Guia do iniciante em contabilidade para organizações sem fins lucrativos

Este guia ensina organizações sem fins lucrativos sobre padrões de contabilidade, regras e como lidar com problemas comuns. Especialistas em contabilidade compartilham conceitos, fórmulas, exemplos de demonstrações financeiras e um guia de introdução gratuito.

• Padrões de contabilidade
• Exemplo de plano de contas para organizações sem fins lucrativos
• Introdução à contabilidade sem fins lucrativos
• Aconselhamento de especialista em contabilidade sem fins lucrativos

Contabilidade para organizações sem fins lucrativos

Uma organização sem fins lucrativos é uma empresa cujo objetivo principal é promover uma missão, em vez de gerar receita para beneficiar as partes interessadas. Metas podem ser caridosas, religioso, científico ou educacional, e muitas organizações sem fins lucrativos estão isentas do pagamento de impostos federais.

Sem interesses de propriedade, um conselho ou membros votantes governam uma organização sem fins lucrativos. Para manter o status de organização sem fins lucrativos, as empresas devem cumprir regulamentos específicos. Por exemplo, eles mantêm registros de acordo com os requisitos codificados do Internal Revenue Service (IRS), são financeiramente transparentes e garantem que seus registros financeiros mostrem uma linha direta com seu propósito de caridade. Pessoas ou empresas contribuem para uma organização sem fins lucrativos sem expectativa de retorno. Existem 27 tipos de organizações sem fins lucrativos, e cada um especificou regras que governam sua elegibilidade, eleições, contribuições dedutíveis de impostos e como fazem lobby.

Jill Foley, Sócio-gerente e fundador da Four Leaf Financial &Accounting, PLL, discute a necessidade de organizações sem fins lucrativos terem lucro.

“É claro que as organizações sem fins lucrativos precisam ganhar dinheiro! É pelo bem de sua própria sustentabilidade, " ela diz. “Mesmo que a classe sem fins lucrativos seja isenta de impostos sobre os lucros, é crucial que eles obtenham lucros para coisas como um fundo para dias chuvosos ou para expandir seus programas e serviços. ”

O que é contabilidade sem fins lucrativos?

A contabilidade das organizações sem fins lucrativos é o sistema de registro e relatório financeiro usado pelas organizações sem fins lucrativos. Freqüentemente chamado de contabilidade de fundos, ele requer contas equilibradas com base nas restrições impostas pelo provedor. A contabilidade sem fins lucrativos rastreia como uma empresa gasta dinheiro para atingir seus objetivos.

Os fundos para os quais as organizações sem fins lucrativos são provenientes de contribuições, receitas programáticas, angariação de fundos, investimentos e taxas. Algumas de suas gravações financeiras são únicas em comparação com as de empresas com fins lucrativos.

Os doadores sem fins lucrativos desejam ver suas contribuições irem diretamente para os programas que as organizações apoiam. Os doadores também querem ver os custos indiretos baixos porque muitos acreditam erroneamente que é uma medida do sucesso organizacional. O gráfico a seguir lista outras categorias em que as organizações sem fins lucrativos diferem das empresas com fins lucrativos.

Para obter mais informações sobre organizações sem fins lucrativos, status de isenção de impostos, revisão da publicação do Internal Revenue Service 557, “Status de isenção de impostos para sua organização”.

Plano de contas para organizações sem fins lucrativos

Um plano de contas sem fins lucrativos é uma lista de cada conta que recebe ou envia dinheiro. Uma organização criará um plano de contas exclusivo, listando cada conta em uma das principais categorias de ativos, passivos, capital próprio, receitas e despesas.

Existem intervalos de números padrão para cada categoria. A empresa decide onde cada subcategoria se encaixa nesse intervalo e atribui um número a ela. As categorias de números são:

• Ativos: 1000 - 1999
• Responsabilidades: 2000 - 2999
• Ativos líquidos: 3.000 - 3.999
• Receita: 4000 - 4999
• Despesas: 5000+

Exemplo de plano de contas para uma organização sem fins lucrativos

Configure o plano de contas (COAs) de uma organização sem fins lucrativos compilando uma lista das contas necessárias da empresa e organizando-a em cinco categorias. Então, criar subcategorias da lista de contas, intitular cada conta de uma forma compreensível. Exclua as contas não utilizadas anualmente.

Várias grandes organizações sem fins lucrativos criaram o Plano de contas unificado (UCOA) como um plano de contas padronizado para uso sem fins lucrativos. O UCOA se alinha com o Formulário 990 do IRS, onde as organizações sem fins lucrativos registram suas atividades. Contudo, muitos oponentes do UCOA reclamam que é muito complicado para a maioria das organizações sem fins lucrativos, e cada organização deve desenvolver um gráfico com base em suas necessidades e atributos exclusivos.

As empresas usam o plano de contas para listar como configuram seus fundos. A tabela abaixo é um exemplo que as empresas podem usar como referência.

Contabilidade de Acréscimo de Organizações Sem Fins Lucrativos

Quando uma organização sem fins lucrativos usa o método de contabilidade de competência, reconhece despesas quando as incorre, não quando paga por eles, e reconhece a receita quando as pessoas prometem uma doação, não quando a organização sem fins lucrativos recebe o dinheiro. As penhoras vão para uma conta de contas a receber para dinheiro em aberto naquele período.

A contabilidade de fundos é uma forma de contabilidade de exercício específica para organizações sem fins lucrativos. A prática leva a um quadro operacional mais realista que uma organização sem fins lucrativos pode usar para ter sucesso. Para saber mais sobre contabilidade de exercício, consulte “Como usar a contabilidade de provisão em seu negócio em crescimento”.

Padrões de contabilidade para organizações sem fins lucrativos

Os padrões de contabilidade ajudam as organizações sem fins lucrativos a gerenciar e contabilizar os fundos de maneira adequada. Os padrões fornecem comparações fáceis entre diferentes organizações, dando aos auditores e àqueles com interesse na empresa a capacidade de compreender suas atividades e o sucesso relativo.

As organizações sem fins lucrativos relatam suas demonstrações financeiras usando os Princípios de Contabilidade Geralmente Aceitos (GAAP) do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) e o Conselho de Padrões de Contabilidade Financeira (FASB). O FASB é o principal órgão de padronização nos EUA. Esses grupos publicam princípios para organizações sem fins lucrativos para ajudar a prevenir erros e discrepâncias nas demonstrações financeiras.

O International Accounting Standards Boards (IASB) define os padrões internacionais de contabilidade para organizações sem fins lucrativos com os International Financial Reporting Standards (IFRS). O IASB e o FASB esperam convergir seus padrões para minimizar suas diferenças eventualmente.

FASB Nonprofit Accounting

O FASB é uma organização privada sem fins lucrativos que supervisiona os padrões de contabilidade para a contabilidade sem fins lucrativos. O FASB desenvolveu padrões contábeis para a apresentação de auditorias relacionadas a ativos líquidos restritos e irrestritos, divulgações de liquidez e despesas funcionais. Esses padrões entraram em vigor após dezembro de 2017 para organizações sem fins lucrativos.

A contabilidade sem fins lucrativos opera sob dois padrões principais do FASB, ambos introduzidos em junho de 1993. Estas são a Declaração de Padrões de Contabilidade Financeira No. 116 (SFAS 116) e a Declaração de Padrões de Contabilidade Financeira No. 117 (SFAS 117). O SFAS 116 cobre o registro e relato da receita contribuída e promessas, e o SFAS 117 exige que as organizações sem fins lucrativos relatem usando as demonstrações financeiras especificadas:

• Declarações de posição financeira
• Demonstrações de fluxos de caixa
• Declarações de atividades
• Declarações de despesas funcionais (para algumas organizações)

As atualizações de dezembro de 2017 se aplicam a organizações sem fins lucrativos que precisam de auditoria independente ou demonstrações financeiras certificadas preparadas anualmente. O estado e algumas fontes de financiamento determinam se uma empresa precisa dessa auditoria. Para aqueles que se enquadram neste requisito, as mudanças são:

Em julho de 2019, o presidente assinou uma alteração adicional na lei:o H.R. 3151, a Primeira Lei do Contribuinte. Esta lei exige que todas as organizações isentas de impostos arquivem a série do Formulário 990 eletronicamente. A lei também cobre algumas questões relacionadas à segurança cibernética e ao roubo de identidade, além de tornar os dados legíveis por máquina.

Introdução à contabilidade sem fins lucrativos

A contabilidade sem fins lucrativos tem desafios únicos. A primeira etapa da contabilidade sem fins lucrativos é solicitar uma isenção de impostos. Para se candidatar ao status de isenção de impostos federais, a organização deve se registrar em seu estado como uma organização sem fins lucrativos usando um dos três aplicativos:

• Formulário 1023
  Aplicável a instituições de caridade, estabelecimentos religiosos e educacionais, para isenção sob a Seção 501 (c) (3).
• Formulário 1024A
  Aplicável a organizações de bem-estar social, para isenção sob a Seção 501 (c) (4).
• Formulário 1024
  Aplicável a outras organizações sem fins lucrativos ou isentas de impostos, para isenção sob a Seção 501 (a).

Você também precisará aprender sobre as responsabilidades fiscais, as demonstrações financeiras necessárias e abrir uma conta bancária dedicada. Escolha um método de contabilidade, uma estrutura de plano de contas e um sistema para registrar as transações contábeis.

Folha de referências de contabilidade sem fins lucrativos

Use esta folha de referências gratuita para iniciar sua empresa com contabilidade sem fins lucrativos.

As opções para registrar transações incluem livros de papel, software sem fins lucrativos ou um serviço de contabilidade. Os contadores devem ser capazes de registrar transações, como doações em espécie, usando o valor justo de mercado, sejam por dinheiro, bens ou serviços. Eles também devem ser capazes de criar ordens de compra para adquirir bens e serviços de empresas.

Comece a fazer orçamentos para a organização sem fins lucrativos. Os orçamentos são o plano financeiro para as fontes de receita e despesas esperadas. A receita pode incluir contribuições, doações, angariação de fundos, subvenções e receitas. As despesas incluem folha de pagamento, despesas de arrecadação de fundos e outras despesas gerais. Agrupe-os com base em seu plano de contas. Para criar um orçamento:

• Decida o que a organização sem fins lucrativos realizará no próximo ano. Essas metas podem vir do fundador e da gerência ou como parte do processo de qualidade de uma empresa.
• Desenvolva custos realistas para atingir os objetivos.
• Faça uma estimativa da receita para o próximo ano.
• Alinhe os custos esperados com a receita projetada.

Demonstrações financeiras de organizações sem fins lucrativos

As demonstrações financeiras de organizações sem fins lucrativos são diferentes daquelas de empresas com fins lucrativos, embora ambos relatem os mesmos itens em geral. Todas as empresas relatam um balanço patrimonial, demonstração do resultado e demonstração dos fluxos de caixa. Além disso, as organizações sem fins lucrativos relatam sua declaração de despesas funcionais.

Foley explica os nomes das demonstrações financeiras para organizações sem fins lucrativos:

“O balanço é chamado de demonstração da posição financeira. A demonstração do resultado é a demonstração das atividades. E há um novo requisito de contabilidade que as organizações sem fins lucrativos devem usar, chamado de declaração de despesas funcionais. Esta declaração divide as finanças, independentemente de serem um programa, gestão ou arrecadação de fundos. Sua inclusão visa dar aos leitores mais clareza e mais informações sobre como a empresa utilizou os recursos. ”

A demonstração da posição financeira, geralmente chamado de balanço patrimonial, é um pouco diferente em uma organização sem fins lucrativos. Uma vez que uma organização sem fins lucrativos não tem um proprietário, ele relata seus ativos líquidos, que é o mesmo que capital em uma empresa com fins lucrativos.

Fórmula de ativos líquidos

Os ativos líquidos são o que resta uma vez que a empresa retira seus passivos:

Existem dois tipos de ativos líquidos:ativos restritos e irrestritos. Ativos líquidos restritos são os fundos de doadores que possuem regras ou condições anexadas. Essas doações exigem procedimentos contábeis especiais, e os contadores geralmente os relatam separadamente de outros ativos líquidos. Ativos líquidos irrestritos são as doações ou fundos que não possuem quaisquer condições associadas a eles, como doações em dinheiro.

De acordo com Foley, “Para ativos líquidos em uma organização sem fins lucrativos, os fundos podem ser restritos aos doadores ou sem restrições aos doadores. O IRS exige que a organização mostre como a empresa lidou com esses fundos, se foi por uma restrição de período ou propósito. O IRS também exige que as organizações sem fins lucrativos registrem as promessas incondicionais de fazer quando o doador faz a promessa - não necessariamente quando a organização recebe o presente, mesmo que seja ao longo de vários anos (e períodos contábeis).

"Por exemplo, a organização registra US $ 10, 000 por ano de doação por 10 anos prometem $ 100, 000 no ano que o doador prometeu, reservar o valor total. Este reconhecimento de receita não seria distribuído ao longo de 10 anos. ” Pode haver muitas entradas na demonstração da posição financeira, mas cada um cai em uma das três categorias:ativos, ativos e passivos líquidos. Use a fórmula de ativos líquidos de forma ligeiramente diferente na demonstração da posição financeira:

Declaração de Atividades

A declaração de atividades em uma organização sem fins lucrativos, também chamado de declaração operacional, é semelhante à demonstração de resultados de uma empresa com fins lucrativos. Esta declaração se concentra em toda a empresa, não apenas seus fundos. Relate as receitas, despesas e variação do patrimônio líquido do período na demonstração operacional.

Este documento de uma página informa à empresa como ela foi lucrativa durante o período. O demonstrativo mostra detalhes sobre como a empresa financia os serviços que presta e como a empresa financia as diferenças de despesas versus receitas.

Demonstração dos Fluxos de Caixa

A demonstração dos fluxos de caixa é o resumo da variação de caixa e equivalentes de caixa em um período. Esta demonstração financeira sem fins lucrativos relata o caixa líquido organizado como proveniente de operações, atividades de investimento e financiamento.

Os contadores calculam a demonstração dos fluxos de caixa subtraindo o saldo inicial do saldo final na demonstração da posição financeira. Eles separam os ativos líquidos restritos e os relatam separadamente da demonstração dos fluxos de caixa, de acordo com os requisitos GAAP.

Impostos para organizações sem fins lucrativos

Muitas vezes isento do pagamento de impostos federais, as organizações sem fins lucrativos muitas vezes ainda precisam apresentar uma declaração de imposto de renda informativa ao IRS. A seção 501 do código tributário especifica as organizações isentas do pagamento de impostos federais, embora o estado determine quais empresas considera sem fins lucrativos. Algumas empresas isentas de impostos nos termos da Seção 501 ainda devem apresentar o Formulário 990. Este formulário informa as receitas da organização sem fins lucrativos, despesas e alterações nos ativos líquidos.

Práticas recomendadas de contabilidade sem fins lucrativos

O uso de práticas recomendadas de contabilidade sem fins lucrativos significa que as empresas terão melhor conformidade com as leis tributárias federais e estaduais. Alguns estados apresentam uma lista de verificação das melhores práticas com base no setor empresarial, mas as empresas devem sempre começar com o desenvolvimento de políticas e controles internos.

O IRS e os funcionários estaduais vêem com bons olhos as empresas que se dedicam à prevenção de fraudes. Uma vez que toda empresa tem algum grau de risco de fraude, outras práticas recomendadas para prevenção incluem:

• Desenvolvendo um Código de Ética Empresarial:
  Este código lembra os funcionários, membros do conselho e funcionários da intenção da organização.
• Atribuindo Diferentes Tarefas Financeiras a Diferentes Pessoas:
  Discrepâncias contábeis são mais fáceis de identificar quando há mais de uma pessoa verificando o trabalho e supervisionando.
• Usando software de contabilidade para organizações sem fins lucrativos:
  Procure usar um software especializado desenvolvido para as regras exclusivas de uma organização sem fins lucrativos. Isso pode ajudar a mitigar erros, especialmente quando há grandes, conjuntos de dados díspares. Veja como a Kiva e o Foundation Center lidam com esse problema.
• Criação de um orçamento anual de operações:
  Um orçamento realista, aprovado pelo conselho, garante transparência e aceitação quando a flexibilização do orçamento precisa ocorrer.
• Tendo Despesas Realistas para Operações:
  Foley diz, “Uma vez que você tenha uma visão realista, orçamento equilibrado e um conselho de administração forte, procure saber o que é tendência em salários para executivos e percentuais programáticos. Você deve analisar esses benchmarks e tendências para manter as despesas otimizadas. ”
• Compreendendo as leis e regulamentações tributárias das organizações sem fins lucrativos:
  GAAP fornece práticas contábeis recomendadas, e o IRS estabelece os requisitos a serem seguidos. Entidades estaduais e federais podem penalizar organizações sem fins lucrativos que não sigam esses regulamentos e leis.
• Conduzindo o planejamento futuro:
  Combine o plano estratégico da sua empresa com o planejamento financeiro. Apoie o crescimento da empresa determinando quais ações ou arrecadação de fundos precisam acontecer para tornar as metas do próximo plano estratégico uma realidade.
• Desenvolvendo Relacionamentos:
  É lógico que algumas organizações trabalhem juntas em objetivos comuns ou mesmo semelhantes. Por exemplo, um departamento de saúde e um departamento de parques poderiam estar trabalhando para fazer com que sua comunidade saísse mais. Trabalhar em conjunto e compartilhar recursos economiza dinheiro e tempo da equipe e produz melhores resultados.
• Garantir que o Conselho de Administração seja independente:
  Um conselho sem nenhum interesse na empresa garante que eles votarão no que é melhor para a organização.
• Arrecadação de fundos estrategicamente:
  Metas realistas de arrecadação de fundos, definido usando dados históricos ou específicos do setor, pode proteger sua empresa de gastos excessivos com despesas de arrecadação de fundos ou programas mal planejados.

O que é melhor:solução de contabilidade sem fins lucrativos ou sistemas de periódicos?

As organizações sem fins lucrativos têm opções de como processam sua contabilidade, que variam de totalmente manual a totalmente automatizada. Organizações sem fins lucrativos, enquanto claro em sua missão, têm práticas contábeis complexas. Essas organizações geralmente recebem receita e supervisão de várias fontes.

Com orçamentos complicados, uma variedade de fontes de financiamento e necessidades de suporte operacional interno, muitas empresas sem fins lucrativos usam algum nível de automação, especialmente se eles querem ser capazes de escalar sua organização, como Rise Against Hunger. Os sistemas de diário podem ficar sobrecarregados rapidamente e exigir mais pessoal para mantê-los coerentes, colocando a folha de pagamento acima do necessário. Independentemente de qual empresa opte por usar, qualquer solução deve incluir a capacidade de:

• Organize e registre as receitas.
• Registre os desembolsos.
• Rastreie o caixa pequeno, folha de pagamento, contas a receber e contas a pagar.
• Executar contabilidade de fundo básico.

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