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Guia do comprador de software de folha de pagamento para pequenas empresas para 2021

p O software de folha de pagamento certo pode ter um impacto positivo duradouro em uma pequena empresa. Afinal, pagar os funcionários corretamente, de forma consistente e pontual é um passo fundamental para construir a confiança de seus funcionários e motivá-los a fazer o melhor. Mas com tantas opções disponíveis, escolher o software de folha de pagamento certo para sua pequena empresa pode ser uma tarefa desafiadora. Há muito a considerar, desde cálculos automatizados de folha de pagamento e conformidade tributária até integrações de software e recursos personalizáveis.

p Este artigo ajudará as pequenas empresas em sua busca por software de folha de pagamento, investigando o que é software de folha de pagamento, o que as pequenas empresas devem esperar dele e os recursos a serem procurados e as perguntas a serem feitas ao avaliar os fornecedores.

O que é folha de pagamento?

p A folha de pagamento se refere à lista de funcionários pagos de uma empresa, bem como ao processo de pagamento deles, com base em seu salário ou hora de trabalho. Alguns também usam esse termo para se referir ao gasto total da organização com sua força de trabalho.

p Embora pareça simples, a folha de pagamento de pequenas empresas pode ser complicada. Para pagar os funcionários com precisão e no prazo, as empresas devem responder pelo governo federal, leis salariais estaduais e locais e responsabilidades fiscais, ao mesmo tempo em que garantem que eles sempre tenham dinheiro suficiente para cobrir os custos da folha de pagamento. Para complicar ainda mais a folha de pagamento de uma pequena empresa, cada funcionário pode ter uma fórmula de pagamento diferente com base em suas informações financeiras individuais, como status de retenção, nível de renda, localização e contribuições de benefícios.

O que é software de folha de pagamento para pequenas empresas?

p O software de folha de pagamento para pequenas empresas é um sistema que automatiza alguns dos aspectos mais demorados da folha de pagamento, como cálculos de contracheque, manutenção de registros e processamento de pagamentos. Ao fazê-lo, ajuda uma pequena empresa a pagar funcionários de maneira eficiente, remeter os impostos sobre a folha de pagamento devidos e rastrear e registrar todos esses pagamentos, tudo ao mesmo tempo em conformidade com o federal, legislação tributária e trabalhista estadual e local. O software de folha de pagamento também oferece aos proprietários e gerentes de pequenas empresas um maior nível de controle do que terceirizar esse trabalho para um provedor de serviços de folha de pagamento.

p Os principais sistemas de software de folha de pagamento se integram a outras soluções de negócios, como contabilidade e recursos humanos (RH), dando a vários departamentos acesso a informações importantes. Às vezes, o software de folha de pagamento pode ser oferecido como parte de um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) maior, que integra funções de negócios centrais, incluindo finanças, RH, cadeia de mantimentos, vendas e Marketing, gerenciamento de projetos e muito mais.

Benefícios do software de folha de pagamento para pequenas empresas

p O software de folha de pagamento pode reduzir os recursos necessários para muitas tarefas comuns da folha de pagamento de pequenas empresas. Isso atenua as repetições, desafios morosos e mundanos da folha de pagamento, como o cálculo preciso dos contracheques. O cálculo automatizado do salário significa que tudo o que uma empresa precisa fazer é garantir que as informações de cada funcionário sejam inseridas corretamente no sistema, e, em seguida, verifique a precisão dos números do período de pagamento final.

p As áreas onde o software de folha de pagamento oferece benefícios para pequenas empresas incluem:

  • Conformidade regulatória. As soluções de folha de pagamento podem cumprir as mudanças nas regulamentações financeiras; as principais soluções são atualizadas regularmente para atender às mudanças nas regulamentações fiscais da folha de pagamento e nas leis salariais.
  • Reduzindo o erro humano. Processos automatizados que lidam com cálculos complexos podem ajudar a reduzir erros de folha de pagamento, especialmente quando você tem muitos funcionários com estruturas de pagamento diferentes, retenções fiscais e benefícios. Os funcionários não precisam mais perder tempo examinando planilhas e calculadoras, arriscando erros de digitação ou decimais perdidos.
  • Análise de negócio. O software de folha de pagamento pode rastrear a frequência ou integrar-se ao software de controle de tempo para fornecer insights sobre a produtividade e frequência dos funcionários, ou seja, quantas vezes os funcionários estão atrasados, saia mais cedo ou tire dias de folga. Dependendo do software, você também pode analisar os custos da folha de pagamento por departamento ou local.
  • Mantenha os cheques de pagamento atualizados. O software de folha de pagamento pode atualizar automaticamente os cálculos de contracheque sempre que um funcionário recebe um aumento, movimentos, ganha um bônus ou faz horas extras.
  • Administração de benefícios. O software de folha de pagamento pode aplicar deduções de benefícios e pode ser capaz de pagar contribuições automaticamente aos provedores de benefícios. O software de folha de pagamento pode ser integrado aos sistemas de RH para ajudar a fornecer uma quadro atualizado de benefícios a empregados.
  • Autoatendimento para funcionários. Muitas soluções de folha de pagamento podem criar um portal de autoatendimento para funcionários, permitindo que a equipe gerencie diretamente informações pessoais, como alterações de endereço ou visualize informações de benefícios, sem a ajuda de gerentes de folha de pagamento. Os portais também podem permitir que os funcionários façam solicitações de folga, que pode então ser analisado pelos gerentes para aprovação.

Tipos de software de folha de pagamento para pequenas empresas

p Existem dois tipos principais de software de folha de pagamento para pequenas empresas:software em nuvem baseado em assinatura e software local que cobra uma taxa única para uma licença perpétua. Cada modelo tem seus próprios benefícios, e o tipo que é melhor para sua pequena empresa depende muito de suas necessidades específicas.

Software de folha de pagamento em nuvem:

p As soluções de negócios baseadas na nuvem tendem a ser altamente configuráveis ​​e mais fáceis de integrar com outros sistemas, para que você possa adaptá-los para atender às suas necessidades de negócios. Por exemplo, o software de folha de pagamento em nuvem pode se integrar a outros aplicativos, permitindo que os funcionários controlem o tempo, ou revisar recibos de pagamento, beneficia informações e envia solicitações de folga. Muitos fornecedores de software de ERP em nuvem têm um módulo de folha de pagamento em execução no mesmo banco de dados que seus outros módulos, como contabilidade, facilitando o fluxo de informações. Os sistemas de folha de pagamento em nuvem podem ser acessados ​​em qualquer lugar, a qualquer momento, contanto que o usuário tenha uma conexão com a Internet. Finalmente, o fornecedor lida com toda a manutenção e envia atualizações frequentes, e seus dados são protegidos em caso de interrupção. Os modelos de preços baseados em assinatura tornam as soluções de folha de pagamento baseadas na nuvem mais acessíveis para pequenas empresas, porque não exigem grandes despesas de caixa iniciais.

Software de folha de pagamento local:

p Este tipo de software de folha de pagamento executa um computador local centralizado ou em seu data center, portanto, você só pode executar a folha de pagamento em um computador que tenha o software instalado ou que possa acessar o servidor com o software. Como os dados são armazenados localmente, talvez você não precise de acesso à Internet para executar a folha de pagamento. Contudo, você corre o risco de perder dados críticos se os sistemas travarem. Dependendo do provedor e da idade do sistema, pode ser difícil integrar o software de folha de pagamento local com outras soluções de negócios.

p Quase 40% dos entrevistados globais mudaram para software de folha de pagamento em nuvem, e outros 21% estavam avaliando tal movimento, de acordo com uma pesquisa recente (mais da metade das organizações respondentes (52%) tinham menos de 1, 000 funcionários).

Recursos do software de folha de pagamento para pequenas empresas

p O software de folha de pagamento normalmente oferece os seguintes recursos:

  • Cálculos automatizados de folha de pagamento
  • A folha de pagamento automatizada é executada antes de cada dia de pagamento
  • Capacidade de cancelar ou suspender execuções da folha de pagamento se um erro for detectado
  • Várias opções de pagamento, incluindo depósito direto e cheques de pagamento em papel
  • Deduções automáticas de benefícios
  • Descontos de benefícios de planos de aposentadoria e saúde
  • Autoatendimento online para funcionários
  • Controles de acesso robustos
  • Períodos de pagamento flexíveis
  • Integração com outro software empresarial
  • Vários tipos de rendimentos, incluindo salários, salários por hora, e pagamentos variáveis ​​como bônus
  • Conformidade com o governo federal dos EUA, leis trabalhistas e fiscais estaduais e locais
  • Cálculo automatizado, remessa e rastreamento de impostos sobre a folha de pagamento
  • Relatórios detalhados de folha de pagamento
  • Manutenção do histórico da folha de pagamento para todos os funcionários
  • Geração de formulário de imposto de funcionário
  • Gestão de formulários fiscais de novas contratações
  • Adaptabilidade para atender às necessidades de uma empresa
p Separar os itens essenciais da sua empresa dos agradáveis ​​nesta longa lista pode ser um desafio, mas ajuda muito a garantir que você escolha um software de folha de pagamento com os recursos certos para suas necessidades. Empresas muito pequenas com poucos funcionários e estruturas de pagamento simples, por exemplo, pode não precisar de todos os sinos e assobios de um sistema de folha de pagamento mais rico em recursos. Ainda, existem certos recursos que nenhuma empresa deve ignorar, independentemente do seu tamanho. Dez recursos principais estão na tabela abaixo.

Relatórios de conformidade de necessidades básicas e flexibilidade e integração de manutenção de registros
  • Cálculos automatizados de contracheque
  • Pague os funcionários por meio de depósito direto ou cheques de pagamento impressos
  • Segurança
  • Arquive e pague federal, impostos estaduais e locais
  • Atende aos requisitos da legislação trabalhista
  • Mantém-se atualizado com as mudanças nas leis tributárias e trabalhistas
  • Lida com relatórios de impostos sobre a folha de pagamento
  • Mantém todos os registros necessários para atender aos requisitos do IRS e do Departamento de Trabalho (DOL)
  • Escalável e personalizável
  • Integra-se com outro software empresarial

Coisas a considerar ao escolher um software de folha de pagamento para sua pequena empresa

p Ao determinar os requisitos de software de folha de pagamento para sua empresa e os recursos que o ajudariam, considere os seguintes critérios:

  • Necessidades de negócios: É importante escolher um software de folha de pagamento que corresponda ao estilo e às necessidades de sua empresa. Antes de restringir sua lista, obter uma imagem clara do quadro de funcionários da sua organização, a localização dos funcionários, a proporção de trabalhadores sazonais ou temporários, orçamento da folha de pagamento, se os funcionários têm benefícios, com que frequência eles serão pagos, o crescimento esperado da empresa, nível de análise da folha de pagamento necessário e quanto controle direto você precisará sobre o processo.
  • Perspectivas da equipe: Os funcionários devem sentir que a solução da folha de pagamento é uma extensão natural de seus empregos. Quaisquer mudanças devem trazer melhorias demonstráveis. Por exemplo, A N&N Moving Supplies descobriu que uma solução de folha de pagamento que concedia aos funcionários acesso de qualquer local por meio de um painel personalizado para tablets foi criada para uma melhor experiência dos funcionários.
  • Despesas: Quanto a empresa pode gastar em software de folha de pagamento? Qual é o preço mais alto que ainda gerará um ROI aceitável em comparação ao processamento manual da folha de pagamento ou terceirização? A N&N conseguiu reduzir o tempo de processamento da folha de pagamento em 84% e equilibrar as contas contábeis mais rapidamente, enquanto obtém informações sobre as tendências dos custos de mão de obra em todos os locais.
  • Segurança: A folha de pagamento é um assunto delicado. As empresas limitam quem pode ver as informações da folha de pagamento, como salários e benefícios. Considere se os recursos de segurança de uma solução de software de folha de pagamento correspondem à necessidade da empresa de manter a confidencialidade dos dados confidenciais.
  • Flexibilidade: Você será capaz de ajustar os processos da folha de pagamento em tempo real? Por exemplo, se um funcionário for despedido antes do fim do período de pagamento, você pode executar uma folha de pagamento fora do ciclo sem pagar uma taxa adicional?
  • Ao controle: Que nível de detalhe o software permite que você veja? Por exemplo, você pode ver as despesas da folha de pagamento por departamento? Existe uma função de autoatendimento para funcionários que permite que os funcionários acessem e atualizem suas informações sem ter que entrar em contato com quem gerencia a folha de pagamento? Você pode executar a folha de pagamento sempre que sua empresa precisar?
  • Compatibilidade: O software é compatível com seus outros sistemas? Ele pode ser integrado a outro software comercial importante, como seu sistema de contabilidade?
  • Apoio, suporte: O provedor de software de folha de pagamento oferece suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana? Eles estão preparados para trabalhar com você no desenvolvimento de um fluxo de trabalho de folha de pagamento adequado ao seu negócio? Eles estão bem informados sobre as constantes mudanças nas regulamentações da folha de pagamento?
  • Fácil de usar: O software é fácil de usar? É fácil integrar-se a outro software de negócios? O software de folha de pagamento deve ser intuitivo e não ter uma curva de aprendizado muito acentuada.
  • Treinamento: Para aproveitar totalmente os recursos de qualquer software de folha de pagamento, você precisa ter certeza de que qualquer membro da equipe usando o sistema pode entender e tirar o máximo proveito dele. O fornecedor de software de folha de pagamento deve oferecer recursos de treinamento abrangentes.
  • Conformidade: O software incorpora automaticamente mudanças nas leis salariais e regulamentações fiscais? É apenas no nível federal, ou o software acompanhará todas as jurisdições locais nos EUA?
  • Escalabilidade: O software de folha de pagamento é capaz de suportar mais funcionários e cálculos de folha de pagamento mais complicados conforme o negócio cresce?

5 dicas para escolher o software de folha de pagamento certo para sua pequena empresa

p As empresas não compram sistemas de negócios essenciais, como software de folha de pagamento, com frequência, portanto, selecionar um software de folha de pagamento pode ser um desafio. As dicas a seguir podem guiá-lo através desse processo para evitar que ele se arraste ou deixe você se sentindo sobrecarregado:

  1. Documente os requisitos com base nas necessidades do negócio. Um conjunto documentado de requisitos para seu software de folha de pagamento, priorizados em ordem decrescente do mais para o menos importante, é uma ferramenta poderosa que você pode usar em todas as fases do processo de compra. Ele mantém sua equipe focada no que é importante e ajuda a identificar o valor que cada fornecedor de folha de pagamento traz para a mesa.
  2. Desenvolva um scorecard. Quer sua principal prioridade seja o acesso móvel, autoatendimento de funcionários, declaração de impostos automatizada ou qualquer outra coisa, faça uma lista de verificação de recursos que você não pode prescindir e atribua a cada um uma pontuação com base na importância. Então, convide dois ou três dos principais interessados ​​da empresa no software de folha de pagamento para participar de apresentações de fornecedores e pontuá-los.
  3. Faça muitas perguntas. Se você sabe o que quer, uma das melhores maneiras de garantir que uma solução de software de folha de pagamento se alinhe às suas necessidades de negócios é fazer perguntas específicas ao provedor sobre por que a solução é a certa para você. Compare as respostas e determine qual parece corresponder às suas necessidades de folha de pagamento.
  4. Veja em ação. Certifique-se de que os usuários finais do software de folha de pagamento tenham a chance de ver uma demonstração ao vivo e, se possível, experimente o sistema antes de comprá-lo. Ver como o aplicativo funciona ou usá-lo você mesmo pode revelar rapidamente qual sistema possui os recursos que melhor atendem às suas necessidades e são mais fáceis de usar.
  5. Verifique análises e relatórios de clientes. Pesquise o que outros clientes gostam e não gostam em sistemas específicos e compare com suas necessidades e preferências. Recorra à sua própria rede - converse com seus colegas em empresas de porte semelhante para aprender com suas experiências e ajudar a orientá-lo na direção certa.

Lista de Verificação Gratuita

  • Considere o tamanho da sua empresa e o número de funcionários.
  • Você terá funcionários sazonais e / ou de meio período, além de funcionários de tempo integral? Estagiários pagos? Os funcionários trabalharão por hora, assalariado, ou ambos? Você oferece bônus, comissões ou compensação baseada em ações? Saiba como você precisará estruturar grupos de remuneração com base no pagamento ou tipo de emprego.
  • Desconsidere qualquer software de folha de pagamento que não atenda às suas necessidades.

  • Declaração automatizada de impostos (incluindo créditos fiscais)
  • Várias maneiras de pagar aos funcionários (depósito direto, cheques de pagamento impressos automaticamente, cartão de pagamento recarregável)
  • Capacidades de autoatendimento do funcionário
  • Integração com outro software empresarial
  • Configurabilidade e escalabilidade
  • Conformidade com a legislação tributária e salarial
  • Segurança
  • Relatórios detalhados de folha de pagamento e manutenção de registros

  • Certifique-se de que o software de folha de pagamento possa lidar com sua análise, necessidades de relatórios e manutenção de registros

  • Como o software de folha de pagamento ficará atualizado com as alterações nos cálculos da folha de pagamento? Será que se ajustará automaticamente aos aumentos salariais, mudanças na legislação tributária, ou mudanças de benefícios?
  • Como o software manterá a conformidade quando novas leis tributárias sobre folha de pagamento e leis trabalhistas forem aprovadas?
  • O que o sistema pode automatizar? O software de folha de pagamento importará automaticamente informações contábeis cruciais para o software de contabilidade ou para o livro razão da sua empresa? Ou fornecerá um arquivo de informações resumidas que você terá que importar manualmente?

  • Taxas de configuração
  • Custo para executar a folha de pagamento
  • Taxas de declaração de impostos
  • Taxas de conformidade legal
  • Custo adicional para cada funcionário na folha de pagamento
  • Quaisquer custos ocultos

  • Pesquise sobre o que os usuários têm a dizer
  • Observe os prós e os contras, especialmente aqueles comumente mencionados

  • Obtenha uma demonstração ao vivo e determine se o software é intuitivo e fácil de usar

Por que NetSuite é o melhor software de folha de pagamento para pequenas empresas

p Ao procurar uma solução de software de folha de pagamento, é importante não ignorar os benefícios potenciais de um provedor que oferece uma oferta maior de ERP. Soluções ERP baseadas em nuvem - como NetSuite - têm funcionalidade robusta e são altamente configuráveis, para que possam atender às necessidades de praticamente qualquer empresa. Esse tipo de solução oferece uma interface de usuário familiar e unifica as principais funções de negócios, de finanças a recursos humanos e tudo mais, para que você possa escolher o que precisa para administrar sua empresa com mais eficiência. Os principais recursos que o NetSuite SuitePeople oferece incluem:

p Automação. NetSuite SuitePeople calcula automaticamente os salários, emite pagamentos para funcionários e atualiza o livro razão geral da sua empresa, tudo sem intervenção manual. Sua empresa pode administrar a folha de pagamento e ver imediatamente o impacto nas finanças em geral. Ao mesmo tempo, você tem controle total sobre o processo e pode fazer quaisquer alterações e ajustes conforme necessário. “Podemos fazer a folha de pagamento em 10 minutos. Antes de mais de uma hora, ”Meredith Martinelli, Vice-presidente de administração da N&N Moving Supplies, disse sobre sua experiência com o NetSuite. “Definitivamente mudou minhas responsabilidades semanais de folha de pagamento.”

p Folhas de pagamento ilimitadas. Alguns fornecedores cobrarão mais para executar uma folha de pagamento fora do ciclo, mas a NetSuite não cobrará taxas adicionais para processar a folha de pagamento se um funcionário for dispensado ou sair e precisar ser pago o mais rápido possível. Com SuitePeople, você pode executar a folha de pagamento sempre que quiser.

p Integrações. As empresas têm usado a plataforma em nuvem da NetSuite para melhorar a eficiência das operações financeiras e fluxos de trabalho de RH, incluindo folha de pagamento, pedidos de folga e gestão de desempenho de funcionários. Por exemplo, você pode usar um aplicativo de rastreamento de tempo compatível para alimentar automaticamente os dados do cartão de ponto no recurso de folha de pagamento do SuitePeople, e ele atualizará automaticamente sua contabilidade geral no dia de pagamento. Também, como Atushi Murakami, Chefe de Estratégia de TI da DeNA, um provedor de sites de comércio eletrônico, explicado, “O NetSuite nos deu acesso aos dados básicos dos funcionários e nos permitiu acompanhar as mudanças de pessoal por aproximadamente 2, 000 funcionários em todo o mundo, tudo em tempo real. Por exemplo, isso nos permitiu calcular automaticamente os custos de desenvolvimento de software interno com base em dados dados de RH atualizados. ”

p Solução de problemas. Uma vez que o NetSuite oferece uma variedade de módulos que são projetados para trabalhar juntos e alimentar um banco de dados central, você só precisa ligar para um fornecedor se houver um problema ou erro de software - o NetSuite é o responsável pela contabilidade e provedor de folha de pagamento. Integrações de terceiros, por outro lado, pode levar mais tempo e esforço para ser resolvido porque você pode ter que ligar para vários fornecedores para determinar o problema e a melhor maneira de resolvê-lo.

p Atualizações automáticas. NetSuite lança novas versões de seu software várias vezes por ano e move automaticamente todos os clientes para a versão mais recente, disponibilizando novos recursos para todos.

p Sem software de folha de pagamento, quem está encarregado de administrar a folha de pagamento manualmente provavelmente passará horas trabalhando em planilhas, cálculos em execução, preencher formulários com o IRS e monitorar pagamentos de impostos - tudo além de pagar os funcionários. O que mais, quando você está lidando com a folha de pagamento manualmente, ramificações legais relacionadas ao não cumprimento é um risco constante, mesmo quando é o resultado de erros de cálculo honestos. O software de folha de pagamento pode lidar com muitas processos sujeitos a erros para que os gerentes de folha de pagamento possam concentrar seu tempo em tarefas de maior valor, como gerenciar pessoas e obter insights de dados de remuneração de funcionários.

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