Como funciona o processo de contas a pagar em 5 etapas

O processamento de contas a pagar faz parte do ciclo contábil. Como proprietário de uma pequena empresa, você precisará prestar atenção ao ciclo de contas a pagar e aprender o fluxo do processo de contas a pagar.

Se você é uma empresa muito pequena, é provável que possa pagar suas contas assim que as receber. No entanto, se você tiver várias contas a pagar, provavelmente as adicionará às contas a pagar a serem pagas posteriormente.

Visão geral:o que são contas a pagar?

As contas a pagar referem-se ao que você deve por itens comprados a crédito. Sempre que você compra bens ou serviços, o valor que você deve por esses bens e serviços é adicionado ao seu saldo de contas a pagar.

Como todos esses itens ou serviços foram adquiridos a crédito, com o valor devido e pagável dentro de um prazo específico, uma multa por atraso ou multa pode ser cobrada se o valor não for pago dentro do prazo acordado.

Contas a pagar é uma conta de passivo, portanto, se você estiver usando a contabilidade de dupla entrada, qualquer aumento nessa conta será lançado como crédito, com um débito correspondente feito em uma conta de despesas.



Quando os itens de contas a pagar são pagos, a conta de contas a pagar é debitada, com o dinheiro creditado.



Se você se lembra dos fundamentos da contabilidade, as contas a pagar são uma conta permanente, portanto, seus lançamentos de fechamento não afetarão essa conta.

Contas a pagar x contas a receber:qual é a diferença?

Tanto as contas a pagar quanto as contas a receber são partes vitais do processo contábil. As contas a pagar, conforme explicado acima, são as dívidas a fornecedores ou prestadores de serviços por produtos recebidos ou serviços prestados. As contas a pagar são consideradas passivos, uma vez que é dinheiro que é devido.

Por outro lado, as contas a receber (A/R) são dinheiro devido a você por bens ou serviços que você forneceu a seus clientes a crédito. Os saldos de contas a receber são considerados um ativo, pois esse número indica quanto dinheiro é devido a você por seus clientes. Conhecer esse número entra em jogo ao aprofundar os insights de negócios, calculando o volume de negócios de suas contas a receber.

Como funciona o processo de contas a pagar

O procedimento adequado de contas a pagar começa com um bom plano de contas, que permite lançar suas despesas na conta correta. O processo é concluído quando você emite um cheque ou pagamento eletrônico ao fornecedor no valor devido até a data de vencimento indicada.

Se você está acostumado a gerenciar suas próprias contas pessoais, não deve ter problemas para fazer a transição para o processo de contas a pagar. No entanto, há algumas coisas que você precisa fazer para preparar e processar as contas a pagar corretamente.

Etapa 1:crie seu plano de contas

Criar um plano de contas que funcione com sua empresa é uma das coisas mais importantes que você precisa fazer antes de começar a processar contas a pagar. Seu plano de contas é onde residem todas as suas transações contábeis, e as contas a pagar não são exceção.



Embora a maioria dos aplicativos de software de contabilidade inclua um plano de contas padrão, certifique-se de adicionar quaisquer contas adicionais para acompanhar corretamente suas despesas de contas a pagar. Você também pode configurar seu plano de contas em um software de planilha, como o Microsoft Excel.

Etapa 2:configuração dos detalhes do fornecedor

Se você acabou de iniciar seu negócio, provavelmente precisará configurar seus fornecedores. Esteja você acompanhando transações contábeis usando software de planilha ou software de contabilidade, você precisará registrar os detalhes do fornecedor.

Se você estiver usando um software de contabilidade, poderá configurar os detalhes do fornecedor diretamente no aplicativo, incluindo a contabilidade ou as condições de pagamento fornecidas pelo fornecedor. Esses termos contábeis indicam quanto tempo o vendedor ou fornecedor lhe dá para pagar sua conta. As condições de pagamento comuns incluem:

• Rede 10
• Rede 30
• Rede 60

Por exemplo, se o seu fornecedor lhe enviar uma fatura com condições de pagamento de 30 líquidos e a fatura for datada de 15 de dezembro, você precisará efetuar o pagamento até 14 de janeiro, o mais tardar, para que o pagamento não seja considerado atrasado.



Outro prazo de pagamento comumente utilizado, principalmente entre fornecedores, é 2/10 Net 30. Usando a mesma data da fatura (15 de dezembro), esse prazo significa que se você pagar sua fatura até 24 de dezembro, poderá obter um desconto de 2% do total montante devido. Se você não pagar até 24 de dezembro, o valor total da fatura vence até 14 de janeiro, o mais tardar.

Um outro termo de pagamento popular é devido no recebimento. Se você receber uma fatura de um fornecedor ou fornecedor que indica Vencimento no recebimento, isso significa que o pagamento é devido imediatamente.

Etapa 3:examinar e inserir detalhes da fatura

Depois de receber uma fatura de um fornecedor ou fornecedor, você ou seu funcionário de contabilidade precisam revisar a exatidão da fatura.

Se uma fatura for para produtos encomendados, certifique-se de que todos os produtos listados na fatura foram recebidos. Se a fatura for por serviços prestados, certifique-se de que os serviços foram prestados conforme descrito na fatura. É importante concluir este processo para qualquer fatura recebida.

Quando isso estiver concluído, você poderá iniciar o processo de inserção das informações da fatura, seja em suas contas contábeis ou em seu aplicativo de software. Se você normalmente insere todas as contas a pagar de sua empresa, pode aprovar as contas à medida que as analisa.

No entanto, se você contratar um funcionário de contabilidade, precisará fornecer a essa pessoa diretrizes gerais sobre aprovação de faturas, bem como talvez um limite de dólares que o funcionário possa aprovar.



Outro método que você pode usar é ter suas faturas de código de funcionário com os números de conta corretos e, em seguida, enviar as faturas codificadas para você para aprovação. Este método permite visualizar as faturas recebidas e ajuda a garantir a precisão, evitando erros de pagamento.

Quando esse processo for concluído, seu funcionário poderá começar a inserir os detalhes do pagamento, como o número da fatura, a data de vencimento da fatura e o valor devido.

Etapa 4:analise e processe o pagamento de todas as faturas vencidas

A melhor maneira de garantir que seus fornecedores sejam pagos em dia é revisar suas contas a pagar toda semana para ver quais pagamentos são devidos. Se você usa um sistema de contabilidade manual ou um software de contabilidade, precisará revisar as datas de vencimento para ver quais faturas precisam ser pagas.

Existem muitos métodos que você pode usar para pagar faturas. Você pode preencher um cheque, processar cheques de seu software de contabilidade, pagar seus fornecedores e fornecedores usando um cartão de crédito da empresa ou usar um método de pagamento eletrônico, como ACH, para pagar seus fornecedores em tempo hábil.

Se você pagar seus fornecedores com cheque, provavelmente deverá incluir uma cópia da fatura no envelope junto com o cheque. Você também deve certificar-se de que o número da fatura esteja em qualquer tipo de remessa para garantir que seu pagamento seja lançado corretamente.

Se você pagar com cartão de crédito ou ACH, deverá notificar o fornecedor do pagamento.

Etapa 5:repita o processo semanalmente

Ao implementar e seguir um ciclo semanal de contas a pagar, você pode reduzir sua carga de trabalho no final do mês, evitando pagamentos em atraso e taxas atrasadas. Mesmo que você tenha apenas alguns pagamentos de fornecedores para fazer, o processamento regular das faturas pode ajudar no fluxo de caixa.

Como o software de contabilidade ajuda no processo de contas a pagar

Se você processa apenas duas ou três faturas de fornecedor por mês, processá-las manualmente não deve ser difícil. Mas mesmo a menor empresa tem faturas recorrentes que precisam ser processadas regularmente. Se for esse o caso, o uso de software de contabilidade pode ser uma tremenda ajuda.

Melhor gerenciamento de fornecedores

Você nunca terá que procurar um fornecedor ou endereço de fornecedor, verificar as condições de pagamento ou até mesmo escrever cheques à mão. Usando o software de contabilidade, você pode gerenciar facilmente todos os seus fornecedores em um local central, saber exatamente quem é sua pessoa de contato para cada fornecedor e ter certeza de que seu pagamento é registrado à medida que é processado.



Você também poderá ver quanto pagou a cada fornecedor em um determinado período de tempo, o que pode ajudar tremendamente no gerenciamento de despesas.

Os pagamentos podem ser feitos automaticamente

Chega de pegar o talão de cheques para preencher cheques e depois registrá-los para seus registros. Se você usa um software de contabilidade, pode inserir os detalhes da fatura, o valor devido e a data de vencimento e optar por pagar essas faturas quando o pagamento for devido. Você também tem uma variedade de opções de pagamento disponíveis para você, incluindo uma execução de cheque padrão, pagamento com cartão de crédito ou transferência ACH.

As despesas serão registradas adequadamente

Ao usar o software de contabilidade, você ou seu funcionário podem codificar a fatura na conta de despesas apropriada. Este processo permite-lhe gerir melhor o seu dinheiro. Por exemplo, se você está se perguntando quanto gastou em serviços públicos no ano, basta acessar a conta Despesa de serviços públicos para ver o total.

Os pagamentos serão feitos na hora

Ninguém quer se atrasar no pagamento. O software de contabilidade sinalizará pagamentos que vencem em breve, garantindo que você os veja com tempo suficiente para pagá-los. Usando sistemas manuais, você é o único responsável por visualizar seu livro-razão ou planilha manual para ver quais pagamentos são devidos.



Novamente, se você tiver apenas alguns fornecedores para pagar, isso pode não ser um problema, mas mesmo que você precise pagar apenas cinco fornecedores mensalmente, sua vida será muito mais fácil se você usar um software de contabilidade.

As opções de auditoria e relatórios são melhores

Ninguém quer ser auditado, mas se você for, terá uma trilha de auditoria sólida usando software de contabilidade, desde a aprovação inicial até o processo final de pagamento da conta. Você também poderá gerar demonstrações financeiras mais precisas, obrigatórias se estiver solicitando crédito ou procurando investidores.

Contas a pagar é mais do que pagar contas

Gerenciar suas contas a pagar faz parte da gestão adequada do seu negócio. Ao implementar um bom sistema de contas a pagar desde o início, você pode eliminar taxas de atraso dispendiosas, construir relacionamentos comerciais valiosos e garantir que suas despesas sejam contabilizadas com precisão.