Despesa vs. Despesa:Qual é a diferença?

p Administrar seu negócio custa dinheiro. Você tem que pagar seus funcionários, compre matérias-primas para os produtos que vende e comercialize os seus serviços. Manter o controle de suas despesas não apenas ajuda você a ver a saúde financeira de sua empresa e a planejar o futuro, muitas despesas comerciais podem ser amortizadas para fins fiscais. Mas nem todas as despesas são tratadas da mesma forma.

Despesa vs. Despesa:Qual é a diferença?

p Compreender as diferenças entre despesas e despesas pode ajudá-lo a listar com precisão as informações em suas demonstrações financeiras e maximizar suas deduções fiscais. Simplificando, as despesas giram em torno do que gera receita e permite que sua empresa opere no dia a dia. Os gastos ajudam a criar valor de longo prazo em torno de seu negócio.

O que é uma despesa?

p Uma despesa é o que você gasta em bens e serviços para manter sua empresa funcionando. As despesas podem ser para itens físicos, como um fabricante de móveis que compra madeira para fazer cadeiras. Ou podem ser outros esforços que ajudam a impulsionar sua empresa em direção à receita, como a comissão que você paga a um vendedor.

p Muitas despesas são dedutíveis de impostos, ou custos que podem ser subtraídos de sua receita bruta geral, reduzindo sua obrigação tributária no final do ano. Para que uma despesa seja dedutível do imposto, ela precisa ser "normal e necessária". Para ser considerado comum, a despesa precisa ajudar sua empresa a gerar receita. E para ser necessário, deve ser algo que seja comumente aceito em seu setor específico.

p Em uma demonstração de resultados, as despesas são compensadas por receitas ou outras formas de receita. Ao ver suas despesas e receitas ao longo de um período de tempo, você obtém um instantâneo da saúde financeira da sua empresa.

O que é uma despesa?

p Onde as despesas são compras para aumentar a receita, os gastos são feitos para melhorar o valor de longo prazo da empresa. Existem dois tipos de despesas:receita e capital.

p As despesas de capital são compras únicas, como veículos, máquinas ou imóveis que agregam valor ao seu negócio. Às vezes, também são conhecidos como ativos fixos. Por exemplo, Impressão de Bill compra um novo prédio para acomodar o crescimento e abrigar novas impressoras. Isso custa dinheiro, mas também agrega valor a longo prazo na forma de imóveis para o negócio. Então, é tratado de forma diferente de uma despesa de negócios, como anunciar uma liquidação de fim de semana de tinta. Esta compra não será uma despesa na declaração de renda da gráfica. Em vez de, aparecerá no balanço da empresa, que é essencialmente uma lista do que sua empresa possui e do que deve.

p Outra maneira de ver isso é depois despesas são pagos, a compra não agrega mais valor à empresa. Mas depois despesas de capital são pagos, eles continuam a agregar valor à empresa. Por exemplo, depois que Bill’s Printing comprou um novo caminhão, eles continuaram a usar aquele caminhão por muitos anos após o ano contábil em que foi comprado.

p Vamos dar uma olhada em outro tipo de despesa. Impressão de Bill compra uma nova impressora por $ 100, 000. O custo inicial é adicionar valor a longo prazo ao seu negócio e é uma despesa de capital. Contudo, esta nova impressora deve passar por manutenção uma vez por trimestre e custa US $ 1, 000 para fazer isso. Adicionalmente, a nova impressora perde valor com o tempo. Por exemplo, se Bill quisesse vender a impressora após 10 anos de propriedade, ele não seria capaz de recuperar todos os $ 100, 000. Ele pode receber metade disso. O valor perdido, junto com a manutenção deste equipamento, é conhecido como despesa de receita e pode ser amortizado durante a vida útil da impressora.

Principais diferenças entre despesas e despesas

p O resultado final é:

• Nem todas as despesas são despesas.
• Alguns exemplos de despesas são aluguel, utilidades e salários.
• As despesas geram receita e mantêm as operações do dia-a-dia de sua empresa funcionando.
• As despesas de capital são usadas para aumentar o valor de longo prazo de sua empresa. Alguns exemplos incluem equipamentos e edifícios.
• A manutenção e depreciação de algumas despesas de capital podem ser lançadas como despesas - ou baixadas. Isso é chamado de despesa de receita.
• As despesas aparecem nas declarações de renda. E as despesas de capital aparecem nos balanços.

p Despesas e despesas em relatórios financeiros: Declarações de renda, também conhecido como demonstração de lucros e perdas, observe as receitas e despesas ao longo de um período contábil específico - geralmente três meses. Esses relatórios financeiros ajudam você a ver melhor como está o desempenho de sua empresa e se você precisa fazer alterações para atender a referências financeiras importantes. E a demonstração de resultados é onde as despesas são relatadas. Cada demonstração de resultados terá alguns recursos.

p Custo dos bens vendidos (CPV): É o quanto é necessário para produzir os itens que sua empresa vende, incluindo materiais, trabalho, custos de frete, etc. Existem várias maneiras de calcular isso, dependendo do seu setor.

p Despesas operacionais: É aqui que você monitora tudo o que está relacionado ao funcionamento do dia-a-dia da empresa. Também inclui despesas associadas à manutenção e operação de ativos físicos. Despesas operacionais fixas incluem itens como aluguel e salários. Existem também despesas operacionais variáveis, como comissões de vendas ou custos de marketing.

p Depreciação e Amortização: Embora as despesas de capital não apareçam na demonstração de resultados da empresa, alguns podem ser depreciados ou amortizados como despesas na demonstração do resultado ao longo do tempo. Em vez de cancelar uma grande despesa em um ano, depreciação é o processo de dedução do valor ao longo de vários anos durante a vida da compra, dando a você mais controle de suas despesas. A depreciação linear pega o custo total do item e divide-o por sua vida útil para a parte de despesa do ativo na demonstração do resultado.

p O novo caminhão que Bill’s Printing comprou custou $ 40, 000. Bill espera usar aquele caminhão por quatro anos, o que significa que ele vai custar $ 10, 000 por ano em sua demonstração de resultados e remova a mesma quantia de seu balanço. A depreciação se aplica apenas a ativos físicos, e amortização é o mesmo conceito que se aplica a ativos intangíveis, como marcas e licenças. Você calcula a despesa de depreciação com base em uma variedade de fatores, incluindo o que o IRS permite com base no tipo de despesa.

p Despesas não operacionais: Estas são despesas associadas a uma atividade de negócios periférica que você deve fazer, mas não geram receita diretamente, como impostos e juros pagos sobre empréstimos.

p O software de contabilidade empresarial pode ajudá-lo a controlar com eficiência suas despesas e despesas, bem como gerar sua declaração de renda e balanço patrimonial. Este software é usado em todos os níveis de habilidade - e existem até programas de treinamento para aprender como utilizar melhor os aplicativos.

Gerenciando Despesas e Despesas com Software de Contabilidade

p Manter o controle de tudo manualmente pode ser opressor, mesmo para pequenas empresas e startups. Deixar de usar papel e comprar software de contabilidade deve ser uma das primeiras etapas ao iniciar seu negócio, ou quando você está procurando maneiras de torná-lo mais eficiente. Na verdade, a U.S. Small Business Administration diz que a primeira etapa de contabilidade que você deve realizar ao lançar uma empresa é obter um software de contabilidade empresarial. Eles até listam isso antes de abrir uma conta corrente comercial e acompanhar as vendas. O software de gestão financeira é essencial para rastrear receitas e despesas, e geração de relatórios financeiros, e monitorar a saúde financeira do negócio. E conforme sua empresa amadurece, O software de contabilidade gerencial pode ser dimensionado com o seu crescimento e até mesmo fornecer análises e relatórios prospectivos.

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