Fatores que afetam as operações de estoque

As operações de gerenciamento de estoque estão cada vez mais sendo terceirizadas para prestadores de serviços terceirizados, garantindo assim que os investimentos e custos na gestão dos estoques sejam reduzidos. Esta é uma tendência bem-vinda, desde que as empresas se concentrem em supervisionar e revisar tanto o gerenciamento de estoque quanto as operações de estoque periodicamente para garantir que os controles adequados sejam mantidos e os processos seguidos.

A gestão de estoque envolve o estudo de dados sobre a movimentação de estoque, seu padrão de demanda, ciclos de abastecimento, ciclos de vendas, etc. O gerenciamento ativo exige análise e gerenciamento contínuos de itens de estoque para atingir o gerenciamento de estoque enxuto.

A função de gerenciamento de estoque é realizada pelos planejadores de estoque da empresa em estreita coordenação com a aquisição, logística e finanças da cadeia de suprimentos, além dos departamentos de marketing.

As eficiências do gerenciamento de estoque são amplamente dependentes das habilidades e conhecimentos dos planejadores de estoque, o foco e envolvimento da gestão e as políticas de gestão aliadas ao sistema de gestão de estoques.

No entanto, o gerenciamento de operações de estoque não está sob o controle da equipe de gerenciamento de estoque, mas fica com os prestadores de serviços terceirizados. Nesta seção do artigo, pretendemos descobrir algumas das áreas críticas e pontos de ação por parte das operações que podem impactar o estoque da empresa.

1. Mão de obra não qualificada e pessoal: O gerenciamento de operações de estoque é uma operação orientada para o processo. Cada tarefa e ação exigida a ser realizada pelos operativos terá impacto no estoque, bem como nos prazos de entrega e outros parâmetros. Portanto, o conhecimento do que se deve fazer e o efeito da ação devem ser conhecidos pelos operários que estão no chão de fábrica. Por exemplo:se um operativo recebe uma tarefa de armazenamento, ele deve saber como e onde deve guardar o palete, como digitalizar o ID do palete e confirmá-lo de volta ao sistema. Além disso, ele também deve saber o impacto de não concluir nenhuma dessas ações ou fazer algo errado. O impacto que sua ação terá no sistema, bem como no inventário físico, deve ser claro para o operador.

   Em segundo lugar, diferentes itens de estoque teriam que ser tratados de forma diferente. Os operadores que estão realizando a tarefa devem saber por que e o que deve ser feito. Eles também devem saber as consequências de não seguir o processo. Um palete pode ter que ser verificado para a identificação do palete e colocado em um local no chão, enquanto uma caixa pode ter que ser aberta e digitalizada para caixas individuais dentro e colocada em uma lixeira. Os operários devem ser treinados em todo o processo e entender por que e o que ele está fazendo.

   Os sistemas WMS são bastante operacionais e exigem muitas tarefas. Onde os armazéns são gerenciados em sistemas baseados em RF, os operadores devem ser capazes de gerenciar os leitores de RF, entender como acessar e concluir transações por meio das armas RF.

   Freqüentemente, é notado que quando as operações do armazém estão sendo gerenciadas por um provedor de serviços terceirizado e o cliente principal não está presente no local, a qualidade do pessoal e dos operadores fica comprometida e as pessoas não recebem formação adequada antes de serem atribuídas as suas responsabilidades. Tais situações podem levar a discrepâncias de estoque.

2. Em SOP adequado, Treinamento e ênfase na conformidade de processos: Quando um projeto de gerenciamento de estoque começa em um depósito de terceiros, tanto o cliente principal quanto o provedor de serviços terceirizado trabalham no projeto e na configuração dos processos básicos, documente-os nos Procedimentos Operacionais Padrão e conduza o treinamento como parte da metodologia de gerenciamento de projetos.

   No entanto, ao longo de um período de tempo, a natureza das mudanças nos requisitos de negócios, resultando em mudança nos processos operacionais. Eles não são documentados em termos de emendas e os SOPs tornam-se desatualizados. Depois disso, descobre-se que os recém-chegados que são introduzidos no chão de fábrica são obrigados a aprender os processos trabalhando junto com outros onde nenhum treinamento ou documento SOP é fornecido a ele para referência. Com o resultado, eles geralmente têm um conhecimento incompleto dos processos e realizam as tarefas sem saber por que estão fazendo e o que são obrigados a fazer.

   Esta situação é muito perigosa para a saúde do estoque e mostra negligência na atitude do prestador de serviço terceirizado. A continuação de tal situação levará a uma manutenção inadequada, incompatibilidades de inventário, discrepâncias e também afetam a entrega do serviço. Se não for verificado pode levar ao roubo, furto e uso indevido de inventário.

   Em qualquer armazém de operações de estoque de propriedade de terceiros, o cliente principal deve garantir que a revisão e o treinamento periódicos sejam realizados para todos os funcionários. As operações de estoque devem ser revisadas periodicamente e contagens de estoque e auditorias realizadas regularmente.