8 principais práticas de contabilidade de construção para empreiteiros

p A contabilidade da construção pode ser um desafio devido à natureza complexa do negócio, e porque a forma como alguns métodos de contabilidade são usados ​​difere da norma em outros setores. Por exemplo, empreiteiros normalmente lidam com muitos projetos - distribuídos em vários locais - e precisam gerenciar custos, receita e lucratividade para cada um. Projetos de longo prazo também aumentam a complexidade do gerenciamento de receitas.

p A aplicação dessas práticas recomendadas para a contabilidade da construção pode ajudar os empreiteiros a maximizar a lucratividade e o fluxo de caixa.

8 principais práticas de contabilidade de construção

p A contabilidade da construção tem muitas facetas, desde a alocação precisa dos custos diretos e indiretos do projeto até a otimização dos relatórios fiscais. As empresas precisam decidir se usarão o regime de caixa ou o regime de competência, e aqueles que trabalham em projetos de longo prazo precisam escolher o método certo de reconhecimento de receita. Para alguns projetos, a maneira como um contratado gerencia os pedidos de alteração pode determinar se o projeto é lucrativo ou apresenta prejuízo.

p Aqui estão oito práticas recomendadas de contabilidade de construção para empreiteiros.

1. p Custeio do trabalho: Uma empresa de construção pode trabalhar em vários projetos simultaneamente. Atribuir despesas com precisão a cada trabalho é fundamental para controlar os custos e medir a lucratividade dos projetos. O custo de trabalho eficiente garante que todas as despesas diretas e indiretas sejam prontamente alocadas para o trabalho adequado, para que uma empresa possa monitorar se suas finanças estão nos trilhos.
   p Custo do trabalho, quando bem feito, exige que todos os envolvidos registrem as despesas durante o projeto, não depois de concluído, e apresentar essas despesas diariamente. O software de controle de tempo pode ajudar a monitorar os custos de mão de obra. As despesas devem ser categorizadas da mesma forma que na estimativa para permitir que os contadores e gerentes de projeto analisem se o trabalho está ocorrendo conforme planejado. A empresa também deve ter uma fórmula padrão para alocar despesas indiretas, como sobrecarga administrativa, para cada projeto.
   p Usando moderno, software de gerenciamento de projeto baseado em nuvem que está disponível em dispositivos móveis a partir de locais de trabalho ajudará os empreiteiros a melhorar seus registros de conclusão no prazo, mantenha os clientes informados e minimize o trabalho não faturável.

2. p Contabilidade de caixa: Quando se trata de métodos contábeis, existem duas opções principais:regime de caixa e regime de competência. As construtoras menores geralmente optam por um sistema de contabilidade de caixa, mais direto:a empresa simplesmente registra a receita quando ela é recebida e as despesas quando os fornecedores são pagos. A contabilidade de caixa simplifica a gestão financeira do dia-a-dia e requer menos experiência financeira. Uma advertência:as empresas de construção com receita média de mais de US $ 25 milhões não podem usar a contabilidade de caixa para fins fiscais, independentemente da porcentagem de materiais de trabalho.

3. p Contabilidade com base na acumulação: O método alternativo, contabilidade de competência, é mais complexo - mas é necessário para empresas maiores, incluindo empresas públicas que devem cumprir os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) emitidos pelo Conselho de Padrões de Contabilidade Financeira (FASB). Ele também sustenta abordagens contábeis especializadas de reconhecimento de receita, como o método de porcentagem de conclusão, Descrito abaixo.
   p A contabilidade de competência reconhece a receita à medida que o trabalho é concluído e as despesas quando incorridas, o que pode não ser quando o dinheiro realmente muda de mãos. Geralmente fornece uma representação mais precisa das finanças de uma empresa, mas pode obscurecer questões de fluxo de caixa de curto prazo - uma empresa pode parecer lucrativa no papel, mesmo que atrasos nos pagamentos dos clientes estejam causando problemas de fluxo de caixa.

4. p Método de porcentagem de conclusão: O PCM é uma abordagem contábil amplamente usada que permite que os empreiteiros reconheçam a receita de cada projeto à medida que a ganham ao longo do tempo. Durante cada projeto, o contratante fatura em etapas o trabalho executado até a data e registra as receitas e despesas obtidas em cada etapa. É visto como a forma mais precisa de registrar receitas e despesas para que correspondam ao trabalho executado, e bancos e credores geralmente preferem isso.
   p O PCM funciona bem se você puder gerar estimativas precisas. O PCM também pode ajudar a garantir que os empreiteiros sejam pagos por seu trabalho, mesmo se o projeto de construção não for concluído.
   p Os empreiteiros podem medir a porcentagem de conclusão de várias maneiras:
   • O método de custo para custo: Com este método, os custos do contrato incorridos até a data são divididos pelo custo total estimado do contrato. Essa proporção representa a porcentagem da receita total do contrato que foi obtida. Se a maioria dos materiais necessários for comprada no início do projeto, este método pode permitir que os empreiteiros reconheçam a maior parte da receita do projeto em seus estágios iniciais.
   • Método de esforço despendido: Isso compara a proporção do esforço realmente despendido até o momento com o esforço total estimado. O cálculo pode ser baseado em horas de trabalho direto, a quantidade de materiais usados ​​ou horas de máquina, se apropriado.
   • Método de unidades de entrega: Isso calcula a receita e o custo com base no número de unidades entregues ao cliente em comparação com o número total de unidades especificado nos termos do contrato.
5. p Método de contrato concluído: Com CCM, o contratante reconhece todas as receitas do projeto, despesas e lucro somente quando o projeto for concluído. Esta abordagem deve ser usada apenas para projetos com duração inferior a um ano. Usar o CCM pode ser uma vantagem para empreiteiros que desejam adiar a receita para um período futuro.

6. p Estratégias de declaração de impostos: As empresas de construção precisam planejar suas estratégias fiscais durante todo o ano para obter o máximo de benefícios e garantir que cumpram os requisitos do IRS. Aqui estão algumas estratégias de relatórios que podem ajudar os contratados a gerenciar suas obrigações fiscais.
   • p Selecione o método de contabilidade apropriado: Os grandes empreiteiros devem garantir que usam o método correto de declaração de impostos para cada contrato, determinando quais projetos são definidos como de longo prazo (mais de um ano) de acordo com o Código 460 do IRS. O PCM é necessário para a maioria dos projetos de longo prazo. Contudo, existem exceções. Por exemplo, os empreiteiros estão isentos se pelo menos 80% dos custos de construção forem para casas ou outras habitações com quatro ou menos unidades.
     p Empreiteiros menores com receita de US $ 25 milhões ou menos nos últimos três anos fiscais também estão isentos do código. Para contratos de curto prazo, O CCM pode oferecer vantagens se as empresas quiserem diferir a receita para um período futuro para reduzir sua obrigação tributária no período atual.

   • p Qualifique-se para um crédito fiscal de pesquisa e desenvolvimento (P&D): Projetos inovadores e tecnicamente desafiadores que envolvem a concepção e desenvolvimento de novos tipos de edifícios, subsistemas ou processos podem ser elegíveis para consideráveis ​​créditos fiscais de P&D. Esses créditos fornecem uma economia de impostos dólar por dólar em todo o projeto qualificado ou na parte do projeto que atende aos critérios do IRS.
     p É importante documentar com precisão os aspectos inovadores do projeto, e as empresas podem encontrar benefícios em contar com a ajuda de um especialista externo. Os créditos fiscais de P&D que não forem totalmente utilizados em qualquer ano podem ser aplicados ao ano anterior ou transportados por até 20 anos. Empreiteiros com uma média de menos de $ 50 milhões em receitas brutas podem usar o crédito fiscal de P&D para compensar o imposto mínimo alternativo. Além disso, startups e pequenas empresas qualificadas que podem não ter um imposto de renda passivo podem compensar os impostos sobre os salários com o crédito.

   • p Reduzir o lucro tributável: Empreiteiros que são proprietários ou investidores em entidades de passagem, incluindo empresas individuais, parcerias e a maioria das LLCs e corporações S, pode deduzir sua parcela alocada de perdas na extensão de sua base (dívida e patrimônio líquido). Os empreiteiros também podem minimizar suas obrigações fiscais, maximizando as contribuições para o plano de aposentadoria, reduzindo assim a renda antes dos impostos.

7. p Gerenciamento de pedidos de mudança: Inevitavelmente, os projetos de construção passam por alterações em relação ao plano original. A menos que os empreiteiros os manuseiem com cuidado, os pedidos de alteração podem reduzir os lucros do projeto ou até mesmo resultar em disputas com os clientes. Idealmente, o contrato original deve definir exatamente como lidar com os pedidos de alteração, e os contratados devem estabelecer um processo de pedido de mudança padrão com documentação completa do trabalho e dos custos necessários para cada mudança solicitada.
   p É uma prática recomendada para os empreiteiros adiar o início do trabalho até que um contrato assinado do cliente seja recebido, Mas na realidade, os líderes do local de trabalho geralmente aceitam pedidos de alteração sem passar por um processo formal de aprovação. De qualquer jeito, é importante registrar com precisão o pedido de mudança em um sistema de contabilidade para que o custo e a lucratividade do projeto possam ser rastreados. Existem várias abordagens contábeis conservadoras para gerenciar isso. O melhor depende do status do pedido de alteração:
   • Pedidos de alteração que não são aprovados e têm probabilidade de serem aprovados: Se um contratado está incorrendo em custos para implementar mudanças e não sabe se o cliente aprovará o pagamento por elas, uma abordagem conservadora é adicionar os custos associados ao pedido de mudança aos custos diretos do projeto.
   • Pedidos de alteração que não foram aprovados, mas provavelmente serão aprovados: Se um contratado está implementando um pedido de mudança que não está aprovado no momento, mas espera-se que seja aprovado, existem várias opções. Uma é adicionar os custos a uma conta de ativo até que a aprovação para o pedido de alteração seja obtida. Outra é adicionar a despesa aos custos do projeto e aumentar a receita prevista do projeto no mesmo valor.
   • Pedidos de mudança aprovados: Adicione todos os custos associados ao pedido de mudança aos custos do projeto, e aumentar o valor total do contrato pelo valor cobrado pelo pedido de alteração.
8. p Software de contabilidade: O uso de software de contabilidade baseado em nuvem acessível onde quer que os funcionários estejam pode simplificar muito o gerenciamento financeiro e reduzir os esforços de contabilidade manual, ao mesmo tempo que permite que os contratados controlem melhor a lucratividade e dediquem mais tempo ao foco no negócio principal. O software pode ajudar a criar estimativas precisas, rastrear uma ampla variedade de custos e alocá-los com precisão aos projetos e gerenciar o reconhecimento de receitas usando os métodos PCM e / ou CCM. O software de gerenciamento financeiro NetSuite automatiza cálculos de matérias-primas, horas de trabalho, custos, alterações orçamentárias e receita projetada. Ele lida com o custeio do trabalho, pedidos de alteração e métodos de reconhecimento de receita da indústria de construção. O suporte móvel fornece aos empreiteiros acesso em tempo real aos dados atuais de locais de trabalho e durante viagens.
   p Claramente, a contabilidade da construção é complexa e especializada. Em um setor que normalmente opera com margens estreitas, a aplicação das melhores práticas à contabilidade da construção pode ajudar os empreiteiros a manter o controle sobre as despesas e maximizar os lucros.

Melhores práticas de contabilidade de construção para empreiteiros

Custeio do trabalho

O custeio preciso do trabalho permite que os empreiteiros rastreiem os custos e a receita de cada trabalho, dividindo os custos de mão de obra, materiais e despesas gerais em detalhes.

Contabilidade de caixa

Pequenos empreiteiros podem preferir este método para simplificar sua contabilidade.

Método de porcentagem de conclusão

Boas estimativas dos custos totais e da taxa de conclusão do projeto ajudam a garantir projetos lucrativos de longo prazo e fluxo de caixa sólido.

Método de contrato concluído

Em alguns casos, isso permite que os contratantes adiem a receita para um período posterior.

Gerenciamento de pedidos de mudança

Procure documentar o processo de pedido de mudança antes de assinar o contrato de um projeto. Documente cada mudança, obtenha aprovação antes de prosseguir e registre todos os custos com precisão.

Estratégias de declaração de impostos

Escolha o método de contabilidade que melhor corresponda a cada projeto. Aproveite os créditos fiscais de P&D, quando aplicável. Os proprietários de entidades de repasse podem aplicar perdas comerciais para reduzir sua responsabilidade tributária pessoal.

Software de contabilidade

O software financeiro e de gerenciamento de projetos baseado em nuvem pode agilizar tudo, desde o custo dos trabalhos até a emissão de relatórios fiscais.

Perguntas frequentes sobre contabilidade de construção

p P:Como a contabilidade da construção é diferente?

p UMA: A contabilidade da construção difere de várias maneiras da contabilidade em outras profissões. Uma diferença é o foco no custeio baseado em projeto e a necessidade de rastrear vários trabalhos executados simultaneamente. Outra é que os empreiteiros precisam gerenciar métodos especializados para reconhecimento de receitas e relatórios fiscais em projetos que podem durar meses ou anos. Além disso, a contabilidade da construção precisa lidar com os pedidos de alteração e retenção, ou dinheiro retido, que são típicos em projetos de construção consideráveis.

p P:Como funciona a contabilidade da construção?

p UMA: A contabilidade da construção frequentemente envolve a alocação precisa dos custos e o gerenciamento das receitas para um portfólio diversificado de projetos. Cada projeto de construção é considerado único, centro de lucro de curto prazo. Mesmo projetos semelhantes geralmente têm diferentes condições ou variáveis ​​do local, como a disponibilidade da força de trabalho, custo de materiais e zoneamento local, que afetam as margens. Dependendo da natureza de seus negócios, os contratados precisam determinar se devem usar o regime de caixa ou o regime de competência, e se usar o método de porcentagem de conclusão ou método de contrato concluído em grandes projetos.

p P:Qual é a melhor prática em contabilidade de construção?

p UMA: A contabilidade da construção é complexa, portanto, os empreiteiros precisam se concentrar nas melhores práticas para vários aspectos da tarefa, a fim de maximizar a lucratividade. O cálculo preciso dos custos do trabalho é fundamental para garantir que os empreiteiros atribuam com precisão todos os custos relevantes a cada projeto e para determinar a lucratividade do projeto. A escolha do regime de caixa em oposição à contabilidade de competência pode simplificar o gerenciamento financeiro para pequenos empreiteiros. As empresas maiores precisam decidir se usarão o percentual de conclusão ou o método de contrato concluído para grandes projetos. A implementação de software de contabilidade pode simplificar e automatizar muitos aspectos da contabilidade da construção e preparação de impostos.

p P:Quais são as boas práticas de contabilidade de construção?

p UMA: Boas práticas contábeis devem estar alinhadas com o modelo de negócios de uma construtora. As empresas menores podem usar a contabilidade de caixa, que é relativamente simples, enquanto as empresas maiores precisarão usar a contabilidade de competência para apoiar a porcentagem de conclusão ou os métodos de contrato concluídos de reconhecimento de receita. Para a maioria dos empreiteiros, o custo do trabalho e o gerenciamento de pedidos de mudança são essenciais para administrar um negócio eficiente e lucrativo.