O que é o software de gerenciamento de despesas e por que ele é importante?

Gerenciar despesas de negócios é uma preocupação fundamental para todas as empresas, e difícil de orquestrar com processos manuais, recibos de papel e notas manuscritas. Ao usar um software para rastrear e monitorar os gastos dos funcionários, as empresas podem acelerar o processo de gerenciamento de despesas, reduza os erros e distribua os reembolsos mais rapidamente.

O que é gerenciamento de despesas?

O gerenciamento de despesas não apenas rastreia os gastos dos funcionários, mas também determina como a organização reembolsará os custos incorridos. Também aplica os procedimentos e políticas utilizadas para controlar esse tipo de gasto. Por exemplo, se os funcionários recebem diárias para refeições durante as viagens, então, o processo de gerenciamento de despesas leva em consideração esses limites ao gerar reembolsos para os trabalhadores.

Por que o gerenciamento de despesas é importante?

Todas as empresas devem ser capazes de pagar suas contas em dia para permanecer no mercado, e as despesas dos funcionários são uma dessas contas. Para qualquer empresa com funcionários que conduzem negócios fora do escritório, o gerenciamento de despesas sempre será vital. Mesmo algo tão simples como um almoço para um cliente pago por um gerente de vendas externo precisa ser documentado, aprovado e reembolsado.

Com processos eficazes de gestão de despesas implementados, as empresas podem emitir esses reembolsos com rapidez e precisão. Os funcionários não gostam de esperar meses após cobrir uma despesa para serem reembolsados.

Tipos de gestão de despesas

As empresas têm maneiras diferentes de gerenciar despesas, Incluindo:

• Rastreamento de papel. Esta é a maneira tradicional - e desatualizada - de gerenciar despesas, com os funcionários coletando recibos em papel e enviando-os ao departamento de contabilidade para aprovação mensal ou trimestral.
• Planilhas. Esta é uma escolha popular entre as empresas que tentam reduzir sua dependência do papel que ainda não mudaram para um dedicado, sistema automatizado de gestão de despesas.
• Software de gerenciamento de despesas. Essa abordagem simplifica o processo de gerenciamento de despesas. O software alerta os gerentes sobre relatórios de despesas que precisam de revisão, permitindo que eles aceitem ou rejeitem a reclamação. As despesas aprovadas são automaticamente encaminhadas para a contabilidade para reembolso.

Processo de Gestão de Despesas

O gerenciamento de despesas é um processo de várias etapas que inclui a captura e o envio de despesas, que pode envolver:o envio de pedidos de reembolso, aprovar ou negar essas reivindicações, agendando os pedidos de pagamento, e, finalmente, reembolsando o funcionário.

Com o processo certo implementado, as empresas podem monitorar seus gastos, garantir que os funcionários não abusem do sistema, e tomar medidas corretivas rápidas se estiverem (por exemplo, permitindo que funcionários saibam que estão gastando mais do que deveriam em áreas específicas). Se, por exemplo, um vendedor voou de primeira classe sem aprovação prévia para fazê-lo, uma verificação rápida de seus recibos revelará a violação.

Pode ser difícil encontrar esses problemas com sistemas manuais, particularmente para uma empresa com uma equipe crescente de trabalhadores de campo. Faltando informação, aprovação de gastos sem uma revisão completa e aprovações lentas são problemas comuns. Isso não apenas desperdiça o tempo dos funcionários, mas também os deixa se perguntando onde estão seus cheques de despesas (muitas vezes, porque eles já estão acumulando novas despesas para o próximo período de fechamento).

Tal como acontece com todos os processos manuais de negócios, gerenciar despesas manualmente pode ser ineficiente, demorado e sujeito a erros. Contudo, uma pesquisa recente descobriu que uma grande porcentagem de empresas ainda está fazendo isso - e não colhendo os benefícios do gerenciamento automatizado de despesas:

• Quase metade das organizações (46%) não rastreia o custo de processamento de relatórios de despesas.
• 43% das empresas ainda gerenciam relatórios de despesas manualmente.
• 44% das empresas que não planejam investir em uma solução dedicada de gestão de viagens e despesas porque "nossos processos atuais funcionam bem o suficiente."

Os benefícios de automatizar esse aspecto das operações de uma empresa são bem documentados. Das empresas que investiram ou planejam investir em tecnologia para facilitar a gestão de despesas, 82% dizem que simplificar o processo de relatório de despesas para funcionários e gerentes é o principal motivo para a mudança.

Outros motivadores principais incluem a necessidade de insights em tempo real sobre os gastos e a necessidade de ter toda a atividade de gerenciamento de gastos da empresa em uma única plataforma, em vez de espalhados por várias planilhas e papéis.

Política de Gestão de Despesas

Uma das melhores maneiras de controlar os gastos dos funcionários é implementar uma política de gerenciamento de despesas para que todos sigam. Uma política pode justificar porque uma despesa foi rejeitada ou questionada e ajudar a tomar a decisão final sobre o reembolso das despesas.

Todas as políticas de gestão de despesas devem incluir:

• Uma lista completa de quais despesas a empresa pagará.
• Uma lista completa de despesas que a empresa não pagará.
• Linguagem clara e concisa (para que não haja dúvidas sobre o que é / não é admissível).

É crucial que as organizações atualizem sua política de gerenciamento de despesas regularmente. Conforme sua empresa cresce e se expande em novas linhas de negócios, será necessário ajustar esta política para acomodar essas mudanças.

Não se esqueça de incorporar as melhores práticas, como exigir pré-aprovações para certas despesas, definir claramente as etapas do processo de aprovação e outros elementos que podem ajudar a minimizar problemas em potencial quando alguém sinaliza despesas.

O que é um sistema de gerenciamento de despesas?

Um sistema de gerenciamento de despesas é um software que simplifica o processo de reembolso de despesas do funcionário, automatizando grande parte dele. O software reduz a necessidade de papel, diminui a quantidade de tempo gasto no tratamento de despesas e minimiza os erros.

O que faz um sistema de gerenciamento de despesas?

Este sistema automatiza a gravação, monitorando, aprovação e pagamento de despesas reembolsáveis ​​incorridas pelos colaboradores. O software de gerenciamento de despesas está alinhado com a política de gerenciamento de despesas da empresa para garantir que o negócio não gaste demais em despesas aprovadas (ou não aprovadas).

Um sistema de gerenciamento de despesas também fornece ferramentas analíticas que ajudam a organização a tomar melhores decisões sobre gastos futuros e informar quaisquer ajustes necessários à sua política. Finalmente, o sistema ajuda as organizações a manter a conformidade e a responsabilidade, relatando com precisão todas as despesas.

A integração do software de gerenciamento de despesas com um ERP ou sistema de contabilidade oferece benefícios adicionais. Para um, elimina a necessidade de a equipe de contabilidade carregar ou inserir manualmente os dados do relatório de despesas, economizando tempo e reduzindo o risco de erros. Uma vez aprovado, as despesas são automaticamente programadas para pagamento, resultando em reembolso de funcionários mais rápido.

Combinar os dados do relatório de despesas com os dados do ERP também leva a uma análise mais rica em todas as categorias de gastos, bem como por região, marca ou outro segmento de negócios. Por exemplo, a integração permite que as empresas de serviços vinculem mais facilmente as despesas a projetos individuais, eliminando dúvidas sobre como as despesas devem ser alocadas ou a qual cliente elas devem ser cobradas.

Recursos e capacidades do software de gerenciamento de despesas

Aqui estão alguns dos principais recursos e capacidades do software de gerenciamento de despesas:

• Rastreie todos os recibos de funcionários
• Permitir que os funcionários usem seus smartphones para coletar recibos
• Coloque os recibos em um painel centralizado
• Documente os limites de gastos e as políticas da empresa
• Permitir que as empresas alterem esses limites e políticas conforme necessário
• Integrar com cartões de crédito corporativos (se aplicável)
• Encaminhe os recibos para os aprovadores apropriados
• Gerenciar essas aprovações ou sinalizar aquelas que precisam de mais atenção
• Verifique se há violações da política
• Programar cheques de reembolso para pagamento

Por que usar um sistema de gerenciamento de despesas?

O gerenciamento manual de relatórios de despesas é caro e demorado. De acordo com a Global Business Travel Association, leva uma média:

• 20 minutos para preencher um relatório de despesas
• 18 minutos para corrigir um relatório de despesas
• $ 58 para processar um relatório de despesas
• $ 52 para corrigir um relatório de despesas

As empresas que automatizam o processo de gerenciamento de despesas podem reduzir drasticamente a quantidade de tempo e dinheiro gastos nesta importante tarefa. Ao mesmo tempo, eles obtêm melhores percepções sobre os hábitos de consumo de funcionários individuais, tornando mais fácil apontar despesas excepcionalmente altas para que possam ser tratadas.

Vantagens do software de gerenciamento de despesas

O software de gerenciamento de despesas ajuda as empresas a automatizar um processo demorado, obtenha melhor controle sobre as despesas individuais dos funcionários (não as despesas gerais da empresa) e reduza os erros. O software também fornece rastreamento confiável (por exemplo, notificações instantâneas quando um associado insere recibos usando seu smartphone), relatórios mais rápidos e melhor conformidade com as políticas da empresa.

Usando fluxos de trabalho personalizados, o software também simplifica o processo de aprovação de despesas, encaminhando automaticamente essas tarefas para as pessoas certas. Finalmente, essas soluções incorporam análises que podem detectar rapidamente problemas em potencial e melhorar a tomada de decisões.

Escolha de um sistema de gerenciamento de despesas

Existem muitos sistemas diferentes de gerenciamento de despesas disponíveis hoje, e nem todos eles são criados iguais. Como acontece com qualquer compra de tecnologia, você vai querer ter certeza de que a solução oferece o nível certo de funcionalidade, pode acomodar as necessidades específicas da sua empresa e vem com um alto nível de suporte pós-venda.

Funcionalidades comuns para procurar e comparar entre os fornecedores incluem:

• Gerenciamento de documentos para criar trilhas de auditoria.
• Fácil, processos de aprovação personalizáveis.
• Políticas de despesas personalizáveis, com verificações em tempo real para conformidade do funcionário.
• Acessibilidade móvel em vários tipos de dispositivos.
• Analytics e relatórios.
• Integração com outros sistemas de software.

Depois de identificar as necessidades de sua empresa, explore suas opções e solicite demonstrações. Converse com outras empresas (de preferência dentro do seu setor) que estão usando com sucesso um sistema de gerenciamento de despesas, e certifique-se de avaliar várias opções antes de tomar sua decisão final.