Gerenciamento de despesas para startups:noções básicas e software

Gerenciamento de despesas são os processos e políticas pelos quais as empresas rastreiam e reembolsam despesas iniciadas pelos funcionários. Uma melhor gestão de despesas leva a uma melhor gestão de despesas.

Isso é muito importante agora para as startups:pequenas empresas em todos os setores foram afetadas de forma desproporcional pela pandemia COVID-19, de acordo com a McKinsey. A taxa de queima é uma das principais preocupações, e enquanto isso, a mudança para trabalhar em casa esticou as políticas de despesas - se é que existiram - à medida que as reclamações começam a fluir para bens e serviços, como equipamentos de escritório doméstico, assinaturas de software e muito mais.

Por que o gerenciamento de despesas é importante para startups?

As startups normalmente já trabalham com dinheiro limitado, tempo e recursos. E não prestar atenção às políticas de gerenciamento de despesas consome mais dos três. Por uma coisa, custa dinheiro apenas para processar relatórios de despesas de funcionários - e mais dinheiro se eles não forem precisos. Quantos? Na média, $ 58 por relatório mais $ 52 adicionais para corrigir um, de acordo com GBTA.

Pequenos ganhos em eficiência fazem uma grande diferença. Pegue o Spark MicroGrants, uma startup que dá subsídios iniciais a comunidades na África oriental para que as pessoas possam lançar seus próprios negócios. Para cada um dos quatro países em que a Spark opera, levou um dia para o diretor financeiro reconciliar todos os relatórios de despesas.

O diretor financeiro revisaria esses relatórios, e para frente e para trás iria começar. Melhores processos de gestão de despesas, ou seja, implementação de um sistema de software de gerenciamento de despesas — economizou 64 horas por mês.

Erros comuns na não implementação de processos de gerenciamento de despesas desde o início incluem:

• Não desenvolver uma política de gestão de despesas que defina o que é coberto, o que não está coberto e os limites e limites para acionar aprovações.
• Não comunicar e aplicar claramente a política.
• Não manter um banco de dados de informações de fácil acesso para auditoria interna regular, bem como relatórios e auditorias externas necessárias para conformidade tributária e, as vezes, por credores e agências reguladoras.
• Não examinar e atualizar regularmente a política para acompanhar as demandas de negócios e o clima econômico.

Como o gerenciamento de despesas é diferente para startups?

As empresas podem dedicar uma ou várias pessoas ao setor financeiro para lidar com as despesas de processamento. Há pelo menos uma camada entre o funcionário que envia as despesas e a equipe financeira para ajudar a sinalizar despesas impróprias e fazer cumprir as políticas.

Startups não são empresas. Freqüentemente, todos se reportam a alguém na liderança sênior - que não tem tempo para vasculhar os relatórios de despesas. Pode nem haver uma pessoa financeira, muito menos uma equipe, para processar despesas. Contratar um profissional de contabilidade aqui é uma ideia realmente boa - mesmo que isso signifique contratar uma agência para ajudar a construir e definir a política, bem como obter as melhores práticas sobre como outras startups estão integrando tecnologias para agilizar o processo, para iniciar.

O que mais, startups não têm o luxo desfrutado por empresas de "sempre fizemos assim, ”Políticas que resultam em pagamentos inoportunos e processos indisciplinados. As startups estão competindo ferozmente para manter o talento, e para funcionários que devem viajar como grande parte de sua função, o processo de gerenciamento de despesas será uma grande parte da experiência geral dos funcionários. Eles esperam que o gerenciamento de despesas inclua recursos de pagamento móvel, aplicativos móveis para facilitar a entrada e muito mais.

O que mais, orientação de gestão de despesas que é relevante para negócios ou empresas mais estabelecidas nem sempre se aplica a startups, e ser capaz de detalhar e analisar dados pode ajudar as pequenas empresas a categorizar e justificar os gastos.

Take Buffer, que vende software de agendamento de mídia social, por exemplo. Um mergulho profundo nas finanças da Buffer pela Inc. revelou que uma de suas maiores despesas está "retiros de funcionários". Essas viagens custam três vezes o valor médio que as empresas gastam em viagens de negócios como uma porcentagem da receita, de acordo com Inc. Mas, a empresa poderia traçar duas ideias de produtos principais para esses retiros, portanto, gastar mais do que o normal do setor pode ser uma estratégia de negócios sólida. Mas como uma empresa saberá disso se não puder rastrear e analisar despesas?

Princípios básicos do gerenciamento de despesas iniciais

Manter o controle das despesas iniciadas pelo funcionário é necessário para fins fiscais. Isso é verdade para todas as empresas. Para iniciantes, os benefícios adicionais incluem encontrar insights para reduzir as taxas de queima e fazer alterações de acordo com a indústria, condições de mercado e ambientais, de acordo com GrowthRate.

Como você inicia o gerenciamento de despesas como uma startup?

1. Determine quanto sua empresa gastará com viagens e outras despesas. Uma diretriz básica da Global Business Travel Association é cerca de 1% da receita anual, mas isso pode ser mais ou menos dependendo do seu modelo de negócios.
2. Escreva uma política de despesas. Isso deve incluir:
• Uma lista de despesas qualificadas, como enviar uma reclamação e o cronograma de reembolso. De acordo com Orba, as categorias devem incluir viagens, refeições, entretenimento e suprimentos. Inclua também exemplos de despesas que não são qualificadas.
• Limites de despesas que se enquadram em parâmetros razoáveis. Para obter orientação sobre despesas relacionadas a viagens, o GSA dos EUA tem uma calculadora que mostra as verbas para hospedagem, refeições e despesas extras para funcionários federais, dependendo do local da viagem. O IRS libera taxas de reembolso de milhagem padrão anualmente. E o Bureau of Transportation Statistics fornece orientação sobre a tarifa aérea média.
3. Considere os subcontratados:as políticas padrão se estenderão a eles, ou você precisa de um documento separado?
4. Faça com que os principais executivos comuniquem a política. Defina o tom desde o início sobre as consequências de não seguir as diretrizes. Nos casos em que os funcionários usam seus próprios cartões de crédito e são reembolsados, o processo de recusas será diferente para funcionários que usam cartões pagos pela empresa.
5. Estabeleça um processo para revisar e aprovar despesas e para reter esses registros. Registre todas as despesas para que possam ser facilmente acessadas e rastreadas de acordo com as regras do IRS pelas quais a empresa opta por relatar receitas e despesas - o processo é diferente para o método de caixa e o método de acumulação.

Ao colocar esses processos em prática, você poderá usar dados de despesas para informar estratégias de crescimento.

Como o controle de despesas ajuda uma startup a crescer?

O rastreamento de despesas ajuda as startups a financiar iniciativas de maneira adequada para dar a elas suas maiores chances de sucesso. Por exemplo, Spark MicroGrants pode ver quanto custa uma corrida de táxi em Burundi vs. Ruanda; essa visão os ajuda a equipar suas equipes de campo com os recursos adequados. Talvez um aluguel seja mais econômico para algumas viagens.

Também os ajuda a tomar decisões mais estratégicas sobre onde controlar os custos e expandir os serviços com base nos dados, não adivinhação. Um sólido processo de gestão de despesas permite que a empresa esteja "pronta para aquelas conversas malucas, ”Disse o diretor de finanças e operações da Spark MicroGrants.

Automatizar o processo de rastreamento e processamento de despesas também libera tempo para um trabalho com mais valor agregado. Philz Coffee resume sua estratégia de crescimento para replicar sua primeira loja 1, 000 vezes para "manter aquele especial que nos tornou bem sucedidos." A gestão adequada de despesas reduz o tempo de reconciliação do cartão de crédito da empresa - o que antes levava quatro dias, agora leva algumas horas. Isso dá à equipe financeira tempo para se concentrar nas metas estratégicas.

Ambas as empresas usam software de gerenciamento de despesas para controlar melhor, gerenciar e processar despesas.

Como funciona o software de gerenciamento de despesas para startups?

Para funcionários, software de gerenciamento de despesas torna mais fácil arquivar relatórios de despesas, economizando tempo. Para iniciantes, o principal benefício é sinalizar valores discrepantes e controlar melhor as declarações de despesas para uma melhor imagem dos gastos iniciados pelo funcionário.

Escolha o software de gerenciamento de despesas certo para o seu negócio, considerando o seguinte:

• Você precisará de suporte para vários idiomas ou moedas?
• Seus funcionários trabalharão em vários locais do país ou do mundo?
• Existe suporte móvel, especialmente para capturar recibos de papel, bem como integração GPS para rastreamento de milhagem?
• Existem integradores pré-construídos que tornarão mais fácil para o sistema de gerenciamento de despesas se comunicar com o AP e os sistemas de folha de pagamento para agilizar os processos de transação para reconciliação?
• O software será dimensionado conforme o negócio cresce e muda?
• Ele tem recursos de painel e relatórios para fácil acesso às informações para auditorias, tanto para análise interna quanto para conformidade regulatória externa?

Porque suporta esses cenários, software de gerenciamento de despesas baseado em nuvem é uma boa escolha para startups.