Dicas e truques da política de reembolso de despesas para pequenas empresas

p Às vezes, é mais conveniente para os funcionários pagar as despesas do negócio diretamente. Quer seja um jantar com clientes, novas ferramentas para um trabalho especializado ou gás para chegar às reuniões, custos de negócios muitas vezes acabam nos cartões de crédito pessoais dos funcionários. É prática comum pagar de volta aos funcionários. E fazer isso de maneira correta e rápida pode manter seus funcionários satisfeitos, ao mesmo tempo que reduz sua carga tributária geral.

O que é um reembolso de despesas?

p Um reembolso de despesas é um pagamento a um funcionário por uma despesa de negócios que ele pagou do próprio bolso. Como uma regra geral, se a despesa for uma despesa comercial legítima, que o reembolso não é tributado, e a empresa pode reivindicar o custo total ou parcial da despesa como uma dedução fiscal.

p A política do IRS afirma, “Para ser dedutível, uma despesa comercial deve ser normal e necessária. Uma despesa normal é aquela que é comum e aceita em seu setor. Uma despesa necessária é aquela que é útil e apropriada para o seu comércio ou negócio. Uma despesa não precisa ser indispensável para ser considerada necessária. ”

O que é uma política de reembolso de despesas?

p Para solicitar reembolso de despesas como deduções fiscais, os pagamentos precisam ser feitos sob o que é chamado de plano de prestação de contas. O IRS diz que os acordos de reembolso de despesas de acordo com os planos responsáveis ​​devem seguir estas três regras:

1. A despesa deve ter uma conexão comercial. O funcionário deve ter pago ou incorrido em despesas dedutíveis durante a execução de serviços como funcionário.
2. O funcionário deve contabilizar adequadamente essas despesas dentro de um período de tempo razoável. O funcionário faz isso preenchendo um relatório de despesas e incluindo evidências documentais, como recibos.
3. O funcionário deve devolver qualquer reembolso ou subsídio em excesso dentro de um período de tempo razoável.

p Se os reembolsos de despesas não cumprirem esses requisitos, eles precisam ser tratados como reembolsos de acordo com um plano não responsabilizável. Esses reembolsos de despesas serão tributados e tratados como salários. Ter planos contábeis e não contábeis pode ser útil se a política de despesas comerciais permitir o reembolso de despesas não comerciais, como o custo de uma academia como incentivo aos funcionários.

p O IRS não exige que planos de responsabilidade sejam escritos, mas é uma boa ideia fazer isso. Muitos desses requisitos podem já estar estabelecidos na política de despesas da empresa.

Por que as empresas têm / precisam de políticas de reembolso de despesas?

p As políticas de reembolso definem expectativas claras para os funcionários sobre quais despesas eles podem esperar receber de volta. Quanto mais clara for a política, o mais provável é que os funcionários cumpram. Ter políticas em vigor também ajuda a simplificar o processo de aprovação e pagamento e garante que esses reembolsos permaneçam isentos de impostos.

p Uma característica importante de uma política de reembolso é que cada transação deve ser comprovada, o que significa que precisa haver prova de que ocorreu e era para um propósito comercial. Isso minimiza as oportunidades de uso indevido e fraude.

p Antes de 2018, os funcionários puderam reivindicar diversas deduções fiscais discriminadas para despesas relacionadas ao trabalho não reembolsadas, como escritórios domésticos, uniformes e exames médicos exigidos pelo empregador. A Lei de cortes de impostos e empregos removeu essas deduções, o que torna especialmente importante que seus funcionários sejam facilmente reembolsados ​​por despesas relacionadas aos negócios.

Que despesas uma empresa deve cobrir?

p Não existe nenhuma lei federal que exija explicitamente o reembolso de despesas. De acordo com o Fair Labor Standards Act, os empregadores são obrigados a reembolsar os funcionários se as despesas relacionadas ao trabalho levarem o pagamento do funcionário abaixo do salário mínimo federal, de acordo com a Society for Human Resources Management (SHRM).

p Contudo, os requisitos de reembolso variam em cada estado. Califórnia, Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana, Nova York e Washington, D.C. exige certos reembolsos de despesas. Por exemplo, A Califórnia exige que os empregadores reembolsem alguns custos do telefone celular se o funcionário usar seu telefone celular para uso comercial.

p O reembolso de despesas é uma prática amplamente aceita e acordada por causa de seus benefícios fiscais e de engajamento de funcionários. As despesas que a empresa cobre variam de acordo com o que a empresa faz e sua cultura. Algumas das coisas pelas quais uma empresa pode permitir o reembolso de despesas podem não ser dedutíveis do imposto, tais como reembolso de despesas de mudança (não dedutível a menos que a pessoa seja militar) ou deslocamento de bicicleta. Mas a empresa ainda pode optar por fornecê-los sob um acordo de reembolso em benefício do funcionário.

p Os itens básicos a serem considerados em uma política de reembolso de despesas incluem:

• Despesas de viagens de negócios, como hospedagem, refeições e transporte, mas não entretenimento.
• Uso de veículo pessoal para fins comerciais.
• Despesas de teletrabalho, como telefone e Internet, pode ser exigido por várias leis estaduais.

Benefícios da política de reembolso para pequenas empresas

p Além dos principais benefícios fiscais, aqui estão alguns outros motivos pelos quais uma pequena empresa deve ter uma política de reembolso:

• Aumente a conformidade. Para que as despesas sejam dedutíveis do imposto, eles precisam atender às diretrizes do IRS para serem considerados parte de um plano responsável. Uma política escrita e formalizada ajuda você e seus funcionários a saber quais despesas se qualificam para reembolso. Uma comunicação clara ajuda seus funcionários a cumprir a política e seguir seus limites.
• Limite a fraude. Cerca de 56% dos CFOs em uma pesquisa da Robert Half Management Resources disseram ter visto um aumento no número de pedidos de reembolso inadequados de trabalhadores nos últimos três anos. Nem todos os reembolsos inadequados são fáceis de detectar, como tentar custear a compra de um barco. Em vez de, alguns são menos claros e podem deslizar, como creche ou material de escritório para uso pessoal. Uma política de reembolso que evolui com mudanças regulatórias e motivadores externos fornece orientação para funcionários - na maioria das vezes bem-intencionados - que buscam reembolso.
• Reduza a comunicação desnecessária. Quando as expectativas são claras, ele agiliza o processo de aprovação porque os funcionários têm menos probabilidade de reivindicar despesas que não estão dentro da política. Isso reduz o tempo desde o depósito até o reembolso e aumenta a satisfação de todos nesse processo, incluindo o funcionário, seu gerente de aprovação e departamento de contas a pagar processando as reivindicações.

6 etapas para criar uma política de reembolso de despesas

p Para criar uma política de reembolso de despesas, Siga esses passos:

1. Defina o que é coberto e o que não é. Por exemplo, quando se trata de reembolso de viagens, itens comuns a serem excluídos são upgrades de companhias aéreas, babá, habitação, taxas de guarda de animais / canil e deslocamento entre a casa e o local principal de trabalho.
2. Coloque limites sobre quanto os funcionários devem gastar, e certifique-se de que estimam os reembolsos quando possível. Para viajar, agências federais fornecem algumas diretrizes que você pode considerar. O Bureau of Transportation Statistics publica os preços médios das passagens aéreas domésticas. E o IRS libera taxas de reembolso de milhas padrão anualmente. Não se esqueça de abordar o relacionamento com fornecedores e contratados na política de despesas.
3. Considere como seus funcionários podem alavancar a política de gestão de despesas além das viagens de negócios, como o reembolso de despesas de home office. Para fins fiscais - e em alguns estados para conformidade legal - pode fazer sentido reembolsar os funcionários por esses itens.
4. Para aproveitar as deduções fiscais, certifique-se de que as despesas podem ser reembolsadas de acordo com um plano responsável. Escreva o acordo de reembolso do plano de responsabilidade de sua empresa. Muitos desses requisitos já podem ser definidos na política de despesas.
5. Crie um relatório de despesas para seus funcionários enviarem para reembolso, incluindo as seguintes informações:
   • Nome
   • Número de identificação do funcionário
   • Data de entrega
   • Prazo de reembolso
   • Centro de custo (por exemplo, um projeto específico, cliente, etc.)
   • Quantia
   • Propósito de negócios
   • Qualquer documentação, como recibos e faturas
6. Automatize as partes do processo sujeitas a erros. A implementação de um software de gerenciamento de despesas traz muitos benefícios. Alguns sistemas usam tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) que converte documentos digitalizados, como recibos, em PDFs pesquisáveis. Para um cálculo preciso da milhagem, os sistemas possuem integração GPS embutida. A integração do software de despesas com um sistema de folha de pagamento acelera o reembolso. As melhores empresas processam relatórios de despesas de funcionários em 3,5 dias, de acordo com o The Aberdeen Group, uma empresa de marketing B2B. Quando você automatiza o processo, o software sinaliza despesas e erros inadequados, notifica os aprovadores e até mesmo se integra à folha de pagamento.

4 Melhores práticas de reembolso para pequenas empresas

p O objetivo para os melhores processos de reembolso é remover obstáculos ao pagamento. Aqui estão quatro etapas que as pequenas empresas podem seguir para ajudar a tornar suas políticas e procedimentos o mais eficientes possível.

1. Examine a política regularmente. Certifique-se de que a política acompanha as mudanças no código tributário, bem como as condições ambientais e econômicas. A melhor prática é estabelecer um comitê de viagens e despesas com representantes de várias partes da empresa, como comunicações corporativas, finança, recursos Humanos, vendas, e possivelmente legal para atender mensalmente e revisar e atualizar a política conforme necessário.
2. Comunique a política além da integração. Envie e-mails regularmente e forneça sessões de treinamento sobre atualizações significativas para gerentes e outros funcionários. Se uma política precisa ser atualizada, a mensagem deve vir de alguém de sua equipe de liderança e explicar claramente por que as mudanças estão sendo feitas e onde os funcionários podem encontrar as informações mais recentes. Dê exemplos sem chamar funcionários específicos para destacar áreas complicadas e explicar como evitá-las. Se você tem uma intranet de funcionários, publique esse memorando em uma seção de fácil acesso.
3. Reembolsar despesas de negócios de acordo com um plano responsável para reduzir a receita tributável das empresas.
4. Faça cumprir a política nos níveis mais altos. Mais de um quarto da fraude de reembolso vem de executivos e alta administração, de acordo com uma pesquisa da Association of Certified Fraud Examiners. Deve ficar claro que as políticas se aplicam a todos.

Modelo de política de reembolso de despesas de funcionários para pequenas empresas

p Observe atentamente os tipos de despesas comuns à sua empresa. Por exemplo, se você tem muitas viagens de negócios, considere a criação de modelos para seus funcionários preencherem. O IRS fornece um modelo de amostra para quilometragem em um veículo e um modelo para reembolso de viagens de negócios. Os modelos o ajudarão a identificar despesas comuns e agilizar a política de reembolso com todas as informações necessárias em um só lugar. Os modelos também ajudam a manter os requisitos do plano de prestação de contas sob controle para que as despesas possam ser dedutíveis do imposto de renda.

p O gerenciamento de despesas pode ser um processo tedioso com muita entrada de dados manual e papelada propensa a erros. A automação do gerenciamento de despesas torna esse processo mais rápido, mais fácil e reduz a possibilidade de erros e fraudes. E sua popularidade está crescendo. Na verdade, uma pesquisa da Technavio, um grupo de pesquisa de mercado, estima que o software de gerenciamento de viagens e despesas cresça 12% ao ano. Conhecendo os regulamentos federais e estaduais, o código tributário e garantindo que as necessidades dos funcionários sejam atendidas, você pode reembolsar os funcionários de uma forma que seja responsável pelos resultados financeiros de sua empresa e pelas necessidades de seus funcionários.