Um Guia para o Princípio de Reconhecimento de Despesas

Se você estiver usando a contabilidade de competência, também deve usar o princípio de reconhecimento de despesas. Descubra por que esse princípio é tão importante e como usá-lo corretamente.
O reconhecimento de despesas é um componente chave do princípio da correspondência; um dos 10 princípios contábeis incluídos nos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP).

O princípio de reconhecimento de despesas, seguindo regras de princípios de correspondência, estabelece que despesas e receitas devem ser reconhecidas no mesmo período contábil.

Visão geral:qual é o princípio de reconhecimento de despesas?

Semelhante ao princípio de reconhecimento de receita, o princípio de reconhecimento de despesas afirma que qualquer despesa em que sua empresa incorrer deve ser reconhecida durante o mesmo período da receita correspondente.

Parte do princípio da correspondência, o princípio do reconhecimento de despesas é usado apenas na contabilidade de competência, uma vez que a contabilidade de competência reconhece receitas e despesas quando ocorrem ou quando são auferidas. Isso é diferente da contabilidade de caixa, que reconhece receitas e despesas quando o dinheiro muda de mãos.

Como funciona o princípio de reconhecimento de despesas

O princípio de reconhecimento de despesas usa o mesmo método que o princípio de reconhecimento de receita. Por exemplo, Sara compra 150 cadeiras em janeiro. O custo das cadeiras é de $ 3.000, mas Sara não reconhecerá as despesas de compra das cadeiras até que sejam vendidas.

Aqui está a entrada de diário que Sara faria para registrar sua compra inicial:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-01-2020	Inventário	$ 3.000
31-01-2020	Dinheiro		$ 3.000

Na entrada de diário acima, Sara debitaria sua conta de estoque, porque ela adicionou estoque no valor de $ 3.000, enquanto creditava sua conta de caixa, porque ela pagou pelas cadeiras imediatamente.

Observe que ainda não gastamos nada. Se Sara não registrasse seu estoque total corretamente, a quantidade de estoque declarada em seu balanço seria imprecisa.

Em fevereiro, Sara vende todas as 150 cadeiras por US$ 6.000. Para seguir o princípio de reconhecimento de despesas, bem como o princípio de correspondência, Sara precisará registrar as despesas relacionadas à compra das cadeiras, bem como a receita obtida em fevereiro com a venda das cadeiras.

Isso garantirá que tanto as receitas quanto as despesas sejam registradas no mesmo mês.

Data	Conta	Débito	Crédito
28-02-2020	Dinheiro	US$ 6.000
28-02-2020	Custo das Mercadorias Vendidas	$ 3.000
28-02-2020	Receita		US$ 6.000
28-02-2020	Inventário		$ 3.000

Observando a entrada de diário acima, você pode ver que Sara registrou seu pagamento total de $ 6.000 em sua conta à vista como um débito, já que sua conta à vista aumentou quando o dinheiro foi recebido.

Também foi debitada a conta de custo dos produtos vendidos, que indica a despesa incorrida na compra do estoque em janeiro.

A receita é aumentada, ou creditada, uma vez que $ 6.000 foram recebidos da compra das cadeiras e, finalmente, a conta de estoque foi diminuída pela quantidade de estoque vendida, que era de todas as 150 cadeiras. Se a receita não fosse registrada corretamente, a demonstração de resultados de Sara para o mês de fevereiro seria imprecisa.

Usando o exemplo acima, digamos que Tim, o vendedor de Sara, receba uma comissão de 10% sobre as vendas. Como Tim vendeu todas as cadeiras por um total de US$ 6.000, ele recebe uma comissão de US$ 600 (10%) sobre as vendas.

Mesmo que Tim não receba sua comissão até março, a despesa ainda deve estar atrelada à receita de vendas recebida em fevereiro. Para contabilizar corretamente a comissão no mês correto (fevereiro), Sara precisará acumular a despesa de comissão:

Data	Conta	Débito	Crédito
28-02-2020	Despesa de Comissão	$ 600
28-02-2020	Despesas acumuladas		$ 600

Ao registrar o lançamento contábil acima, Sara registrou a despesa de comissão no mês correto, mesmo que não seja paga até março. Quando for pago, Sara precisa se lembrar de reverter o lançamento de provisão, ou sua despesa de comissão será superestimada.

Quais são os métodos para reconhecer despesas?

Embora a maioria das despesas comerciais se enquadre no método de causa e efeito, que combina facilmente receitas e despesas, como no exemplo acima, existem outros métodos usados ​​para classificar despesas que ocorrem que não podem ser vinculadas a uma receita específica.

Aqui estão os três principais métodos que são usados ​​para reconhecer as despesas corretamente:

Método nº 1:causa e efeito

Os lançamentos contábeis acima ilustram o método de causa e efeito de reconhecimento de despesas. Por exemplo, as despesas das cadeiras compradas em janeiro estão claramente vinculadas à receita auferida em fevereiro quando essas mesmas cadeiras foram vendidas.

Em qualquer transação de venda, o custo das mercadorias vendidas está diretamente relacionado à receita obtida com a venda de mercadorias aos clientes. Qualquer comissão auferida por um vendedor também se enquadraria no método de causa e efeito, uma vez que as comissões auferidas estão diretamente vinculadas às vendas da cadeira.

Método nº 2:alocação sistemática e racional

Pode ser difícil atribuir uma despesa a uma fonte de receita específica, especialmente ao comprar itens como equipamentos de fábrica. No entanto, quando o equipamento é adquirido, você vai gastar o uso do equipamento ao longo de sua vida útil por meio de depreciação.

Por exemplo, em fevereiro, Sam comprou uma máquina de US$ 10.000 para sua fábrica. Embora ele não possa vincular a despesa a uma fonte de receita específica, a máquina estará ajudando a gerar receita ao longo de sua vida útil, que é estimada em sete anos.

Para contabilizar adequadamente essa despesa, Sam precisará depreciar o custo do equipamento pelos próximos sete anos.

Data	Conta	Débito	Crédito
28-02-2020	Ativos Fixos -- Maquinário	$ 10.000
28-02-2020	Dinheiro		$ 10.000

Este primeiro lançamento contábil manual acima mostra como registrar a despesa inicial.

Data	Conta	Débito	Crédito
28-02-2020	Despesa de Depreciação -- Maquinário	$ 119,05
28-02-2020	Depreciação Acumulada		$ 119,05

A próxima entrada de diário acima mostra como contabilizar o maquinário adquirido ao longo de sua vida útil, que é de sete anos. Esse lançamento contábil seria registrado a cada mês enquanto o maquinário ainda estiver sendo usado até o final de sua vida útil, ou até que o maquinário seja retirado ou vendido.

Ao registrar a depreciação mensalmente, você poderá vincular a despesa do maquinário à receita obtida pelo uso do maquinário.

Método nº 3:reconhecimento imediato

O reconhecimento imediato talvez seja o método mais fácil de alocação de despesas, pois é feito regularmente. O reconhecimento imediato é usado para todos os custos do período, que incluem despesas operacionais gerais, despesas administrativas, custos de serviços públicos, custos de vendas, comissões de vendas e quaisquer outras despesas incorridas.

Essas despesas geralmente são reconhecidas imediatamente, pois na maioria dos casos é difícil, se não impossível, vincular qualquer receita futura ou outros benefícios diretamente a essas despesas. Esses custos do período são reconhecidos imediatamente ao invés de serem reconhecidos em uma data futura.

O reconhecimento de despesas é um componente-chave da contabilidade de competência

Se você usa a contabilidade de competência, também deve usar o princípio de reconhecimento de despesas. Parte do princípio da correspondência, o princípio do reconhecimento de despesas estabelece que as despesas devem ser reconhecidas no mesmo período que a receita relacionada.

Se as despesas são reconhecidas quando são pagas, você está usando a contabilidade de caixa. O reconhecimento adequado de receitas e despesas garante que suas demonstrações financeiras reflitam com precisão seus negócios.

Se você ainda está monitorando receitas e despesas manualmente ou usando planilhas, recomendamos que você confira as análises do software de contabilidade do The Ascent para automatizar o processo e facilitar muito sua vida.