Automação de gerenciamento de despesas:o que é? Como funciona?

Depois da folha de pagamento e benefícios do funcionário, viagens corporativas e entretenimento (T&E) são a segunda maior despesa controlável para empresas. Porque é uma grande parte do fluxo financeiro de uma empresa, despesas de viagem não devem ser gerenciadas usando registros em papel, recibos amassados ​​e planilhas do Excel.

Ao automatizar o processo de gerenciamento de despesas, as empresas podem economizar um tempo considerável, melhorar a precisão e reduzir o tempo que leva para reembolsar os funcionários por suas despesas.

O que é Expense Management Automation?

As empresas que se beneficiam da automação do gerenciamento de despesas usam software para gerenciar o processo de registro, monitorando, aprovar e pagar por despesas reembolsáveis ​​incorridas pelos funcionários. Seguindo a política de gestão de despesas da empresa, o software também ajuda a garantir que a empresa não esteja gastando demais em áreas de despesas aprovadas ou não aprovadas.

A automação do gerenciamento de despesas também implica o uso de ferramentas analíticas para tomar decisões de gastos mais inteligentes e ajudar as organizações a manter a conformidade e a responsabilidade, rastreando e relatando com precisão todas as despesas.

Por que automatizar o gerenciamento de despesas?

O gerenciamento manual de despesas requer muito papel e planilhas; que pode tornar o processo ineficiente, demorado e sujeito a erros. Uma pesquisa com quase 600 profissionais de finanças mostrou que 43% das empresas usam processos manuais para gerenciar relatórios de despesas, e 46% não rastreiam os custos associados a esse trabalho.

Daqueles que fazem, 25% dizem que custa mais de US $ 11 por registro; para 8%, esse valor sobe para $ 31 ou mais.

Ainda, o custo não é o principal motivador para a automação. De acordo com 82% das empresas que investiram ou planejam investir em tecnologia para melhorar a gestão de despesas, simplificar o processo de relatório de despesas para funcionários e gerentes é um dos principais motivos da mudança.

Outras motivações incluem obter acesso a insights em tempo real para visibilidade das tendências de gastos e um desejo de ter todos os dados de despesas da empresa em uma única plataforma - em vez de espalhados por planilhas e sistemas baseados em papel.

Processo tradicional de gestão de despesas

11 etapas para processar um relatório de despesas do funcionário

1. Os funcionários reúnem recibos em papel à medida que acumulam despesas.
2. Em uma base mensal ou trimestral, eles pegam esses recibos e os registram em um relatório de despesas baseado em planilha.
3. O relatório é revisado pela equipe de contabilidade ou finanças e pelo supervisor direto do funcionário.
4. O relatório é enviado aos aprovadores apropriados - gerentes, executivos seniores - para revisão.
5. O relatório de despesas é aprovado total ou parcialmente, com quaisquer despesas não aprovadas enviadas de volta para a equipe de contabilidade e, subseqüentemente, o funcionário para revisão e revisão.
6. O relatório é enviado ao coordenador de contas a pagar para ser lançado e definido para pagamento.
7. Todos os recibos enviados são verificados como legítimos.
8. Os recebimentos são lançados no arquivo para fins fiscais e contábeis.
9. A equipe de contabilidade insere os códigos de imposto corretos no relatório de despesas.
10. O relatório de despesas é postado no sistema de contabilidade da empresa ou ERP para fins de auditoria e contabilidade.
11. O pagamento do reembolso é autorizado e emitido para o funcionário ou empresa de cartão de crédito, conforme aplicável.

Despesa nº 1
Software de Gestão

Meios tradicionais versus meios automatizados para gerenciamento de despesas

O gerenciamento de despesas rastreia o comportamento de gastos dos funcionários e determina como a organização os reembolsará pelos custos incorridos.

Com o gerenciamento de despesas tradicional, as empresas usam um sistema de processamento baseado em papel e planilha, pagar e auditar as despesas de seus funcionários. Essas despesas normalmente cobrem viagens, acomodações, refeições e outras despesas incorridas enquanto um funcionário está conduzindo "negócios oficiais, ”Mas os funcionários também podem custear custos de trabalho em casa, software como serviço, material de escritório e muito mais.

Usando sistemas automatizados de gerenciamento de despesas, as empresas podem simplificar o processo de envio de relatórios, elimine o papel, reduzir erros e o risco de fraude de despesas, e reembolsar seus funcionários mais rapidamente.

Benefícios do gerenciamento automatizado de despesas

As empresas podem obter benefícios significativos automatizando seus processos de gerenciamento de despesas. Na média, leva 20 minutos e custa US $ 58 para processar manualmente um único relatório de despesas, de acordo com a Global Business Travel Association.

Se forem encontrados erros no relatório, uma correção pode adicionar 18 minutos de tempo e US $ 52 em custos ao processo. Esse é um preço alto a pagar pelo que pode ser um simples erro de papelada.

O GBTA diz que as empresas processam em média 51, 000 relatórios de despesas a cada ano; que se traduz em cerca de US $ 2, 650, 000 em custos. A associação afirma que 19% desses relatórios contêm erros, adicionando $ 562 adicionais, 000 e 3, 000 horas para o esforço.

Ao automatizar o processo de relatório de despesas, as empresas podem reduzir o tempo gasto na coleta de registros, obter a aprovação desses registros e, em seguida, corrigir os erros. Esse, por sua vez, reduz drasticamente os custos envolvidos.

Os benefícios adicionais da automação incluem:

• Melhor conformidade.
• Responsabilidade aprimorada.
• Menos fraude de despesas e menos entradas duplicadas.
• Um sistema que se alinha diretamente com as políticas de gestão de despesas da sua empresa.
• Eliminação de planilhas e registros e relatórios em papel.
• Um departamento de contabilidade que tem tempo para trabalhar em projetos mais importantes.
• Visibilidade em tempo real dos dados financeiros para despesas pagas pela empresa.
• Identificação e correção mais fáceis de problemas subjacentes, como políticas de despesas desatualizadas ou incompatíveis que os funcionários ainda seguem.
• Funcionários que não estão atolados em papelada e recibos.

Um sistema automatizado também acelera o processo de aprovação e ajuda os funcionários a serem reembolsados ​​mais rapidamente. Isso leva a uma melhor satisfação no trabalho e menos frustração para os associados que aguardam ansiosamente o reembolso das despesas que pagaram por si próprios.

Recursos de soluções automatizadas de gerenciamento de despesas

As soluções automatizadas de gerenciamento de despesas ajudam as equipes de contabilidade a controlar as despesas, obter aprovações rápidas em relatórios de despesas de funcionários e reembolsar os associados dentro do prazo. Eles também ajudam a eliminar erros e fraudes e fornecem dados de gastos precisos que resultam em uma melhor tomada de decisões.

Os principais recursos desses sistemas incluem, mas não estão limitados a:

• Uma maneira fácil para os funcionários enviarem e gerenciarem suas despesas.
• Um processo para enviar despesas de qualquer lugar por meio de um navegador da web ou dispositivo móvel.
• Extração automática de dados, por exemplo, custos, pontas, impostos e informações do vendedor, para simplificar o processo de arquivamento.
• Verificação em tempo real das políticas de despesas corporativas e notificações imediatas de qualquer violação.
• Integração com sistemas de relatórios de cartão de crédito corporativo.
• Um painel que administradores e aprovadores podem usar para visualizar e aprovar relatórios de despesas.
• Vários níveis de autorização para aprovadores, como requerido.
• Integração direta no ERP da empresa ou em outros sistemas financeiros e contábeis centrais.
• Prova documentada de todos os recibos, interações, aceitações e rejeições em caso de auditoria.
• Relatórios de dados e insights que ajudam as empresas a rastrear gastos e controlar seus orçamentos.

Escolhendo o software correto de gerenciamento de despesas automatizado

Ao comprar um software de gerenciamento de despesas automatizado, você aprenderá rapidamente que nem todos os sistemas são iguais. Procure uma solução que elimine o papel, permite um melhor rastreamento e conformidade, maximiza a precisão e pontualidade dos relatórios de despesas e aprimora a experiência geral do usuário para todos.

Você também vai querer ter certeza de que a solução oferece o nível certo de funcionalidade, pode acomodar as necessidades específicas da sua empresa e vem com o suporte pós-venda necessário. Mais importante, Encontre uma solução que se integre diretamente com seu ERP ou outros sistemas financeiros. Isso ajudará a eliminar a entrada manual de dados, reentrada e erros associados.