Um guia passo a passo para o ciclo contábil

Como proprietário de uma pequena empresa, você provavelmente fez um curso intensivo de contabilidade 101, aprendendo tudo, desde como rastrear despesas comerciais até aprender sobre os diferentes tipos de contabilidade.

Mas junto com o processo contábil e os vários termos contábeis, você também deve dedicar um pouco de tempo para aprender mais sobre o ciclo contábil.

Aqui estão as etapas do ciclo contábil:

• Etapa 1:transações
• Etapa 2:registrar entradas de diário
• Etapa 3:lançar lançamentos contábeis no razão geral (G/L)
• Etapa 4:executar balancete não ajustado
• Etapa 5:fazer entradas de ajuste
• Etapa 6:preparar um balancete ajustado
• Etapa 7:gerar demonstrações financeiras
• Etapa 8:feche os livros
• Etapa 9:iniciar o próximo ciclo contábil

Visão geral:qual é o ciclo contábil?

O ciclo contábil é considerado uma escrituração básica e é um processo passo a passo realizado pelos contadores para garantir que todas as transações financeiras sejam devidamente registradas. A partir da transação financeira inicial, o ciclo contábil simplifica todo o processo financeiro e ajuda a garantir que você não negligencie nenhum dos processos.

Graças ao software de contabilidade, grande parte desse ciclo é automatizado, para que você não precise mais lançar em diários separados ou esperar para lançar no razão geral (G/L). Mas mesmo que o ciclo seja automatizado, é importante entender cada uma das etapas e por que cada uma é necessária.

No final do mês, você executará suas demonstrações financeiras e começará tudo de novo, daí o termo 'ciclo'.

As etapas do ciclo contábil

Dependendo de onde você olhar, você pode encontrar o ciclo contábil descrito em 4 etapas, 5 etapas, até 10 etapas.

No entanto, o consenso geral é que existem 8 etapas no ciclo contábil, 9 se você contar o início do ciclo. Se você usa um software de contabilidade, verá que muitas dessas etapas, como inserir transações e lançá-las no Razão, foram consolidadas em uma única etapa.

É importante observar que muitas das etapas do ciclo contábil são para aqueles que usam o método de contabilidade de competência. Se sua empresa usa o método de contabilidade de caixa, você ainda pode seguir o ciclo, mas pode eliminar algumas das etapas, como o ajuste de lançamentos.

Etapa 1:transações

A primeira etapa do ciclo contábil começa imediatamente após o fechamento de seus livros do mês anterior.

O novo ciclo começa quando você começa a organizar todas as suas transações financeiras. Isso pode incluir codificar suas contas a pagar para a conta correta, escrever uma fatura, revisar recibos, criar um relatório de despesas e pagar seus funcionários.

Depois que essa revisão inicial for concluída e suas transações tiverem sido codificadas corretamente, você poderá passar para a próxima etapa do ciclo contábil.

Etapa 2:inserir transações

Depois de preparar suas transações, você pode começar a publicá-las. Se você estiver inserindo manualmente suas transações contábeis, precisará inseri-las em diários separados. Diários comuns usados ​​por contadores e contadores incluem:

• Recibos em dinheiro
• Desembolsos em dinheiro
• Vendas
• Compras

O objetivo desses diários é fornecer os detalhes do saldo que você transferirá posteriormente para o Razão. Em outras palavras, se você acabar registrando $ 150 em pagamentos de seus clientes, seu diário de recebimentos de caixa fornecerá os detalhes de cada um desses pagamentos, enquanto o Razão refletirá apenas o total de $ 150.

Data	De	Valor	Contas a receber	Vendas	Outro	Total
19-12-10	Canalização ABC	50,00		50,00		50,00
22-12-19	Café do Jim	75,00	75,00			75,00
31-12-19	Brinquedos com estampa de zebra	25,00		25,00		25,00
	Total de dezembro	150,00	75,00	75,00		150,00

Se você estiver usando um software de contabilidade, esse processo é automatizado, o que economizará muito tempo e reduzirá significativamente a chance de erros.

Etapa 3:lançamento no razão geral

Depois que suas transações forem inseridas para o mês, você precisará lançar os totais de seus diários subsidiários no razão geral. Esta etapa é desnecessária se você estiver usando um software de contabilidade, o que eu recomendo. No entanto, se você não estiver, ou se seu software de contabilidade não lançar automaticamente no Razão, você lançaria suas entradas no Razão neste momento.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-12-19	Dinheiro	150,00
31-12-19	Contas a receber		75,00
31-12-19	Vendas		75,00

Etapa 4:preparar um balancete não ajustado

Um balancete fornece uma lista de todos os saldos de sua conta contábil, com cada conta exibindo um saldo devedor ou credor. A razão pela qual você executa um balancete neste momento é garantir que seus débitos e créditos estejam equilibrados.

Se não forem, você terá que retornar aos seus livros auxiliares para encontrar o erro.

Etapa 5:faça as entradas de ajuste

Depois de reconciliar seu extrato bancário, você provavelmente terá algumas entradas de ajuste para fazer. Este é o ponto em que você também faria quaisquer lançamentos de depreciação e inseriria a folha de pagamento ou outras provisões de despesas.

Etapa 6:execute um balancete ajustado

Depois de corrigir quaisquer problemas de desequilíbrio e inserir entradas atrasadas ou de acúmulo, você desejará executar um balancete ajustado. Isso lhe dará os saldos mais atualizados para todas as suas contas do razão geral.

Etapa 7:preparar demonstrações financeiras

Seu balancete ajustado desempenha um papel importante na criação de suas demonstrações financeiras de final de mês. No mínimo, você deve executar três relatórios:

1. Declaração de renda
2. Balanço
3. Demonstração de fluxos de caixa

Você pode executar quantos relatórios complementares desejar, mas esses três são necessários.

Etapa 8:fechando os livros

Ao fechar seus livros para o ciclo contábil atual, você zera os saldos das contas de receita e despesa.

Esse saldo zero será transferido para o início do próximo período contábil e é feito para mostrar receitas e despesas por um determinado período de tempo, o que só pode ser feito se você iniciar com saldo zero para cada período contábil.

Etapa 9:comece o próximo ciclo

Parabéns, você concluiu seu primeiro ciclo contábil. Embora muitos desses detalhes sejam completamente automatizados se você estiver usando um software de contabilidade, agora você entende o ciclo de contabilidade do início ao fim.

Usando o ciclo contábil para suas finanças

Mesmo que você seja uma pequena empresa e use a contabilidade de caixa, pode ser benéfico usar o ciclo contábil.

O ciclo contábil ajuda a garantir que seus saldos sejam precisos, que você não pulou um dos processos e que suas demonstrações financeiras representem a verdadeira saúde financeira do seu negócio.

Como tudo sobre escrituração e contabilidade, o ciclo contábil é um processo que pode ajudá-lo a categorizar e inserir suas transações corretamente. O uso do ciclo contábil também ajuda a garantir que você e seu contador tenham uma visão geral completa e precisa da saúde financeira do seu negócio.

Mesmo as pequenas empresas se beneficiariam do uso do ciclo contábil em seus negócios e, se você estiver usando a contabilidade de competência, é uma necessidade absoluta.