Como construir um painel de gerenciamento de estoque

Como empresário de e-commerce, todo o seu foco está nas vendas, nos seus clientes e na sua gama de produtos. Embora o gerenciamento de estoque possa não estar no topo de sua lista de prioridades, um bom gerenciamento de estoque pode melhorar seu caixa e lucro quando você o torna parte de sua rotina diária.

Obtenha as métricas certas

É provável que você já tenha uma boa compreensão dos custos de manutenção de estoque. Acompanhe as faturas e procure áreas onde você pode reduzir o valor a pagar. Procure negociar melhores contratos ou melhorar seus processos internos no manuseio de estoque e pedidos.

No entanto, algumas questões não são diretamente visíveis nesta abordagem contábil. Para obter visibilidade do capital bloqueado no estoque e dos custos evitáveis ​​causados ​​por níveis incorretos de estoque, você precisa projetar as ferramentas certas para tornar os possíveis problemas visíveis e as melhorias mensuráveis.

De uma perspectiva de alto nível, você deseja atender a todos os pedidos dos clientes, com o menor custo e o menor estoque. Com esses 3 elementos principais, você acompanhará o desempenho geral de sua cadeia de suprimentos. No entanto, quando se trata de dividir isso em métricas operacionais e mensuráveis, não há uma solução única que sirva para todos. A escolha certa de métricas depende da sua estratégia de negócios e do que você deseja focar. Você precisa configurar seu painel individual. Escolher os KPIs certos para acompanhar tem um impacto incrível no seu sucesso e iniciar ações para melhorar o desempenho da sua cadeia de suprimentos.

Fique de olho nos detalhes

O painel de gerenciamento de estoque terá uma perspectiva de alto nível, mas os insights cruciais sempre virão no nível do item. No final do dia, a gestão de stocks é feita sempre ao nível do artigo, medindo a Stock Keeping Unit (SKU) por SKU. Afinal, ao negociar com seus fornecedores, você estará analisando as quantidades de pedidos de SKUs individuais.

Em que focar?

Antes de entrar nas métricas individuais, é útil agrupá-las pela direção de onde uma ação precisa ser tomada para melhorar o desempenho. O painel de gerenciamento de inventário abrangerá os três grupos a seguir:

• Centrada no cliente:como você atua aos olhos do cliente
• Centrada no fornecedor:como seus fornecedores estão se saindo
• Visão interna:como avaliar seus processos internos

1. Centrado no cliente:no olho do cliente

As métricas centradas no cliente medem como o cliente percebe seu serviço. Você é um distribuidor ou fornecedor confiável para eles? Quão responsivo você é? As métricas mais utilizadas são:

• Taxa de preenchimento :quantos pedidos você conseguiu atender imediatamente fora de seu estoque
• Pedidos pendentes :Quantos pedidos você não conseguiu atender imediatamente?
• Outros KPIs em potencial:
  • Prazo do pedido - quanto tempo seu cliente deve esperar?
  • Pedidos atrasados ​​que serão enviados integralmente, mas não a tempo.
  • Precisão do pedido onde a falha resulta em entregas devolvidas ou não pagas, o cliente reclama sobre quantidade, qualidade, local ou prazo incorretos, etc.

2. Centrado no fornecedor:avaliação do fornecedor

A avaliação de fornecedores é um tópico completo por si só e é crucial para o seu próprio desempenho como distribuidor ou atacadista. Ao tentar descobrir quais fornecedores estão contribuindo mais para o seu negócio, você deve configurar uma ferramenta de avaliação de fornecedores que combine informações de várias fontes. Uma avaliação muito importante é a qualidade de seus serviços. Você pode usar isso para melhorias internas, mas também para a negociação com eles. Ter um histórico abrangente de seus fornecedores permitirá que você avalie seu desempenho, e isso o coloca em uma posição mais forte para a próxima rodada de negociação. Métricas comuns de fornecedores são para medir a confiabilidade da entrega do fornecedor, como:

• Precisão do fornecedor
• Precisão de recebimento
• Outras métricas potenciais:
  Categorize e registre problemas de qualidade. Acompanhe as ações que você tomou para resolver os problemas de qualidade:você as devolveu, solicitou o desconto ou aceitou o desvio, porque não era essencial para o seu negócio?

O mais importante para você é avaliar os fornecedores e ficar atento a qualquer deterioração da qualidade do serviço e dos produtos. Mesmo que os desvios sejam pequenos, você deve rastreá-los. Você pode descobrir que alguns fornecedores estão se desviando apenas ligeiramente, mas consistentemente de suas solicitações. Mesmo que você consiga lidar com esses desvios, é um esforço adicional e deve ser evitado. Idealmente, você deve ter um esquema de penalidades em vigor. De qualquer forma, você pode usar esses lapsos de qualidade na próxima rodada de negociação.

3. Visão interna:desempenho operacional

Por fim, há o 3º conjunto de KPIs que mede seu desempenho interno. Mesmo que seus clientes estejam completamente satisfeitos com sua taxa de preenchimento de 100% e todos os seus fornecedores entreguem com precisão perfeita, seu processo interno e organização podem resultar em lucros ou perdas sem afetar seus clientes ou fornecedores. Para começar, observar a quantidade de capital bloqueado em seu estoque e por quanto tempo você mantém seu estoque no depósito antes de ser vendido pode fazer a diferença para o seu negócio. Exemplos típicos são:

• Valor do inventário
• Giro de estoque
• Custo de transporte
• Estoque esgotado :o motivo da falta de estoque pode ser causado por uma alta demanda imprevista, erro de entrega ou avaliação interna falsa para reordenar.
• Outros KPIs em potencial:
• Excesso de estoque , estoque que você mantém por mais tempo do que o período médio de manutenção de estoque, por qualquer motivo. Primeiro você precisa definir o estoque máximo que deseja manter para cada SKU. Qualquer valor acima desse limite é excesso de estoque que está bloqueando seu capital.
• Dias esperados para vender inventário :Torne os KPIs de giro de estoque mais tangíveis e prospectivos:Divida o valor do estoque a preço de mercado pela previsão diária de vendas. Dessa forma, você obtém uma boa compreensão de como os níveis de estoque se relacionam com sua expectativa de vendas. Com base em uma previsão de vendas confiável, você pode identificar facilmente o excesso de estoque onde precisa agir e os SKUs que estão esgotando.

Depois de decidir sobre as métricas para o seu negócio, você precisa revisá-las regularmente e agendar aprofundamentos em SKUs e fornecedores individuais. Ao ser proativo, você poderá ficar à frente dos problemas em vez de apenas reagir aos problemas de inventário quando eles ocorrerem.

Sobre o autor:

Thorsten Ohm é cofundador da Waypoint Ventures. Ele tem 20 anos de experiência internacional abrangendo muitas geografias, onde montou organizações e desenvolveu negócios. Como executivo corporativo sênior e membro do conselho, ele tem experiência no crescimento de negócios organicamente e via M&A. A Waypoint Ventures ajuda as empresas a acelerar seu crescimento, melhorar seu desempenho e entrar em novos negócios ou mercados.