de relacionamento com o cliente e outros sistemas financeiros essenciais. Você não quer que a equipe tenha que inserir informações mais de uma vez ou fazer login e logout no software ao longo do dia. Adicionalmente, integrando ferramentas que você já usa em seu novo sistema, você reduz ainda mais a curva de aprendizado e obtém acesso a dados completos que podem ser transformados em relatórios informativos.
7. Aproveite os descontos de pagamento antecipado. A maioria dos fornecedores oferece descontos no pagamento antecipado. De acordo com o Relatório de AP e Capital de Giro de 2017 da PayStream Advisors, 31% dos entrevistados disseram que o roteamento manual de faturas para pagamento e aprovação impedia pelo menos algumas dessas economias. Com automação AP, esse não deveria ser o caso. Esses sistemas tornam mais fácil para o setor financeiro otimizar o gerenciamento de caixa e agilizar as aprovações.
8. Configure fluxos de trabalho. O software de automação de AP pode ajudá-lo a implantar um sistema de fluxo de trabalho para garantir que os funcionários tenham clareza sobre suas responsabilidades. Dessa maneira, todos na equipe de contas a pagar estão na mesma página, especialmente quando se trata de prazos. Se e quando ocorrerem gargalos, você pode verificar o painel de seu software para ver onde algo está travado nas aprovações e cutucar o funcionário para que o processo continue.
9. Cuidado com as métricas. O software de automação de AP oferece dados em tempo real com o clique de um botão que você pode compilar em um painel e combinar em percepções de negócios. Usando esses dados, você pode ficar de olho no fluxo de caixa enquanto analisa o que está funcionando e o que não está. Por exemplo, você pode aprender com suas métricas que um fluxo de trabalho precisa ser reconfigurado. Talvez haja muitas etapas, ou muito poucos, para completar uma tarefa com eficiência.
10. Considere as contingências. Um desastre natural, a queda do servidor ou queda de energia pode interromper gravemente as operações de negócios. Mas isso não deve ser o caso se você solidificou um plano de continuidade de negócios. Então, não se esqueça de documentar os processos AP conforme você automatiza para que você possa, se necessário, pivot de volta ao manuseio manual do que tinha sido tarefas automatizadas. Certifique-se de que sua equipe seja treinada para executar funções manualmente, apenas no caso de.

Escolhendo uma solução de automação AP

Antes de se estabelecer, certifique-se de explorar todas as opções de software de automação de AP, à luz das necessidades e processos específicos do seu negócio. Isso é fundamental para encontrar o melhor ajuste e o máximo de tempo e economia de custos e benefícios comerciais.

Aqui estão três fatores a serem considerados ao fazer compras.

• Solução pontual versus suíte de contabilidade: Existem vários produtos que se concentram exclusivamente na automação. Contudo, dependendo do seu software existente (ou da falta dele), você pode precisar desses recursos para fazer parte de um pacote de software de contas a pagar / contas a receber mais abrangente.
• Integração com suítes de contabilidade: Se você escolher uma solução pontual, ele precisará se comunicar com os sistemas existentes de sua empresa, incluindo ERP. O fornecedor deve ser claro se o software se integra sem desenvolvimento personalizado e verificar qual o nível de manutenção necessário com essas integrações, como com que frequência, custos e quem o faz. Verifique as análises do produto e converse com colegas para obter insights sobre a qualidade dos recursos de integração do produto.
• Foco em contas a pagar versus contas a receber: Uma coisa a se observar com as soluções pontuais é que elas podem fornecer maior profundidade no lado das contas a pagar ou nas contas a receber. Dependendo do seu negócio, você pode ter necessidades maiores de um lado do outro. Escolha o sistema com a área de foco que melhor se alinha ao seu negócio.