O que é o fechamento financeiro e por que é importante?

Independentemente do tamanho ou sofisticação financeira da empresa, o processo de fechamento financeiro pode se tornar complicado. Etapas sequenciais - desde o registro de transações até a geração de demonstrações financeiras - devem ser feitas de forma eficiente, de forma colaborativa e precisa antes que os contadores possam fechar os livros no período fiscal atual. Felizmente, Existem maneiras de tornar esse processo recorrente mais gerenciável e dar às equipes financeiras e às partes interessadas o tempo de que precisam para conduzir análises e tomar decisões estratégicas de negócios.

O que é o fechamento financeiro?

O termo "fechamento financeiro" descreve todos os processos financeiros e contábeis que ocorrem regularmente em uma empresa que leva a, e incluindo, fechando os livros no mês anterior, trimestre ou ano. As oito etapas principais são identificar as transações, registrando transações em um diário, postagem na contabilidade geral, preparando um balancete não ajustado, reconciliando débitos e crédito, criando entradas de diário de ajuste, executando um balancete ajustado e demonstrações financeiras, e fechar os livros para redefinir as contas de demonstração de resultados para zero e bloquear as contas de balanço no final do período.

Em empresas com várias subsidiárias, o fechamento financeiro também inclui a consolidação das demonstrações financeiras da divisão, análise de eliminações entre empresas e outros ajustes pós-fechamento. Para demonstrações financeiras externas, dados para notas de rodapé e outras divulgações também são gerados.

As demonstrações financeiras resultantes são usadas pela administração para gerar análises de tendências históricas, comparações com períodos e orçamentos anteriores, e para gerar KPIs. Em empresas com sistemas em tempo real, esta análise pode estar em andamento. As demonstrações financeiras também são usadas, e às vezes necessário, por partes interessadas externas, como investidores, credores e agências reguladoras públicas.

Fechamento Financeiro vs Fechamento de Livros

Algumas equipes financeiras usam os termos “fechamento financeiro” e “fechamento dos livros” de forma um tanto sinônima. Contudo, há uma distinção fundamental entre os dois:

• O fechamento financeiro é um termo amplo que reflete todos os processos contábeis do mês, incluindo, Mas não limitado a, fechando os livros. O fechamento financeiro abrange todo o ciclo contábil, culminando com a geração de demonstrações financeiras e o fechamento dos livros.

• Fechando os livros é a última etapa do processo de fechamento financeiro e tem dois objetivos. 1, fechar os livros redefine as contas temporárias para zero e bloqueia o saldo do período anterior. Contas temporárias, também conhecido como contas nominais, são aqueles encontrados na demonstração de resultados para acumular a receita do período, despesas, ganhos e perdas.

  O resultado líquido é transferido para o balanço como parte do segundo objetivo:atualizar os lucros retidos para refletir os resultados das operações daquele período. Lucros retidos são uma conta de patrimônio encontrada no balanço patrimonial, que detém lucros ou perdas não distribuídos. É uma conta importante, uma vez que representa fundos disponíveis para reinvestimento.

Mesmo os contadores podem casualmente usar os termos "fechamento financeiro" e "fechamento dos livros" como sinônimos, mas a distinção clara é que fechar os livros é uma etapa do fechamento financeiro. No entanto, todas as etapas do processo de fechamento financeiro são interdependentes; erros em uma etapa afetam todo o processo, por isso é importante acertar.

Principais vantagens

• O fechamento financeiro é um processo de negócios chave que, em última análise, fornece um instantâneo preciso da saúde financeira de uma empresa.
• Fechar os livros é uma etapa do processo de fechamento financeiro. Atrasos, dados inacessíveis, conjuntos de dados complexos e a falta de rigor do processo tornam difícil obter um fechamento financeiro preciso e oportuno. Quanto mais rápido uma empresa fechar os livros, o melhor. Mas as empresas nunca devem sacrificar a precisão pela velocidade.
• Melhorias de processo, como contabilidade contínua, combinado com software de contabilidade automatizado pode ajudar a tornar todo o fechamento financeiro mais gerenciável.

Explicado o fechamento financeiro

O processo de fechamento financeiro é parte integrante de todas as organizações, pois visa fornecer às partes interessadas - gerentes de linha de negócios, analistas financeiros, executivos, membros do conselho, investidores, credores - com um relato preciso da posição financeira da empresa mensalmente, trimestralmente e anualmente.

As demonstrações financeiras produzidas durante o processo de fechamento financeiro são usadas pela gerência interna para comunicar a saúde da empresa às partes interessadas externas e para avaliar os resultados em relação aos objetivos predefinidos. Combinado com outros dados operacionais, os dados históricos subjacentes nos livros da empresa são usados ​​para análise financeira, orçamento e previsão.

Costuma-se dizer que os CFOs ajudam a conduzir a saúde econômica de suas empresas com um olho no espelho retrovisor e outro na estrada à frente. O processo de fechamento financeiro é um processo extremamente tedioso e demorado, e as demonstrações financeiras - um resultado-chave - são valiosas apenas quando precisas e oportunas. Infelizmente, em muitas organizações, o processo de fechamento financeiro é desarticulado, ineficiente e trabalhoso. Na verdade, um KPI comum que os CFOs monitoram é o tempo de ciclo para fechamento mensal, no esforço de colocar os dados financeiros e demonstrativos nas mãos dos usuários mais rapidamente e para redistribuir recursos contábeis para projetos de maior valor.

Desafios Financeiros Fechados

O processo de fechamento financeiro, por sua natureza, pode ser difícil. Mesmo as pequenas empresas podem ter dezenas de contas para rastrear e reconciliar, e só fica mais complicado à medida que as empresas crescem. Empresas internacionais e empresas com equipes financeiras altamente dispersas têm seus próprios desafios.

Aqui estão seis dos principais desafios financeiros:

1. Necessito de velocidade: Quando se trata do processo de fechamento financeiro, existe uma tensão entre fazer o trabalho rápido e fazer da maneira certa. As equipes de contabilidade podem acessar mais facilmente os principais dados financeiros, mais rápido eles podem fechar os livros.

2. Dados de baixa qualidade ou ausentes: Quer sejam dados duplicados, pagamentos não registrados, faturas perdidas, erros de digitação ou cálculo simples, encontrar e resolver dados imprecisos ou incompletos custa tempo e esforço.

3. Sistemas díspares: Nem sempre é fácil rastrear todas as informações necessárias e garantir que todas as transações de todos os departamentos de negócios foram registradas com precisão em um único local de negócios. Avançar, empresas com várias entidades operacionais geralmente usam sistemas de contabilidade locais, e aqueles podem não se integrar bem na sede. Por exemplo, diferentes locais podem usar diferentes versões de software de contabilidade ou até mesmo sistemas totalmente diferentes. Quanto maior o número de instâncias locais, os problemas de integração mais prováveis ​​podem surgir, causados ​​por planos de contas inconsistentes ou aplicados de forma inconsistente e outras disparidades de formatação. Empresas internacionais com vários locais em todo o mundo e em diferentes fusos horários podem enfrentar ainda mais desafios, especialmente na ausência de horários rígidos. Sistemas díspares podem aumentar a probabilidade de erro, aumentar o número de questões de fechamento, o que reduz a eficiência da equipe de contabilidade - e tudo isso pode atrasar a produção de demonstrações financeiras consolidadas.

4. Equipes remotas: Como dados, as equipes de contabilidade podem estar espalhadas e trabalhando remotamente. Algumas equipes fecharam os livros virtualmente pela primeira vez em 2020 e descobriram que algumas estratégias importantes ajudaram a fazer com que seus fechamentos remotos ocorressem com mais tranquilidade. Isso incluiu sistemas de colaboração eficazes, processos mapeados e práticas de segurança sólidas.

5. Erro humano: Para muitos contadores, uma combinação de prazos de alta pressão e tarefas repetitivas torna o processo de fechamento um dos aspectos menos agradáveis ​​do trabalho. Por exemplo, os contadores podem passar horas ou mesmo dias fazendo pouco mais do que transferir números e verificar os cálculos - com o risco de erros aumentar quanto mais o processo de fechamento financeiro depende da entrada manual de dados.

6. Equipes com suporte insuficiente: Algumas organizações não têm tempo, sistemas e / ou equipe para trabalhar em um fechamento contínuo e estão presos a processos manuais, sistemas de lote antiquados e documentos em papel. O suporte inadequado pode levar a um ciclo vicioso que consome mais tempo e mão de obra e ainda resulta em informações inoportunas de pouco valor. Por sua vez, algumas empresas resistem a investir em informações consideradas inúteis e no processo que as sustenta. O impacto sobre os funcionários de contabilidade é significativo e aumenta a probabilidade de erros, já que os funcionários podem, propositalmente ou não, pular etapas importantes apenas para concluí-los.

6 desafios financeiros comuns

1. Leva tempo: Fechar costuma ser entediante, processo demorado. Mas quanto mais cedo estiver feito, quanto antes as empresas sem robustez, os sistemas financeiros em tempo real podem começar a usar os dados contábeis.

2. Dados ruins: As finanças precisas dependem de dados precisos. Mas o processo de fechamento pode estar sujeito a erros como erros de digitação e de fórmula, especialmente quando manuseado manualmente ou com planilhas.

3. Registros MIA: Fechar, as equipes financeiras precisam de informações oportunas de vários departamentos. Isso é desafiador, especialmente se outras equipes não têm recursos ou senso de urgência ou vêem o valor no resultado final.

4. Times distantes: Quando os chefes de departamento e a contabilidade não estão no mesmo escritório, que adiciona um novo nível de dificuldade.

5. Erros são cometidos: O processo de fechamento é extremamente trabalhoso e repetitivo, com horas - ou dias - gastos transferindo números e verificando duas vezes os cálculos. Ainda, erros acontecem.

6. Falta de recursos: Sem pessoal suficiente e o software certo, o processo de fechamento pode ser ineficiente e desmoralizante para a equipe de contabilidade.

5 problemas comuns de fechamento financeiro

Embora o processo de fechamento financeiro seja desafiador por natureza, muitas organizações enfrentam problemas de processo evitáveis ​​que contribuem desnecessariamente para a dificuldade. Abordar os seguintes cinco problemas financeiros comuns de fechamento pode melhorar drasticamente seu ciclo de fechamento financeiro.

1. O processo carece de definição e organização: O processo de fechamento financeiro é muitas vezes executado pela memória institucional em vez de clara, específico, protocolos documentados. Muitos contadores conhecem processos de fechamento e têm feito isso da mesma maneira há anos, o que significa que procedimentos operacionais padrão rigorosos (SOPs) parecem desnecessários. Mas só porque eles sabem como fazer isso não significa que não há espaço para melhorias.

   De forma similar, os funcionários podem ter suas próprias maneiras de relatar declarações de despesas, por exemplo, contribuindo ainda mais para o desafio de obter todas as informações certas no lugar certo ao fechar. Não importa o que, a falta de um processo uniforme gera desorganização e erros potenciais, Ambos aumentam o tempo e o esforço necessários para trabalhar com o processo de fechamento.

2. O processo carece de automação: Quanto mais tarefas dentro do processo de fechamento financeiro são realizadas manualmente, mais tempo vai demorar e mais oportunidades para erros se abrem. O software de automação e contabilidade reduz a necessidade de depender de fluxos de trabalho manuais.

3. O processo carece de dados completos: O fechamento requer a compilação de dados de toda a empresa - um processo que pode rapidamente se tornar caótico, especialmente se os dados da transação não estiverem completos. Exemplos como pedidos de compra ausentes, faturas e relatórios de despesas podem fazer com que os saldos das contas fiquem incorretos se não forem arquivados de acordo com as políticas da empresa. Alternativamente, dados incompletos fazem com que a equipe de contabilidade perca tempo e eficiência ao rastrear detalhes críticos no meio do processo de fechamento financeiro.

4. O processo é apressado: Quanto mais cedo o processo de fechamento financeiro for concluído, quanto antes as demonstrações financeiras podem ser emitidas para as várias partes interessadas, os dados subjacentes usados ​​para análise histórica e a equipe de contabilidade podem passar para tarefas com mais valor agregado. Mas isso não é desculpa para tomar atalhos. O resultado final do fechamento financeiro, as demonstrações financeiras, costumam ser a cara da empresa para terceiros, e os erros podem prejudicar a reputação da empresa.

5. O processo carece de integração: Quando os dados necessários para concluir o fechamento estão em sistemas distintos, as equipes de contabilidade são forçadas a coletar e compilar informações manualmente. Isso adiciona mais tempo e risco de erro ao processo de fechamento financeiro.

7 maneiras de melhorar o fechamento financeiro

Melhorar o processo de fechamento financeiro não torna a vida mais fácil apenas para os contadores, CFOs e as equipes financeiras mais amplas. Ele também pode dar aos executivos e outras partes interessadas um acesso mais rápido a dados financeiros relevantes para ajudar a informar os tomadores de decisão.

Quanto menos tempo gasto fechando, quanto mais tempo as organizações têm para analisar as operações, realocar recursos e avaliar se eles têm caixa para aproveitar as novas oportunidades. Ainda, a precisão não pode ser sacrificada pela velocidade, o que significa que as organizações devem trabalhar de maneira mais inteligente, não mais difícil.

Aqui estão sete maneiras pelas quais as empresas podem melhorar o processo de fechamento financeiro:

1. Identifique ineficiências: O primeiro passo que qualquer organização deve dar é encontrar gargalos e ineficiências. Por exemplo, você está esperando até o final do mês para conciliar as contas? Você instruiu funcionários e fornecedores a enviar faturas eletronicamente, em um formato que pode ser importado diretamente para o seu sistema de contabilidade? Seu plano de contas ficou muito grande e complexo? Saber as causas básicas dos problemas do processo o colocará no caminho certo.

2. Criar e manter procedimentos operacionais padrão (SOPs): Um fechamento financeiro que carece de um documento, o procedimento operacional passo a passo será ineficiente. Para agilizar o processo, cada indivíduo ou equipe envolvida no fechamento - seja um contador trabalhando diretamente no fechamento ou um funcionário rastreando as despesas do almoço - deve seguir um SOP claro e preciso. SOPs fornecem padronizados, instruções detalhadas para garantir que todas as etapas em um processo de fechamento financeiro sejam alinhadas e otimizadas para menos erros e acesso mais fácil às informações. Os SOPs devem indicar quais tarefas precisam ser concluídas, quando e por qual função e incluir prazos rígidos para que as equipes de contabilidade não fiquem presas à espera para receber dados de última hora.

3. Acesso aberto à informação: Para concluir um fechamento, as equipes de contabilidade precisam de dados de todos os departamentos de negócios:vendas, envio, Compras, marketing, recursos Humanos. Claro, essas equipes podem não sentir o mesmo senso de urgência ou atenção aos detalhes que os contadores sentem. Embora prazos rígidos possam ajudar, também é importante que a equipe de contabilidade autorizada tenha acesso direto aos sistemas onde essas informações são armazenadas, para que não dependam de departamentos para atualizações.

4. Documente de forma abrangente: Um melhor processo de fechamento financeiro começa com melhores lançamentos de diário. Crie uma lista de verificação de lançamento contábil manual que deve ser seguida a cada mês para garantir que cada bit de informação seja documentado e contabilizado. As entradas de diário devem incluir o tipo de transação, a data de execução, quantia, uma breve descrição, um identificador de número de diário e qualquer outra informação relevante para o seu negócio e processo de fechamento. Considere o uso de um modelo de lançamento contábil manual para garantir que cada lançamento contábil seja registrado de forma abrangente.

5. Minimize a entrada de dados: Erros de entrada de dados podem ser reduzidos evitando papel sempre que possível. Além das notas fiscais eletrônicas que podem ser importadas diretamente para os sistemas contábeis, evite usar planilhas quando possível. Embora seja conveniente para gerenciar cálculos como depreciação e alocações, é mais eficiente alimentar dados diretamente em sistemas de contabilidade que podem automatizar essas tarefas.

6. Use práticas contábeis contínuas: Contabilidade contínua, ou um processo de fechamento contínuo, distribui a carga de trabalho ao longo de todo o mês, em vez de acumulá-los até o final do mês. Por exemplo, responsabilidades como postar entradas de diário e reconciliar contas podem ser incorporadas às atividades do dia-a-dia, que manterá o livro-razão geral atualizado. Desta maneira, uma empresa é capaz de fazer um “fechamento suave” a qualquer momento durante o mês e reduzirá significativamente a carga de trabalho durante um “fechamento abreviado”. O que mais, as equipes de contabilidade que usam a contabilidade contínua podem detectar erros mais cedo para não atrasar o fechamento dos livros.

7. Faça reuniões pós-fechamento: Contanto que sejam mantidos em tempo hábil para que todas as informações ainda estejam frescas na mente e os participantes ainda não estejam focados no próximo ciclo, reuniões pós-encerramento podem ser úteis para revisar problemas, rastrear KPIs e discutir tópicos que podem ajudar a organização a melhorar seu próximo ciclo de fechamento.

7 etapas para melhores fechamentos financeiros

1. Quebre os gargalos: Encontre os fatores que retardam o processo e corrija-os. Isso pode precisar acontecer gradualmente.

2. Atenha-se aos SOPs: Anote os procedimentos operacionais padrão que definem claramente a função de cada indivíduo e os prazos para cada estágio do processo de fechamento financeiro.

3. Distribuir dados: Garanta que as equipes de contabilidade tenham acesso a todas as fontes que alimentam o fechamento e que os departamentos tenham prazos rígidos para a entrada de dados.

4. Templatize journaling: Crie uma lista de verificação ou modelo de lançamento contábil manual para ajudar a garantir que todas as informações importantes sejam documentadas e contabilizadas.

5. Minimize a entrada manual de dados: O risco de erro humano aumenta a cada pressionamento de tecla. Quando possível, alimente os dados diretamente nos sistemas de contabilidade e automatize as tarefas de entrada de dados.

6. Abrace a contabilidade contínua: Fazer:Distribuir a carga de trabalho de fechamento por todo o período financeiro. Não faça:salve todas as tarefas para o final do período.

7. Faça reuniões pós-fechamento: Ninguém quer outra reunião, mas vale a pena dedicar algum tempo para discutir as questões do processo, analisar KPIs e pensar em maneiras de melhorar.

Facilite o processo de fechamento financeiro com software de contabilidade

Com o software de contabilidade de negócios certo - como software de gerenciamento financeiro baseado em nuvem que pode se integrar com sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) - as empresas podem melhorar processos e dedicar mais tempo a tarefas valiosas, como análises financeiras e previsões. Por exemplo, software de contabilidade empresarial pode:

1. Transforme tarefas monótonas em funções automatizadas repetíveis eliminando muitas tarefas manuais, como a transferência de lançamentos contábeis manuais para o razão geral, reduzindo assim o erro humano.

2. Melhorar o processo de reconciliação alinhando automaticamente os dados de fontes discretas, planilhas e sistemas. O software de contabilidade também pode detectar erros rapidamente para que eles possam ser mitigados o mais rápido possível.

3. Integre dados e mantenha todas as informações consistentes. Isso torna mais fácil para as equipes de contabilidade acessar os principais dados financeiros em tempo real, em vez de esperar que os colegas compartilhem as informações necessárias para concluir um fechamento. Os sistemas ERP podem permitir que todos os departamentos trabalhem com as mesmas fontes de dados atualizadas.

4. Fornece painéis em tempo real que dão às equipes financeiras, gerentes e executivos têm acesso aos números que precisam ver, quando precisam vê-los.

O software de contabilidade empresarial moderno, como parte de um sistema ERP integrado, pode reduzir o tempo necessário para concluir o ciclo de fechamento financeiro. Por sua vez, isso permite que os profissionais de contabilidade dediquem tempo a atividades mais valiosas, como planejamento e análise financeira, em vez de sempre jogar catch-up.

O fechamento financeiro é extremamente importante para o negócio. Esses relatórios fornecem uma visão geral da saúde financeira de uma empresa e apóiam decisões prospectivas. Mas um fechamento financeiro é um processo complicado - a grande quantidade de dados que as equipes de finanças devem analisar sozinhas pode ser intimidante. Para melhorar o processo de fechamento financeiro, as empresas devem olhar para o processo de forma holística enquanto aproveitam as vantagens do software de contabilidade que pode automatizar tarefas sujeitas a erros.

Financial Close FAQs

P:Qual é o processo de fechamento financeiro?

UMA: Aqui está uma análise simples do processo de fechamento financeiro:

1. Identifique as transações.
2. Registre-os em um diário. Idealmente, a atividade financeira deve ser automatizada e registrada à medida que ocorre.
3. Lance as transações no razão geral.
4. Prepare um balancete não ajustado.
5. Reconcilie todas as contas para garantir que todos os débitos sejam iguais a todos os créditos.
6. Crie entradas de diário de ajuste. As entradas de diário devem incluir o número do diário, encontro, descrição e contas afetadas.
7. Execute um balancete ajustado e prepare as demonstrações financeiras. Idealmente, as empresas devem ter como objetivo gerar esses relatórios por meio de sistemas contábeis que automatizem a tarefa para economizar tempo e minimizar erros.
8. Feche os livros para o período de tempo. Uma vez que as demonstrações financeiras sejam precisas e a administração esteja satisfeita com os resultados, o período contábil está fechado, prevenir quaisquer transações não autorizadas em um período que já foi relatado.

P:O que é o fechamento do mês?

UMA: O fechamento do mês é a série de etapas que uma empresa executa para garantir que suas demonstrações financeiras mensais sejam fiéis à equação contábil (Ativo =Passivo + Patrimônio Líquido). Em outras palavras, todos os saldos de contas temporárias para esse período são revertidos para zero para se preparar para o próximo período, e as demonstrações financeiras mensais fornecem uma visão geral das transações do período.

P:Quanto tempo deve demorar para fechar os livros?

UMA: Quanto tempo leva para fechar os livros depende da sua empresa, quão complexas são suas finanças, sua equipe de contabilidade e se você usa automação. De acordo com um estudo, empresas que usam planilhas extensivamente levam em média 8,2 dias para fechar, enquanto aqueles que automatizam a maioria das tarefas levam cerca de 6,2 dias. Outros dados sugerem que os melhores desempenhos levam 4,8 dias para fechar, enquanto os de baixo desempenho levam até 10 dias.

P:O que significa Wd5?

UMA: Wd5 refere-se ao "dia útil 5, ”Ou o quinto dia útil após o final do mês. Fechar até o Wd5 é um objetivo comum para muitas empresas de médio porte, Considerando que as organizações de classe mundial podem se esforçar para fechar por Wd1, ou o primeiro dia útil após o final do mês.