Um guia para iniciantes sobre despesas operacionais para pequenas empresas

Despesas operacionais são despesas incorridas por sua empresa que não fazem parte da produção de produtos ou serviços. Essas despesas incorridas independentemente do estágio em que sua empresa está.
As despesas operacionais são as despesas que sua empresa incorre diariamente. As despesas operacionais típicas incluem aluguel, folha de pagamento, serviços públicos, impressão, postagem e impostos sobre a propriedade. Muitas, se não todas, essas categorias de despesas têm uma conta de despesas separada no razão geral.

As despesas operacionais não estão diretamente relacionadas à produção de produtos ou serviços, mas refletem o que realmente custa abrir suas portas todos os dias.

Visão geral:o que são despesas operacionais?

As despesas operacionais refletem o custo de manter seu negócio funcionando. Por exemplo, Jessica possui uma pequena padaria que emprega 11 funcionários em tempo integral e parcial, incluindo quatro padeiros e sete vendedores e balconistas.

Excluindo os padeiros, que são considerados parte do processo de fabricação, todas as despesas com folha de pagamento dos demais funcionários, incluindo salários, impostos sobre a folha de pagamento e benefícios, são consideradas despesas operacionais e fazem parte do custo de fazer negócios.

Enquanto isso, lembre-se de que os padeiros precisam de gás e eletricidade para usar os fornos para produzir produtos de panificação. Além disso, a padaria precisa acender as luzes para exibir os produtos assados ​​corretamente, o Abrir a janela precisa estar conectada e o computador precisa estar funcionando para poder usar o sistema de ponto de venda.

A dona da padaria também precisa garantir que seus funcionários e seus clientes estejam confortáveis, então ela garante que a padaria seja aquecida no inverno e resfriada no verão. Jessica também precisa pagar o aluguel do senhorio no valor de US$ 1.000 por mês. Todas essas coisas são consideradas despesas operacionais.

Exemplo de despesas operacionais

As despesas operacionais são normalmente divididas em várias categorias, como despesas relacionadas à folha de pagamento, despesas administrativas ou gerais e despesas de vendas e marketing. Exemplos de despesas operacionais incluem:

• Salários para funcionários que não são da produção
• Impostos sobre a folha de pagamento
• Benefícios para funcionários
• Aluguel
• Reparos
• Utilitários
• Carta postal
• Impressão
• Custos de publicidade
• Custos de marketing
• Custos de viagem

Despesas operacionais em uma demonstração de resultados

Embora as despesas operacionais normalmente sejam refletidas na demonstração de resultados de sua empresa, elas também desempenham um papel tanto na demonstração de lucros e perdas quanto na demonstração do fluxo de caixa, uma vez que cada demonstração é projetada para refletir as despesas para chegar ao lucro ou prejuízo atual ou níveis atuais de fluxo de caixa.

No entanto, na demonstração do resultado, as despesas operacionais têm um papel mais destacado, com o detalhamento das receitas e despesas totais. O lucro líquido antes dos impostos, ou lucro antes dos impostos, é então calculado subtraindo as despesas operacionais da receita.

Esse total dá a você e a qualquer investidor ou instituição financeira em potencial uma boa visão da saúde financeira do seu negócio, bem como informações detalhadas sobre como seu dinheiro está sendo gasto. Aqui está um exemplo de como pode ser uma demonstração de resultados:

DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS

Para o ano que termina em 31 de dezembro de 2020

Receita
Receita de vendas	$ 150.000
Outras receitas	$ 75.000
Receita total	$ 225.000
Custo das Mercadorias Vendidas	$ 105.000
LUCRO BRUTO	$ 120.000
Despesas Operacionais
Taxas Contábeis	$ 1.500
Despesas de publicidade	$ 750
Depreciação	$ 1.250
Folha de pagamento do funcionário	$ 40.000
Impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários	$ 5.500
Seguro	$ 3.000
Aluguel	$ 10.000
Utilitários	$ 4.100
Despesa com Veículo	$ 750
DESPESAS TOTAIS	$ 66.850
LUCRO LÍQUIDO ANTES DE IMPOSTOS	$ 53.150
Despesas fiscais	$ 17.540
LUCRO LÍQUIDO	$ 35.610

O que as despesas operacionais dizem sobre sua empresa?

Imagine tentar criar um orçamento ou projeções financeiras sem saber quais são suas despesas operacionais. Detalhar suas despesas operacionais pode fornecer uma riqueza de informações sobre seus negócios, como custos de serviços públicos, detalhes salariais e custos de publicidade e marketing.

Além disso, a revisão de suas despesas operacionais pode fornecer as seguintes informações.

A verdadeira lucratividade do seu negócio

Embora sua empresa possa inicialmente parecer lucrativa ao subtrair o custo dos produtos vendidos da receita, o verdadeiro teste da lucratividade do negócio ocorre ao considerar as despesas operacionais.

Afinal, no caso de Jessica, se seus produtos de panificação são rentáveis ​​apenas antes de serem consideradas as despesas operacionais, ela acabará perdendo dinheiro e, por fim, fechando o negócio se suas despesas operacionais forem muito altas.

Se você precisa diminuir despesas

Este é um dos fatores que os empresários analisam ao considerar cortes de pessoal. Se os produtos e serviços não forem lucrativos o suficiente, os empresários podem precisar olhar para áreas onde podem cortar despesas.

Infelizmente, em muitos casos, os primeiros cortes geralmente são feitos no total de pessoal, principalmente porque os custos fixos, como aluguel, não são negociáveis ​​na maioria dos casos.

Se você está gastando demais

No caso de Jessica, é duvidoso que as despesas de viagem tenham um papel importante em suas despesas operacionais. No entanto, provavelmente há outras áreas que Jessica pode revisar para determinar se ela está gastando demais. Por exemplo, Jessica atualmente paga dois funcionários de contabilidade e uma empresa de contabilidade para supervisionar as finanças de sua empresa.

É provável que ela possa eliminar um dos funcionários da contabilidade se as despesas operacionais se tornarem um problema. Jessica também determinou que a maioria de seus novos clientes a encontrou através da mídia social, então ela pode querer considerar cortar a publicidade impressa, pois não é uma ferramenta de publicidade eficaz para seus negócios.

Perguntas frequentes

• 
  As despesas operacionais são o custo de fazer negócios, como salários dos funcionários, serviços públicos, seguros e aluguel, enquanto o custo das mercadorias vendidas está diretamente relacionado aos produtos vendidos.
  
  Por exemplo, se você vende joias, seu custo das mercadorias vendidas incluirá os itens que você compra de um fabricante para revender, ou as gemas e metais preciosos que são comprados para fabricar as joias.
  
• 
  Embora as despesas operacionais tenham um impacto indireto na maioria das demonstrações financeiras, os detalhes das despesas operacionais são normalmente encontrados em uma demonstração de resultados.
  
• 
  Sim. Custos de publicidade e relações públicas, como panfletos, brochuras, anúncios impressos, de rádio e TV, são todos considerados despesas operacionais.
  
• 
  Sim. Observar as despesas operacionais é uma parte importante para determinar a lucratividade do seu negócio. É também uma das melhores maneiras de identificar tendências e abordar possíveis problemas antes que eles afetem seus negócios.
  

Conheça suas despesas operacionais, conheça seu negócio

Esteja você comprando um carro, comprando uma casa ou procurando um novo par de sapatos, sempre determina o custo desse item antes de comprar. Esse custo, ou despesa, geralmente determina se você compra esse item ou se afasta. O mesmo princípio se aplica ao analisar os custos operacionais de uma empresa.

Não há como gerenciar com sucesso um negócio de forma sustentável sem conhecer e entender quais são suas despesas operacionais. Uma das melhores maneiras de determinar o sucesso atual e futuro dos negócios é examinar regularmente suas despesas operacionais e fazer ajustes quando necessário.

Você pode gerenciar facilmente suas despesas operacionais usando um software de contabilidade. Se você está pronto para mudar de diários e livros manuscritos ou está procurando um software mais adequado para suas necessidades de negócios, não deixe de conferir as análises de software de contabilidade do The Ascent.