Cloud ERP 101:Tudo o que você precisa saber sobre Cloud ERP + Ecommerce

Como uma pessoa sábia (e desconhecida) é citada como tendo dito:“Eu não ficarei impressionado com a tecnologia até que eu possa baixar comida da internet”.

Talvez isso seja possível um dia, mas devemos nos contentar em pedir quase tudo o que precisamos online por enquanto. O comércio eletrônico, a compra e venda de bens (ou serviços) na internet, tornou-se a opção de compra conveniente para milhões em todo o mundo – algo que a maioria das empresas em todos os setores rapidamente percebeu e adotou.

No entanto, as empresas que não o fizeram foram forçadas a reavaliar essa decisão quando a crise do COVID-19 chegou. O comércio eletrônico não é mais uma proposta de futuro, mas uma necessidade imediata de sobrevivência.

De acordo com a Statista, 2020 viu as receitas de comércio eletrônico de varejo atingirem 431 bilhões de dólares americanos. Espera-se que as receitas aumentem para mais de 563 bilhões de dólares americanos até 2025. Como as empresas de comércio eletrônico podem lidar com o incrível crescimento e, ao mesmo tempo, atender às expectativas dos clientes mais altas do que nunca?

A IDC, uma importante empresa global de inteligência de mercado, tem um novo white paper, Better Together:SaaS Digital Commerce Platforms and ERP Help Organizations Grow Past Legacy Limitations, que declara que a resposta é uma combinação de esforço de equipe e a tecnologia certa.

Em relação ao esforço da equipe, os analistas da IDC escrevem:“Atender às expectativas do cliente é um esforço de equipe e depende de todas as áreas de uma organização (por exemplo, comércio, atendimento ao cliente, RH, finanças, cadeia de suprimentos). ”

Quanto à tecnologia certa, os analistas dizem que as empresas devem investir em um ERP integrado em nuvem e solução de comércio digital, como o Acumatica nativo para BigCommerce Connector, se quiserem amadurecer e crescer para empresas. organizações de nível.

Antes de mergulhar na aparência dessa solução perfeita, vamos primeiro discutir o que é o software ERP na nuvem.

O que é ERP na nuvem?

Para entender as soluções de ERP em nuvem, primeiro devemos entender a computação em nuvem. Um artigo do Microsoft Azure fornece uma definição clara:

"Resumindo, a computação em nuvem é a entrega de serviços de computação — incluindo servidores, armazenamento, bancos de dados, rede, software, análise e inteligência — pela Internet ("a nuvem") para oferecer inovação mais rápida , recursos flexíveis e economias de escala. Normalmente, você paga apenas pelos serviços em nuvem que usa, ajudando a reduzir seus custos operacionais, executar sua infraestrutura com mais eficiência e dimensionar conforme as necessidades de sua empresa mudam.”

O software ERP em nuvem, portanto, é um software como serviço (SaaS) que permite que os usuários acessem o software Enterprise Resource Planning (ERP) por meio de uma conexão com a Internet. Uma solução ERP baseada em nuvem atua como um sistema de registro para uma organização. Os dados dos sistemas financeiros, de distribuição, CRM (etc.) convergem no ERP em tempo real. O ERP atua como um repositório centralizado de todos os dados da empresa, integra processos de negócios e fornece uma “fonte única de verdade” para cada funcionário. Além disso (e importante), os usuários podem acessar o sistema a qualquer hora, de qualquer lugar, usando o dispositivo habilitado para navegador de sua escolha.

Como regra geral, se uma empresa está confiando em uma solução legada ou em vários sistemas desconectados e remendados para gerenciar seu inventário complexo, vários armazéns e requisitos financeiros extensos e está frustrado com a resultados ineficientes e trabalhosos, então é hora de investir em uma solução ERP eficiente e automatizada baseada em nuvem.

ERP em nuvem vs ERP em nuvem privada

Para entender completamente as soluções de ERP em nuvem, devemos entender a outra opção de ERP disponível:ERP em nuvem privada. Veja aqui as duas opções.

1. ERP em nuvem.

Já estabelecemos que as opções de ERP na nuvem permitem que os usuários acessem seus aplicativos de negócios executados em recursos de computação compartilhados pela Internet. Esse acesso à Internet permite que os usuários se integrem facilmente a aplicativos de terceiros, além de fornecer a agilidade e a escalabilidade que as empresas precisam em uma economia dinâmica. Os fornecedores de ERP na nuvem assumem a responsabilidade pela segurança, atualizações e upgrades. Geralmente, as empresas pagam uma taxa de assinatura com base nos usuários ou recursos usados ​​(dependendo do fornecedor de ERP na nuvem).

2. ERP em nuvem privada.

A principal diferença entre sistemas ERP em nuvem e sistemas ERP em nuvem privada é onde o software está localizado fisicamente. O software é comprado, instalado e mantido nas instalações de uma empresa. O departamento de TI da organização é o único responsável pela implantação do software aplicativo e pela manutenção e segurança contínuas do software e do hardware. Os custos iniciais para licenças de software e hardware podem ser proibitivos. O acesso remoto, embora possível, geralmente não é uma função integrada. Em vez disso, pode exigir ajuda de um aplicativo e dispositivo de terceiros.

Desafios do uso do ERP em nuvem privada

Todas as opções de ERP têm seus desafios exclusivos, mas os desafios de ERP de nuvem privada são algo que as empresas, principalmente as pequenas e médias empresas (SMBs), devem prestar atenção.

Por exemplo, soluções de ERP de nuvem privada às vezes podem custar mais para implementar e manter com um investimento inicial maior. As empresas são forçadas a manter uma equipe de TI em tempo integral disponível. As soluções de nuvem privada geralmente exigem mais tempo de implantação, exigem mais hardware para acomodar usuários adicionais e podem não ter acessibilidade móvel.

Além disso, as soluções ERP de nuvem privada geralmente são sistemas legados que não possuem recursos de integração modernos. O resultado são equipes isoladas (marketing, vendas, finanças e TI não estão na mesma página) e os clientes sofrem como resultado.

Quando um ERP em nuvem faz sentido para uma loja online?

Agora que entendemos as diferenças entre as diferentes soluções de ERP disponíveis (e os desafios), é hora de trazer o comércio eletrônico de volta ao cenário.

As empresas de comércio eletrônico precisam de uma plataforma de comércio eletrônico para colocar seus produtos/serviços na frente de seus clientes e nas mãos deles. Uma plataforma de comércio eletrônico é um aplicativo de software que permite que empresas on-line gerenciem seu site, marketing, vendas e operações.

De acordo com o whitepaper da IDC, qualquer que seja a plataforma de comércio eletrônico que as empresas escolherem, ela deve ser combinada de maneira perfeita e nativa com uma solução de ERP, de preferência, uma solução de ERP na nuvem.

“Os negócios digitais mais bem-sucedidos são aqueles que têm uma estratégia abrangente de transformação digital e selecionam sistemas ERP e de comércio digital fortemente integrados ou acoplados”, escrevem os analistas da IDC. “É importante ressaltar que uma plataforma de negócios digital à prova de futuro aproveita os modernos sistemas SaaS criados para a nuvem.”

Uma solução ERP na nuvem sempre faz sentido para uma loja online, e os benefícios dos sistemas ERP na nuvem comprovam isso.

Benefícios de usar o Cloud ERP para comércio eletrônico

Em muitos casos, as soluções Cloud ERP podem fornecer tempos de implementação mais rápidos, custos iniciais mais baixos e comunicação sincronizada em tempo real com plataformas de comércio eletrônico. As soluções de ERP em nuvem com uma vertical de comércio eletrônico, como o Retail-Commerce Edition da Acumatica, oferecem às empresas vários outros benefícios, incluindo:

1. Flexibilidade e adaptabilidade.

Um dos maiores indicadores do sucesso de uma empresa é como ela pode se adaptar às inevitáveis ​​flutuações do mercado. Com a solução de ERP na nuvem certa, as empresas podem fazer as personalizações necessárias sem a ajuda de uma equipe de TI completa, adaptando facilmente seus processos e fluxos de trabalho de negócios de back-office, bem como seus aplicativos voltados para o cliente, às mudanças nas circunstâncias.

Além disso, cada comerciante opera de maneira única. Cada um tem expectativas exclusivas do cliente, dados exclusivos do produto e, às vezes, procedimentos de processamento de pedidos complexos, mas necessários. Novamente, por meio de ferramentas de configuração e sem código, a solução ERP na nuvem certa se adaptará aos fluxos de trabalho exclusivos que um comerciante exige, em vez de exigir que o comerciante se encaixe no software do ERP.

2. Melhor segurança.

Como o software ERP baseado em nuvem é hospedado por data centers, como Amazon Web Services (AWS) e Microsoft Azure, eles têm os recursos que as PMEs podem não ter para fornecer segurança de alto nível. Os benefícios de usar um serviço de hospedagem na nuvem incluem:

• Controle de acesso físico ao equipamento.
• Proteção ambiental.
• Proteção contra desastres imprevistos.
• Ferramentas de prevenção, detecção e auditoria de intrusão de rede.
• Manutenção regular do sistema.

3. Pode sustentar o crescimento dos negócios.

Quando as empresas crescem, elas esperam que sua solução de gerenciamento de negócios de comércio eletrônico cresça com elas, mas isso nem sempre é possível. As soluções legadas têm dificuldade em acompanhar a constante inovação tecnológica que vemos acontecer todos os dias.

As soluções baseadas em nuvem, por outro lado, recebem atualizações e upgrades consistentes. Essas melhorias permitem que as empresas de comércio eletrônico permaneçam competitivas e abram as portas para o crescimento contínuo.

4. Compatível com muitas ferramentas.

Independentemente do que uma empresa vende ou do serviço que presta, ela precisa se integrar a aplicativos de negócios críticos, como os fornecidos no Acumática Marketplace. Se uma empresa precisa estender a plataforma Acumatica, é mais do que provável que a Acumatica tenha um parceiro de tecnologia que possa ajudá-la a fazer isso.

Por exemplo, BigCommerce for Acumatica permite que as empresas recebam e processem pedidos, gerenciem estoques, definam preços e processem a logística de entrada em Acumatica.

Etapas da implementação do ERP na nuvem

Até agora, conectar uma solução de ERP na nuvem a uma plataforma de comércio eletrônico para o sucesso dos negócios de comércio eletrônico pode parecer uma decisão sábia. Nesse caso, existem algumas etapas a serem seguidas ao escolher e implementar uma solução de ERP em nuvem. É importante observar que os provedores de ERP na nuvem podem diferir um pouco no número e na nomenclatura das etapas, mas o resultado final é o mesmo:sucesso no comércio eletrônico.

1. Pesquisar.

Na primeira etapa, as empresas de comércio eletrônico devem reservar um tempo para pesquisar suas opções completamente. Comparar e contrastar os muitos sistemas ERP em nuvem no mercado hoje pode levar algum tempo, mas apressar essa parte do processo pode levar a uma má escolha.

Uma maneira fácil de pesquisar e avaliar as opções é usar uma lista de verificação de avaliação, como a Lista de verificação de avaliação do sistema de gerenciamento de negócios da Acumatica. Ele ajuda as empresas a comparar os recursos e benefícios de diferentes fornecedores com base em cinco categorias:Produtividade, Funcionalidade, Tecnologia, Valor e Risco.

Usar esta lista de verificação (ou qualquer outra semelhante), verificar o que os analistas de tecnologia têm a dizer sobre várias opções de ERP na nuvem e ler as avaliações dos clientes ajudará muito as empresas a encontrar o sistema certo para elas .

2. Instalação.

O segundo passo é instalar o software. Isso exige primeiro a montagem de uma equipe interna para ajudar na instalação. Essas equipes geralmente incluem um patrocinador executivo, um líder de projeto (ou gerente de projeto), um líder técnico e especialistas no assunto (SMEs).

Nesta etapa está a necessidade de definir seus requisitos. Para os clientes da Acumática, os requisitos são classificados como essenciais, desejáveis, não uma necessidade imediata e agradáveis ​​de se ter. O resultado é uma lista de recursos e funções acessíveis e adequados ao cronograma do projeto.

3. Migração.

A migração de dados do sistema antigo para o novo é um processo complexo, mas uma lista de verificação pode ajudar a torná-lo ordenado e definido. A lista de verificação de migração de dados da Acumática é um bom exemplo:

• Garantir que todas as informações de contato do cliente existentes sejam precisas e atualizadas
• Remover dados incorretos ou redundantes (fornecedores descontinuados, contatos não mais com a empresa)
• Remova dados incorretos ou desatualizados da empresa (números de peça antigos, produtos descontinuados).
• Configure seu banco de dados Acumática
• Mapeie seus dados de ERP legados para os novos campos do banco de dados Acumática
• Transfira os dados para o novo sistema
• Teste o novo sistema para verificar se todos os dados legados foram movidos e estão acessíveis
• Verifique se novos dados podem ser adicionados ao sistema (novas informações de produtos, localização de itens de estoque, novas informações de clientes)

4. Teste.

Antes de qualquer novo produto ou serviço ser colocado nas mãos de um cliente, ele deve ser testado e aprovado. Os fornecedores de ERP na nuvem terão seus próprios métodos e procedimentos para desenvolver um plano de teste, mas a maioria dos planos de teste testará cada requisito dentro do sistema.

O teste pode seguir estas diretrizes gerais:

• Objetivo:objetivo do teste
• Requisito:o requisito específico que está sendo testado
• Configuração:configurações do sistema necessárias para realizar o teste
• Procedimento:processo passo a passo para realizar o teste)
• Dados de teste:se necessário, um SME pode produzir isso e os dados de teste devem representar situações do mundo real
• Resultado esperado:os resultados que devem ser produzidos se o sistema estiver funcionando de acordo com os requisitos 
• Aprovado/Reprovado:determina se o teste foi bem-sucedido
• Comentários:observações adicionadas, comportamento do sistema e sucessos parciais
• Treinamento

O treinamento é um passo extremamente importante. Se os usuários e administradores de sistema não forem treinados corretamente desde o início, eles podem não embarcar totalmente e o novo sistema ERP em nuvem não será utilizado em todo o seu potencial.

O fornecedor de ERP em nuvem deve fornecer assistência de treinamento, bem como os cursos de treinamento e a documentação necessária para uma experiência de treinamento completa.

5. Implantação.

A implantação também é chamada de "go-live". Este é o grande dia (ou dias), e o fornecedor de ERP na nuvem estará à disposição para apertar o botão de ativação.

A primeira decisão durante esta etapa é decidir quando entrar ao vivo. Isso geralmente ocorre em um dia ou dias que afetarão menos os negócios. A partir daí, as empresas precisarão decidir se desejam ativar o novo sistema e desativar o sistema antigo simultaneamente, se desejam avançar em uma abordagem em fases ou se desejam que os sistemas funcionem ao mesmo tempo.

Seja qual for o método de ativação escolhido, o resultado final é um negócio rodando em uma solução ERP móvel e flexível em nuvem... mas há mais uma coisa.

6. Suporte.

Após a emoção de um go-live bem-sucedido, sempre há dúvidas e assistência adicional, como a possível necessidade de integração com aplicativos personalizados e de terceiros. O provedor de ERP em nuvem deve estar disponível à medida que a empresa continua a refinar seus processos de negócios e a qualquer necessidade de suporte contínuo.

Encerrando

As empresas de comércio eletrônico estão passando por uma economia em expansão e estão prevendo um crescimento ainda maior nos próximos anos. No entanto, para aproveitar plenamente os benefícios de tal economia, essas empresas devem ser eficientes, flexíveis e adaptáveis, o que é possível quando adotam a solução ERP em nuvem certa que se integra nativamente à plataforma de comércio eletrônico certa.

“Já em uma alta histórica, a taxa de mudança na economia global deve continuar acelerando na próxima década”, escrevem os analistas da IDC. “Para se adaptar a essa mudança e permanecer competitivo, os comerciantes B2B e B2C precisam de aplicativos modernos de front-office e back-office fortemente integrados. Esses aplicativos fortemente integrados fornecem resiliência para que os comerciantes possam se adaptar aos obstáculos com agilidade, em vez de esperar que seus sistemas se recuperem.”

As forças combinadas de BigCommerce e Acumática trarão a automação necessária para as empresas de comércio eletrônico, ajudando-as a otimizar seus muitos processos de negócios, competir em um mercado doméstico e internacional em crescimento e, finalmente, ter sucesso no mercado atual.