O que é gerenciamento de dados? Como e por que fazer dados de forma diferente

Hoje em dia, há mais dados circulando on-line do que nunca. Você não pode nem ficar online sem gerar, encontrar ou se envolver em dados de alguma forma – especialmente nos negócios.

Os dados certos podem valer seu tamanho em kilobytes em ouro. Bons dados podem servir como a espinha dorsal das operações críticas para os negócios; ajudar as organizações a tomar decisões claras e convincentes; e geralmente levam um negócio a um futuro de sucesso.

Então, quão bem você está gerenciando seus dados atualmente? Você sente que seus dados estão governando você e não o contrário? Você sente que está apenas pisando na água em um dilúvio de planilhas e pontos de dados? É hora de alguma sanidade de dados. Vamos aprender tudo sobre gerenciamento de dados.

O que é gerenciamento de dados?

O gerenciamento de dados refere-se às práticas que uma organização usa para coletar, organizar e processar dados. Boas práticas de gerenciamento de dados garantem que os dados sejam coletados, processados, armazenados e protegidos de forma eficiente e documentada que beneficie estrategicamente o negócio:mantendo a precisão e acessibilidade; apoiar a tomada de decisão analítica; permitindo colaboração contínua; manter a privacidade dos dados; e maximizando os dados como um ativo de negócios essencial.

Uma estratégia de gerenciamento de dados adequada formaliza todos os itens acima, ao mesmo tempo em que fornece diretrizes e fundamentos importantes sobre o uso de dados por sua empresa. A criação de uma estratégia de gerenciamento de dados dá a uma organização a oportunidade de construir seu ecossistema de dados ideal desde o início, fornecendo uma visão completa e granular do uso de dados no futuro. Essa estratégia também deve informar dados acionáveis ​​de toda a empresa e políticas de TI.

6 razões pelas quais o gerenciamento de dados é essencial

Aprofundar isso em como sua empresa usa os dados pode parecer um pouco impraticável – auto-indulgente, mesmo – mas realmente vale a pena.

1. Os dados têm valor

Os dados são um ativo de TI essencial que precisa ser cuidado como qualquer outro para manter sua empresa funcionando. Mas, assim como qualquer tipo de ativo pode ser roubado ou adulterado, os dados também podem ser. Os hackers estão sempre à procura de maneiras de extorquir dinheiro das empresas, por isso os ataques de ransomware (que efetivamente mantêm dados críticos para os negócios como resgate) estão em alta. Elaborar uma forte estratégia de gerenciamento de dados ajudará você a manter seus ativos de dados bem protegidos e em ótimas condições para que possam continuar a atendê-lo bem.

2. Obtenha uma visão de cima para baixo

Ao estabelecer quais dados sua empresa possui, você pode descobrir exatamente quais informações podem ser extraídas e se existem lacunas nesses dados que precisam ser preenchidas para atingir suas metas de negócios. Se você sabe que um determinado ponto de dados está sendo medido, as boas práticas de dados devem informar como eles estão sendo coletados, onde encontrá-los e quem tem acesso.

3. Padronização =Sanidade

Armado com uma visão panorâmica de suas práticas de dados, você pode fornecer formas definidas e padronizadas de coleta, manuseio e processamento de dados; por sua vez, criando políticas funcionais de TI e dados que permitem colaboração, harmonia e clareza.

4. Dados precisos, decisões precisas

Quando você sabe que seus dados são tão precisos quanto fisicamente possível, você pode tomar decisões de negócios confiantes e impactantes com os dois olhos abertos – e provavelmente também planejar o futuro com mais eficiência.

5. Minimize a perda de dados

Quando você sabe quais dados você tem e onde, mantê-los seguros se torna muito mais fácil. Uma visão de 360 ​​graus de seus dados pode ajudá-lo a minimizar perdas de todos os tipos, desde ataques cibernéticos em grande escala até perguntas simples como “onde diabos está esse e-mail?” . Saber onde seus dados são mantidos e como eles fluem pelos seus sistemas ajuda a informar estratégias eficazes de segurança cibernética e backup.

6. Agilidade Operacional

Ter uma compreensão concreta de como todo o seu ecossistema de dados funciona é ótimo para a agilidade dos negócios. Saber exatamente como sua empresa usa os dados pode ajudá-lo a formular uma resposta ponderada e informada diante de mudanças repentinas no mercado, mudanças de equipe e desafios de TI.

Alguns conceitos básicos de gerenciamento de dados

O gerenciamento de dados é uma fera complicada com vários conceitos complexos escondidos sob a superfície. No entanto, entender esses conceitos é essencial para entender toda a extensão que uma estratégia de gerenciamento de dados pode cobrir. Antes de aprendermos a montar sua estratégia de gerenciamento de dados, vamos descompactar alguns desses conceitos – não é necessário dicionário!

Coleta de dados

Essa é bem simples:como você vai coletar dados e armazená-los de forma segura? Como seus métodos de coleta de dados manterão a integridade dos dados e a privacidade dos titulares de dados de acordo com a legislação relevante, como GDPR do Reino Unido, CCPA e APP? Como você manterá esses dados seguros à medida que se movem pela Internet mais ampla e pela sua infraestrutura interna (“em trânsito”)? Como você vai mantê-lo seguro quando está simplesmente armazenado (“em repouso”)?

Processamento de dados

Depois de ter seus dados, o que você vai fazer com eles, como e por quê? Qual software e armazenamento você precisará? Como os vários departamentos/funções da sua organização usarão e colaborarão com esses dados? Quão bem os dados geralmente fluem em sua organização – você tem alguns silos de dados que precisa quebrar primeiro? Além disso, que fundamentos legais você tem para processar seus dados de acordo com a legislação de privacidade?

Governança de dados

Ninguém pode tomar decisões significativas e confiantes com dados incorretos ou incompletos. Portanto, manter a integridade dos dados – a precisão, consistência e integridade dos dados – é essencial nos negócios. A integridade dos dados também pode afetar o físico integridade do armazenamento de dados, acesso e uso. A administração de dados é um conceito relacionado que abrange a adequação dos dados à finalidade; prevenção de acesso não autorizado; bem como práticas como enriquecimento de dados, limpeza e eliminação. O termo abrangente, governança de dados, também pode envolver garantir que os dados sejam mantidos de forma ética e em um formato válido e utilizável.

Segurança, proteção e privacidade de dados

Com o cibercrime em ascensão, a segurança e a privacidade dos dados são de extrema importância. As organizações devem, portanto:

• Invista em ferramentas que minimizem as chances de violação de dados ou ataque cibernético
• Tenha um plano de ação caso ocorra uma violação ou incidente cibernético
• Garantir que os dados sejam acessados ​​apenas por partes autorizadas
• Certifique-se de que vários backups seguros sejam mantidos
• Documentar as formas como eles interagem e cumprir toda a legislação de dados aplicável.

Como criar uma estratégia de gerenciamento de dados do zero em 6 etapas simples

1. Qual é sua meta final?

Antes de tomar outras decisões, você precisa definir o que deseja alcançar com os dados. Quais são seus objetivos de negócios e razões para a mudança? Que tipo de funcionalidade de dados sua equipe precisa para operar? Que tipo de relatórios você deseja executar? Que tipo de métricas você quer ficar de olho? Como você e sua equipe irão interagir com os dados no dia-a-dia?

Busque a adesão de todos os departamentos logo no início de sua jornada – especialmente se os dados e processos que você pretende construir afetarem ou se juntarem a outras funcionalidades departamentais. Pesquise minuciosamente para garantir que seus planos de reestruturação de dados não atrapalhem um fluxo de dados crítico ou geralmente dificultem a vida de qualquer pessoa.

Não fazer isso pode criar obstáculos para as pessoas, possivelmente levando-as a buscar suas próprias soluções. Essas soluções ad hoc podem levar a problemas como uso inseguro de dados, silos de dados, inchaço de SaaS e shadow IT – basicamente o oposto do que você está tentando alcançar!

2. De quais dados você precisa?

Você poderia considerar isso a “pergunta de um milhão de dólares”. Para executar a funcionalidade de que você precisa, quais pontos de dados você precisará coletar? Quais dados você está coletando atualmente e como isso se compara aos seus planos?

Este exercício não é sobre acumular o máximo de dados possível. Trata-se de racionalizar quais dados são suficientes para satisfazer os requisitos. Colete pontos de dados apenas se você tiver uma razão clara para fazê-lo, especialmente se estiver relacionado a informações de identificação pessoal. Quanto mais dados você tiver, mais valor poderá perder no caso de um problema técnico ou violação cibernética – e mais explicações terá que dar aos reguladores de dados!

3. De quais processos você precisará?

Agora você precisa pensar em quais processos você precisa implementar para que suas equipes possam desempenhar suas funções usando os dados. Quais departamentos estarão interagindo com os dados? Eles precisarão alterar os dados, adicioná-los ou simplesmente lê-los? O que será necessário para extrair dados dos lugares certos e colocá-los nos processos e relatórios de que você precisa? Quais processos são necessários para gerar novos dados ou limpar/limpar dados antigos que não são mais úteis?

Agora, dê uma olhada nos processos que você já possui. Mudar as coisas seria apenas o caso de coletar outro campo de dados ou compartilhar um ponto de dados existente com outra função ou departamento? Não adianta reinventar completamente a roda se você pode simplesmente ajustar algo que já faz.

Você pode achar útil desenhar dois diagramas de fluxo de dados. O primeiro para representar o que você está fazendo agora, o segundo para estabelecer como deve ser o seu fluxo de dados ideal. Onde os diagramas são semelhantes? Onde eles são diferentes? Essa é uma maneira visual útil de descobrir o que precisa mudar e o que precisa permanecer igual.

4. De que tecnologia você precisará?

Com seus pontos de dados e processos decididos, é hora de explorar suas opções de tecnologia. Quais soluções de software e armazenamento você precisará para fazer o que é necessário? Até que ponto suas soluções existentes estão atendendo você? Você precisará de soluções novas ou atualizadas devido às suas necessidades de dados renovadas? Existem pontos únicos de falha em seus sistemas atuais ou em algum lugar onde sua equipe tenha que preencher manualmente uma lacuna entre duas ferramentas ou funcionalidades? Re-endereçar suas necessidades de dados é uma ótima oportunidade para examinar o mercado e buscar opções novas e melhores.

Existem efetivamente três partes nessa equação – três S’s:Software, Armazenamento e Segurança. O software é provavelmente o mais simples – escolher uma ferramenta que permita fazer o que for necessário com seus dados.

O armazenamento, no entanto, pode depender muito da funcionalidade. Às vezes – como em CRMs como o nosso – o armazenamento de dados pode ser feito dentro da própria solução de software. Outras vezes, o armazenamento em nuvem externo de Google Cloud ou Microsoft Azure pode ser mais apropriado. Se você estiver lidando com dados particularmente confidenciais, convém manter seu armazenamento interno em servidores internos. E não se esqueça dos backups!

A segurança cibernética e de rede é uma consideração essencial para qualquer organização hoje em dia, independentemente dos dados que ela possui. Considere como você protegerá seus dados em repouso e em trânsito. Descubra como você vai proteger sua organização de coisas como roubo de credenciais e engenharia social. E nessa nota…

5. Quem será responsável por seus dados?

Os dados são um recurso poderoso – e como sabemos, com grandes poderes vêm grandes responsabilidades. Então, quem será responsável por manter altos padrões de precisão de dados e adequação à finalidade? Quem vai gerenciar a segurança dos dados e mantê-los protegidos contra uso indevido? Quem será responsável por lidar com solicitações de privacidade de titulares de dados?

Encarregar um membro responsável de sua equipe com questões de conformidade de dados pode manter seus dados sob controle e ajudar na conformidade com a legislação crucial de privacidade de dados, como GDPR, HIPAA e APP.

6. Como seu novo sistema de dados será implementado?

Você tomou todas as decisões importantes e preconceituosas – então, como você vai executá-las? Algum novo software, armazenamento ou medidas de segurança precisarão ser implementados? Você será capaz de combinar sua antiga maneira de fazer as coisas em seus novos sistemas ou precisará de uma data de transição concreta? Quais dados precisarão ser transferidos para novos sistemas e como?

Sua equipe precisará de reciclagem para usar os novos sistemas? Como você pretende obter a adesão daqueles que precisarão usar o novo sistema – como a nova maneira tornará suas vidas mais fáceis? Algum novo hábito de dados precisa ser formado em relação à funcionalidade ou segurança?


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