O que é um lançamento contábil manual em contabilidade? Um guia

p A razão de ser da contabilidade é apresentar uma forma concisa, oportuno, narrativa precisa da situação fiscal de uma organização. Os líderes de negócios olham para suas equipes de finanças para verificações da realidade:podemos nos dar ao luxo de contratar um novo engenheiro? Quanta pista nós temos? Estamos gastando muito com despesas operacionais?

p As entradas de diário são os blocos de construção fundamentais que fornecem as respostas para essas e outras perguntas. As entradas de diário listam dados vitais, como quanto foi creditado e debitado, quando e de quais contas. Cada lançamento contábil manual corresponde a uma transação comercial distinta e é finalmente lançado no razão geral.

p A validade de todos os relatórios financeiros é afetada pela exatidão - ou imprecisão - das informações inseridas neste nível.

O que é um lançamento contábil manual em contabilidade?

p Cada entrada de diário contém os dados significativos para uma única transação comercial, incluindo a data, o valor a ser creditado e debitado, uma breve descrição da transação e das contas afetadas. Dependendo da empresa, pode listar subsidiárias afetadas, detalhes fiscais e outras informações.

p É crucial inserir com precisão os dados completos do diário para que o razão geral e os relatórios financeiros com base nessas informações também sejam precisos e completos. Com software de contabilidade moderno, entradas de diário recorrentes podem ser modeladas e executadas automaticamente, minimizando o potencial de erro.

p Os lançamentos contábeis manuais são feitos em ordem cronológica e seguem o sistema de contabilidade de partidas dobradas, o que significa que cada um terá uma coluna de crédito e débito. Mesmo quando débitos e créditos estão vinculados a várias contas, os valores em ambas as colunas devem ser iguais. Por exemplo, Digamos que uma empresa gaste US $ 277,50 com almoço para os funcionários. A conta de despesas aumenta nesse valor, enquanto a conta em dinheiro, que é um ativo, diminui em $ 277,50 porque esse dinheiro já foi gasto.

Principais vantagens

• Um diário é um registro conciso de todas as transações que uma empresa realiza; os lançamentos contábeis manuais detalham como as transações afetam as contas e os saldos.
• Todos os relatórios financeiros são baseados nos dados contidos nas entradas de diário, e existem vários tipos para atender às necessidades de negócios.
• Ajustando entradas de diário, por exemplo, são usados ​​para acumular ou diferir receitas e despesas, alterar ou corrigir entradas anteriores ou estimar transações que não sejam em dinheiro, como provisões para dívidas que foram canceladas.

Qual é o objetivo de um lançamento contábil manual?

p O objetivo de uma entrada de diário é registrar física ou digitalmente todas as transações comerciais de forma adequada e precisa. Se uma transação afetar várias contas, a entrada de diário também detalha essas informações.

p Por exemplo, digamos que nossa compra de catering incorre em impostos estaduais e locais. Essa entrada de diário composta pode ter a seguinte aparência:

Catering para XYZ Corp. Débito Crédito Dinheiro $ 277,50 Venda $ 250,00 Imposto estadual $ 10,00 Imposto sobre refeições locais $ 17,50 p Assim, o diário permite que o fornecedor contabilize com precisão os impostos devidos a várias jurisdições.

p Os lançamentos de diário são a base para uma manutenção de registros eficaz. Eles são classificados em vários planos de contas e, uma vez verificada a precisão, postado na contabilidade geral, que então fornece informações aos relatórios financeiros dos quais os tomadores de decisão de negócios dependem.

p Diários precisos e completos também são essenciais no processo de auditoria, como entradas de diário fornecem contas detalhadas de cada transação. Auditores, tanto interno quanto externo, irá procurar entradas ou ajustes que não tenham a documentação adequada, explicações ou aprovações ou que estejam fora do normal para o negócio.

O que está incluído em uma entrada de diário?

p As entradas de diário podem conter vários pontos de dados, mas geralmente incluem:

• Um cabeçalho, que é um descritor do tipo de entrada, e a data inserida no diário;
• Um identificador numérico exclusivo ou número de referência;
• Uma ou mais contas e valores que serão debitado pela transação e pela (s) data (s) em que esses débitos são realizados;
• Uma ou mais contas e valores que a transação irá crédito e a (s) data (s) em que esses créditos são realizados; e
• Uma breve descrição da transação.

p As entradas de diário também podem incluir dados específicos para o negócio, como a subsidiária ou subsidiárias envolvidas na transação e a moeda ou moedas utilizadas.

O que são débitos e créditos?

p Débitos adicionar às contas de despesas e ativos e subtrair do passivo, receitas e saldos patrimoniais, enquanto créditos subtrair dos saldos de despesas e ativos e adicionar ao passivo, receitas e contas patrimoniais.

p Em contabilidade, o princípio básico é o mesmo:Um lançamento de ajuste para contabilizar os juros acumulados de um empréstimo bancário debitará a conta de Despesas de Juros e creditará o Conta de juros acumulados a pagar .

Como você escreve uma entrada de diário?

p MyToys Manufacturing Co. compra $ 100, 000 no valor de matérias-primas. Isso paga $ 10, 000 em dinheiro e usa crédito para o saldo. A empresa registraria um débito, ou aumentar, de $ 100, 000 em matérias-primas. o Dinheiro conta mostraria um crédito, ou diminuir, de $ 10, 000 porque esse foi o valor pago nesta transação. o Conta de Contas a Pagar mostraria um aumento, ou crédito, de $ 90, 000, pois agora deve esse valor a um fornecedor em uma data ou datas futuras.

p Como MyToys faz pagamentos ao longo do tempo nesta compra, a conta de dinheiro mostrará um crédito correspondente (menos dinheiro disponível) e o Contas a pagar um débito correspondente, visto que menos dinheiro é devido pela empresa.

p Avançar, como as matérias-primas são usadas para produzir produtos acabados - brinquedos, neste caso - um crédito é aplicado à conta de matérias-primas para refletir um declínio no valor à medida que as matérias-primas são consumidas, e a conta de Bens acabados é debitada para refletir um aumento na quantidade de estoque disponível.

6 tipos de lançamentos de diário

p Existem seis tipos de entradas de diário, ou sete se você contar o arcaico, entrada única vaga e raramente usada. O único lançamento contábil manual não é usado na contabilidade padrão, que é baseado em entradas duplas. É mais adequado para balanceamento de talão de cheques do que para contabilidade empresarial, que envolve muitas contas.

p Cada um dos seis principais tipos de entrada tem uma função específica na contabilidade. Juntos, eles apresentam um equilíbrio, declaração precisa e objetiva da situação financeira da empresa.

p Eles são:

1. Entradas de abertura

   p Essas entradas transportam o saldo final do período contábil anterior como o saldo inicial do período contábil atual. Por exemplo:O saldo final da conta de caixa no balanço do período contábil anterior era de $ 11, 000 após o pagamento de todas as responsabilidades do período. Esse saldo de $ 11, 000 é agora a entrada de abertura para o período contábil atual.

2. Transferir entradas

   p Movimentação de entradas de transferência, ou alocar, uma despesa ou receita de uma conta para outra. Por exemplo, A MyToys Manufacturing transfere dinheiro de sua conta principal para uma subsidiária. Um lançamento contábil de transferência representa a transferência de dinheiro de uma conta para outra. Nenhum terceiro está envolvido nessas entradas, e as transferências devem sempre ter zero líquido.

3. Entradas de fechamento

   p Essas entradas marcam o final de um período contábil em um saldo que pode então ser transferido de uma conta temporária para uma permanente, ou de um período contábil para o outro. No caso de contas temporárias, a entrada de fechamento zera a conta, e qualquer saldo acima que seja transferido para outro, conta mais permanente. A conta temporária é então encerrada.
   p Exemplos de contas temporárias incluem contas de despesas e perdas; receita, receitas e contas de ganho; contas de resumo de receita; e contas de dividendos ou retiradas. No caso de períodos contábeis, a entrada de fechamento reflete o saldo final dessa conta no final desse período contábil. Esse valor é então transferido como a entrada inicial para o próximo período contábil. Nesse caso, é o período contábil dessa conta, que está fechado.

4. Ajustando entradas

   p Lançamentos de ajuste são lançamentos que registram alterações em contas que não são contabilizadas de outra forma no diário, em conformidade com o método de contabilidade de competência. Essas entradas são inseridas no razão geral no final de um período contábil de acordo com os princípios de correspondência e reconhecimento de receita. Exemplos comuns são acumulações, diferimentos e estimativas.
   p Um acúmulo de despesas refere-se a uma despesa relatada em um período contábil antes de ser efetivamente paga. Um exemplo é a eletricidade usada por uma usina no mês anterior à emissão de uma conta para a empresa pagar.
   p UMA acumulação de receita refere-se ao trabalho executado ou produtos que foram entregues, mas para os quais o cliente não foi faturado.
   p Um diferimento de despesas ocorre quando um pagamento é feito em um período contábil anterior ao momento em que a despesa é realmente incorrida. Um exemplo é um pagamento feito agora para seguro que cobre o período de seis meses seguinte. Receita diferida aplica-se quando uma empresa recebe pagamentos adiantados por serviços ou produtos que serão entregues no futuro.

5. Entradas compostas

   p Essas entradas registram mais de uma conta a ser debitada ou mais de uma conta a ser creditada. A regra de lançamento no diário exige que o total de débitos e créditos seja igual, mas o número de créditos e débitos não precisa ser igual. Por exemplo, pode haver um débito, mas dois ou mais créditos, ou um crédito e dois ou mais débitos, ou mesmo dois ou mais créditos e débitos. Por exemplo, A folha de pagamento pode envolver um grande número de entradas no diário, que pode ser simplificado em forma composta como um resumo.

6. Revertendo entradas

   p Lançamentos reversos são feitos no início de um novo período contábil e servem para reverter, ou desfazer, um lançamento de ajuste feito no final do período contábil anterior. Esta opção fornece uma redução significativa nos erros contábeis devido a despesas ou receitas de contagem dupla e aumenta a eficiência no processamento de faturas reais no novo período contábil. Em outras palavras, eles são usados ​​para simplificar a contabilidade. Por exemplo, uma despesa acumulada relatada no período contábil anterior pode ser revertida para que a despesa possa ser contabilizada no período contábil em que foi paga, sem se preocupar em relatar a despesa duas vezes.

Como preparar lançamentos de diário para sua empresa

p É importante preparar os lançamentos de diário adequadamente para garantir que as transações sejam registradas com precisão. Comece decidindo qual transação deve ser inserida e onde. Se você usa software de contabilidade, você precisará fazer menos entradas de diário porque a automação incorporada ao software irá fluir dados relevantes para outras contas e relatórios conforme necessário.

p Se você estiver fazendo a contabilidade manualmente, para registrar uma transação corretamente, você precisará descobrir tudo o que a transação afeta os livros da empresa.

p Identifique as contas que serão afetadas: A primeira etapa é identificar as contas afetadas pela transação. Isso pode ser um pouco confuso se você não estiver familiarizado com os termos e princípios contábeis. Mas em geral, você está procurando áreas de impacto da transação:quais contas ganharão algo, e quem vai perder algo nesta transação?

p Classifique as transações primeiro: Classificando transações por tipo - despesas, depósitos bancários, impostos trimestrais - colocarão você no caminho certo para registrar essas transações corretamente.

p Siga o dinheiro: Agora que a transação está classificada, pense em como isso afeta os valores, em termos de débitos e créditos, em contas relacionadas. Pergunte a si mesmo, De onde veio o dinheiro, e para onde foi? O que a transação adicionou ao negócio, e o que isso tirou? O ditado da física que “para cada ação, há uma reação igual e oposta ”é verdade na contabilidade, também. Certifique-se de identificar todas as ações e reações causadas pela transação.

p Determine o seu tipo de conta: Algumas transações são fáceis de mapear em termos de créditos e débitos em várias contas afetadas. Outros podem ser um pouco mais complicados. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a descobri-los,

• p Familiarize-se com os tipos básicos de conta: Todos os lançamentos contábeis manuais se enquadram em um dos tipos básicos de conta:Ativos, Responsabilidades, Despesa, Receita e patrimônio líquido. Depois de reconhecer cada um desses tipos, será mais fácil entender o que cada um acarreta, como eles se relacionam com outras contas e como diferentes tipos de transações os afetam.

• p Use as regras de contabilidade padrão para direcionar onde aplicar créditos e débitos: As regras de contabilidade existem por razões muito boas, uma delas é padronizar o que acontece nos relatórios financeiros e nos lançamentos contábeis manuais. Observe as regras de contabilidade para obter a palavra definidora sobre onde aplicar débitos e créditos para qualquer lançamento contábil manual.

p Prepare sua entrada de diário: Agora que você identificou o tipo de transação e as contas que ela afeta, você está pronto para fazer sua entrada de diário.

• p Insira a data correta:cada lançamento contábil manual deve ser datado para garantir que os dados que contém sejam aplicados ao período contábil correto.

• p Atribua o nome da conta e código :Observe o nome da conta e o código de contabilidade geral de identificação exclusivo. As transações são codificadas para contas específicas para fins de relatório. Os saldos das contas alimentam os vários itens de linha nas demonstrações financeiras.

• p Insira o débito e o crédito quantias :Se você estiver usando um software de contabilidade, as chances são de que alguns dos créditos e débitos em um lançamento contábil manual serão, pelo menos, parcialmente automatizados. Se você está mantendo os livros da empresa em mãos, você precisará verificar novamente para garantir que inseriu todos os créditos e débitos corretamente.

Exemplos de periódicos comuns

p O aceito, a prática padrão é usar um sistema de contabilidade de dupla entrada, que geralmente envolve o uso de um livro razão e de um diário geral. Também pode incluir o uso de diários especiais para transações frequentes dentro de uma categoria específica.

Jornal Geral

p Um diário geral é um livro de transações comerciais brutas registradas em ordem cronológica por data. É o primeiro lugar onde uma transação é registrada. Os valores são lançados nas contas apropriadas, como contas a receber, contas de caixa ou contas de ativos.

Jornal especial

p Especial, ou especializado, periódicos contêm transações frequentes dentro de uma determinada categoria e são normalmente usados ​​na contabilidade manual, para tornar mais fácil para as empresas encontrarem instâncias de tipos específicos de transações. Os exemplos incluem diários de vendas e compras que agrupam as vendas para vários clientes ou compras de fornecedores em um só lugar. O software de contabilidade moderno elimina a necessidade de diários especiais, tornando mais fácil classificar as transações e pesquisar detalhes granulares.

Como rastrear entradas de diário

p Para mover os dados para o local adequado na contabilidade geral, entradas de diário devem ser facilmente rastreáveis ​​para que as informações possam ser encontradas e copiadas conforme necessário. Várias entradas de diário podem ser registradas e rastreadas em contas T, que ajudam as equipes financeiras a visualizar as entradas para uma revisão mais fácil.

Exemplos de lançamentos de diário

p As contas T são uma representação visual da conta do razão geral. Aqui estão alguns exemplos, bem como outros tipos de lançamento contábil manual.

Duas contas em forma de T:dinheiro e notas a pagar

Dinheiro (conta de ativo) DÉBITO
Aumenta um ativo / dinheiro recebido CRÉDITO
Diminui um ativo / dinheiro pago Encontro Nome da conta Débito Crédito 1 de outubro de 20 DINHEIRO 10, 000 a pagar 10, 000 Notas a pagar (conta de passivo) DÉBITO
Diminui um passivo / empréstimo pago CRÉDITO
Aumenta um ativo / fundos adicionais emprestados Notas a pagar (conta de passivo) DÉBITO
Diminui um passivo / empréstimo pago
10 de outubro de 20 ENTRADA 10, 000 CRÉDITO
Aumenta um ativo / fundos adicionais emprestados
9 de outubro de 20 ENTRADA 20, 000
1 de outubro de 20 ENTRADA 10, 000

Lançamento de juros a receber

Encontro Detalhes Débito Crédito 1 de novembro de 20 Northern Bank 12, 000 a:Juros a receber 12, 000 p * Receita de juros acumulada no mês anterior, recebido no mês atual

Encontro Detalhes Débito Crédito 31 de outubro de 20 Juros a receber NB 11, 000 a:Receita de juros NB 11, 000 p * Receita de juros acumulada, mas não recebida

Jornal Geral

Lançamento de juros a receber

Encontro Detalhes Débito Crédito Ref 1-out-20 Depreciação 10000 NS2020--400 Depreciação acumulada * Depreciação Out 2020 10000 1-set-20 Matérias-primas 2500 NS2020--300 Dinheiro * Comprar suprimentos para fazer brinquedos 2500 1-Ago-20 Utilities 500 NS2020--200 Cash * Mfg installation electrical 500 1-Set-20 Cash 20000 NS2020--100 Capital * Investimento de capital de risco para novo brinquedo 20000

Usando software de contabilidade para rastrear lançamentos de diário

p À medida que a complexidade da contabilidade cresce e os lançamentos contábeis aumentam em número, o rastreamento torna-se mais difícil, especialmente em sistemas de entrada manual. O software de contabilidade é a melhor solução para a maioria das empresas devido a grande parte do esforço em torno do rastreamento de lançamentos contábeis manuais, puxar e alocar para contas pode ser automatizado.

p A automação oferece maior eficiência e taxas de erro reduzidas. Avançar, software de contabilidade moderno facilitará muito o processo de auditoria.

p Os lançamentos contábeis manuais são a espinha dorsal de todos os relatórios financeiros. Como tal, as transações devem ser verificadas e as entradas de diário correspondentes verificadas quanto à precisão. Se os livros são concluídos manualmente ou digitalmente, os créditos e débitos nas contas afetadas devem ser alocados de acordo com as regras de contabilidade padrão.

p A partir dessas medidas simplificadas, mas exigentes, uma empresa pode saber onde está financeiramente e até onde pode chegar com planos futuros.