Principais tendências do setor de gestão de despesas em 2020

Acha que inserir recibos manualmente e enviar arquivos por e-mail para aprovação ainda é a forma de gerenciamento de despesas? Não tão, e se sua empresa está travada no modo manual, você está perdendo o tempo de todo mundo, sem mencionar o possível abrandamento das auditorias, faltando violações de política e fraude e possivelmente entrando em conflito com as regras de dedutibilidade do IRS.

Os trabalhadores da geração Y e da geração Z, em particular, não têm paciência para embaralhar recibos manualmente. Eles querem aplicativos, e o setor de gerenciamento de viagens e despesas respondeu. Os avanços da tecnologia proporcionaram novos recursos. Soluções automatizadas, a nuvem e o aprendizado de máquina podem acelerar o processo de gerenciamento de despesas e reduzir a frustração dos funcionários e da equipe de contabilidade, que deve gerenciar o processo de aprovação e pagamento em todos os departamentos e funcionários.

Não que todos estejam aproveitando.

Desafios da Indústria

Quarenta e seis por cento das empresas não rastreiam o custo para processar relatórios de despesas, de acordo com o Relatório de Tendências de Gestão de Viagens e Despesas 2019 da Tallie, e 43% ainda gerenciam relatórios de despesas manualmente.

A pesquisa abrangeu quase 600 profissionais de finanças de uma variedade de tipos e tamanhos de empresas. Maioria, 44%, dos entrevistados estão na linha de frente de finanças como controladores, gerentes ou contadores. O relatório mostra quanto as empresas gastam em T&E, bem como o tempo e custo de gerenciamento de despesas do ponto de vista contábil:

• Para 29%, custa US $ 10 ou menos para processar um relatório de despesas; 14% gastam $ 21 ou mais. Mas a maioria (46%) afirma não ter ideia do custo.
• Os profissionais de finanças dizem que acham mais valor em sistemas que usam aplicativos móveis para capturar recibos (citado por 48%) e permitem depósito direto pela ACH (36%). Ambas as respostas fazem sentido porque a busca pela documentação perdida e o processamento de pagamentos são tarefas demoradas.
• Apenas 27% têm sistemas que sinalizam automaticamente despesas fora da política. Isso significa que a contabilidade está revisando relatórios manualmente, ou itens não permitidos estão escapando - isso é uma bomba-relógio de auditoria, para não mencionar uma fuga de dinheiro.

Apesar disso, Tallie relata que 44% das empresas não têm planos de adicionar soluções de gerenciamento de despesas dedicadas que podem sinalizar problemas automaticamente, dizendo que seus processos atuais “funcionam bem o suficiente”.

Pode ser, mas talvez não. O gerenciamento manual de despesas é indiscutivelmente demorado e caro e cria grandes ineficiências tanto para os funcionários quanto para as equipes financeiras. Este é um processo de várias etapas que começa com a aceitação dos pedidos de reembolso dos funcionários e passa pela aprovação ou negação desses pedidos, agendamento de relatórios para reembolso, pagamento de funcionários e verificação contínua de fraudes e erros.

Além de incorrer em altos custos e consumir muito tempo, a ineficiência leva a funcionários frustrados para cima e para baixo no organograma. Quando a automação é introduzida, o processo se torna muito mais fácil, mais acessível e compatível com as regras fiscais do IRS e as expectativas do auditor.

Lembrar, o IRS tem regras complicadas sobre, por exemplo, taxas per diem permitidas, e os auditores veem muitos processos manuais como um sinalizador de que uma empresa tem controles frouxos em vigor.

Muitas vezes, essa impressão está no local.

Principais ineficiências de gestão de despesas

A Mastercard relata que os custos de T&E são geralmente a segunda maior despesa indireta de uma organização, por trás do trabalho. Esse relatório também afirma que as funções de contabilidade, como processamento de despesas, auditoria, conformidade e gerenciamento de programa, na média, variam de 11% a 23% do custo total do programa.

Então, se você está gastando $ 100, 000 em T&E e estão no meio do pacote em termos de eficiência de back-end em 17%, isso é $ 17, 000

Isso soa correto? Em muitos casos, líderes financeiros simplesmente não sabem, porque eles lidam com o gerenciamento de despesas manualmente e têm pouca ou nenhuma visibilidade de seus gastos gerais, não pode produzir relatórios precisos e não pode identificar (e agir sobre) potenciais áreas de preocupação.

Por exemplo, na pesquisa Tallie, 26% dos entrevistados disseram que suas empresas nem sabem se os relatórios de despesas enviados estão em conformidade com suas políticas corporativas, e apenas um em cada quatro pode sinalizar automaticamente relatórios não conformes para acompanhamento. Novamente, isso é um sinalizador de auditoria ou violação fiscal esperando para acontecer.

Outros problemas:processos manuais não escalam, e as empresas com dados dispersos não conseguem descobrir áreas para economizar, como reprimir viagens reservadas fora de fornecedores aprovados ou, recentemente, compras não permitidas relacionadas a home office.

A tecnologia está atrás

A IDC espera que o mercado mundial de software de gerenciamento de T&E alcance US $ 2,7 bilhões até 2022 - uma taxa composta de crescimento anual de 8,7%.

Isso é um crescimento saudável o suficiente, ainda não é o que esperávamos, dado o número de empresas que executam essa função financeira manualmente. Nossa opinião:os sistemas de gerenciamento de despesas no local não acompanharam as necessidades das empresas, portanto, as equipes financeiras podem não ver sentido em investir tempo e dinheiro.

A resposta, muitas vezes, está ultrapassando esses sistemas legados de T&E e indo direto para soluções mais avançadas. IDC apóia isso, dizendo que a demanda por software de gerenciamento de despesas baseado em nuvem está crescendo a um CAGR de 11,2%.

Isso faz muito sentido, especialmente na idade de trabalhar em casa. Quando as pessoas não estão no escritório, um processo manual de gerenciamento de despesas torna-se ainda mais complicado. O software baseado em nuvem torna muito mais fácil gerenciar com eficácia o processo de qualquer lugar.

ROI para T&E Software

Tallie diz que as áreas onde os investimentos em gestão automatizada de despesas compensam incluem o aumento da produtividade em, por exemplo, reduzir a entrada manual de dados; encorajando os funcionários a enviar relatórios de despesas com mais frequência e rapidez; e os gerentes gastam menos tempo examinando os relatórios em busca de problemas.

Para finanças, a grande vitória é ser capaz de alocar dinheiro de forma eficiente, porque a equipe sabe a qualquer momento quanto custa o T&E.

E curiosamente, empresas menores tiveram retornos mais rápidos do que empresas, de acordo com a enquete:

• Para empresas, 50% perceberam um ROI positivo em um ano ou menos, enquanto 57% perceberam um ROI positivo em dois anos ou menos.
• Entre as empresas de médio porte, 55% viram um ROI positivo em um ano ou menos, enquanto 76% perceberam um ROI positivo em dois anos ou menos.
• Para pequenas empresas, 64% perceberam um ROI positivo em um ano ou menos, enquanto 71% viram um ROI positivo em dois anos ou menos.

A análise da Grand View Research confirma que o ROI se resume à automação de processos relacionados a T&E, como o envio de solicitações de pré-aprovação de compras, e integração com outro software empresarial, como ERP, CRM e sistemas de recursos humanos. Permitir a mobilidade - fundamental para os trabalhadores da geração Y e da geração Z - também é um fator contribuinte, assim como automatizar o processo de revisão e aprovação.

Vamos examinar mais tendências para observar.

4 principais tendências do setor de gestão de despesas em 2020

1. Mobilidade

Os funcionários desejam usar seus dispositivos móveis para criar relatórios e, em seguida, inserir, rastrear e enviar suas despesas. Na verdade, Os aplicativos móveis e a integração devem ser um ponto de decisão central ao selecionar o software de relatório de despesas.

Os fornecedores estão respondendo a isso implantando sistemas que permitem o envio e a aprovação de reclamações por meio do smartphone - o que inclui tirar fotos de recibos e carregá-los no sistema. Ainda melhor:recursos de OCR para “ler” recibos e campos de preenchimento automático.

Espere que essa tendência continue. Quando os profissionais em trânsito podem lidar com tarefas de relatório de despesas dinamicamente - em casa, por enquanto, mas eventualmente durante o almoço, de um quarto de hotel, na parte de trás de um Uber ou no voo para casa - isso não só economiza tempo para o funcionário, ele acelera o faturamento de back-office e a reconciliação financeira.

Mais três recursos a serem procurados em soluções de gerenciamento de despesas habilitadas para mobilidade:

• Integração com aplicativos de reserva de viagens e itinerário.
• Recursos de GPS para preencher automaticamente as entradas de despesas com base na localização, como um aeroporto ou restaurante.
• Capacidades específicas do setor, como a conversão de moeda móvel para empresas globais.

2. Viagem

À medida que as empresas reinventam as viagens de negócios no mundo pós-pandemia, a necessidade de um bom controle de despesas continuará. Com uma solução automatizada de gerenciamento de despesas implementada, as equipes financeiras podem instituir novas políticas e monitorar a conformidade para garantir que os funcionários não estejam abusando do sistema de reembolso - e tomar medidas corretivas rápidas se estiverem. Basta alertar os supervisores em tempo quase real para que eles possam alertar os funcionários individuais de que estão gastando mais do que deveriam, pode eliminar os problemas pela raiz.

Dizer, por exemplo, um vendedor tenta reservar um voo que está fora da política. Um sistema inteligente de gerenciamento de despesas integrado ao sistema de reserva de viagens sinalizará isso e sugerirá uma opção compatível com a política. Talvez o vendedor ignore o alerta; nesse caso, seu gerente receberá uma notificação e pode permitir ou negar o gasto.

Ou, digamos que dois funcionários se reúnam durante o almoço e dividam a conta 50/50, em vez de o funcionário sênior pagar. Mais tarde, ambos gastam a mesma refeição com recibos mostrando o mesmo valor. Nesse caso, isso não é fraudulento, mas certamente é algo que deve ser sinalizado; também não é uma prática recomendada que a contabilidade cuide de uma refeição duas vezes.

Sem um fluxo de trabalho de aprovação baseado em regras, tais ineficiências, bandeiras vermelhas e violações relacionadas a viagens podem ser difíceis de detectar, particularmente para empresas maiores.

O mesmo se aplica às novas políticas de trabalho em casa que muitas empresas estão adotando. O relatório Spend Insights lançado recentemente pela Oversight mostra um salto alarmante na fraude e no uso indevido do sistema de despesas. Na verdade, embora o gasto geral com T&E tenha caído 64%, a taxa de violação subiu espantosos 207% em relação aos tempos pré-COVID.

O que está acontecendo de errado? Provável, “guardrails” baseados em regras que podem sinalizar violações não estão habilitados ou atualizados para refletir a realidade atual, portanto, os gastos são aprovados sem a revisão adequada. Então, quando os supervisores descobrem, aprovações de relatórios legítimos podem levar muito tempo. Isso faz com que os funcionários se perguntem onde estão seus cheques, mesmo que já estejam acumulando novas despesas para o próximo período de fechamento.

Novamente, os sistemas inteligentes podem ajudar as finanças a criar e atualizar essas proteções e chamar a atenção (de forma inteligente) para os envios que ficam fora das linhas.

3. Integração

A integração da gestão de despesas com ERP e outros sistemas contábeis beneficia funcionários e finanças.

Para trabalhadores, procure a capacidade de acompanhar o andamento de um relatório de despesas desde o início até a aprovação e o pagamento, seja depósito direto ou remessa ao emissor do cartão de crédito. Só isso vai reduzir o número de e-mails para a contabilidade.

Para os responsáveis ​​pela contabilidade com a tarefa de controlar as despesas, uma visão financeira consolidada com integração em soluções de contabilidade e / ou ERP, ou seja, a capacidade de compartilhar dados direta e continuamente sem a necessidade de intervenção humana - oferece uma visão unificada dos gastos. Isso é especialmente crítico para empresas com curto fluxo de caixa ou recursos financeiros limitados.

Ao consolidar uma gama de dados de T&E e compartilhá-los automaticamente com o ERP de uma empresa e outros sistemas, soluções integradas de gerenciamento de despesas eliminam a maior parte do atrito de um processo caro.

Procure por integrações integradas com seu sistema de contabilidade, a capacidade de vincular as políticas e essas proteções a quaisquer ferramentas de reserva de viagens, a capacidade de relatar detalhadamente os gastos em T&E e apoiar o cumprimento das regulamentações relevantes.

4. AI, Automação e aprendizado de máquina em gerenciamento de despesas

Os sistemas de aprendizado de máquina analisam muitos dados e aprendem com eles. Uma empresa pode alimentar relatórios de despesas de um ano em um sistema T&E habilitado para ML com o objetivo de ensiná-lo a sinalizar anomalias que possam indicar fraude ou erro humano. Quanto mais relatórios o sistema precisa estudar, melhor identificará os problemas em potencial.

A diferença entre ML, que olha para bons e maus exemplos e aprende como identificar os ruins, e IA é que a inteligência artificial aumenta a aposta, adicionando contexto adicional.

Por exemplo, O verdadeiro sistema habilitado para IA será capaz de acessar fontes de dados externas para saber que quase ninguém paga uma determinada taxa por este serviço, ou que o voo que alguém cobrou como despesa foi cancelado. Talvez ele possa se conectar ao seu sistema de reservas de viagens e ver isso, quando em Nova York, sua equipe de vendas sempre vai para Momofuko. Isso é caro, da mesma forma, a IA pode recomendar lugares semelhantes mais de acordo com a política de diárias, em seguida, fornecer informações sobre como fazer uma reserva e colocar o endereço no calendário do VP de vendas?

Se um fornecedor começar a apresentar a você sua "inteligência artificial avançada, ”Faça algumas perguntas difíceis. É realmente aprendizado de máquina sob o capô com algum marketing sofisticado de IA para justificar um preço premium? Como ele fornecerá uma sugestão verdadeiramente inteligente sobre se uma despesa está fora de linha ou não? Que contexto isso pode trazer além de apenas olhar para seus próprios dados?

O que os CFOs precisam entender é o tipo de insights que um determinado sistema irá apresentar e se essas descobertas valem a pena para você em termos de custo do sistema. Para a maioria das empresas, o que é importante é detectar anomalias que indicam erros e fraudes. Descobrir isso é demorado, tedioso e crítico, e, portanto, vale a pena automatizar. As soluções baseadas em nuvem são melhores nisso porque têm conjuntos de dados muito maiores e podem ser mais extensivamente treinadas para detectar infrações de regras.

Em termos de automação, o objetivo é reduzir ao máximo a necessidade de intervenção manual e monitoramento. Isso remete aos guardrails baseados em políticas e aos recursos de ML que discutimos. Perguntar o quê, exatamente, nossos funcionários e equipe de finanças precisarão fazer manualmente para enviar um relatório de despesas do início ao pagamento e ao relatório?

Conclusão: Se você ainda está enviando planilhas por e-mail e coletando recibos em papel, faça de 2020 o ano que você começa com as tendências.