Como funciona a remuneração dos funcionários

A remuneração é um dos maiores fatores a serem considerados ao aceitar um novo emprego.
Se você possui seu próprio negócio, a remuneração e o pacote de benefícios de seus funcionários podem ser o fator decisivo para muitos funcionários em potencial. E não é só o dinheiro. Para tornar sua empresa competitiva e atraente para os candidatos, você precisa oferecer um pacote de benefícios total excepcional. Isso o torna uma parte muito importante do seu processo de planejamento e gerenciamento de negócios, se você espera contratar (e manter) os melhores funcionários.

Então, como tornar seu pacote de benefícios atraente e competitivo sem comprometer financeiramente o sucesso do seu negócio? Como obter as melhores ofertas de seguros? Que vantagens você pode oferecer que não custarão dinheiro adicional, mas significarão muito para seus funcionários? As opções de ações são o caminho a percorrer? Como você define os salários? Quais custos de benefícios são dedutíveis? Provavelmente há mais 100 perguntas surgindo em sua cabeça quando você começar a pensar em como configurar e gerenciar essas políticas.

Neste artigo, responderemos a algumas dessas perguntas e direcioná-lo para recursos para ajudá-lo a encontrar respostas para as que não encontramos aqui.

Configurando sua estrutura de remuneração

Embora o dinheiro não seja tudo, certamente é uma das principais questões que os funcionários em potencial analisam ao entrevistar novas empresas. (Sim, enfrente, eles estão entrevistando VOCÊ.) Se você está oferecendo uma estrutura salarial básica direta ou uma estrutura salarial baseada em incentivos, pode fazer ou quebrar você aos olhos dos principais candidatos a empregos. Vejamos como funciona cada sistema.

Um programa de remuneração base padrão oferece faixas salariais fixas para cada tipo de cargo para funcionários que executam as tarefas padrão de seus cargos. Configure níveis mínimos e máximos dentro dessas faixas de pagamento para levar em conta as variações nos níveis de experiência e habilidade. Ao definir a estrutura de remuneração base, determine onde sua empresa se enquadra em seu próprio setor, bem como em setores concorrentes que também podem oferecer oportunidades de emprego para seus funcionários. Configure seus níveis de pagamento para serem competitivos, ou você corre o risco de perder funcionários. Você pode usar a Internet para encontrar níveis salariais padrão do setor para cargos específicos em áreas geográficas específicas. Clique aqui para pesquisar sites da Web com bancos de dados de informações salariais de acesso livre.

Uma vez que sua estrutura de remuneração base está em vigor, a maioria das empresas estabelece um programa de remuneração por mérito que levará o funcionário através da faixa salarial de seu cargo em uma velocidade orientada pelo desempenho. Isso entra em jogo quando os gerentes do funcionário fazem análises anuais de desempenho do funcionário . A desvantagem disso é que os funcionários podem começar a ver como certo que receberão um aumento salarial após cada avaliação, e isso deixa de ser uma motivação para ter um melhor desempenho em seus trabalhos. Por esse motivo, mais empresas estão adotando um estilo de remuneração baseado em recompensas, também chamado de Compensação de incentivo .

A remuneração baseada em incentivos está se tornando muito mais comum devido à maior ênfase no desempenho e na competição por talentos. Esse tipo de estrutura de remuneração ajuda significativamente a motivar os funcionários a ter um bom desempenho. Os bônus de contratação também são frequentemente usados ​​agora, mesmo para recém-formados. No entanto, você pode querer vincular um período de tempo específico antes do funcionário receber esse bônus - por exemplo, metade após seis meses e o restante após um ano de emprego. Caso contrário, você pode correr o risco de o funcionário sair após a primeira verificação, o que prejudicaria seu propósito. Então, isso significa que a compensação de incentivo é o caminho a seguir? Talvez sim, se sua empresa estiver em um setor em que você realmente precisa competir para obter bons funcionários.

A configuração de um programa de remuneração baseado em incentivos requer a mesma pesquisa em seu setor que o programa de remuneração base. Você ainda estabelecerá níveis de pagamento base, mas pode ser um pouco menor e você incluirá nessa base os bônus anuais ou trimestrais (ou qualquer outro intervalo), comissões ou outros tipos de compensação em dinheiro compartilhada.

Na próxima seção falaremos sobre outras formas de remuneração, incluindo bônus, comissões e férias.

Formas de compensação

Seus bônus devem ser baseados em conquistas e devem incluir todos os seus funcionários. Não limite seu programa de incentivo a determinados funcionários, ou você limitará o potencial de sua empresa. Você também perderá o benefício dos efeitos de formação de equipe da remuneração baseada em incentivos. Se todos estiverem perseguindo o mesmo objetivo, eles terão uma chance melhor - e sua empresa terá uma chance melhor - de ter sucesso.

Suas recompensas também devem ser baseadas nos resultados e não simplesmente no nível de atividade do funcionário. Só porque eles tentam não significa que eles devam receber o bônus que aqueles que realmente produzem resultados obtêm.

Não coloque um limite no valor do bônus; você apenas limitará o esforço que seus funcionários colocam no trabalho. Quando atingirem o limite, eles sentirão que podem relaxar e relaxar. Mantenha-o aberto e eles continuarão a produzir.

Amarrar a remuneração de seus funcionários aos resultados que eles produzem os ajudará a se concentrar nos resultados da empresa. Você também pode vincular a compensação de incentivo de longo prazo na forma de opções de ações e planos de compensação diferida (mais sobre opções de ações posteriormente neste artigo). Esses tipos de planos não apenas compensam seus funcionários pelo bom trabalho, mas também ajudam a mantê-los.

Para sua equipe de vendas, uma estrutura de remuneração baseada em incentivos quase sempre produzirá melhores resultados do que uma estrutura de remuneração direta. Embora seus clientes possam experimentar um discurso de vendas menos pressionado de um representante de vendas assalariado, eles provavelmente também não comprarão tanto. A implementação de uma estrutura de pagamento baseada em comissões para sua equipe de vendas pode afetar diretamente seus números de vendas. Se sua renda estiver diretamente relacionada ao seu desempenho e nenhum teto for colocado em seu caminho, então o céu realmente pode ser o limite. Se você tiver uma equipe de vendas talentosa, ela prosperará nesse tipo de ambiente; se você não fizer isso, eles geralmente não o farão. Você pode facilmente detectar quem está produzindo e quem não está e eliminar de acordo – ou pelo menos saber quem precisa de algum treinamento adicional de vendas.

Há também desvantagens nas estruturas de pagamento baseadas em comissões para a equipe de vendas. Muitas vezes, os funcionários se concentram inteiramente na venda de itens que lhes dão o maior retorno do seu tempo e não levam em consideração as reais necessidades do cliente. O atendimento ao cliente também pode sofrer porque o representante de vendas passou para a próxima venda de alto valor. O que você precisa fazer é garantir uma boa combinação de salário base e comissão de vendas. Seu salário base deve ser suficiente para atrair bons candidatos, mas não tão bom que você deixe os representantes satisfeitos com o valor base, mesmo que eles não façam nenhuma venda!

É um equilíbrio delicado. Seu tipo de negócio também desempenhará um papel na determinação do tipo de estrutura de pagamento que você oferece à sua equipe de vendas. Se você oferece um único produto com poucas variações, uma estrutura de comissão direta pode funcionar para você. Se você oferece vários produtos ou serviços ou uma combinação de produtos e serviços, sua abordagem de vendas exigirá mais uma técnica de construção de relacionamento e provavelmente um atendimento ao cliente mais contínuo se você quiser fazer vendas adicionais para sua base de clientes existente. Nesse caso, seu salário base pode ser mais importante. Lembre-se também de que essa estrutura de remuneração pode evoluir com o tempo. Se algo não está funcionando, então você pode ajustá-lo. Apenas certifique-se de que sua equipe entenda isso ao contratá-los.

Além dos pacotes de benefícios regulares que incluem seguro saúde, férias e planos de aposentadoria, os funcionários parecem estar buscando ativamente empresas que ofereçam mais do que eles valorizam. Equilibrar suas vidas está se tornando mais importante do que nunca. Por causa disso, outros benefícios como horários flexíveis, ambientes descontraídos, creche e outros benefícios de estilo de vida estão se tornando quase tão importantes quanto os salários. Na verdade, de acordo com dados compilados pela WorkLife Benefits, 90% dos mais de 1.000 funcionários entrevistados pela Gallup Organization em 1998 disseram que o equilíbrio entre vida profissional e pessoal é tão importante quanto seguro de saúde. Mais de um quarto dos trabalhadores pesquisados ​​disseram que equilibrar trabalho e família é mais importante do que um salário competitivo, segurança no emprego ou apoio para um diploma avançado. Mas essas outras vantagens, bem como outras recompensas intrínsecas, podem definitivamente ter um forte efeito sobre como os funcionários se sentem em relação ao empregador e ao ambiente de trabalho, e podem ajudar a reter funcionários que, de outra forma, poderiam sair. Falaremos mais sobre franja e outros benefícios adicionais ao longo deste artigo.

Se você é um pequeno empregador e faz sua própria folha de pagamento, também precisará ficar por dentro das mudanças nos impostos trabalhistas. Em janeiro de 2001, o imposto da Previdência Social era de 6,2% e o imposto do Medicare era de 1,45%. Cada um exige que você, como empregador, corresponda aos valores retidos para um total de 15,3% a ser pago ao IRS. Você também deve pagar impostos de desemprego se seus funcionários ganharam pelo menos US$ 1.500 em um trimestre. Visite o site do Tesouro dos EUA para obter informações atualizadas sobre retenção de imposto de renda, seguro social e retenção do Medicare, bem como regras sobre quando e como você deve depositar esses impostos (mais sobre isso mais adiante no artigo).

Se você contratou contratados independentes , você não é obrigado a reter impostos ou igualar valores. No entanto, você precisa ter certeza de que o trabalhador seria classificado como contratado independente. Como regra geral, se os trabalhadores são contratados ou não, é determinado por quem controla seu tempo e como e onde eles fazem o trabalho. Mais uma vez, visite o site do Tesouro dos EUA para obter informações atualizadas.

Cada estado individual também tem requisitos de retenção. Um site como este Diretório de sites fiscais e contábeis pode fornecer links para o escritório do tesouro de um estado individual, que fornecerá informações atualizadas sobre seguro-desemprego, retenção de imposto de renda e quaisquer impostos adicionais que possam ser necessários.

Agora, vamos seguir em frente e falar sobre a palavra "eu":seguro.

Seguro de Saúde

Os prêmios de seguro provavelmente custarão cerca de 8% a 10% do valor da sua folha de pagamento. A maior parte disso será seus prêmios de seguro de saúde. Então, quais são suas opções e como você encontra o melhor negócio? Atualmente, existem três tipos principais de cobertura de saúde que você pode oferecer aos seus funcionários:cobertura tradicional (taxa por serviço), HMO (organização de manutenção da saúde) ou PPO (organização fornecedora preferencial).

Com um plano de cobertura de saúde tradicional , seus funcionários terão mais flexibilidade. Eles podem ver os médicos que quiserem, ir a hospitais de todo o país e trocar de médico sempre que quiserem. Esses planos são, no entanto, mais caros e geralmente não cobrem cuidados preventivos de saúde, como exames médicos, imunizações e puericultura. Existem três variações da cobertura tradicional de taxa por serviço:básica, médica principal e abrangente. Básico cobre alguns dos custos de um quarto de hospital e cuidados, mas não tudo. O Major Medical começa onde o Basic termina e o Comprehensive é uma combinação dos dois.

Com a cobertura de saúde tradicional, os funcionários terão que pagar uma franquia (geralmente US$ 250 a US$ 500 por ano) antes que o seguro comece a pagar qualquer coisa. Nesse ponto, a seguradora passa a pagar 80% e o funcionário é responsável pelos 20% restantes de todas as contas médicas. Eles geralmente têm um "limite", que é um limite do valor que o funcionário terá que pagar em um ano. Uma vez atingido o limite, a seguradora paga a franquia.

Também pode haver limitações sobre quanto o plano pagará por serviços específicos. Estes são chamados de "taxas habituais". Se o médico de um funcionário cobrar mais do que o valor médio de um procedimento específico, esse funcionário será responsável pelo restante da conta.

Um dos tipos de planos mais amados e odiados é a organização de manutenção da saúde (HMO). HMOs são basicamente planos de saúde pré-pagos. Com um HMO, os funcionários só podem ir a grupos específicos de médicos que são de propriedade ou contratados com a organização de manutenção da saúde.

Pequenos co-pagamentos de US$ 5 a US$ 25 são feitos pelos funcionários para visitas ao escritório ou ao pronto-socorro, e os serviços às vezes são limitados. Normalmente, os funcionários são obrigados a selecionar um médico de cuidados primários (PCP) que monitorará sua saúde e fará os encaminhamentos necessários para especialistas. Normalmente, eles não podem consultar um especialista, a menos que o PCP aprove e faça o encaminhamento (a menos que eles próprios queiram pagar por isso).

Os HMOs operam com a premissa de que, se eles o mantiverem saudável e cuidarem de pequenos problemas antes que se tornem grandes, eles ganharão mais dinheiro com o tempo e as pessoas serão mais saudáveis. Por causa disso, eles geralmente cobrem cuidados preventivos, como exames médicos, check-ups infantis, etc. Eles também geralmente têm menos papelada para os pacientes preencherem.

A última opção de seguro de saúde é a organização provedora preferida (POP). Os PPOs combinam o melhor dos mundos de seguros tradicionais e HMO. Como o HMO, há uma lista de fornecedores que seus funcionários devem escolher (uma rede) e devem selecionar um médico de atenção primária. Eles não precisam preencher muita papelada quando vão para uma visita, apenas pagam uma pequena co-pagamento, e a maioria dos cuidados preventivos é coberta. A diferença é que eles também podem sair da lista de médicos aprovados para qualquer médico que quiserem. Eles apenas têm que pagar mais e preencher formulários de sinistros.

A maioria dos empregadores também inclui cobertura odontológica e cobertura de visão. Normalmente, a cobertura odontológica paga 100% dos serviços preventivos, 80% dos procedimentos como obturações e 50% dos procedimentos principais, como coroas. A cobertura de visão geralmente pagará por um exame de visão por ano e um par de óculos.

Vale a pena encontrar um bom corretor ao procurar apólices de seguro de saúde. O corretor pode representar planos de até 15 seguradoras diferentes, permitindo que você tenha uma ideia melhor do que está disponível e faça mais compras de comparação. Esteja ciente, porém, de que a maioria das seguradoras só preparará uma cotação para sua empresa uma vez, portanto, certifique-se de ter selecionado um bom corretor antes de receber cotações.

Ao avaliar os planos, verifique as franquias e as taxas de co-seguro. Se uma apólice exigir um co-pagamento superior a 25% do valor do procedimento, procure outro lugar. Certifique-se de que há uma boa variedade de serviços oferecidos e que doenças de longo prazo e condições pré-existentes sejam cobertas. Também deve haver pelo menos US $ 1 milhão em cobertura. Verifique também as cobranças típicas dos médicos locais para garantir que o reembolso máximo para um procedimento específico não seja muito baixo.

Em seguida, você precisará verificar as seguradoras. Você pode descobrir sobre sua saúde financeira na Standard and Poor's. Além de sua saúde financeira, você também precisará investigar seu histórico de pagamento de sinistros. Você não quer uma seguradora que não quer pagar sinistros. Seu corretor deve ser capaz de ajudá-lo nesta área.

Compare seus preços, seus serviços, suas áreas de serviço e listas de médicos (se HMOs ou PPOs), e lembre-se, seus funcionários (e você) terão que viver com sua escolha - então faça sua lição de casa! Você pode obter uma lista de corretores de subscritores de saúde registrados em sua área entrando em contato com a Associação Nacional de Subscritores de Saúde.

Se a sua é uma pequena empresa, você pode ligar para o departamento de seguro do seu estado para encontrar provedores de saúde para grupos de pequenas empresas em sua área, ou então procurar uma aliança de compra de saúde ou um plano de associação. Esses planos permitem que pequenas empresas adquiram seguro como parte de um grupo maior.

As alianças de compra de saúde fornecem um serviço necessário para pequenas empresas, fornecendo uma maneira de comprar seguro em grupo a taxas mais baixas do que normalmente poderiam. A aliança compra o plano de saúde para seus associados (pequenas empresas) e tem um administrador terceirizado para administrar o plano. Esteja preparado para o processo de subscrição com este tipo de cobertura de grupo. Muitas vezes, envolve todos os funcionários preenchendo um questionário sobre sua saúde, bem como a saúde de sua família. Além disso, verifique as operações da aliança para garantir que todos os fundos sejam gerenciados corretamente.

Você também pode verificar com associações comerciais, profissionais e outras se eles oferecem cobertura de saúde em grupo.

Continue lendo para saber mais sobre outros tipos de seguro.

Seguro de Invalidez e Vida

Invalidez de Curto e Longo Prazo

Nos Estados Unidos, incapacidade de curto prazo (STD) não é fornecido por muitos empregadores, no entanto, alguns estados exigem por até 26 semanas. Ele é projetado para substituir a renda de um funcionário a curto prazo como resultado de uma deficiência e geralmente é igual a cerca de 60% do salário semanal bruto do funcionário. Dessa forma, o valor que o empregado saca é mais próximo do valor da perda de renda que o empregado realmente levava para casa (líquido) antes da invalidez.

Invalidez de longo prazo (LTD) não é exigido por lei, mas algumas empresas o oferecem como um benefício padrão. A invalidez de longo prazo é a cobertura de perda de renda que entra em ação como resultado de uma deficiência. Também se baseia em cerca de 60% da renda bruta do empregado. Geralmente, há um período de eliminação de 30 a 180 dias antes do início dos benefícios, de modo que normalmente começa onde a incapacidade de curto prazo termina (se DST for oferecida). Os benefícios de LTD podem continuar por toda a vida, embora a maioria termine aos 65 anos, quando a previdência social entra em ação. Muitos empregadores pagam todos os prêmios de invalidez de longo prazo.

Algumas empresas pagam por invalidez de curto prazo e tornam a de longo prazo opcional, às vezes com custo reduzido para o empregado. A lógica por trás disso é que você deseja que o funcionário volte ao trabalho após um acidente ou lesão curta e imprevista – os empregadores raramente veem um funcionário voltar de uma deficiência de longo prazo. Além disso, existem muitas variáveis ​​na seleção das apólices, desde o período de exclusão, que pode ser baseado em diferentes períodos de tempo, se for uma lesão ou doença, até limitações de condições pré-existentes, limitações de reivindicações autorrelatadas, proteção para ocupação própria, e garantia de taxa. E, se a empresa pagar pelo benefício, é considerado lucro tributável; se o empregado paga pelo benefício, é considerado seguro e não é tributável.

Pense em seu local de trabalho e considere os tipos de acidentes que podem ocorrer para ajudar a decidir quais tipos e níveis de seguro de invalidez você deve cobrir. Além disso, lembre-se de passar por um corretor respeitável para obter o melhor negócio.

Seguro de Vida

Dependendo do tamanho da sua empresa, você pode oferecer seguro de vida em grupo para seus funcionários por apenas 5 centavos por $ 1.000 de cobertura. Não é um mau negócio! Seus funcionários e futuros funcionários vão gostar porque significa que eles não precisarão fazer exames médicos antes de serem cobertos e, geralmente, podem converter o plano em um plano de seguro de vida individual se/quando deixarem a empresa.

A cobertura mais comum para os funcionários é uma apólice igual ao seu salário. Na maioria dos casos, o empregador paga todo o prêmio. Algumas empresas também permitem que o funcionário adquira cobertura adicional para familiares ou para si mesmo a um baixo custo mensal. As taxas de seguro serão avaliadas a cada cinco anos para levar em conta a idade média crescente (ou queda) dos funcionários, portanto, as taxas podem flutuar dependendo da demografia do negócio.

Se sua empresa tiver menos de 10 funcionários, você provavelmente não poderá contratar um seguro de vida em grupo.

Em seguida, vamos falar sobre a licença remunerada. Você não só tem que pagar seus funcionários quando eles trabalham, mas às vezes você tem que pagá-los quando eles não trabalham...

Folga remunerada

Você gastará cerca de 10% de sua folha de pagamento em folgas remuneradas. O tempo de folga remunerado é um benefício muito bem avaliado, especialmente com tantos trabalhadores se esforçando mais para equilibrar o trabalho e a vida familiar.

A maioria das empresas oferece férias remuneradas para todos os seus funcionários. A média nacional é de 10 1/2 feriados pagos por ano. Estes são tipicamente o dia de Ano Novo, o dia do Presidente, o Memorial Day, o Dia da Independência, o Dia do Trabalho, o Dia de Ação de Graças, o dia seguinte ao Dia de Ação de Graças, a véspera de Natal e o dia de Natal. Além dos feriados padrão, algumas empresas também oferecem de um a dois feriados flutuantes ou dias pessoais. Esses dias podem ser usados ​​sempre que o funcionário desejar usá-los e muitas vezes compensam feriados religiosos que não fazem parte da programação padrão de feriados remunerados da empresa.

O número médio de dias de férias concedidos aos novos funcionários é de 10 por ano, com aumento para 15 após cinco anos e 20 após 10 a 15 anos. O tempo de férias é acumulado mensalmente ou trimestralmente, e a maioria das empresas usa um ano civil para facilitar sua manutenção de registros.

Quando a temporada de gripes e resfriados chegar, seus funcionários começarão a aproveitar os dias de doença pagos que você está oferecendo. A maioria das empresas oferece de 6 a 9 dias de licença médica. Ao contrário do tempo de férias, o número de dias de doença que as empresas oferecem normalmente não aumenta com o passar dos anos e, se você definir uma política de não transferir licenças médicas não utilizadas para o ano seguinte, esteja preparado para muitos resfriados em dezembro. Algumas empresas permitem que os funcionários usem seus dias de doença remunerados para cuidar também de familiares que estão doentes. Certifique-se de definir uma política e cumpri-la.

Algumas empresas (cerca de 25%) oferecem um pedaço maior de folga remunerada (PTO) que pode ser usado da maneira que o funcionário achar melhor. Um cenário típico pode ser fornecer três semanas de folga remunerada nos primeiros cinco anos, depois aumentar o valor para quatro semanas após 10 anos e assim por diante.

Nas situações de férias remuneradas ou de PTO, os funcionários teriam que solicitar o afastamento com antecedência, exceto em casos de emergência. O tempo normalmente pode ser tomado em incrementos de meio dia. O tempo é acumulado mensalmente ou trimestralmente e depositado até que o funcionário o utilize. Se o empregado deixar o emprego, o empregado geralmente é pago pelo tempo depositado.

Se você permite que dias de férias não utilizados ou PTO sejam transferidos para o ano seguinte, depende de você. Algumas empresas permitem que um certo número de dias seja transferido, mas todos os dias acima desse número são perdidos. Outros permitem que os funcionários obtenham permissão especial de seus gerentes para transitar dias com a estipulação de que sejam usados ​​até uma determinada data no ano seguinte. Carregar dias de doença de um ano para o outro é outra questão com a qual lutar. Leve em consideração o impacto que teria em sua empresa ter funcionários afastados por longos períodos de tempo com pagamento integral por causa de licenças médicas ou férias armazenadas, além de ter que cobrir a perda de produtividade. Lembre-se também de que transferir esses dias acumulados para outro ano pode criar dores de cabeça para seu contador, contador ou controlador.

Continue lendo para conhecer outros benefícios.

Outras licenças e benefícios

Serviço de júri, licença militar e luto

Não se esqueça de incluir políticas de serviço de júri, licença militar e luto. Essas situações podem surgir com mais frequência do que você imagina e, mesmo que a sua empresa seja pequena, você precisa ter políticas em vigor para lidar com elas para saber que está lidando com elas de forma consistente. Normalmente, as empresas permitem até duas semanas por ano para serviço de júri ou licença militar e até três dias por ano para luto.

Você também precisará de uma política de licença maternidade e/ou paternidade. Se esta licença é paga ou não é com você (mais sobre isso mais tarde).

Benefícios do parceiro doméstico

O assunto muito controverso de benefícios de emprego para parceiros domésticos tornou-se mais comum nos últimos anos. Se a sua força de trabalho é muito diversificada, você pode querer considerar a cobertura de parceiros domésticos em seu programa de benefícios. O foco da maioria dos benefícios do parceiro doméstico parece ser os cuidados de saúde, mas muitos também passam para o seguro de vida, licença familiar e outras áreas.

Embora você possa pensar que as razões para incluir a cobertura de parceiro doméstico em seu programa de benefícios são simplesmente um compromisso com a diversidade e a imagem pública, lembre-se também de que seus concorrentes mais próximos podem estar oferecendo isso. Se você não oferecer isso também, pode estar atrapalhando seus próprios esforços para atrair talentos para sua força de trabalho. Os valores, as crenças e o mercado de trabalho de sua empresa serão fatores decisivos para você oferecer cobertura para parceiros domésticos.

Verifique com os regulamentos das leis de seguro do seu estado e também com sua seguradora, porque ainda existem algumas restrições que podem afetar sua capacidade de oferecer o benefício, mesmo que você queira.

Opções de ações/participação nos lucros

Muitas vezes usadas como uma ferramenta para reter funcionários, as opções de ações têm um apelo crescente no mercado de trabalho atual. Dependendo do negócio e do setor, as opções de ações podem ser um benefício muito valioso e atraente para oferecer aos funcionários e potenciais funcionários. Decidir oferecer opções de ações é um acéfalo; decidir sobre o tipo de plano de opção é outra história.

Existem três classes de opções de ações:opções de ações de incentivo (ISO), opções de plano de compra de ações para funcionários , e opções não qualificadas .

Os planos mais populares são ISOs e planos não qualificados. Com ambos os planos, é oferecido ao funcionário um número específico de ações que ele pode adquirir (exercício) em uma data específica. As ações podem ser adquiridas pelo valor das ações no momento em que a opção foi concedida. Então, se o valor da ação aumentou quando os empregados exercem sua opção, então eles fazem um bom negócio; se não, então as opções de ações não valem nada.

Esses dois planos diferem na forma como o dinheiro é tributado. Com as ISOs, os funcionários não pagam impostos até que depois vendam as ações que compraram (exerceram). Naquela época, qualquer dinheiro que eles ganhassem com a transação está sujeito ao imposto sobre ganhos de capital em vez de imposto de renda. Eles devem, no entanto, certificar-se de que não venderão as ações por pelo menos dois anos após a concessão da opção ou dentro de um ano após o exercício da opção (compra da ação). Outra coisa a considerar é que não há dedução corporativa quando o empregado exerce a opção.

Com planos não qualificados , a situação fiscal é diferente. Os funcionários terão que pagar imposto de renda sobre quaisquer ganhos obtidos quando exerceram suas opções (supondo que o funcionário esteja obtendo lucro com base no valor atual das ações). Por exemplo, se a ação foi avaliada em $ 2 por ação quando as opções foram outorgadas e está avaliada em $ 5 quando as opções são exercidas, então o imposto de renda ordinário deve ser pago sobre o ganho de $ 3 por ação. Também pode haver uma dedução corporativa no mesmo valor. Mais tarde, se o funcionário mantiver a ação e ela aumentar mais de valor, ele só deverá pagar imposto sobre ganhos de capital sobre o aumento adicional de valor quando vender.

Planos de compra de ações de funcionários são outra opção para os empregadores que desejam atrair novos recrutas. Ao contrário dos ISOs e dos planos não qualificados, os planos de compra de ações para funcionários geralmente são oferecidos a todos os funcionários qualificados. Os funcionários podem comprar as ações por cerca de 85% do seu valor de mercado. A maioria das empresas permite que os funcionários comprem ações de até 10% do salário total e oferecem descontos em folha de pagamento para pagamento.

Outra opção menos conhecida e particularmente atraente para empresas pequenas e privadas é o plano de estoque fantasma . Os planos de ações fantasmas funcionam de maneira semelhante às outras opções de ações, mas o risco de compartilhar ações na empresa não existe. Você pode emitir ações para seus funcionários a um preço definido com base no valor atual de sua empresa e, em uma data futura especificada, reavaliar o valor da empresa. Se as ações subiram e o funcionário quiser vender, você faz um cheque para o funcionário pelo valor aumentado. Seu funcionário pagará impostos sobre os "salários" adicionais e sua empresa poderá fazer uma dedução fiscal.

Planos de participação nos lucros

Cerca de 40% das empresas oferecem planos de participação nos lucros. Os programas de participação nos lucros exigem o estabelecimento de uma fórmula de distribuição dos lucros da empresa. A fórmula geralmente é baseada em 5% a 6% do salário do funcionário. Eles geralmente incluem um período de aquisição de até sete anos. O bom dos planos de participação nos lucros é que eles permitem que você decida se e quanto sua empresa contribui para o plano. Durante anos menos rentáveis, você pode optar por não contribuir. Ele também permite controlar como o dinheiro é investido e não é tão caro de administrar quanto outros planos.

Planos de propriedade de ações dos funcionários (ESOPs)

ESOPs são a forma mais comum de propriedade de funcionários nos Estados Unidos. Eles permitem que seus funcionários possuam uma parte da empresa sem exigir que eles comprem ações. Sua empresa pode ser pública ou privada, e o estoque geralmente é repassado aos funcionários por meio de contribuições anuais. Os ESOPs, como os outros métodos de propriedade de ações dos funcionários, podem melhorar seus resultados por meio da maior conscientização e interesse dos funcionários em ajudar a empresa a ser bem-sucedida. Se você estiver interessado em transferir parte ou toda a propriedade para seus funcionários, essa pode ser uma boa opção para sua empresa. As contribuições são dedutíveis de impostos, você pode pedir emprestado contra o ESOP e os proprietários de ações podem vender suas ações de volta para a empresa quando saem e escapar do pagamento de impostos se o dinheiro da venda for transferido para outro título. As contas ESOP têm impostos diferidos até a aposentadoria.

A seguir, falaremos sobre os planos de aposentadoria.

Planos de aposentadoria

O plano de aposentadoria (ou pensão) de sua empresa não é apenas bom para seus funcionários, mas também é um dos melhores benefícios fiscais disponíveis - tanto para sua empresa quanto para seus funcionários. Você pode deduzir as contribuições, e as contribuições são diferidos para o empregado.

Os planos de pensão se dividem em duas categorias:planos de pensão de contribuição definida e planos de pensão de benefício definido.

Planos de pensão de benefício definido são planos que têm um benefício definido, e as contribuições que uma empresa faz ao plano são baseadas em premissas atuariais. Seu funcionário saberá qual será o valor da aposentadoria e poderá planejar de acordo.

Planos de pensão de contribuição definida baseie os benefícios de seus funcionários na quantia de dinheiro contribuída para a conta. Alguns dos tipos de contas que se enquadram nessa categoria incluem:planos de pensão de participação nos lucros, planos de pensão de compra de dinheiro, planos de pensão de benefício-alvo, planos de pensão de bônus em ações, ESOPs, planos de pensão de poupança e pensão 401(k) planos.

Planos 401(k)

O mais popular dos planos de pensão de contribuição definida é o 401(k). Existe desde 1978 e permite que os funcionários contribuam com até US$ 12.000 em dinheiro antes dos impostos (US$ 12.000 em 2003; isso aumenta em US$ 1.000 a cada ano até atingir US$ 15.000 em 2006), que é o mais alto de qualquer um dos planos de pensão . O empregado e o empregador combinados não podem contribuir com mais de $ 40.000 anualmente (ou um valor igual ao salário do empregado, o que for menor) para a conta do empregado.

401(k) plans let your employees save for retirement easily and conveniently through pre-tax automatic payroll deductions. It's money they don't see, so they don't miss it. Implementing a 401(k) plan can improve employee morale and help in luring in new employees. The money your employees contribute, as well as your contributions and their account earnings, are all tax deferred until they actually withdraw the money when they retire. Employees have full control over their investments. Withdrawals are also permitted at termination of employment or during financial hardship, but a 10% penalty tax is charged if they are younger than 59 1/2 years old. Many companies allow terminated employees or employees who elect to leave the company the option to keep their 401(k) account, but they can no longer contribute to it.

As an employer, you are not required to match contributions or contribute at all to your company's 401(k) plan; however, to be competitive, most employers do. You do have the flexibility to alter your contributions year to year based on the profitability of your company. You even have the option of contributing on behalf of employees who aren't participating as long as they are eligible. Your contributions are tax deductible, like with the other plans. You can also set up a vesting schedule for the contributions you make to your employees' accounts. This is just another way to help motivate employees to stay with the company longer.

The down side of 401(k) plans is that they are usually expensive to administer.

In the next section, we'll learn about money purchase plans.

Money Purchase Plans

Money-purchase plans are like profit sharing plans that require a set amount (usually a percentage of the employee's salary) be contributed by the employer each year, even in years where there is no profit. Employees can contribute up to 25% of their salaries or a maximum of $40,000 per year. On the flip side, money-purchase plans give employers the maximum tax advantage possible.

SIMPLE IRA

If you have 100 or fewer employees and offer no other retirement pension plan, the Savings Incentive Match Plan for Employees (SIMPLE) IRA provides a simplified way to make contributions to a retirement plan either for yourself if you're a sole proprietor, or for your employees. With this plan, your employees can make monthly contributions (salary deferrals), and you, as the employer, have the option of two types of contribution methods. You can either match the first 3% of the employee's contribution dollar for dollar, which by the way does help encourage participation by your employees, or you can opt to make a non-elective contribution equal to 2% of your employees' pay. If you choose to match your employees' contributions, you do have the option of altering the amount to fall somewhere between 1% and 3% for two out of every five years.

Your employees can contribute up to $8,000 in 2003, and no other contributions -- other than your employer match or non-elective contributions -- can be made. If the employee is less than 59 1/2 years old and hasn't contributed to the plan for at least two years, then withdrawn funds may face a 25% penalty tax.

The SIMPLE IRA has lower administrative costs than other plans. The plan is simple with regard to reporting requirements, and it isn't subject to nondiscrimination and top-heavy rules that limit the benefits provided to your highest paid employees. Your contributions are tax deductible. Your employees will be immediately 100% vested. They can set up their investment portfolios to suit their own goals and situations. They can also roll the account over to another SIMPLE IRA account with no tax penalty.

SIMPLE 401(k)

The SIMPLE 401(k) plan has many of the same requirements and features as the SIMPLE IRA, but it allows your employees to contribute a pre-tax portion of their salary. This plan will give your company a leg up in more competitive job markets. As with the SIMPLE IRA, you must have fewer than 100 employees and offer no other employer-sponsored retirement plan. Your contributions are tax deductible for your business, and you can contribute up to 15% of your eligible employees' salaries. Employees can invest up to $8,000 in 2003, can tailor their own investments, can borrow from their accounts, and earnings are tax-deferred until they are withdrawn.

Simplified Employee Pension (SEP) Plan

An SEP plan is basically individual IRAs set up for all of your employees that aren't subject to the $2,000 per year IRA limit. As an employer, you can contribute up to 25% tax deferred of your employees' annual salaries (up to $40,000), and can set the plan up at any time during the year. Your employees can control how their accounts are invested, and are full-owners (there is no vesting period) from the very beginning. Your employees do, however, have to be at least 21 years old, and have to have worked for your company for at least three of the past five years.

There are several benefits of an SEP plan. They are simple to set up and administer, and you have no government filings to maintain because the employees are responsible for their own accounts. You can change your contributions at any time, and the contributions are still tax-deductible for your business. To set one up, you have to implement a written agreement to provide benefits to your eligible employees, give the eligible employees information about the SEP and have them set up SEP-IRA accounts (or you can set up the accounts for them).

Aside from these most common benefits discussed so far, there are many other forms of benefits you can offer your employees.

Other Benefits and Policies

There are many other benefits you can offer your employees that will both give your company an edge in recruiting and retaining talent, and provide your employees with some of the things that make work a little more rewarding. Added benefits make your organization more effective on many levels. Issues like childcare, education assistance, adoption assistance and flexible schedules can help your company gain an advantage over the competition and find and retain your most important resource. Good benefits and company perks can improve employee morale and, in turn, have a very positive affect on your bottom line. Let's go over some of the other benefits you can offer your employees that will give your company a competitive edge in recruiting.

Dependent Care Assistance

According to a study by WorkLife Benefits in Cyprus, California, 20 percent of non-working mothers of young children do not work because they see quality childcare as unaffordable or unavailable. Dependent Care Assistance is not limited to childcare. It can be elder care, or care for any family member. Employers can offer flexible working arrangements, care resources and referrals, financial-planning assistance, long-term care insurance, and dependent-care assistance accounts. You can also provide educational services for your employees to help them learn more about their options.

You may also consider opening a company-sponsored childcare center. There are many benefits, including a boost in your company's ability to recruit and retain employees. Company productivity will be increased because your employees have reliable childcare and fewer absences. It also helps give your company more of a family-oriented reputation, which in today's workplace is a definite plus. The downside to a company-owned childcare center is the fact that you have to keep the center going even if your employees have few children. You'll also be paying up to one-third of the expenses of the center if you want it to be affordable for your employees. For some companies, this is the perfect solution; for others it isn't. But most who have existing centers believe they have definitely saved money over the long run.

Adoption Assistance Programs

An adoption-assistance program for your employees can range from simply providing resources and recommendations, to paid maternity or paternity leave, to providing financial assistance for your workers who are trying to build families through adoption. Many companies are now beginning to provide adoption assistance services.

You can set it up in any number of ways. You can offer paid or unpaid leave, contract out for referral services, or pay a lump sum or a percentage of the actual cost of the adoption and related fees. For many employees, just having the leave available and the emotional support of the company is the most important thing. There are also many families who could never hope to adopt if it weren't for the financial assistance and support of their employers.

Think of your adoption assistance as simply an equitable alternative for employees who choose adoption. If you've always provided good maternity benefits, then this evens out the score for everyone. It is also not an expensive benefit to offer simply because there aren't that many employees who will take advantage of it. But, for the employees who do, it is priceless.

Once again, this is another way of building a stronger, more loyal workforce. You'll reap the benefits as a company through lower turnover and higher productivity.

Outplacement Services

Outplacement services are services a company offers to assist their employees quickly find new job opportunities when drops in revenue, reorganizations, and other reasons force a cut back in staff. This assistance can come in the form of group programs, support programs and one-on-one consulting with an external consulting group. Fees for these outside services range about 15% to 20% of the terminated employee's salary (plus bonus).

Education Assistance Programs

Many employers offer assistance for employees who want to gain additional education or degrees. If you think about it, your employees' skill levels are what make your business successful -- or not. Investing in job related training and education for your employees will not only improve the abilities of your employees to do their jobs, but -- as we've mentioned a few times already -- it will improve their morale and perhaps make them stick around a little longer.

But, you're probably now saying, "What if they get the training or degree and then leave anyway!" That may happen too, but most likely you'll experience just the opposite. In fact, by acting as a mentor to your employees and supporting their efforts to gain more education, you'll probably see a large payback for your efforts.

If you decide to implement an education assistance program, take some time to think through what you want to offer. Some questions you should ask yourself include:

• How much money will the company offer in assistance? (The IRS will allow you to contribute a maximum of $5,250 tax-free.)
• Will you pay varying percentages of the tuition based on the grades the employee gets for the course?
• Should it be limited to courses related to the employee's current position, or other positions within your company? (Usually, this is required by most employers.)
• Will all of your employees be eligible? (Will it be offered to part-time employees as well as full-time?)
• Will you have a contract in place that the employee must sign guaranteeing they will stay with your company for X months after they complete the training?

Employee Achievement/Merit Awards

Honoring your employees who have high achievements is not only a good way to improve morale and loyalty, it's just a nice thing to do. Often all employees really want is just a verbal acknowledgement of a job well done. Of course, throwing in some monetary thanks is also appreciated.

Golden Parachutes

Golden parachutes are not for when your executives go on that skydiving retreat that costs the company thousands! They are contracts you set up with your top executives that will provide them with special benefits in the event they lose their jobs due to takeovers or acquisitions by another company. These benefits are typically quite generous and come in the form of a large severance package, a large one-time bonus that only comes when employment is terminated, and/or stock options.

Now, your executives won't be rolling in the dough forever, remember they have to get back out there and pound the pavement. They just might not have to pound it as quickly as they might have before. Some more generous hearts also use some of their funds to help others. They will, however, have to pay a 20% tax on the total amount of their payment.

Cafeteria Plans and other Flexible Benefit Plans

No, we're not talking about banana pudding specials and Meatloaf Mondays. Cafeteria plans are a type of flexible benefit plan that let your employees choose from a list of benefits they wish to participate in. Choosing to participate will often allow the employee to reduce their taxable income because they are paying or contributing with pre-tax dollars.

There are five main types of these flexible benefit plans. They include:

• Premium-Only Plans - With this type of plan, employees can pay their portions of the insurance premiums with pre-tax dollars.
• Spending Accounts - This plan allows your employees to put aside pretax money into accounts to be used for dependent care or medical bills.
• Full Flexible Benefit Plans - These plans give employees both a choice in selecting from the menu of benefits, as well as an allowance to spend on those benefits. Any benefits they want to add that will be more than their allowance would be paid for with pre-tax dollars in some cases and post-tax in others.
• Variable Credits - This option allows you to base the employee's allowance on their performance or certain health aspects such as smoker vs. nonsmoker, seat belt use, and other criteria. Credits are given based on these factors.
• Modular Plans - This type of plan puts your employee's choices into packages. Usually the packages are set up with specific groups in mind so they can target their needs. They are divided into groups based on demographics such as young single workers, families, and older couples.

Employee Assistance Programs

Employee Assistance Programs are provided by many employers. These programs provide your employees with somewhere to turn in the event of a personal problem that affects all aspects of their lives, including their jobs. If you, as the employer, ignore these types of problems then you may find less loyalty and more employee burnout.

These programs have a large counseling element, although their goals are to maintain and even improve your company's production. The EAP can help your employee determine the problem and find the right kind of help. They can also help management have a better understanding of the types of problems their employees may be facing, both personal and work-related. Some of these problems may be stress that is related to job security, conflicts with others in the workplace, divorce or other family problems, substance abuse, or financial problems.

Depending on the size of your company you can opt to have an on-site certified employee assistance professional, or you can contract with someone outside. Things to remember include checking with your medical insurance and making sure whomever you use for your EAP knows the limitations of your medical insurance. (In fact, some medical insurers offer varying forms of EAPs in their total insurance package, so make sure you check with them first.) Try to find an EAP who is familiar with your type of business and the types of problems you see most often in your workforce. The business of the EAP is a relationship business, so make sure you choose someone you and your employees will feel good about talking to. If you don't, it's not the benefit you want it to be.

Other Benefits to Think About

• Paid moving expenses
• Transportation discounts
• Leave sharing plans
• Scholarships
• Low-interest or interest-free loans for employees

You may be asking if there is anything you can offer your employees that they will like that doesn't cost you anything? Well, you're in luck. Read on and find out about some great perks that are almost entirely free.

Cost-free Benefits and Perks

Sweetening the pot with some additional perks may swing a job candidate your way and cost your company next to nothing. We're talking about flex time, direct deposit of paychecks, having good policies on personal leave that fit in with employees' goals, employee recognition programs, holiday parties, etc.

Flex Time

Allowing flexible work schedules in your business is very often the most strategic thing you can do from a hiring standpoint. Often companies that offer flex time find that their employees are more productive, motivated, and loyal. And why wouldn't they be? Employees can alleviate quite a bit of stress from life just by coming in to work an hour earlier and leaving an hour earlier to miss the interstate parking lot scene, and it can also give them more time with their families.

But how do you structure it so that you don't have disgruntled employees whose jobs really can't be flexible? There are ways you can adjust to make the majority of your employees happy. For instance, let your employees come up with creative ways to do it themselves. If they are more empowered to find a solution then they'll probably come up with one they would like. If it's agreeable to management then everyone is happy and more productive. Try out the flex solutions your employees come up with on a limited basis and try to measure your results. Also, make sure your employees keep your clients in mind when they devise their plans. Any plan that hinders client contact probably isn't one you want to adopt.

Telecommuting

As I sit here with my laptop on my screened-in porch with the birds singing and early spring sun shining, I would be hard pressed to come up with a reason for why telecommuting couldn't work for your company. But of course there are always situations where telecommuting simply won't work. You obviously can't let your receptionist telecommute, because who would be there to receive! And, chances are that many of your employees aren't even interested in telecommuting. For those that are, however, think about the benefits to both them personally and to the company. The company can use the office space for other employees, storage, equipment, or a break room. You can simply set aside an area to be used by your telecommuters when they do venture into the office. You can experience the benefit of added productivity by your telecommuters. Lack of interruptions is one of the biggest perks of telecommuting. How many times have you had a tight deadline and an endless parade of co-workers stopping by your office to tell you the latest joke from the water cooler? More than you can count probably. You'll also benefit from the increased loyalty and boosted morale of your telecommuting workforce. Face time in an office is way overrated. Today, you have to measure an employee's worth by what they produce, not by how many hours you see them sitting at their computers (or in the break room, or at their co-worker's desk).

The benefits for your employees who telecommute can also be quite substantial. They can save time since their commute is only a brief stroll to their home office (or porch). They also benefit from a quieter and less interrupted environment. They can work whenever the inspiration hits them, too. Or if they have an appointment in the afternoon they can make up the time later that night.

It is quite possible you'll get more work out of employees that you allow to telecommute than the ones that you don't. You do need to investigate potential problems such as liability insurance, workers' compensation issues, office equipment, and confidentiality issues. These may bring to light problems for telecommuting in your line of business. You also need to make sure you have a written policy about how your telecommuters need to operate. For instance, you may make it a policy that your telecommuters have to be accessible during regular office hours even if they're working schedule is slightly different. You may also want to set up a reporting schedule to replace your usual eyeball-to-eyeball meetings to make sure you know at regular intervals where your employees are with projects, or other work. Some other key issues to consider are the relationships you have with your telecommuting employees. Make sure you're not leaving them out of meetings and decisions they should be involved in just because they didn't happen to be in the office at the time. Continued communication is crucial. Think through the process and make sure you cover all bases. If you have to get a proposed telecommuting program approved by upper management, it also helps to have statistics from similar companies that have successful telecommuting programs.

More Cost-free Benefits &Perks

Discounts for Your Employees

If your business offers a commercial product or service that your employees would otherwise have to pay for, then it may make sense to allow them the perk of getting it for free, or at least at a reduced cost. Your company can get a tax break, the employee gets a good deal, and good will abounds for all.

Working Condition Benefit

Known as the working condition benefit by the IRS, you can also gain some mileage, benefit-wise, by allowing your employees to use their company cars, computers, PDAs, etc., for personal as well as company business. Make sure you have a written policy and have checked your insurance coverage before granting this benefit.

On-premises Exercise Facilities

A fit employee is a healthy employee, and a healthy employee is a productive employee. Or so it would seem. If you have on-site exercise facilities that your employees can have access to free of charge then you've got a good perk waiting to happen. If you don't already have the facilities as part of your business, then perhaps you should consider setting up a small workout room with some basic equipment, or put in a shower and set up some running/walking trails around your business's property. Exercise not only relieves stress and improves health, it helps clear the mind and fosters creativity. Your employees may even acquire some team building skills if you start a company softball team.

Read on to learn about even more types of cost-free benefits &perks.

Regulatory Issues and Government Requirements

The only thing the IRS requires is that business's withhold and match FICA (social security), pay unemployment insurance, and pay workers' compensation insurance. You are required by the state to pay unemployment insurance tax if you have one or more employees for at least 20 weeks during the calendar year, or if you paid at least $1500 in wages during the calendar year. If you have at least three employees you must carry workers' compensation insurance in case one of your employees is injured on the job. This is also administered through the state.

To better understand how FICA tax is set up, keep in mind that the FICA tax, also known as the Social Security tax, is paid equally by the employer and employee. In other words, it is the tax that you withhold from the employee's pay and Combine. The tax is composed of two elements:

1. OASDI (6.2%) - Old Age, Survivor and Disability portion of the tax is paid on wages up to the maximum covered wage base for the year. This cap changes every year, so make sure you verify the current level. (For 2003 it is $87,000).
2. HI (1.45%) - The hospital insurance or Medicare portion of the tax is paid on all wages, without limit (not like the $87k mentioned above).

IRS Form 5500

As an employer who offers benefits for your employees, you have to be in compliance with regulations of the IRS, the Department of Labor/ERISA, the Pension Benefit Guarantee Corporation, and the Social Security Administration. To communicate this information you have to fill out IRS Form 5500, which collects information about your plan qualification, financial condition, and operations. This form has to be filed by the last day of the seventh month following the end of the plan year. You'll have to include any plan audits, actuarial reports, and other documentation.

Read on to learn more about government requirements.

Be Careful Of

Americans with Disabilities Act

The Americans with Disabilities Act was passed in 1990 to make it illegal to discriminate against people with disabilities. The law is broken down into 5 sections.

1. Fair employment practices
2. Public services
3. Public accommodations
4. Telecommunications
5. And Miscellaneous issues such as retaliation, insurance, construction, state immunity, etc.

As an employer, it is illegal for you to discriminate against someone with a disability in:

• Recruiting
• Wages
• Hiring
• Firing
• Promotions
• Job assignments
• Training
• Leave
• Lay-offs
• Benefits
• Any other employment related activity

So, in a nutshell, don't discriminate in any way, shape or form against anyone.

People qualify as "disabled" under this act if they have, or have a record of, physical or mental impairment that substantially limits a major life activity. This includes hearing, sight, speech, breathing, performing manual tasks, walking, caring for themselves, learning, or working.

In order to be protected by the ADA they must be qualified and able to perform the essential duties of the job with or without reasonable accommodation. This means you should interview them and review their work histories just like you would anyone else you are considering for employment. This shouldn't have any affect on your ability to hire the best candidate for the job. You just have to make sure you're not disregarding them simply because of their disability.

Essential Duties

Take care defining the "essential duties" of the job. Use your best judgment in determining what those essential duties are. According to the ADA you must decide whether the job itself exists because of that particular duty. You must then determine if there are other employees that duty could be assigned to or distributed among. And finally, what is the degree of skill required to perform the duty? Make these determinations before writing your job descriptions.

Reasonable accommodations are another thing you need to be aware of. What is considered reasonable? Reasonable accommodation enables the disabled individual to take part in and enjoy the benefits that other non-disabled employees do. It may include buying or modifying equipment or devices that the person can use to do the job, restructuring the job, offering part-time or altered schedules as accommodation, and making the workplace accessible to the individual, or many other changes.

There is also a limit to what is considered reasonable. If it would cause undue hardship on your company to make the changes necessary to accommodate the individual then there are ways to work around it. For example, you can allow the person to pay a portion of the cost of the changes required to accommodate them.

This is a fairly complicated law, and certainly hasn't been addressed completely in this article. For additional information go to HR Next, the Americans with Disabilities Act Web site, the EEOC Web site, or the U.S. Department of Justice Web site.

Family and Medical Leave Act

If your business has at least 50 employees within a 75-mile radius then you must follow the requirements of the Family and Medical Leave Act. This means you have to allow all eligible employees to take up to 12 weeks of unpaid time off to be with family because of medical issues, births or adoptions. Eligible employees are those who have worked for your company for at least 12 months and 1,250 hours during those 12 months. You have to guarantee that employee that they will have their job (or a comparable job) when they return to work. Your employees are also allowed by the FMLA to take the 12 weeks of leave in smaller chunks if they need to.

With all of these great ideas for employee benefits, you feel certain your program will be the best on the block. But, maybe there are still some more things you can do to give your company an edge. What can you do to make sure you have that edge? Read on for some creative tips on making your workplace the very best!

The Competition

So, we've talked about a lot of ways to set up a good benefit program for your employees and how your benefits and perks are often more important than the salary, but what will really stand out to potential employees? What do they really look for? One of the most important things to keep in mind when planning or tweaking your benefits package is that there is a strong and growing trend toward helping employees balance their work with their family lives. People are no longer just wishing there was an alternative - they're making alternatives. If you make a concerted effort to allow your employees to not only do their jobs but to still have time to live their lives, you'll be rewarded with loyalty, productivity, and strong workforce.

Here are a few suggestions for creative benefits to add, but don't stop here. Poll your employees and see what they would like to see added to the benefit list. You may be surprised.

• Special guest speakers (monthly, quarterly, whatever you can do)
• On-site classes about topics that interest your employees, such as personal finance, yoga, home buying, childcare issues, etc.
• Special company-sponsored meals (Like Pizza Fridays, or Days of Perpetual Eating!)
• Office games
• On-site massages
• Special-recognition gift certificates
• Set up a special Sunshine committee to come up with fun treats and activities for employees
• Regular staff parties and get-togethers (on work time, not personal time!)
• On-site dry cleaning pick ups
• On-site film-processing pick ups
• An employee Web site that features photos from staff parties, family photos, etc.
• On-site stores offering items that employees typically have to go out at lunch for.
• A company restaurant that also offers take-out meals for dinners.
• An ATM machine