3 melhores práticas ao registrar despesas não monetárias

Todas as empresas têm despesas não monetárias. Aprenda o que são despesas não monetárias e como registrá-las com precisão para sua pequena empresa com essas dicas.
Proprietários de novos negócios ou novos em contabilidade tendem a igualar despesas com saída de caixa, com a suposição de que qualquer despesa criada por sua empresa também incluirá uma redução de caixa. Embora isso seja verdade se você estiver usando a contabilidade de caixa, se estiver usando a contabilidade de competência, uma despesa registrada nem sempre inclui uma redução de caixa.

Para os proprietários de pequenas empresas, as despesas de depreciação provavelmente serão o tipo mais comum de despesa não monetária com a qual sua empresa precisará se preocupar. Lembre-se de que a depreciação é usada para contabilizar um item de grande valor ao longo de sua vida útil, em vez de descontá-lo no momento da compra.

A depreciação é considerada uma despesa não monetária, pois você está registrando apenas a despesa mensal, pois o desembolso em dinheiro já foi registrado quando o item foi comprado originalmente.

Visão geral:o que são despesas não monetárias?

Despesas não monetárias, às vezes conhecidas como despesas não monetárias, são quaisquer despesas registradas em sua demonstração de resultados que não envolvam desembolso de dinheiro. As transações não monetárias são sempre registradas na demonstração do resultado, pois impactam diretamente o lucro líquido total, mas não impactam o fluxo de caixa.

Por exemplo, sua empresa compra um grande equipamento para sua fábrica. O equipamento custou $ 5.000, que você pagou em dinheiro. No entanto, a despesa do equipamento não foi registrada no momento da compra, mas será depreciada ao longo de cinco anos. É assim que você registraria a despesa inicial, que afetará sua demonstração de fluxo de caixa:

	Conta	Débito	Crédito
1-11-2020	Imobilizado - Equipamento	$ 5.000
1-11-2020	Dinheiro		$ 5.000

Em seguida, você precisará criar uma conta de contrapartida para seu equipamento para acompanhar sua despesa mensal de depreciação. Essa despesa será registrada mensalmente pelos próximos cinco anos até que o equipamento seja totalmente depreciado ou descartado.

Se você estiver usando um software de contabilidade, uma das maneiras mais fáceis de garantir que a despesa de depreciação seja registrada corretamente é criar um lançamento contábil recorrente, o que garante que sua demonstração de resultados seja precisa a cada mês.

	Conta	Débito	Crédito
1-11-2020	Despesa de depreciação	$ 83,33
1-11-2020	Depreciação Acumulada		$ 83,33

Como você já pagou o item integralmente quando foi comprado, você registrará apenas a despesa do item a cada mês e não seu custo.

3 despesas não monetárias que sua empresa pode enfrentar

Existem vários tipos de despesas não monetárias que sua empresa pode enfrentar, mas existem três exemplos de cobranças não monetárias que são mais comumente vivenciadas por pequenas empresas.

1. Despesa de depreciação

Sempre que você comprar um item caro para o seu negócio, ele precisará ser depreciado. A depreciação, conforme detalhado acima, é o ato de contabilizar a compra ao longo da vida útil do ativo, em vez de contabilizar tudo de uma vez. Como você já gastou o dinheiro, mas gastará o ativo ao longo de sua vida útil, a despesa de depreciação é considerada uma despesa não monetária.

2. Despesa de amortização

A amortização é semelhante à depreciação, mas lida com ativos intangíveis, como patentes, direitos autorais e outros ativos que não têm presença física, mas precisam ser contabilizados ao longo de sua vida útil. E como uma despesa de depreciação, uma despesa de amortização é considerada uma despesa não caixa, uma vez que o ativo já foi pago.

3. Provisão para dívidas incobráveis

Se você vender a crédito, é provável que alguns dos clientes que compraram produtos a crédito não paguem. Embora pequenas quantias possam ser simplesmente baixadas no final do ano, quantias maiores devem ser contabilizadas durante o ano para contabilizar com mais precisão os pagamentos de clientes que podem não ser pagos. Isso pode ser feito criando uma contra-conta que é usada com sua conta de contas a receber.

Por exemplo, Katie administra uma pequena loja de presentes que recentemente começou a vender a crédito aos clientes. Anteriormente, seu valor de inadimplência era muito pequeno, mas agora ela gostaria de uma maneira mais eficaz de contabilizar qualquer possível inadimplência no final do ano. Se o valor típico de contas a receber de Katie fosse de US$ 18.000, ela poderia estimar que cerca de 10% desse valor pode não ser recebido de seus clientes. Para registrar essa despesa, ela completaria o seguinte lançamento no diário:

	Conta	Débito	Crédito
1-12-2020	Despesas com dívidas incobráveis ​​	$ 1.800
1-12-2020	Provisão para contas duvidosas		$ 1.800

No final do ano, quando Katie puder determinar melhor o quanto de dívidas incobráveis ​​ela precisa cancelar, ela poderá ajustar sua provisão para devedores duvidosos e sua conta de contas a receber de acordo. Qualquer dívida incobrável que ela pagar no ano será considerada uma despesa não-caixa porque o valor é inserido para reduzir o saldo de suas contas a receber e não afeta diretamente seu saldo de caixa.

Exemplo de uma despesa não monetária

Maria é proprietária de uma pequena editora. Um de seus concorrentes está falindo, dando a Maria a opção de adquirir os direitos autorais de várias publicações. Maria acaba comprando vários direitos autorais por US$ 10.000 e ficará bem pelos próximos dez anos.

Para registrar adequadamente essa compra, Maria precisará amortizar a despesa nos próximos dez anos. Seu primeiro passo seria registrar a compra inicial do ativo intangível:

	Conta	Débito	Crédito
01-10-2020	Ativos intangíveis - Direitos autorais	$ 12.000
1-10-2020	Dinheiro		$ 12.000

Após o registro inicial da compra, Maria precisará amortizar a despesa de direitos autorais nos próximos dez anos. Ela precisaria criar uma contra-conta para registrar sua despesa de amortização e então fazer o seguinte lançamento:

	Conta	Débito	Crédito
01-10-2020	Despesa de Amortização - Direitos Autorais	$ 100
1-10-2020	Amortização Acumulada - Direitos Autorais		$ 100

Novamente, assim como a depreciação, uma despesa de amortização é considerada uma despesa não-caixa, uma vez que a parte em dinheiro da transação já foi devidamente registrada.

3 práticas recomendadas ao registrar despesas não monetárias

Para registrar corretamente as despesas não monetárias, você ou seu contador precisam entender exatamente quais são as despesas não monetárias e como elas devem ser registradas. Embora a depreciação e a amortização sejam duas das despesas não monetárias mais comuns com as quais os proprietários de pequenas empresas precisarão lidar, existem outras despesas não monetárias que todos os proprietários de empresas devem estar cientes. Seguir essas práticas recomendadas pode ajudar.

1. Lembre-se de registrar as despesas não monetárias apenas em sua demonstração de resultados

Despesas como despesas de depreciação e amortização precisam ser registradas adequadamente em sua demonstração de resultados. Isso reduzirá o lucro líquido e o lucro tributável líquido. Tenha em mente que as despesas não monetárias não terão nenhum impacto no seu fluxo de caixa, pois o dinheiro já foi contabilizado no momento da compra original.

2. Aprenda a diferença entre fluxo de caixa e lucro líquido

Fluxo de caixa líquido e lucro líquido não são a mesma coisa. O fluxo de caixa representa a quantidade de dinheiro que entra e sai de sua empresa, enquanto o lucro líquido indica a quantidade de dinheiro que sua empresa ganhou depois que as receitas e despesas apropriadas foram consideradas.

3. Familiarize-se com despesas não monetárias

Embora a depreciação e a amortização sejam os tipos mais comuns de despesas não monetárias com as quais sua pequena empresa provavelmente precisará lidar, existem vários outros tipos de despesas não monetárias que você deve conhecer.

• Remuneração baseada em ações
• Ganhos não realizados
• Perdas não realizadas
• Impostos de renda diferidos
• Abatimentos de ativos
• Provisões para perdas futuras
• Imparidades ou cobranças de ativos

Embora a maioria dos itens desta lista de despesas não monetárias tenha maior probabilidade de impactar os negócios de capital aberto, as despesas não monetárias, como baixas de ativos e provisões para perdas futuras, certamente podem afetar as pequenas empresas, bem como suas contrapartes maiores.

Por que as despesas não monetárias são importantes?

As despesas nem sempre indicam uma redução no caixa. Despesas não monetárias, como depreciação, reduzem a receita, mas não afetam o fluxo de caixa. Se você estiver usando a contabilidade de competência para sua empresa, registrar adequadamente as despesas não monetárias é essencial para produzir demonstrações financeiras precisas.

Também é importante lembrar que as despesas não monetárias afetam apenas sua demonstração de resultados, onde têm impacto direto no lucro tributável do seu negócio.