Práticas recomendadas de contas a pagar:pare de perder dinheiro em seus processos de AP

p O sucesso financeiro de uma empresa a longo prazo depende quase tanto do pagamento de suas dívidas em tempo hábil quanto da cobrança de receitas. Para esse fim, as empresas precisam se destacar no gerenciamento de contas a pagar (AP), o termo contábil para o dinheiro que uma empresa deve a seus credores.

p Hora extra, as melhores práticas de contas a pagar evoluíram. Seguindo-os, qualquer empresa pode melhorar seu fluxo de caixa e reduzir ineficiências e erros, entre outros benefícios.

Por que você deve otimizar seus processos de contas a pagar?

p Infelizmente, registros em papel, recibos e processos manuais ainda são comuns para muitas equipes de contas a pagar - e isso não é maneira de administrar um departamento de AP.

p Otimizando o ciclo de processamento de faturas e deixando de usar papel para tudo, desde a emissão de cheques até o registro de recebimento, a equipe de contas a pagar pode controlar melhor os custos, minimizar uma variedade de riscos e obter percepções financeiras mais oportunas.

p Avançar, essas melhorias podem liberar o capital de giro tão necessário para financiar o crescimento ou P&D ou criar uma reserva de caixa para tempos difíceis.

p Como líder financeiro, otimizar os processos de contas a pagar é uma das coisas mais importantes que você pode fazer para melhorar a situação financeira da sua empresa, minimizar fraudes e erros, e tornar sua equipe mais eficiente.

Como as práticas recomendadas de AP variam para pequenas e grandes empresas?

p As grandes empresas são mais propensas a capitalizar os incentivos do contrato e tirar proveito dos termos de pagamento favoráveis, como descontos ou outras recompensas por pagar antecipadamente. Se houver um incentivo, uma empresa pode marcar a fatura para pagamento antecipado; se não, a empresa não paga até a data de vencimento para que o dinheiro fique disponível para outros fins.

p As empresas também aproveitam a automação de AP para identificar esses detalhes em contratos e faturas e agir de acordo com eles, com pouca ou nenhuma intervenção humana. Adicionalmente, algumas empresas estão usando sistemas avançados de automação de processos robóticos (RPA), que pode ajudar a refinar ainda mais os processos de contas a pagar e automatizar processos adicionais. Por exemplo, O RPA pode ser usado para classificar faturas provenientes de diferentes canais, como e-mail ou portal de fornecedores, e encaminhá-los para a equipe apropriada para aprovação e pagamento, economizando considerável esforço manual.

p Em contraste, as pequenas empresas são mais propensas a aceitar o “primeiro a chegar, primeiro pago ”para contas. Embora possa parecer eficiente pagar as contas à medida que as recebe, essa tática está lhe custando dinheiro por uma recompensa muito pequena.

p Uma lista das melhores práticas de AP para todos os negócios começa com a eliminação de custos desnecessários e processos ineficientes e o pagamento estratégico de contas para maximizar o fluxo de caixa. Contudo, as etapas e metas dentro de uma estratégia de contas a pagar podem diferir entre empresas menores e maiores devido às suas respectivas restrições financeiras.

Como adotar uma abordagem mais estratégica para o gerenciamento de AP

p Além de ter a equipe e os processos certos em funcionamento, a tecnologia é a chave para ajudar as equipes financeiras a adotar uma abordagem mais estratégica para gerenciar contas a pagar. Historicamente, apenas as grandes empresas que mencionamos tinham acesso a sistemas ERP que ofereciam automação robusta para tarefas de contas a pagar. Essas soluções eram caras e fora do alcance da maioria das pequenas empresas.

p Contudo, O software de ERP em nuvem baseado em assinatura permite que empresas menores acessem funcionalidades avançadas de ERP a um custo administrável.

p As pequenas empresas começaram a ver a oportunidade - e a necessidade. Em um estudo recente, 60% das empresas disseram que não tinham fluxos de trabalho de aprovação de faturas automatizadas, o que significa que há muitos e-mails circulando. Enquanto isso, as pequenas empresas demoram cerca de 25 dias para processar as faturas manualmente, e eles desperdiçam uma média de $ 12, 000 mensais em duplicatas.

p Nosso Brainyard Fall 2020 State of the CFO Survey mostra que um melhor planejamento e análise financeira (FP&A) e contabilidade / relatórios estão surgindo em termos de foco da liderança financeira.

p Lidar com contas a pagar por meio de um sistema ERP é uma ótima maneira de aumentar a eficiência e os ganhos de produtividade, ao mesmo tempo que atende à chamada para uma contabilidade mais eficaz e um FP&A mais preciso.

13 Melhores Práticas de Contas a Pagar

Abandone a maneira de trabalhar centrada no papel

p Os processos de papel têm custos mais altos para a empresa, e eles também são representativos dos antigos, fluxos de trabalho lineares AP que dependem de uma infinidade de manuais, processos repetitivos e produzem apenas instantâneos estáticos do status de caixa da empresa.

p Pronto para sair do papel, ou pelo menos sem papel? As melhores práticas começam com a digitalização de documentos AP, que permite relatórios e compartilhamento de dados em tempo real, eliminando redundâncias. Isso também elimina o risco de um incêndio ou desastre natural destruindo registros em papel, incluindo faturas pagas. A perda é muito menos provável quando os dados financeiros estão disponíveis digitalmente e com backup contínuo. E, encontrar um determinado pedido de compra é uma questão de alguns cliques.

p Usar métodos de pagamento mais modernos é outra maneira de reduzir a dependência do papel. Os cheques custam mais às empresas do que o intercâmbio eletrônico de dados (EDI) e outros métodos de pagamento digital, como depósito direto, então pare de pensar em pagamentos como cheques e comece a pensar neles como transferências de dinheiro.

Automatizar faturas

p Portais de fornecedores de autoatendimento que permitem que os parceiros insiram ou confirmem o contato, As próprias informações de prazo e pagamento deixam ainda menos trabalho para o departamento de AP. Os portais também ajudam a garantir que esses dados sejam precisos e devem reduzir as dúvidas quando chega a hora de pagar aos fornecedores.

Monitore relatórios e KPIs regularmente

p Depender de relatórios baseados em planilhas pode levar a oportunidades perdidas, especialmente quando as condições de negócios estão mudando. Visibilidade constante dos dados financeiros mais recentes, como a taxa de rotatividade de AP, através de um sistema ERP permite uma melhor tomada de decisões no momento e no futuro.

p O acesso a informações atualizadas de AP permitirá que as equipes financeiras controlem melhor o fluxo de caixa, detectar e reduzir fraudes, identificar tendências importantes nas despesas, encontre gargalos em fluxos de trabalho de AP e minimize problemas de conformidade. Também pode ajudar uma empresa a decidir se deve obter um empréstimo bancário para cobrir um déficit orçamentário ou negociar com os fornecedores prazos de pagamento estendidos.

Estabelecer controles e processos

p Os controles e regras corretos podem evitar problemas antes que eles ocorram. Isso tornará a equipe AP muito mais eficiente - e é uma abordagem muito melhor do que esperar até que um erro ou atraso aconteça e então gastar um tempo valioso consertando o dano. As empresas devem limitar o acesso às suas informações financeiras, ter uma separação clara de funções e definir controles internos para sinalizar automaticamente comportamentos e atividades suspeitas que possam indicar fraude.

4 principais processos de AP para ganhar dinheiro

p Em um novo relatório, A Deloitte sugere uma série de processos que podem levar a mais fluxo de caixa livre. Eles incluem:

1. Limite o número de fornecedores que você trabalha para permitir que a empresa negocie termos mais favoráveis. Como um bônus, As equipes de AP minimizam o número de contatos, economizando tempo.
2. Seja diligente quanto à precisão dos dados. Mantenha as informações sobre o volume e descontos por pagamento antecipado, SLAs e contatos principais atualizados para que você possa aproveitar ao máximo.
3. Exigir fatura detalhada e correspondência de pedido de compra. É um tempo bem gasto para rastrear quem fez um pedido, elimine pagamentos duplicados e garanta que os fornecedores faturem de acordo com os termos acordados. Retroceda POs imprecisos para que você zere o relógio de vencimento do pagamento.
4. Defina SLAs para processamento de pagamentos. A menos que haja um benefício financeiro para fazer isso, não pague faturas até que seja necessário. Mas não se atrase, ou — defina expectativas para aprovações departamentais e processamento da equipe de AP.

Delegar trabalho a mais de um ponto de contato

p Evite ter um único ponto de falha que pode resultar em multas e multas por atraso, violações de contrato, ou perda de status de prioridade com os principais fornecedores. Treine a equipe financeira para que alguém capaz de gerenciar AP esteja sempre disponível, não importa quem está de férias, doente ou saiu da empresa.

p O treinamento cruzado também significa que pessoas mais experientes podem se concentrar na melhoria de processos e na resolução de exceções e gargalos.

Monitore os pagamentos duplicados

p Fique atento a pagamentos duplicados para evitar que o dinheiro fique preso no processo de reembolso de um fornecedor - ou perdê-lo para sempre. Um sistema que compara mais do que números de faturas, como o conteúdo da fatura, pode detectar erros de faturamento duplo antes que os pagamentos duplicados sejam processados.

p Um portal de fornecedor também pode padronizar os formatos e campos de fatura para que faturamento e pagamentos duplicados sejam muito menos prováveis.

Rastrear disputas e resoluções de faturas

p As disputas de faturas podem escalar facilmente se não forem resolvidas rapidamente. Às vezes, um parceiro promete uma resolução, mas nunca se materializa. É uma prática recomendada ter contratos com fornecedores, comunicações, ordens de trabalho, notas de venda e outros documentos relevantes prontamente disponíveis para que você possa revisá-los ao primeiro sinal de uma disputa de fatura. Isso lhe dará as informações objetivas de que você precisa para resolver uma disputa - e um rastro de evidências caso ela evolua para um litígio.

Pergunte por que os cheques não são sacados

p Cheques não sacados podem voltar para esmagar seu fluxo de caixa mais tarde - às vezes, muito mais tarde, se não houver data de validade no cheque. Por outro lado, um cheque não sacado pode indicar um problema na emissão ou envio, ou um descuido por parte do fornecedor. Isso pode levar ao aumento dos custos para sua empresa na forma de multas por atraso ou outras penalidades e pode prejudicar seu relacionamento com o fornecedor.

p Defina um período de tempo padrão após o qual você fará o acompanhamento e perguntará por que os cheques não foram descontados. Um sistema automatizado que sinaliza automaticamente cheques não registrados permite que você tome medidas mais cedo ou mais tarde.

Reconcilie contas com frequência

p O dinheiro pode escapar por meio de lacunas nas reconciliações de contas. Por exemplo, se você pagou a um fornecedor mais do que o que está registrado no livro razão, talvez devido a uma taxa de atraso ou cobrança adicional por um aumento no tamanho do pedido, então você não tem uma visão precisa de quanto dinheiro você tem no banco. Isso pode levar a cheques devolvidos e outros problemas financeiros que afetam negativamente a classificação de crédito de sua empresa. Evite isso com uma solução que reconcilia automaticamente o razão com freqüência.

Revise os contratos regularmente

p Os contratos podem expirar, deixando sua empresa aberta a aumentos inesperados de custos ou condições menos favoráveis. Por outro lado, contratos atuais mal negociados podem vir com altas taxas de juros, prazos de pagamento curtos e falta de incentivos.

p Ao investir algum tempo e atenção, você pode negociar termos mais favoráveis ​​que podem ajudá-lo a administrar melhor suas finanças. As organizações devem procurar oportunidades de forma proativa, revisando todos os contratos regularmente.

Audite seus processos de aquisição

p A fraude de contas a pagar é um grande problema. De acordo com um relatório de 2020 da Association for Financial Professionals (AFP), 82% das empresas foram alvos de fraude em 2018, e esse número tem aumentado constantemente nos últimos anos.

p Audite seus processos de aquisição regularmente, e tomar medidas para remediar vulnerabilidades. Procure de forma proativa maneiras de tornar as compras mais eficientes e precisas e apertar os controles de conformidade e segurança. Alojar todos os documentos em um único sistema AP que tem vários controles e saldos, autenticação de fator duplo, A correspondência automatizada de pedidos de compra e controles fortes de usuários e permissões ajudarão a prevenir fraudes.

p Enquanto as ameaças externas de fraude estão aumentando, fraude interna é uma preocupação, também. Não se esqueça de levar em consideração o gerenciamento de despesas de T&E - a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) diz que 20% das pequenas empresas e 13% das grandes empresas relataram reembolsos de despesas fraudulentos.

Procure por falhas em seus processos de faturamento

p Nenhum sistema permanece perfeito, mesmo que comece assim. Um sistema AP que atendia perfeitamente às suas necessidades quando você tinha 100 funcionários e 20 fornecedores pode não ser tão maravilhoso à medida que sua empresa cresce. Não espere até que o AP seja uma fonte consistente de problemas.

p As falhas típicas do processo de AP incluem nenhuma maneira de detectar erros de entrada de dados, perda de documentação ou atrasos nos pagamentos que acabarão custando à empresa taxas e incapacidade de lidar com exceções e faturas fora do padrão.

Encontre uma solução de software para gerenciar tudo

p É difícil, especialmente para uma pequena equipe, para manter as melhores práticas em uma base contínua, especialmente à medida que o negócio cresce. A resposta é usar software e automatizar tantos processos quanto possível. Isso evitará muitos dos problemas que discutimos sem exigir atenção constante de sua equipe de contas a pagar.

Como o NetSuite pode ajudar

p NetSuite é um sistema ERP unificado que possui todas as ferramentas de que você precisa para seguir as melhores práticas de AP e outros processos financeiros importantes. NetSuite permite que as empresas criem uma lista de fornecedores, rastreie contas e faça pagamentos por meio de vários métodos (cheque, transferência bancária, arame), gerenciar processos de AP, desde o pedido de compra até o pagamento, de forma a reduzir a carga de trabalho dos funcionários. A solução pode rastrear pedidos de compra, notas, pagamentos em dinheiro e relatórios de despesas de funcionários; encaminhar automaticamente essas transações por meio das aprovações apropriadas; e, finalmente, registrá-los no razão geral.

p O NetSuite também possui amplos recursos de relatórios, dando às equipes AP acesso conveniente às informações de que mais precisam. Painéis configuráveis ​​podem listar faturas que requerem aprovação, contas pendentes com datas de vencimento ou outros dados pertinentes para ajudar as empresas a administrar seu caixa e, ao mesmo tempo, controlar suas despesas.