Como funcionam os planos de negócios

Se você deseja que seu produto ou serviço alcance um público amplo e realmente venda, você precisa pensar em Faz. Veja mais fotos de negócios e corporações.


Então, você decidiu começar seu próprio negócio! Você pesou os riscos e decidiu que isso se encaixa em seus objetivos de vida e será desafiador e, com sorte, recompensador. Se você está começando do zero ou comprando uma franquia, muito pensamento e planejamento precisam ser feitos antes que você possa ter sucesso. Uma ferramenta muito necessária que pode ajudá-lo a cobrir todas as bases antes de mergulhar e deixar aquele cheque de pagamento quinzenal confiável é um plano de negócios. Mesmo que você não esteja procurando investidores em seu negócio, você precisa investir o tempo e o esforço envolvidos na elaboração de um plano de negócios. Embora os planos de negócios sejam certamente um requisito para novas empresas que buscam financiamento externo, eles também são uma ótima maneira de mapear sua estratégia. Pense no plano de negócios como um roteiro. O roteiro não só permite que você veja exatamente onde você está, mas onde você vai estar e o que você pode ver ao longo do caminho. Embora possa não ser pesado nos detalhes, é definitivamente uma necessidade se você quiser chegar onde está indo!

Neste artigo, veremos como elaborar um plano de negócios que pode ajudá-lo a estabelecer as bases para o seu negócio, melhorar suas chances de sucesso e gerar entusiasmo e entusiasmo sobre o negócio, seja ele sendo escrito para aqueles que o financiam , ou para si mesmo. Responderemos às suas perguntas sobre o que deve ser coberto no plano, como fazer pesquisas, como fazer projeções realistas, como definir marcos e, esperamos, responder às centenas de outras perguntas que surgirão em sua cabeça quando você começar o processo de planejamento.

Esse processo de planejamento, aliás, é parte do que torna a elaboração de um plano de negócios tão importante. O ato de pensar em tudo o que deve entrar no plano vai forçá-lo a pensar na logística do seu empreendimento e talvez até ter algumas ideias que você não tinha considerado antes! Você pode até acabar usando muitas das "palavras de venda" que você criou para o seu plano de negócios em seus esforços de marketing.

Algumas diretrizes

Por onde começar

O plano que você escrever definirá o cenário para o seu negócio. Você definirá metas concretas que incluem prazos, pensará em seu esquema organizacional de RH e atribuirá responsabilidades, além de descrever o negócio e fazer suas projeções financeiras. Uma coisa a ter em mente antes de começar, no entanto, é definir metas realistas. Não se prepare para o fracasso antes mesmo de sair do portão! Além disso, certifique-se de que seu plano seja orientado a resultados. Em outras palavras, seu plano deve influenciar as opiniões (mesmo que sejam apenas as suas) sobre o seu negócio e seu futuro. Então, com isso em mente, vamos começar.

Planejamento prévio

Como todos os negócios são diferentes e os planos de negócios são escritos por motivos diferentes, a primeira coisa a se pensar é para quem você está escrevendo. Se você planeja usar o plano para obter financiamento, lembre-se disso ao escrever, certificando-se de transmitir a mensagem mais importante da empresa imediatamente. Além disso, se você estiver se aproximando de credores em vez de investidores de capital, seus lucros projetados não serão tão importantes. (Eles geralmente associam altas projeções com alto risco!) Conheça seus objetivos e estratégias antes de abordar o plano de negócios. Lembre-se, seus objetivos devem ser específicos, concretos e mensuráveis; e suas estratégias devem explicar claramente como você vai atingir seus objetivos. Por fim, mantenha-o claro e conciso e, idealmente, não mais do que 15 a 30 páginas com anexos. Apenas lembre-se de KISS (k eep eu t s hort e s imple). Depois de concluído, o plano de negócios é algo que você deve consultar com frequência e atualizar e alterar com frequência para atender às mudanças no ambiente de seus negócios.

Elementos do plano

Seu plano deve incluir informações que se enquadrem nestas categorias:

1. Seu produto/o negócio
2. O mercado
3. Finanças
4. Sua equipe de gerenciamento

Se você estiver revisando muitos dos recursos de negócios disponíveis, notará rapidamente que cada esboço de plano de negócios será um pouco diferente. Apenas certifique-se de cobrir essas categorias básicas, incluir um resumo executivo e adicionar outras seções que pareçam necessárias tanto para o público do seu plano quanto para seu uso pessoal.

À medida que abordamos as etapas para escrever um plano de negócios, também escreveremos um plano para uma empresa de software de PDA fictícia. Preste atenção nos links para o plano fictício no final de cada seção. Agora, vamos ao Sumário Executivo.

O Resumo Executivo

Normalmente, a primeira seção de um plano de negócios é o Sumário Executivo. Esse resumo geralmente é a parte mais importante do seu plano se você estiver buscando financiamento (e às vezes até mesmo se não estiver), pois fornece uma visão geral rápida de tudo o mais no plano. Muitas vezes, esse resumo é a única chance que seu plano tem quando está em uma pilha com centenas de outros planos competindo pela atenção do mesmo investidor.

Embora venha em primeiro lugar no plano de negócios, o sumário executivo geralmente é escrito por último, depois de ter resolvido todos os detalhes do seu plano. Assim, uma vez que você tenha escrito a essência do seu plano, volte a esta seção e escreva seu resumo executivo.

O sumário executivo deve cobrir brevemente:

• Declaração de propósito -- Os objetivos do plano... (ou seja, arrecadar dinheiro, agir como um guia de política etc.)
• Antecedentes da empresa
• O produto ou serviço da empresa
• Visão geral da estratégia -- Por que o produto ou serviço é exclusivo
• O potencial do mercado -- Resultados da pesquisa
• Projeções financeiras para pelo menos 3 anos no futuro
• As qualificações da equipe de gerenciamento
• Requisitos financeiros -- Como você planeja gastar o capital levantado

Certifique-se de indicar no resumo por que seu negócio terá sucesso. Você também pode incluir sua declaração de missão em seu resumo introdutório/executivo.

O perfil da empresa

Estrutura Jurídica

Explique brevemente a estrutura legal da sua empresa. É uma propriedade , uma parceria , uma corporação ou qualquer uma das outras variações desses modelos?

Resumo do negócio/conceito

Dê ao seu leitor o "Big Picture" nesta seção. Explique a oportunidade de negócio que você viu no mercado atual. Dê uma visão geral do setor e explique por que sua empresa é única e por que ela será bem-sucedida. Descreva seu produto ou serviço de maneira não técnica, focando no que você está fazendo que fará com que seu produto se destaque no mercado. Por exemplo, você pode ter notado que os produtos de seus concorrentes não atendem às necessidades de determinados mercados, portanto, sua estratégia é criar um produto que atenda a essas necessidades para alcançar esses mercados inexplorados e obter uma vantagem competitiva mais forte. Certifique-se de fazer esse tipo de estratégia aparecer nesta seção.

Descreva tanto o cenário atual da indústria quanto as projeções futuras. Se você achar que não consegue descrever sua empresa de forma clara e simples, provavelmente não pensou nisso. Se este for o caso, pare onde você está e reserve um tempo para refletir sobre todos os aspectos de sua ideia de negócio do início ao fim, até que você a tenha resumido à sua essência.

Situação atual

Explique onde você está com o seu negócio agora. Para startups, esta deve ser uma breve explicação que simplesmente indique se você tem um produto, ou simplesmente uma ideia, e o estágio em que está em seu desenvolvimento. Para empresas existentes, isso significa explicar seu histórico, níveis de vendas atuais e posição no mercado.

Objetivos

Liste os objetivos da sua empresa. Por exemplo, você quer se tornar uma das dez maiores empresas do seu setor nos próximos quatro anos? Você quer ter uma equipe de dez pessoas nos próximos dois anos? Você quer faturar $ XX até o quinto ano. Você quer um retorno positivo sobre o investimento até o final do segundo ano? Mantenha-os específicos e mensuráveis.

O Mercado

Determinar o tamanho do seu mercado é muito mais fácil hoje do que era 10-15 anos atrás. Se você tiver um computador pessoal e acesso à Internet, estará no meio do caminho. Você pode acessar bastante pesquisa secundária dados pela Internet. (É útil conhecer a Classificação Industrial Padrão do seu negócio (ou seu mercado-alvo) ao pesquisar esses bancos de dados. Você também pode ter que fazer algumas de suas próprias pesquisas primárias para ter uma ideia melhor dos gostos e desgostos do seu mercado. Não se esqueça de verificar com as associações comerciais do setor de seu produto ou serviço. Muitas associações comerciais monitoram ativamente o mercado, acompanhando as vendas, projeções e tendências do setor. Há também muitos outros sites que fornecem informações demográficas do setor e análises de mercado. (Veja o HowStuffWorks relacionado artigo sobre "Como conduzir pesquisas de mercado".)

Depois de fazer sua pesquisa, puxe toda a matéria-prima para uma descrição clara do mercado atual, seu público-alvo, sua concorrência e como seu produto vai pular nessa grande montanha-russa. Certifique-se de responder a estas perguntas:

• Qual ​​é o tamanho do mercado potencial?
• O mercado está crescendo, estagnado ou encolhendo? Que mudanças você vê acontecendo?
• O mercado é segmentado por preço, qualidade, idade, renda ou uso do produto?
• Quem é seu público-alvo?
• Quem são seus concorrentes?

Nas próximas seções, discutiremos cada uma das perguntas.

O mercado:análise e segmentação

Análise de mercado

Na primeira seção da Análise de Mercado, defina seu mercado usando números e porcentagens concretas. Em outras palavras, quantos usuários em potencial existem para o seu produto ou serviço? Se você está oferecendo um serviço regional e descobriu que existem 80.000 clientes em potencial em sua área geográfica, é aqui que você coloca essas informações. Explique o crescimento e outras mudanças que você vê no mercado e como a concorrência está falhando, falhando ou florescendo como resultado. Inclua algum histórico de mercado se for aplicável ao seu produto e mercado. Você pode não conseguir voltar três anos porque o mercado não existia! Consulte as estatísticas e os dados que você descobriu por meio de sua pesquisa de mercado e certifique-se de citar a fonte e a data. Você também pode incluir informações sobre influências externas no mercado (ou seja, regulamentações governamentais, atividades sindicais etc.), sazonalidade do mercado e o ciclo de vida típico do setor.

Segmentação

Seu mercado pode ser segmentado por preço, qualidade, região, idade do cliente, renda, comportamento de compra, setor ou qualquer outra coisa. Determine quais são esses segmentos e descreva os que você pretende atingir. Ao focar em segmentos específicos, você terá mais chances de sucesso. Lembre-se que é difícil ser tudo para todas as pessoas. Tenha em mente que seu produto provavelmente também cruzará vários segmentos de mercado. Lembre-se de abordar cada segmento em seu planejamento de marketing.

O mercado:pontos fortes e fracos

Forças

É uma selva lá fora. Qual é a sua margem? Exponha seus pontos fortes e quaisquer elementos de sua estratégia que darão ao seu produto uma chance melhor no mercado. Para startups, esta é uma seção onde você realmente precisa ter feito sua lição de casa. Se você é um negócio existente e já tem uma posição em uma parte do mercado, então esta é a seção onde você pode se gabar! Explique os detalhes do seu negócio que o levaram aonde você está, como seu plano de marketing, atendimento ao cliente excepcional ou a introdução de produtos novos e inovadores.

Fraquezas

Agora, por outro lado, por mais difícil que seja, descreva as fraquezas que sua empresa pode ter no mercado. Isso pode ser tão corrigível quanto não ter equipe de vendas suficiente ou não ter um site da empresa. Observe também quaisquer fraquezas inerentes ao próprio mercado. Isso pode não ser tão facilmente "consertado", mas lembre-se de que sua concorrência também deve lidar com isso. Lembre-se também de observar possíveis ameaças ao seu produto, como questões regulatórias ou preocupações ambientais.

O mercado:alvo e concorrência

Público-alvo

Determinar o público-alvo certo é provavelmente a parte mais importante de seus esforços de marketing, porque não importa o que você está dizendo se não estiver dizendo para as pessoas certas! Nesta seção do seu plano de negócios, dê o máximo de detalhes possível sobre quem é seu mercado. No mínimo, você deve descrever seu cliente típico. Qual é a faixa etária, sexo, tamanho da família, renda e localização geográfica. Para mercados business-to-business, certifique-se de incluir o tipo de setor (ou SIC), tamanho da empresa, cargos/departamentos, receita anual e áreas geográficas. Inclua o máximo possível de informações demográficas e psicográficas adicionais, como quais são seus padrões de gastos, se eles são conscientes da marca quando se trata de seu tipo de produto, o que influencia seu comportamento de compra, a quais esforços promocionais eles respondem com mais frequência , etc etc.

Embarcar em uma jornada no cérebro de seu público-alvo, também conhecido como psicografia, geralmente é fundamental para seus esforços de marketing e será demonstrado com mais detalhes em nosso Workshop de Plano de Marketing.

Assim como em todas as outras seções do seu plano de negócios, não há absoluto para organizar seu plano. Organize a seção de análise de mercado da maneira que pareça mais lógica e ilustre melhor o mercado do seu produto.

A Competição

Dê uma visão completa e completa do mercado competitivo. Quem são os pesos pesados? Quais são os seus pontos fortes e fracos? Identifique as diferenças entre suas ofertas de produtos e as deles. Qual é a estrutura de preços deles? Às vezes, seus fornecedores são boas fontes de informações sobre seus concorrentes. Visite os locais de seus concorrentes, sites, estandes de exposição, etc. A informação é muitas vezes a chave para uma forte vantagem competitiva.

Estratégias

Reveja seus objetivos na seção Negócios/Conceito. Como você vai alcançá-los? Esta é a seção do seu plano de negócios onde você pode realmente ir direto ao ponto de como você vai tornar essas metas e objetivos uma realidade.

Para cada objetivo, atribua uma estratégia. Para cada estratégia, descreva suas táticas - como você implementará as etapas para alcançá-la. Por fim, identifique os detalhes, como os marcos e as atividades específicas que ajudarão a torná-lo bem-sucedido.

Por exemplo, se sua meta é conquistar 20% do mercado nos primeiros dois anos de operação, sua estratégia pode ser oferecer a experiência de compra mais tranquila para seus clientes. Suas táticas podem incluir a criação de uma linha direta de atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana e oferecer uma garantia de satisfação incondicional. As etapas e marcos específicos deste plano podem incluir sessões de treinamento orientadas ao cliente de uma semana para sua equipe de vendas, estabelecimento de um suporte técnico ao vivo no site, pagamento da postagem de devolução para clientes que não estejam satisfeitos com seu produto e realização de pesquisas com clientes para determinar e melhorar os níveis de satisfação.

Nas seções a seguir, discutiremos as duas principais áreas de estratégia:marketing e vendas.

Estratégias:Marketing

Quando se trata de identificar suas estratégias de marketing, pense em como você fará com que seu produto se destaque do pacote. Se você tem um produto que ninguém mais oferece, seu trabalho não é tão difícil. Se não, então você tem um pouco mais de trabalho pela frente. Encontre (ou crie) sua vantagem competitiva. Qual é a sua Vantagem de Venda Única? Se o seu produto faz o que os outros fazem, mas você pode oferecê-lo mais barato, então você está no caminho certo. Se o seu produto está repleto de recursos que os outros não oferecem, você também está no caminho certo. Seja o que for, encontre as diferenças em seu produto ou serviço e aproveite-as.

Um método de brainstorming é se colocar no lugar de seus clientes! Andar a pé e falar a falar. Pergunte a si mesmo por que você compra um produto em detrimento de outro. Em qual mídia você realmente presta atenção? Todos esses processos de pensamento ajudarão você a definir as melhores estratégias para colocar seus produtos nas mãos de seus clientes em potencial.

Nesta seção, apresente uma visão geral de suas estratégias e, em seguida, avance para como você posicionará seu produto, como o precificará e como planeja promovê-lo e distribuí-lo.

Como você posiciona seu produto é como você deseja que seu mercado-alvo o perceba no mercado. É o principal produto para executivos de negócios ou é uma alternativa mais barata ao produto do "grande"? Você quer que seu produto seja visto como um investimento ou uma despesa? Coloque em palavras as ideias que você teve enquanto "caminhava" acima. De acordo com David Ogilvy, fundador de uma agência de publicidade extremamente bem-sucedida, o posicionamento é o aspecto mais importante de seus esforços de marketing. Você tem que encontrar o seu nicho.

Explique também como você precifica seu produto nesta seção. Comece com a forma como seus principais concorrentes precificam seus produtos. O seu produto é melhor (seja objetivo!), ou apenas comparável ao deles? Você já fez alguma pesquisa sobre o que as pessoas pagariam pelo seu produto? Obtenha o máximo possível de informações sobre preços competitivos e combine essas informações com uma comparação de recursos. Se o seu produto é obviamente melhor (seja objetivo!), então você provavelmente pode precificá-lo ou acima dos preços de seus concorrentes estabelecidos. Se não for, então você provavelmente deve baixar seu preço para obter uma fatia do mercado. Os aumentos de preços podem ocorrer mais tarde, uma vez que você tenha uma boa participação em um pedaço do mercado.

Depois de estabelecer a posição e o preço do seu produto, passe para o excitante mundo da promoção e da publicidade. Isso deve abranger todos os caminhos que você percorrerá para divulgar sua empresa e seus produtos ou serviços, desde a promoção gratuita por meio de comunicados à imprensa até feiras comerciais e campanhas publicitárias de milhões de dólares na TV. Suas promoções devem sempre ter objetivos específicos. Por exemplo, você está tentando criar reconhecimento de marca, fazer vendas imediatas, promover um evento especial ou simplesmente gerar interesse e leads?

Depois de definir as metas, construa as informações que você já reuniu sobre seu mercado-alvo e suas estratégias de marketing e, mais uma vez, entre na cabeça de seus clientes em potencial. Que mídia eles usam? Quais são seus hábitos de compra? Onde seus dólares de publicidade seriam mais bem gastos? Quais são seus interesses? Como você pode usar essas informações para vender seu produto ou atingir as metas que acabou de definir?

Por exemplo, vamos usar uma ilustração de Brady Bunch e dizer que estamos no negócio de vender carros -- especificamente carros com alta capacidade de passageiros. Se os Brady's se enquadram em nosso Público Alvo, sabemos que nosso público assiste pouca TV, lê jornal, tende a tomar decisões em família (por isso chamar a atenção da criançada é fundamental) e gosta de viajar de carro em viagens longas para o oeste. Portanto, nossa publicidade e promoções provavelmente funcionariam melhor na mídia impressa - especificamente em jornal - e nossa literatura de vendas e outras táticas precisam ser projetadas com as crianças em mente.

Agora, esse exemplo é definitivamente muito simplificado, mas você deve ter uma ideia do que precisa pensar. Basicamente você tem que decidir, com base nos hábitos do seu público:

1. qual deve ser sua mensagem publicitária,
2. como você precisa dizer isso,
3. e onde você precisa dizer.

Na seção de promoções do plano de negócios, explique brevemente o que, como e onde listados acima. A parte "onde" dessas perguntas é chamada de mix de publicidade e, às vezes, é a mais fácil de determinar. Esta seção nem sempre precisa ser tão detalhada. Em outras palavras, você não precisa saber exatamente quais serão seus temas de publicidade, a menos que sinta que eles são a chave para o sucesso do seu negócio. Salve esses detalhes para o seu plano de marketing.

Em seguida, discuta como seu produto será distribuído. Você passará por redes de varejo, vendas online, vendas diretas, etc? Descreva os canais de distribuição padrão para o seu setor e explique os pontos fortes e fracos de cada método. Um canal é melhor do ponto de vista financeiro, mas não do ponto de vista do atendimento ao cliente? Você terá uma rede de distribuidores? Existem várias opções de canais de distribuição, incluindo lojas de varejo (suas próprias ou de uma rede existente), lojas de atacado, força de vendas, telemarketing, cibermarketing ou marketing direto em canais de TV e TV a cabo.

Estratégias:Vendas

Suas vendas devem entrar em detalhes sobre como a transação de vendas realmente ocorrerá. Quais etapas seus representantes de vendas passam para realmente fechar a venda. Qual é a estrutura de comissões deles? Quais são os seus incentivos para vender? Quanto eles estão envolvidos na entrega real do produto ou serviço? Qual é o seu papel após a venda? Eles estão divididos em territórios com base em regiões geográficas, linhas de produtos ou outra coisa? Qual é a organização do seu departamento de vendas e como essa maneira específica de organizar e compensar o colocará à frente da concorrência?

Previsões de vendas

Quando se trata disso, suas previsões de vendas podem ser apenas um pouco mais científicas do que jogar dardos em números na parede. Use seus instintos, o que você sabe sobre seu mercado, a experiência de sua equipe de vendas e a força de seu programa de marketing para chegar a um palpite para suas previsões de vendas. Se você já definiu uma meta de vendas para sua equipe de vendas, pode fazer sentido basear suas projeções na porcentagem dessa meta que você acha que será alcançada por cada representante. Estime os números de vendas para cada representante mensalmente e você deve ter um bom ponto de partida para suas projeções.

Alianças Estratégicas

Você vê oportunidades de alianças estratégicas com empresas não concorrentes? Esses tipos de estratégias podem ser muito benéficas para as startups. Certifique-se de que seu acordo seja bem pensado e que sua empresa não esteja sendo prejudicada.

Ver Estratégias para PDAware.

Estrutura de Gestão:Cargos de Pessoal e Secção de Gestão

A primeira coisa que muitos investidores podem considerar em seu plano é a estrutura de gerenciamento. Se você não estiver procurando por investidores, esta seção ainda o ajudará a planejar a estrutura de sua organização e a garantir que você tenha os conjuntos de habilidades necessários para ter sucesso. Os investidores querem garantir que você tenha os recursos necessários para planejar, organizar, controlar e liderar adequadamente seus negócios. Eles vão procurar pontos fracos na experiência de sua equipe de gerenciamento, então, antes que eles possam fazer isso, você deve fazê-lo. Supondo que você já tenha sua equipe técnica instalada, monte uma equipe de gerenciamento que tenha boa experiência e histórico em marketing, finanças e operações. Pode fazer a diferença se o seu plano de negócios funciona ou não. Na verdade, 98% das pequenas empresas que falham o fazem por causa de deficiências em sua equipe de gestão.

Cargos Mínimos de Pessoal

A equipe necessária para administrar seu negócio dependerá muito do tipo e do tamanho do seu negócio e do escopo do que você está oferecendo. Como orientação geral, você precisará de:

• Equipe técnica para desenvolver e construir seu produto ou serviço
• Equipe que pode gerenciar suas finanças
• Equipe que pode comercializar seu produto
• Equipe que pode supervisionar suas operações
• Pessoal administrativo

Escrevendo a Seção de Gerenciamento

Comece com um resumo de sua filosofia geral de gestão. Identifique os fundadores e o conselho de administração da sua empresa. Responda às perguntas óbvias, como quantos funcionários você terá em determinados períodos de tempo, quantos deles serão gerentes, qual será sua experiência e credenciais, etc.

Para os principais jogadores que você já possui, forneça resumos de seus currículos, destacando experiências e realizações pertinentes, níveis salariais e suas áreas de responsabilidade. Para cargos que você ainda está tentando preencher, resuma seus requisitos mínimos para prováveis ​​candidatos, juntamente com as responsabilidades desses cargos. Ou contrate essas posições com profissionais especializados na área que você precisa. Você pode achar que a contratação de trabalho é a melhor solução inicialmente de qualquer maneira. Certifique-se de incluir as credenciais e registros de acompanhamento de sua ajuda contratada. Além disso, lembre-se de incluir horários para contratação de pessoal adicional.

Inclua uma seção sobre suporte externo, como seu CPA, seu advogado, seu banqueiro e seu corretor de seguros. Inclua também quaisquer outros recursos externos, como seu conselho de administração ou consultores de gestão.

Analise criticamente seu plano de gerenciamento e procure por pontos fracos em sua organização. Descreva esses pontos fracos aqui e identifique seus planos para resolvê-los. Mesmo que você não veja as fraquezas, é muito provável que seus potenciais investidores vejam.

Estrutura de gestão:organograma, custos de pessoal e instalações

O organograma

Monte um organograma. Ter uma ilustração visual torna mais fácil para você e seus leitores entender a organização e ver as possíveis lacunas.

Custos de pessoal

Inclua uma tabela ou uma descrição identificando seus custos de pessoal. Esses custos também são usados ​​em sua demonstração de lucros e perdas descrita na sessão anterior. Você pode dividi-lo por indivíduo ou departamento. Inclua o título, departamento ou nível salarial do grupo e, em uma linha separada, adicione 15%-20% para cobrir os benefícios dos funcionários, impostos, etc. anos.

Instalações

Você também pode cobrir as informações de sua instalação nesta seção. Descreva o tipo de espaço que sua empresa precisa, os custos e a duração e os termos da locação, seu cronograma para se mudar para instalações maiores e qualquer outra informação pertinente.

Diversos

Essas são as áreas básicas que precisam ser cobertas em sua seção de gerenciamento, mas há informações adicionais que você pode incluir se achar que isso ajudaria um investidor a tomar a decisão de financiar seu plano. Por exemplo, se uma grande parte de sua estratégia é ganhar participação de mercado com base em um excelente atendimento ao cliente, convém incluir uma seção sobre seu plano de atendimento ao cliente. Ou, se você está iniciando um negócio em um setor que tem notória dificuldade em manter a equipe técnica, talvez queira incluir seu plano de Recursos Humanos e Benefícios para traçar sua estratégia para obter e manter os melhores talentos.

Outras coisas para pensar

Algumas outras coisas que você deve ter em mente ao escrever esta seção incluem:

• Algum membro de sua equipe tem acordos de não concorrência a que estão vinculados? Existem outras limitações que devem ser consideradas?
• Seus recursos externos têm experiência em seu setor específico?
• Seus recursos externos ou sua equipe de gerenciamento existente têm experiência com startups?
• Você tem acionistas e, em caso afirmativo, eles terão alguma opinião sobre as decisões administrativas?
• Que papel seus investidores desempenharão?

Finanças:Plano Financeiro e Resumo das Necessidades

Se você está buscando financiamento para seu empreendimento, você tem duas opções. Você pode ir a bancos e outras instituições de crédito e buscar um empréstimo comercial, ou pode procurar capitalistas de risco. Qual fonte você escolher, dependerá da quantidade de financiamento que você precisa. E o tipo de financiamento que você precisa ditará como seu plano (especialmente a seção financeira) será escrito. Em outras palavras, os investidores vão querer saber como vão lucrar com esse investimento no futuro, enquanto os credores vão querer ver como você vai pagar o empréstimo.

Independentemente do financiador, você precisará de projeções financeiras sólidas que cubram todas as bases. O Plano Financeiro do seu plano de negócios é fundamental. Para muitos, a parte financeira do seu plano de negócios é o coração. Se você pensar sobre isso, por que mais você está entrando no negócio? Para suprir uma necessidade que você viu no mercado? Sim, talvez, mas provavelmente o que você realmente quer é ganhar dinheiro! E seus potenciais investidores ou credores estão lendo seu plano para ver quando (ou se ) você vai fazer esse dinheiro. Portanto, as finanças do seu plano certamente podem ser referidas como o coração, a carne, a grande enchilada - insira sua própria mega metáfora aqui.

O que compõe o coração do seu plano de negócios é a demonstração de lucros e perdas (ou receita), o balanço patrimonial e uma demonstração de fluxo de caixa. Se sua empresa for uma startup, todas serão projeções ou pro forma declarações. Se você estiver escrevendo isso para uma empresa existente, essas declarações refletirão seu histórico comercial anterior e sua situação financeira atual. Divida suas finanças em projeções mensais para os primeiros dois anos e depois passe para projeções anuais. Como essa é uma parte muito importante do seu plano de negócios, certifique-se de seguir os Padrões de contabilidade geralmente aceitos , e que suas demonstrações financeiras estão todas preparadas corretamente. Pode valer a pena contar com a ajuda de um contador para prepará-los, ou pelo menos revisá-los. Se você tiver um contador para preparar suas finanças para sua empresa, certifique-se de entender completamente o processo e o que significam os termos e os números. Investidores em potencial geralmente se sentem mais à vontade investindo em uma empresa cujos proprietários demonstraram um bom entendimento dos aspectos financeiros do negócio.

Resumo das necessidades financeiras

Antes de jogar números e planilhas em seus leitores, resuma suas necessidades financeiras. Se você estiver procurando investidores, é aqui que você indicará quanto dinheiro precisa para iniciar as operações. Em seguida, descreva como esses fundos serão usados. Quanto terá que ser gasto em equipamentos de informática, móveis de escritório, etc? Você pode dividi-los em "projeções operacionais" ou "necessidades de capital" ou o que fizer mais sentido com base em suas necessidades e no que você está procurando. Além disso, lembre-se de ter documentação para fazer backup dessas informações.

Finanças:modelo de receita, premissas e comentários

Dependendo do seu negócio, você também pode incluir uma seção descrevendo seu modelo de receita . Isso deve descrever os vários fluxos de receita que sua empresa implementará e como cada um trará dinheiro. Se você criou um fluxo de receita exclusivo, certifique-se de descrevê-lo claramente. (Você também pode querer certificar-se de ter os formulários de confidencialidade assinados.)

Ao escrever suas suposições , você está essencialmente definindo o cenário para o que está prestes a seguir. Explique as técnicas que você criou para chegar às informações em suas demonstrações financeiras. Por exemplo, você pode querer declarar que todas as vendas e compras são feitas em dinheiro, certos níveis de estoque são mantidos e pagos em termos específicos, suas comissões de vendas são baseadas em x% do total de vendas etc. Você também pode incluir informações sobre o clima geral de sua indústria. Esta pode ser uma lista com marcadores de declarações curtas ou escrita em forma de parágrafo.

Para seu próprio uso interno, é útil montar uma planilha de premissas que liste salários individuais (incluindo custos de benefícios), despesas de marketing, outras despesas comerciais orçadas conhecidas, bem como projeções de receita. Essa planilha pode ajudá-lo a identificar quando suas despesas atingirão o pico devido à atividade de marketing e aos cronogramas de contratação planejados.

Finanças:Demonstrativo de Lucros e Perdas

Sua demonstração de lucros e perdas (também conhecida como demonstração de resultados) lista suas receitas e despesas e informa o lucro ou prejuízo de sua empresa por um determinado período de tempo. It is helpful for planning and to help control operations expenses. List monthly projections for the first year and include the following information:

• Sales Projections - Include the number of units sold, the retail price, the net price and the gross revenue.
• Cost of Goods - Include your cost for manufacturing a single unit including labor and all other indirect costs such as shipping, packaging, etc.
• Controllable Expenses - This includes salaries and payroll expenses (benefits, etc.), legal and accounting expenses, advertising and marketing expenses, auto expenses, office supplies, utilities, repair and maintenance, and other outside services. Anything that fluctuates in cost from month to month.
• Fixed Expenses - These include office rent, depreciation (amortization of capital assets), loan payments, insurance, licenses and permits, and other fixed monthly expenses.

Once you have these items listed, subtract your total expenses from your gross profit to get your Net Profit (or Loss) before taxes.

Enter your tax information and be sure you include all taxes such as sales tax, excise tax, property tax, etc. To arrive at your Net Profit (or loss) after taxes, take the total tax figure and subtract it from your Net Profit (or Loss) before taxes. (See sample Profit and Loss Statement.)

Financials:Cash Flow Statement

Your cash flow statement shows the amounts of cash needed to go out over a period of time, as well as cash that is coming in. It is very helpful for planning for large purchases, or to help be prepared for slow periods in the business. In simple terms, your Cash Flow equals your cash receipts minus your cash disbursements. What's left over is your Net Cash Flow, and when you add that to your beginning balance (before any receipts) you get your Cumulative Cash Flow. As a startup, when you complete your Cash Flow Projection, may want to include two columns for each month - one for your projections, and one for your actuals. The content of the statement consists of:

• Cash Receipts - include all sources of cash inflow such as cash sales, collections from credit sales, loans, etc.
• Cash Distributions - include all of your fixed and controllable expenses.
• A summary of your current cash position - begin with your opening balance, add your cash receipts, subtract your cash distributions, and you're left with your new balance.

You may also need to add notes to your Cash Flow Statements identifying certain cash terms, other sources of income, and explaining changes in your monthly distributions.

(See sample Cash Flow Statement.)

Financials:Balance Sheet

Your balance sheet gives a bird's eye view of your financial situation (or projection) at a given date in time. You'll typically create a balance sheet for the last day of your fiscal year. It includes your assets and liabilities and tells you your business's net worth. As a startup, this will of course be speculative and based on your own assumptions. Unlike the other financial statements, the balance sheet should follow a strict format and include standard information in a specific order because it is used for analysis and comparison. You can define your categories to more closely fit your business, but don't stray from the order.

Start with your Assets. These should include:

• Current assets - such as cash from all accounts and accessible sources (stocks, bonds, CDs, etc.), and resources that you can convert to cash within one year, all accounts receivables, all inventories (include any materials used for production), and any prepaid expenses such as insurance premiums, and supplies. (NOTE: To come up with a realistic estimate of your accounts receivable, you might estimate that you'll still be waiting to receive payment for 30% of sales two months prior to that date, 60% of sales one month prior, and all of sales of the given month of your balance sheet.)
• Fixed assets - items that have an expected useful business life that can be measured in longer periods of time such as land, equipment, buildings, vehicles, and furniture.
• Long-term investments and other assets - these include intangible assets such as copyrights, patents, and stocks or bonds that the company intends to keep for more than one year.

Liabilities should include:

• Current liabilities - all of your payables including accounts payable, notes payable, taxes, payroll expenses, interest on borrowed capital, and any other payment obligations for the current year.
• Long-term liabilities - include all notes payable such as mortgages, contract payments, etc. that are due over a period greater than one year.

Next comes Net Worth which is the owner's equity and is simply the total liabilities subtracted from the total assets.

Finally, add the total liabilities to the net worth to get to your bottom line. (See sample Balance Sheet.)

Again, it would be wise to have an accountant either prepare or review these statements to ensure that they are prepared correctly and accurately.

View Financials for PDAware.

Other Plan Elements

Milestones/Implementation Schedule

It is often helpful to set up a time table of milestones for tracking and measuring your business's progress. This can be done in each section that would require it, or set up as a separate table in it's own section. Remember that knowing your milestones is helpful for you as you run your business.

Research and Development

You can also include a section detailing your strategies for introducing new products and services. A full scale R&D department isn't a requirement for this, just your technique for conducting your research and making your plans for product development. For example, if you offer consulting services based on government agency activities, part of your R&D activities might be to get all of the publications that agency puts out, make personal contacts within the agency, and attend all public functions the agency offers - all in order to stay on top of their activities and be prepared to offer new services to meet new regulations and requirements.

Exit Strategy

As hard as it may be to admit it, and as hard as it may be to think about, you need to have an idea of what you will do if your business fails, or for whatever other reason you need to close the doors. This could be simply that you're ready to retire (good for you!), you're tired of the long hours, you've lost some key people, or it's just not working. Whatever happens, you should have an idea of how you will handle disassembling your business. Your potential investors will also be interested in this section because they want to know how they will get their money back!

Some possible scenarios...

• Initial Public Offering (IPO)
• Selling/Acquisition by a larger company
• Passing it on to your children
• Liquidating your assets
• Bankruptcy

Whatever the plan of action is, take some time in your plan to go over the most likely outcomes and strategies for removing yourself from the business, or closing the doors.

Putting it All Together

So now you've written the plan, put together your financials, mulled it over and over in your head until you just can't mull anymore! You next job is to get the plan put into a visually appealing and easy to read format. It sounds like a no-brainer, but you'd be surprised how many plans don't get selected just because they aren't laid out very well and don't make the information easy to find. (Or, how many get tubed because there isn't a phone number on the front to call the business!)

Rule number one: Make it visually attractive and easy to read!

Rule number two: Don't make your readers have to work to find something or understand what you're saying.

OK. I know there should now be rules number three through whatever, but from here on we just have some simple guidelines for you. First off is your Cover Sheet. Make sure you include at a minimum the company name and the title of the document (yes, actually call it a "business plan"), include the addresses and telephone numbers of the business or the principals, and include the name of the person who wrote the plan (in other words, you!). Include a Table of Contents that is detailed enough to allow the reader to find specific information easily, but not so long that it becomes confusing. Sure, that's easy for us to say! Just include your headers, sub-headers and appendix information.

Formatting the Document Sections

The key here is consistency. Above all else maintain the same format for each section change. Setting up a style sheet will make it easier to maintain consistent spacing before and after headers, maintain consistent font face and size, etc. Your word processing program probably has these capabilities, so if you're not familiar with style sheets check your software user's guide. Also check for pre-set templates that your software may have come with. There may be a format that will work nicely for your business plan and has all of the styles pre-set. (Or wing it and just try to keep up with the text styles as you go along!) See HSW Business Plan Template.

• Make your headers large enough that they stand out as major category changes. It also helps to have your major categories begin a new page unless your plan is very short and these sections are all less than one page in length.
• Set up your sub-heads so that they are obviously a part of the same category and easily identify topic changes.
• Use bullet points wherever you can. They are usually easier to read than a paragraph of text.
• Include charts and graphs anywhere that they will make it easier to understand the information. Include color for your charts and graphs if you can.
• Make sure your plan is bound in a way that will withstand handling. The last thing you want is your plan to fall apart in a potential investor's hands! (Would that be a reflection of the chances your business will have in holding together! Nah!) Spiral binding makes it easier to flip pages and lay the document down flat on a desk.
• Make sure all of your claims are documented and include reference information.
• Proof, proof, proof! Read it over several times yourself, but also have a friend or business associate proof it. When you've written something yourself, your eyes will often skip over mistakes because you already know what you're reading. It's easy to miss mistakes in your own work!
• Do whatever you have to do to make it easier on the reader!

Glossary

­Corporation:An organization formed under specific state statutes in order to separate (usually financially) the organization from those running it.

Demographics:Objective population characteristics such as geographic areas, sex, age, income level, education, family size, dwelling type, and other vital statistics used for market research, and other types of sociological analyses.

Generally Accepted Accounting Standards:The accepted method of preparation for financial documents.

Mission Statement:A business's guiding principles that state what the company's goals are, what their values are, where they are headed. The mission statement defines the company's overall plan in a succinct and interesting manner with a tone reflective of the tone of the business itself.

Partnership:Two or more people associated in order to work together as co-owners of a business.

Primary Research:Specific research conducted for an individual product or service. Research you conduct yourself. Types of primary research include:surveys, focus groups, interviews, etc.

Pro forma (as in Financial Statements):A projection or an estimate of the company's financial situation if certain assumptions are met. A statement based on assumption.

Proprietorship (sole):A business owned by an individual who is liable for all of the company debts.

Psychographics:The values, attitudes, etc. of consumer populations. These include measurements such as the type of lifestyle, self-image, opinions, interests, habits, buying behaviors. Marketers make use this data to develop product promotions that will target very specific groups of people in order to get the highest return.

Secondary Research:Research data drawn from existing databases such as the U.S. Government's Census Data, data from the Department of Labor, and the Bureau of Labor Statistics, etc.

Standard Industrial Classification:[SIC] The Standard Industrial Classifichttp://etb.howstuffworks.com/images/icons/link.pngation system classifies establishments by their primary type of activity. This system is currently being replaced by the the North American Industry Classification System (NAICS). NAICS was developed jointly by the U.S., Canada, and Mexico to provide new comparability in statistics about business activity across North America. [Source:NAICS]

Trade Shows:A large event at which buyers and sellers gather in a large open facility. Sellers are in 10+ foot booth spaces and display their products or service offerings to potential buyers. Also known as conventions, exhibitions, and conferences.

Unique Selling Advantage:A single, unique advantage used to distinguish one product over another in marketing, sales, and other promotional activities. Typically, USAs (also known as USPs, Unique Selling Propositions) are short and catchy so they can be used in advertising slogans. Think of them as your product's "edge."

Tools, Checklists and Forms

Planning

• Sample Business Plan (Microsoft Word Format)
• Sample Business Plan (Adobe Acrobat Reader format)
• Business Plan Outline and Template (Microsoft Word format)
• Sample Business Plan Financial Statements (Adobe Acrobat Reader format):—Balance Sheet —Profit and Loss Statement Year 1 —Profit and Loss Statement Year 2 —Profit and Loss Statement Three Year Summary —Cash Flow Statement Year 1 —Cash Flow Statement Year 2

Financial

• Sample P&L Statement (Microsoft Excel Format)
• Sample Cash Flow Statement (Microsoft Excel Format)
• Sample Balance Sheet (Microsoft Excel Format)

In addition to software programs, don't forget the Small Business Administration and SCORE (Service Corps of Retired Executives). SCORE works in association with SBA to help advise business startups. Some other helpful sites are:

• Commerce Clearing House:Toolkit
• About.com
• Biz Planit
• BPlans.com